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        “中特高”建設(shè)背景下的行政體系業(yè)務(wù)流程再造研究

        2021-12-06 13:55:26謝軍華
        科學(xué)與生活 2021年24期
        關(guān)鍵詞:流程再造智慧校園

        謝軍華

        摘要:數(shù)據(jù)治理體系的構(gòu)建與服務(wù)融合,已成為提高高職院校自我治理能力的核心要義,為“中特高”建設(shè)提供和諧高效的管理環(huán)境。當(dāng)下高職院校的管理和服務(wù)水平,無法匹配以高滿意度、獲得感、智能決策為目標(biāo)的智慧服務(wù)。本文結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn),以貴州交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院行政體系業(yè)務(wù)流程再造為框架,提出“中特高”建設(shè)背景下的行政體系業(yè)務(wù)流程再造。

        關(guān)鍵詞:流程再造;中國特色高水平;數(shù)據(jù)生態(tài);智慧校園

        一、“中特高”建設(shè)背景下的行政體系業(yè)務(wù)流程再造研究的意義

        “中特高”建設(shè)背景下的行政體系業(yè)務(wù)流程再造研究與實(shí)踐課題是以貴州交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院行政體系業(yè)務(wù)流程再造為例,依托貴州交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院網(wǎng)上辦事大廳進(jìn)行研究。貴州交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院,是59所中國特色高水平高職學(xué)校之一,是貴州省“中特高”重點(diǎn)建設(shè)單位。所謂“中特高”被譽(yù)為高職界的“雙一流”,從國家層面而言,“中特高”將代表中國最高水平的職業(yè)教育(包括學(xué)校和專業(yè)兩個(gè)層面)參與國際競爭,成為中國職業(yè)教育對外交往的名片?!爸刑馗摺睂W(xué)校建設(shè)中一個(gè)核心的特征就是提升治理水平,創(chuàng)建和諧高效的管理環(huán)境。建設(shè)“中特高”學(xué)校,當(dāng)前的管理模式和管理水平還不能適應(yīng)建設(shè)需求,必須按照現(xiàn)代大學(xué)的管理要求,大力提升院校治理水平,通過建章立制、明晰權(quán)責(zé),嚴(yán)格按照章程,正確履行學(xué)校權(quán)力(包括行政權(quán)力、學(xué)術(shù)權(quán)力和民主權(quán)力),依法行政、依法治校。通過提升院校治理能力,規(guī)范各項(xiàng)工作流程,提升教育服務(wù)水平,完善高職院校育人功能,充分發(fā)揮“中特高”學(xué)校在學(xué)歷教育、技術(shù)服務(wù)、社會(huì)培訓(xùn)和繼續(xù)教育等方面的集合優(yōu)勢,形成具有廣泛影響力的高水平區(qū)域高等職業(yè)教育中心,在全球同類院校中具有強(qiáng)大的影響力和輻射能力。提升治理水平,創(chuàng)建和諧高效的管理環(huán)境最重要的途徑就是數(shù)據(jù)治理體系構(gòu)建與管理體系業(yè)務(wù)流程的再造,深化“放管服”,簡化辦事流程,依托智慧校園,利用辦事大廳平臺(tái)打破信息孤島,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,對各類業(yè)務(wù)進(jìn)行線上辦理,真正實(shí)現(xiàn)讓“數(shù)據(jù)多跑路,讓群眾少跑腿”,釋放團(tuán)隊(duì)活力。

        二、“中特高”建設(shè)背景下的行政體系業(yè)務(wù)流程再造研究的基礎(chǔ)

