劉 敏（國家衛(wèi)生健康委人才交流服務(wù)中心）

知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展在一定程度上影響了產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、投資模式以及教育形式的產(chǎn)生?；谥R經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，大到企業(yè)、機(jī)構(gòu)，小到事業(yè)單位都掀起了人事制度改革的潮流。在這種潮流之下，衍生出了一種全新的社會(huì)化人事管理，就是人事代理。人事代理是各級政府人事行政部門的人員流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)，基于國家有關(guān)的政策法律法規(guī)，然后接受用人單位或個(gè)人的委托或要求，在對人事業(yè)務(wù)進(jìn)行集中、統(tǒng)一的管理時(shí)運(yùn)用基于社會(huì)化管理和系列服務(wù)的人事管理模式。不僅改變了以前的檔案管理工作，使工作更高效，而且使檔案得到更有效的利用和保護(hù)，使其科學(xué)化、規(guī)范化和制度化。同時(shí)，檔案管理工作中也存在很多問題，檔案管理工作人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，接受人事代理制度，更好地完成人事代理檔案管理工作。

■ 人事代理制度的重要性

隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，單位成為獨(dú)立的用人主體，逐步把原來承擔(dān)的社會(huì)職責(zé)從單位中分離出來，傳統(tǒng)的人事管理系統(tǒng)已經(jīng)越來越不能滿足知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展和變化的需求，社會(huì)管理是未來趨勢所在。人事代理制度的實(shí)施可以減輕用人單位的負(fù)擔(dān)，提高人事管理的效率。為了使用人機(jī)制更加有活力和動(dòng)力，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，穩(wěn)定優(yōu)秀人才團(tuán)隊(duì)，減輕人才流動(dòng)的后顧之憂，人員長期在管理中不能出位，職位不能上下，待遇可以高不能低，做好或做壞一個(gè)樣等弊端；對于將目前實(shí)際存在的人才單位所有轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣?huì)所有，讓單位選擇人才、人才選擇單位的目的，以幫助人才的有效流動(dòng)、人才市場主體的形成，有效地展現(xiàn)出人才市場資源對于人力資源配置的作用；這也是讓政府職能改變的有效利用，通過創(chuàng)建社會(huì)服務(wù)制度從而為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)人事工作打下基礎(chǔ)。人事檔案管理有很多的優(yōu)勢，其中就有提升單位更好地發(fā)展和促進(jìn)單位內(nèi)部人力資源的發(fā)展，充分發(fā)揮人員的重大社會(huì)價(jià)值。

■ 人事代理檔案管理中的問題

人事檔案管理是人事代理制度不可缺少的部分，其在人力資源開發(fā)、提高人事代理效率、提高管理水平等方面發(fā)揮著關(guān)鍵作用。在知識經(jīng)濟(jì)和社會(huì)主義的推動(dòng)下，企業(yè)正在快速發(fā)展，單位事業(yè)改革，工作崗位流動(dòng)加快，人事代理工作得到飛速發(fā)展，同時(shí)也暴露出了一些問題。

（一）人事代理檔案內(nèi)容更新慢

現(xiàn)今人事代理檔案內(nèi)容更新慢有多重因素影響，首先，檔案材料內(nèi)容是不斷變化的，是根據(jù)個(gè)人的生活、學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷不斷擴(kuò)充發(fā)展的，所以人事檔案也應(yīng)隨著個(gè)人的生活、學(xué)習(xí)、工作等因素進(jìn)行調(diào)整更新。其次，現(xiàn)在大部分的思想都是“保密保險(xiǎn)，利用危險(xiǎn)”，這樣的態(tài)度會(huì)使檔案工作人員不敢去挖掘檔案內(nèi)部的信息，工作起來顧慮重重，束手束腳，因此也會(huì)跟不上時(shí)代的進(jìn)步，影響檔案更新的進(jìn)度。最后，檔案檢索的質(zhì)量不高，工具不好，還處于從傳統(tǒng)向網(wǎng)絡(luò)的過渡階段，沒有使用合適的工具，導(dǎo)致檔案信息更新拖沓緩慢。

（二）人事檔案代理普及性低

檔案資源的開發(fā)會(huì)受到經(jīng)濟(jì)的影響，我國還是處在發(fā)展中國家，生產(chǎn)力的水平不是很強(qiáng)，然而開發(fā)檔案需浪費(fèi)人力和物力，這樣的壓力下，經(jīng)濟(jì)也變得捉襟見肘，從而限制了開發(fā)工作。現(xiàn)在我國部分人民受到的教育程度并不是統(tǒng)一的，因此文化教育水平的高低，也體現(xiàn)在了對于檔案信息的利用上，導(dǎo)致了現(xiàn)在檔案信息并不是全民受用。除此之外，部分企業(yè)對于人事代理檔案制度重視程度低，極大地影響了檔案管理水平的提高。人事檔案管理具有一定的基本特征，難以引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。在這種形勢下，單位人事檔案管理處于被動(dòng)狀態(tài)，很難有效深化檔案管理改革。

