涂小霞

（作者單位：常德市第一人民醫(yī)院人力資源部）

“互聯(lián)網+”這一概念的提出，為各行各業(yè)注入了新的活力，互聯(lián)網技術是信息技術與傳統(tǒng)產業(yè)有機融合的結果，提升了企事業(yè)單位的智能化管理與工作效率，不斷推動著社會的發(fā)展。醫(yī)院是我國醫(yī)療體系的主體，“互聯(lián)網+”的背景下，打造智慧醫(yī)院，應用信息技術做好將醫(yī)院管理與診療服務已迫在眉睫，而醫(yī)院人事檔案管理仍然停留在手工時期，已不能適應智慧醫(yī)院建設與發(fā)展的要求，只有解決這些不足，才能確保人事檔案更好的服務于醫(yī)院人事工作。

一、醫(yī)院人事檔案信息化管理的必要

醫(yī)院人事檔案管理工作是人力資源工作的重要基礎性工作，醫(yī)院的人員招與調動、人才培養(yǎng)與評估、干部任免與提拔等工作的開展都離不開人事檔案?！盎ヂ?lián)網+”的時代，要推動醫(yī)院更高更快的發(fā)展，加強人事檔案管理的信息化建設是檔案管理工作的重中之重，隨著醫(yī)療改革的逐漸深入，醫(yī)療系統(tǒng)的逐漸完善，人事檔案管理工作的重要性也日益凸顯出來，在上級組織部門的領導下，加強人事檔案信息化管理對檔案管理工作有以下幾個方面的積極影響，對醫(yī)院的長期發(fā)展來說十分必要[1]。

（一）提高管理效能

人事檔案信息化管理能夠利用互聯(lián)網的快捷與便利性實現實時共享，幫助人事部門對人力資源實行更高效的管理，能夠最大程度地減少人員配置與人力資源浪費。

（二）縮短資料收集與信息更新時間

通過建立完善的人事檔案信息網絡管理平臺，檔案資料的收集與整理更加快捷，既保證了檔案的完整性，又確保了檔案信息的及時更新。

（三）提高其時效性

在工作人員入職、調崗、離職等異動時，通過檔案管理信息平臺，人員的信息能快速反饋到人事管理處，便于及時更新檔案資料，使人事檔案在時效性方面得到明顯提升。

（四）提高其安全性

在建設人事檔案信息化管理系統(tǒng)時，應設置查看與修改權限，防止信息被他人隨意篡改、惡意破壞或泄露，同時避免了紙質檔案在保存期間可能因保管不當對檔案造成的損傷，提高了信息安全與保管安全。

二、現階段的醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

（一）規(guī)章制度尚不健全

雖然醫(yī)療改革中反復提及人事檔案工作的信息化管理，但在部分醫(yī)院中卻未達到有效落實，實際工作效率較低?，F階段部分醫(yī)院沒有制定健全的人事檔案信息化管理制度，管理人員沒有科學的工作標準，工作內容和行為沒有受到限制，使人事檔案信息在完整性、安全性等方面存在不足，可能導致檔案信息的泄露[2]。

（二）對信息技術與崗位管理的重視不夠

目前部分醫(yī)院的人事檔案管理工作已經實現了信息化管理，但基于實現收益、價值體現不明顯等多方面的因素，此項工作還未得到單位領導的足夠重視，在人事檔案信息系統(tǒng)的研發(fā)、使用、管理及利用等方面的人力與財力的投入還很不足，缺少先進的硬件設備，對從事檔案管理崗位的工作人員的繼續(xù)教育不夠重視，缺少專業(yè)化培訓，使很多從事人事檔案管理的工作者或不具備檔案管理專業(yè)知識，或缺少對信息化檔案管理技能，導致工作熱情不足，管理方法落后。更加無法實現更深層次的檔案信息的分析及應用，使檔案信息化管理僅浮于概念，沒有達到預期效果，這些因素都導致了醫(yī)院人事檔案管理信息化進程緩慢。

三、醫(yī)院人事檔案信息化管理的路徑

（一）健全信息化人事檔案管理體系

“互聯(lián)網+”的時代對各企事業(yè)單位的人事檔案管理提出了新的要求，加快檔案管理的信息化進程，是順應國家對人事檔案管理的要求，也是此項工作發(fā)展的必然趨勢。從大局上看，醫(yī)院的人事檔案管理信息化建設與其他行業(yè)相比，發(fā)展速度較低，管理還較為落后，還沒有深入應用信息技術，如信息的統(tǒng)計、提取、篩選，運用大數據進行崗位分析等，按照以往的手工翻閱、比對，制作統(tǒng)計表格等工作方法，效率較低，信息更新速度較慢，信息較易產生偏差。鑒于此，醫(yī)院必須加強信息化建設，提高信息收集效率，提高工作人員的管理效能，擴大管理范圍[3]。