        業(yè)務(wù)流程再造(Business?Process?Reengineering,簡稱BRP)是美國學(xué)者M(jìn)ichael?Hammer和Jame?Chamy于1990年提出的針對制造業(yè)的管理思想,是信息技術(shù)與業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)創(chuàng)造的結(jié)合。其目的為了對于成本、品質(zhì)、對外服務(wù)和時(shí)效達(dá)到重大改進(jìn)。其核心思想是打破傳統(tǒng)管理方式,通過對企業(yè)整體運(yùn)行流程進(jìn)行根本性的再思考與再設(shè)計(jì),從整體上確認(rèn)作業(yè)流程,以提高企業(yè)整體運(yùn)行效率,實(shí)現(xiàn)全局目標(biāo)組優(yōu)化。BPR一經(jīng)提出,就在歐美高校得到廣泛應(yīng)用,取得了顯著成效,麻省理工學(xué)院(MIT)是高等教育領(lǐng)域最具有代表性的成功案例,他們運(yùn)用BRP理論再造學(xué)校管理流程,顯著提高管理效能,教育質(zhì)量也隨之提升,開創(chuàng)了高等教育界的再造先河。國外伯克利加州大學(xué)、淑明女子大學(xué),以及國內(nèi)的清華大學(xué)、西安交通大學(xué)、廈門大學(xué)、浙江大學(xué)等曾運(yùn)用BPR理論對學(xué)校的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造,提升管理效能。近幾年,貴州交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院通過省級(jí)示范校驗(yàn)收、診斷與改進(jìn)試點(diǎn)驗(yàn)收、“中特高”院校申報(bào)、智慧校園建設(shè)、大數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè),為學(xué)校行政管理體系業(yè)務(wù)流程再造研究的提供重要基礎(chǔ)。

        (一)大數(shù)據(jù)為業(yè)務(wù)流程再造提供技術(shù)保障。大數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)性與實(shí)時(shí)性特征,打破了流程再造的桎梏——數(shù)據(jù)治理先行。數(shù)據(jù)共享統(tǒng)一管控的共享數(shù)據(jù)中心,可以打破信息鴻溝和資源圍墻,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源流動(dòng)。從學(xué)院層面統(tǒng)籌規(guī)劃數(shù)據(jù)體系架構(gòu)、分類模型,制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),從源頭提高數(shù)據(jù)質(zhì)量?!凹皶r(shí)、完整、一致、有效、準(zhǔn)確”對數(shù)據(jù)源的認(rèn)定、核查與保護(hù)和更新,減少了工作的反復(fù)性。數(shù)據(jù)安全管控,規(guī)范好數(shù)據(jù)源的歸口、共享規(guī)則與接口,保證源數(shù)據(jù)的安全性、穩(wěn)定性,建立健全數(shù)據(jù)脫敏與分級(jí)管理。實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)在智慧校園流程再造。

        (二)智慧校園是業(yè)務(wù)流程再造的平臺(tái)保障。目前國內(nèi)外校園信息化發(fā)展總體上處于向“數(shù)據(jù)融合、整合集成、智慧系統(tǒng)的生成與發(fā)展”過渡的階段,消除“信息孤島”、通過數(shù)據(jù)融合、技術(shù)集成、數(shù)據(jù)挖掘分析構(gòu)建智慧校園服務(wù)與管理環(huán)境為本階段主要任務(wù)。學(xué)校大數(shù)據(jù)的挖掘利用與智慧校園的全方位融合發(fā)展,智慧校園旨在通過數(shù)據(jù)集成、處理、深度挖掘、業(yè)務(wù)融合推動(dòng)教育信息化改革,為“中特高”建設(shè)下的流程再造提供平臺(tái)保障。

        三、“中特高”建設(shè)背景下的行政體系業(yè)務(wù)流程再造研究的目標(biāo)

        “中特高”院校的管理體系業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造,主要是對傳統(tǒng)的高職院校管理現(xiàn)狀進(jìn)行有效的改革,從“中特高”院校的管理需求出發(fā),制定高職院校的管理目標(biāo)。