（三）“棄檔”和檔案造假現(xiàn)象嚴(yán)重

對于一些成員檔案丟失或信息缺失的情況，可采取重新建檔的方式來補(bǔ)救。部分崗位員工為個(gè)人職業(yè)道路的發(fā)展選擇棄檔，甚至文件欺詐。人事檔案造假，是指以謀取不正當(dāng)利益為目的，采取篡改、偽造等手段，造成干部信息失真失實(shí)的行為。除此之外，實(shí)施聘用制度的日益發(fā)展，一些被扣留檔案的崗位應(yīng)聘者也采取重新建檔，造成間接“棄檔”。這些現(xiàn)象，違背了人事檔案管理的原則，這些檔案的處理需要耗費(fèi)大量的時(shí)間、人力、精力和財(cái)力，在某種程度上給人事代理檔案管理帶來一定的影響。

（四）人事代理檔案完整性缺失完善

為了更好地體現(xiàn)出單位工作人員的信息以及人事檔案的價(jià)值，要積極對人事檔案管理制度進(jìn)行有效性的改革改善。然而，一些機(jī)構(gòu)的管理缺乏管理規(guī)劃，不能及時(shí)地對一些信息進(jìn)行收集和補(bǔ)充，在管理工作中顯得非常被動(dòng)。隨著改革的不斷深入，尤其是涉及大量單位人員崗位流動(dòng)，造成了部分檔案內(nèi)容的不完整，對人員離開現(xiàn)政府機(jī)構(gòu)、學(xué)校、醫(yī)療單位、科研單位退職后的重新任用造成不利影響，人事代理檔案完整性缺失現(xiàn)象嚴(yán)重。

■ 人事代理檔案管理的相應(yīng)措施

（一）建立科學(xué)合理的人事代理檔案管理制度

要科學(xué)設(shè)置靈活的組織結(jié)構(gòu)、崗位與編制。確定人力來源，建立人力資源庫，構(gòu)建企業(yè)崗位任職資格標(biāo)準(zhǔn)體系，準(zhǔn)確盤點(diǎn)本企業(yè)人員儲(chǔ)備及預(yù)測人力需求，合理應(yīng)用人事代理檔案，根據(jù)企業(yè)發(fā)展目標(biāo)及崗位任職資格要求，結(jié)合員工的素質(zhì)與形象特征測評，實(shí)施富有針對性的能力開發(fā)和職業(yè)管理，為以后及時(shí)為相關(guān)崗位配置人員做鋪墊。

（二）提高人事代理檔案管理人員的素質(zhì)

人事檔案管理工作是一種服務(wù)性工作，因此相關(guān)工作人員更需要具有服務(wù)精神。檔案管理是指對現(xiàn)有文獻(xiàn)資料進(jìn)行整理、分類，并妥善保管隨時(shí)查閱的工作。在這個(gè)過程中，保證所需資料的保存與記錄的正確且完整是非常必要的，同時(shí)資料信息的安全和機(jī)密也要完全保障。這些要求管理人員態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，有較強(qiáng)的專業(yè)能力，適時(shí)完成檔案的信息化工作。另外職業(yè)道德同樣很重要，身為管理很多機(jī)密信息的檔案管理工作人員，一定要有職業(yè)操守，要明確并嚴(yán)格履行自己的職責(zé)，服務(wù)別人時(shí)態(tài)度要端正，讓顧客對我們的服務(wù)感到滿意。

（三）加快檔案管理更新速度

要加快檔案管理更新速度，就要對相關(guān)工作者有嚴(yán)格要求。檔案管理的實(shí)踐技能需要在不斷的實(shí)際工作中逐漸培養(yǎng),在實(shí)際工作中又不免穿插著檔案學(xué)理論知識,如對檔案資料進(jìn)行收集、整理、研究、保存的過程需要檔案專業(yè)理論知識的指導(dǎo)。因此,檔案專業(yè)人員只有在深厚的理論知識作前提的條件下,才能在實(shí)際的工作中有所發(fā)現(xiàn),并能提供合理的解決方案。檔案是一種重要的資源,必然要與現(xiàn)代科技相結(jié)合來儲(chǔ)存及應(yīng)用。將現(xiàn)代科技充分應(yīng)用實(shí)現(xiàn)檔案信息化，可以在一定程度上提高檔案管理更新效率。

（四）推進(jìn)人事代理檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理

人事代理標(biāo)準(zhǔn)化是指在人事代理檔案管理過程中，對每個(gè)操作步驟的標(biāo)準(zhǔn)化，使得人事代理檔案管理更加規(guī)范合理。怎樣對檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理是檔案管理中較為重要的一部分。以“單位形成文件為主”是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)前提。相關(guān)工作人員在進(jìn)行收集、審核、整理、裝訂、錄入等流程時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化操作模式進(jìn)行，從而可以得到具備規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的人事代理檔案。

■ 總結(jié)

人事檔案管理對企業(yè)的發(fā)展有著重要作用。目前企業(yè)對人事檔案管理普遍重視不夠，人事檔案代理普及性低，檔案不完整，“空擋”“棄檔”現(xiàn)象嚴(yán)重。因此，相關(guān)部門應(yīng)采取有效措施，全面加強(qiáng)人事檔案管理水平，促進(jìn)檔案工作進(jìn)度的現(xiàn)代化發(fā)展。此外事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)直接決定著管理水平的高低。在工作過程中,組織需要建立一個(gè)文件管理團(tuán)隊(duì)和優(yōu)秀的整體風(fēng)格,優(yōu)秀的職業(yè)素質(zhì),在現(xiàn)代條件下充分勝任的文件管理工作的公共機(jī)構(gòu)。只有建立完善的人事代理檔案管理制度，保證人事檔案資料的安全、歸檔完整、申請方便，達(dá)到科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案管理的要求，才能夠可持續(xù)發(fā)展。