第一，構建完善的人事檔案信息化管理平臺，及時收集醫(yī)院工作人員的檔案信息，收錄每年研發(fā)出關于新技術的各方面資料，并不斷擴展人事檔案管理范圍，讓檔案更加完善、健全。當構建信息化管理平臺時，醫(yī)院負責人和相關工作人員要對平臺的建設給予高度重視，樹立以人為本、為民服務的工作理念，提高工作人員的信息素養(yǎng)，根據網絡大數據為指導，構建人事檔案信息化管理平臺，不僅要對醫(yī)院正式工的人事檔案進行信息化管理，也要收集整理臨時工、實習人員的檔案信息，確保每個工作人員的檔案完整，將醫(yī)院工作人員的技術水平、工作情況、成長記錄等分別錄入檔案中，讓人員檔案更加完善。如醫(yī)院內部無法完成自主研發(fā)，可以委托科技公司或向有關企業(yè)購買用于人事檔案信息管理的軟件，根據醫(yī)院的服務性質，選擇已經成熟、能夠滿足醫(yī)院使用要求的軟件，確保人事檔案信息化管理能夠順利展開。

第二，要提高工作人員對檔案信息的收集能力?，F階段的醫(yī)院人事檔案管理人員對自己的工作沒有正確認識，使收集和整理檔案的效率不高，無法保障檔案的完整性和時效性。因此為提高檔案信息化管理質量，促進醫(yī)院的健康發(fā)展，就必須要加強信息化建設，對人事檔案進行精細化管理，收集醫(yī)護人員的年齡、性別、受教育情況等基本信息，及時掌握醫(yī)護人員的變動情況，動態(tài)更新人事檔案，此外，還要保證醫(yī)護人員的成就、考核信息等可以及時記錄，使人事部門能夠全面掌握工作人員的詳細信息，為人力資源的開發(fā)和利用提供保障。

第三，建立健全人事檔案信息管理制度。醫(yī)院要順應網絡發(fā)展的趨勢，結合醫(yī)院的現有資源，制定一套符合醫(yī)院特點的管理制度，為人事檔案信息管理工作提供操作規(guī)范，對檔案管理人員明確工作職責與行為規(guī)范，提高檔案信息化管理的質量。在制定人事檔案管理制度時，應保證制度的合理性和可行性，才能達到規(guī)范的作用，防止打擊員工的工作積極性[4]。

（二）提高信息化檔案管理的安全性

人事檔案信息屬于私密文件，如發(fā)生泄露會導致很多不良后果，而“互聯(lián)網+”具有便利性、開放性的特征，人事檔案進行信息化管理雖然可以很大程度提高工作人員的效率，但如果不加強檔案的保護措施，會導致檔案信息泄露，對醫(yī)護人員和醫(yī)院造成不利影響。因此，為提高檔案信息的安全性，首當其沖的就是要解決檔案泄露的問題。首先，醫(yī)院要引進先進的設備和技術，在硬件和軟件兩方面提高人事檔案信息的保密安全；其次，組織建設人事檔案管理部門，該部門的工作人員必須具有信息化技術和檔案管理的專業(yè)能力以及綜合素養(yǎng)，明確該部門的責任，加強該部門人員管理，將每個工作人員的任務明確，賦予不同的崗位職責，在信息化平臺上設置不同的檔案管理權限，實行分層管理，責任落實到個人，以便更好地進行人事檔案管理工作，當檔案工作出現問題時，可向具體負責人追究責任；再次，建立完善的管理制度，要求工作人員在工作中嚴格按照規(guī)章制度對檔案信息進行分析、處理與利用，盡可能減少影響信息化檔案管理的不利因素；最后，組織檔案從業(yè)人員進行專業(yè)培訓與職稱晉升，不斷提高工作人員崗位技能與工作水平，建立一支能夠高效完成人事檔案管理工作的專業(yè)隊伍，使管理人員既具備檔案管理的能力，又具備信息化技術的技能，實現醫(yī)院檔案信息一體化管理的目標。

（三）加強管理人員的信息技術學習

為提高醫(yī)院人事檔案管理人員的工作技能，使之能夠更好地應用信息化技術，應加強管理人員的信息技術學習，提高檔案處理效率。檢索、信息處理、數據分析是信息化檔案管理中的重要組成，若想提高工作效率，可以從這幾個方面入手[5]。

對于檢索，應將檔案資料進行明確分類，不僅可以減輕工作人員的任務量，還可以讓有需要的人通過搜索分類項目或者關鍵詞，能夠快速找到想要的資料，避免浪費不必要的時間；對于信息處理，可以將檔案資料與網絡信息管理平臺建立有效連接，使工組人員在收集、修改信息時可以更加方便；在數據分析方面，將醫(yī)護人員的個人信息輸入計算機系統(tǒng)，使用大數據分析，加強醫(yī)護人員與崗位的契合度，以便對醫(yī)院的未來發(fā)展方向進行長期規(guī)劃，同時還可以發(fā)現醫(yī)護人員有待改進的地方，當發(fā)現醫(yī)護人員的不足之處時可以及時進行專業(yè)培訓，將醫(yī)護人員的工作質量穩(wěn)步提升，以便更好地為人民服務。此外，在人事部門根據信息化人事檔案對醫(yī)護人員的未來發(fā)展進行規(guī)劃時，也提高了人事部門的工作能力和綜合素養(yǎng)。

四、結語

“互聯(lián)網+”為醫(yī)院各部門的工作帶來創(chuàng)新的機會，人事檔案管理是保障醫(yī)院發(fā)展的重要部門，要加強信息化管理，提高人事檔案管理的有效性，才能提高醫(yī)護人員的工作積極性，提高醫(yī)療質量和服務質量，本文分析了現階段醫(yī)院人事檔案信息化管理中的不足，提出采用健全信息化人事檔案管理體系、提高信息化檔案管理的安全性、加強管理人員的信息技術學習的方法對其進行改善，推進我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展進程。