        (一)從“管理導(dǎo)向”逐步轉(zhuǎn)移到“服務(wù)導(dǎo)向”。我國高職院校在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制背景下進(jìn)行的管理,與其他管理一樣是借助強(qiáng)有力的控制來貫徹實(shí)施計(jì)劃,從而有效完成目標(biāo)。因此在這樣的管理過程中形成的指導(dǎo)思想主要是以控制為主,通過強(qiáng)有力的行政手段進(jìn)行充分的管理。而“中特高”學(xué)校的建設(shè)應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出一所卓越教育機(jī)構(gòu)獨(dú)有的文化魅力,即充分體現(xiàn)出教育文化、產(chǎn)業(yè)文化和職業(yè)文化的有機(jī)融合,讓身處其中的人能夠充分感受到作為一個(gè)卓越教育機(jī)構(gòu)應(yīng)有的溫度、硬度、深度和廣度。所謂“溫度”就是要“以人為本”,細(xì)節(jié)處體現(xiàn)人文關(guān)懷;所謂“硬度”,就是要堅(jiān)持一切有章可循、一切依規(guī)辦事,執(zhí)行有關(guān)制度要嚴(yán)格,制度的剛性不容破壞;所謂“深度”,就是要有深厚的學(xué)術(shù)文化、技術(shù)文化和專業(yè)文化積淀,凸顯高職文化;所謂“廣度”就是要堅(jiān)持“兼容并包”精神,堅(jiān)持學(xué)術(shù)自由,和而不同。堅(jiān)持思想開放,開放辦學(xué),善于吸納一切先進(jìn)文化成果為我所用。需要一種引導(dǎo)、服務(wù)、融合式的管理方式。

        (二)健全制度體系,完善民主管理和監(jiān)督機(jī)制,施行透明化管理。啟動(dòng)和完善學(xué)院各項(xiàng)規(guī)章制度立、改、廢、釋工作。梳理和優(yōu)化各業(yè)務(wù)領(lǐng)域流程,形成業(yè)務(wù)流程圖冊。健全分事行權(quán)、分崗設(shè)權(quán)、分級(jí)授權(quán)、定期輪崗制度,明細(xì)權(quán)力邊界。完善內(nèi)部質(zhì)量保證體系,形成五個(gè)層面自診報(bào)告,向社會(huì)發(fā)布學(xué)校年度質(zhì)量報(bào)告和企業(yè)年度報(bào)告。完善師生員工參與民主管理和監(jiān)督的形式、渠道和機(jī)制,修訂相關(guān)機(jī)制。依托智慧校園和網(wǎng)上辦事大廳,逐步實(shí)現(xiàn)管理的透明化,從而讓眾多師生對管理過程進(jìn)行參與和監(jiān)督,最終對管理體系形成凈化能力,逐步提高學(xué)院的治理水平。

        (三)從“集權(quán)管理”逐步實(shí)現(xiàn)“放管服”。有效管理的手段主要是進(jìn)行分權(quán)管理。在管理過程中把管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆謾?quán),可以讓高職院校師生的需要得到相應(yīng)的滿足,這樣的管理方式可以讓資源配置形成最優(yōu)化。高職院校有著較多的院系部門,當(dāng)進(jìn)行分權(quán)管理之后,各個(gè)院系部門可以根據(jù)自己院系的實(shí)際情況制定短期以及長期的發(fā)展規(guī)劃,這樣就可以讓各個(gè)院系對自己職責(zé)范圍內(nèi)的工作進(jìn)行有效的處理,不會(huì)將所有的問題都交給學(xué)校主管部門,從而讓學(xué)校高層管理部門以及管理工作者可以為學(xué)校長期規(guī)劃和發(fā)展戰(zhàn)略騰出更多的時(shí)間和精力。

        因此,在學(xué)校的管理體系業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造時(shí),需要對行政部門職能、業(yè)務(wù)流程進(jìn)行匯總。對數(shù)據(jù)融合、并依托智慧系統(tǒng)整合集成消除“信息孤島”,通過數(shù)據(jù)融合、技術(shù)集成、數(shù)據(jù)挖掘分析對管理部門的各業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造,繪制出規(guī)范、簡單、易行的業(yè)務(wù)流程圖。按目錄分類匯編成冊形成《辦事指南》掛到網(wǎng)上辦事大廳指導(dǎo)師生辦事,在執(zhí)行過程中持續(xù)根據(jù)形勢變化開展制度建設(shè)和業(yè)務(wù)流程優(yōu)化,管理形成管理文化。

        四、“中特高”建設(shè)背景下的行政體系業(yè)務(wù)流程再造研究的成效

        (一)形成辦事指南,逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦理。以學(xué)院“制度建設(shè)年”為契機(jī),院屬各部門經(jīng)過近一年的業(yè)務(wù)流程梳理,在原有辦事流程的基礎(chǔ)上,根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及文件精神,結(jié)合學(xué)院教職工與學(xué)生辦事的實(shí)際需求等,編制了《貴州交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院辦事指南》,收錄了教職工相關(guān)的教學(xué)科研、組織人事、財(cái)務(wù)管理、后勤工會(huì)等辦事指南42項(xiàng),收錄了與學(xué)生相關(guān)的教學(xué)管理、群團(tuán)管理、生活服務(wù)、畢業(yè)與檔案管理等辦事指南52項(xiàng),收錄了二級(jí)單位相關(guān)的黨政管理、外事管理、教學(xué)管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、基建資產(chǎn)管理等辦事指南49項(xiàng),其中28項(xiàng)已實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上業(yè)務(wù)辦理。

        (二)師生滿意度提升,管理文化更加融合。通過流程再造前后調(diào)查結(jié)果數(shù)據(jù)分析,從學(xué)校師生、外來辦事人員對學(xué)校管理現(xiàn)狀滿意度調(diào)查。從調(diào)查結(jié)果來看,各部門“崗位設(shè)置,工作分配均衡度,業(yè)務(wù)流程清晰,工作常態(tài)化。“與實(shí)際符合程度達(dá)95.46%,比流程再造前提升27.3%。影響辦事效率的主要因素逐漸減少,部門內(nèi)部管理制度逐步健全,辦事流程更加規(guī)范;工作人員、辦事人員信息掌握更加全面,信息公開及時(shí),辦事流程和工作指南更加清晰知道廣大師生辦事,滿意度92.81%。學(xué)校管理體系流程再造之后,學(xué)校的制度建設(shè)與落實(shí)更加確切,學(xué)校各部門職能劃分更加清晰,事崗責(zé)權(quán)利定位更加明確,學(xué)校內(nèi)部管理文化逐步形成,為“中特高”學(xué)校建設(shè)提供了更加融合和諧的管理環(huán)境,大大提高了學(xué)校的治理水平。

        (三)形成經(jīng)驗(yàn),逐步推廣。學(xué)校經(jīng)過一年的業(yè)務(wù)梳理整改,優(yōu)化再造,編制《辦事指南》,依托網(wǎng)上辦事大廳,基本實(shí)現(xiàn)了83.6%的業(yè)務(wù)流程網(wǎng)上辦理,提高了辦事效率,提升了學(xué)校自我治理水平,其成功的案例,吸引全國各地高職院前來學(xué)習(xí)參觀,截止今年6月份,為兄弟院校提供學(xué)習(xí)參觀60多場次,400多人次。兄弟院校,通過學(xué)習(xí)交流逐步在各自學(xué)校開展管理流程再造,大大提高高職院校的管理水平。

        五、結(jié)語

        此次研究報(bào)告,得到學(xué)院學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和29個(gè)行政部門的大力支持,同時(shí)得到廣大兄弟院校的支持。在此對學(xué)院參與此次調(diào)研的參與人員深表感謝;對支持學(xué)院管理水平提升提供咨詢的專家和兄弟院校深表敬意;對參與本次工作的團(tuán)隊(duì)成員深表謝意。

        參考文獻(xiàn)

        [1]企業(yè)再造[M].江西人民出版社,邁克爾·哈默,2018

        [2]DL公司基于價(jià)值鏈的業(yè)務(wù)流程再造研究.孫玲燕.南京師范大學(xué).2019.

        [3]基于信息技術(shù)的裝備保障業(yè)務(wù)流程再造研究.鄭顯柱,羅建華,何國良,杜家興.裝甲兵工程學(xué)院學(xué)報(bào).2008

        [4]大數(shù)據(jù)背景下高校業(yè)務(wù)管理信息化建設(shè)研究[J].董曉云.科技資訊.?2019(02).

        [5]中美內(nèi)部控制比較分析——兼述對我國內(nèi)控體系建設(shè)的啟示[J].趙愛玲.財(cái)會(huì)月刊.2009(27).

        基金來源

        本文受貴州交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院2020年度一般青年課題項(xiàng)目“‘中特高’建設(shè)背景下的行政體系業(yè)務(wù)流程再造研究(YYB2020-QN02)”資助,為該課題項(xiàng)目的最終科研成果。

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