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        經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)型期人事檔案管理策略

        2021-12-01 08:15:54馬清芝河南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館
        營銷界 2021年4期
        關(guān)鍵詞:電子化紙質(zhì)檔案管理

        馬清芝(河南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館)

        人事檔案是關(guān)于個人重要信息的載體,主要包括個人信息、個人發(fā)展記錄、政治面貌等真實(shí)文件。人事檔案跟隨著個人的學(xué)習(xí)、生活和工作軌跡變動,是具有法律效用的個人重要材料。人事檔案記錄著員工的績效、能力、個人表現(xiàn)、崗位調(diào)動等方面信息,利于單位掌握員工的個人資料,擇優(yōu)用人,最大程度發(fā)揮每個人的才能,使單位與員工雙向互利共通。

        電子技術(shù)改變了人類的生活方式,人類開始進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)的新時代。然而,傳統(tǒng)的人事檔案管理模式不能滿足信息時代的發(fā)展要求,加速人事檔案的電子化是互聯(lián)網(wǎng)時代的必然趨勢。雖然,互聯(lián)網(wǎng)時代給我們帶來了新技術(shù)、新形式、新理念的人事檔案管理方式;但是,人事檔案的電子化也有一些弊端需要我們?nèi)ヌ幚怼P聲r代人事檔案電子化的發(fā)展還未成熟,在具體實(shí)施中會出現(xiàn)相應(yīng)的問題,發(fā)現(xiàn)和解決這些問題,有利于促進(jìn)人事檔案電子化的完整性。單位對人事檔案電子化的進(jìn)程才剛剛開始,檔案搭載的程序、系統(tǒng)、方式都在進(jìn)一步的摸索中,保證檔案的完整性、安全性、便捷性、實(shí)時性是對檔案管理的基本需求。

        ■ 單位人事檔案管理現(xiàn)狀

        在信息時代,電子技術(shù)在各行各業(yè)都得到了應(yīng)用,而人們卻忽略了傳統(tǒng)的人事檔案管理。目前,大多數(shù)單位的人事檔案還在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案,一小部分企業(yè)使用紙質(zhì)檔案和電子檔案相互結(jié)合。紙質(zhì)檔案不易保存,歸納整理困難,不方便查閱,不利于人事檔案的開發(fā)和利用,因此人們將目標(biāo)轉(zhuǎn)移到電子檔案。

        隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展,單位的信息日漸龐大,為人事檔案的管理增添了困難。單位的人事檔案管理還未跟上互聯(lián)網(wǎng)的步伐,這也影響了部分和人事有關(guān)工作的效率。即使一些單位實(shí)現(xiàn)了部分的電子化人事檔案管理,但是仍有很多漏洞,一些檔案的主要功能還是離不開紙質(zhì)文件。此外,人事檔案伴隨個人的經(jīng)歷,紙質(zhì)人事檔案和電子人事檔案銜接的完整性并不能確定。故單位的人事檔案電子化還在初步探索階段。

        ■ 人事檔案電子化的現(xiàn)實(shí)意義

        (一)人事檔案電子化的發(fā)展要求

        隨著互聯(lián)網(wǎng)在生活中普及,大數(shù)據(jù)、人工智能被應(yīng)用到人們的生產(chǎn)和生活中。人事檔案管理被要求與新時代接軌,開展電子檔案的創(chuàng)新工作,將電子化應(yīng)用到人事檔案管理是必然要求。人事檔案電子化的管理要注重協(xié)同服務(wù)的理念,將紙質(zhì)檔案與電子檔案結(jié)合,做好線上線下的過渡和協(xié)同;便于人事管理部門與其他部門進(jìn)行協(xié)同、合作、順暢交流,提高單位的工作效率和質(zhì)量;增強(qiáng)單位人事檔案的服務(wù)性,更好地與員工進(jìn)行檔案調(diào)整和調(diào)動。建立一個便捷、操作簡單、內(nèi)容完善的電子化人事檔案管理方式和系統(tǒng),能夠降低單位的成本,并高效工作。

        (二)人事檔案電子化服務(wù)創(chuàng)新的需要

        人事檔案管理隨著歷史的不同時期不斷地創(chuàng)新和變化。人事檔案的信息較為復(fù)雜,信息的來源要與不同的單位對接,各個信息來源之間存在不兼容的問題。人事檔案管理的創(chuàng)新是解決這些問題的必要。開發(fā)具有兼容性或統(tǒng)一性的系統(tǒng),有助于實(shí)現(xiàn)各人事檔案管理部門的協(xié)作,進(jìn)行資源共享或便捷傳輸。將電子化充分應(yīng)用到人事檔案的信息建設(shè)中,有利于發(fā)展檔案的多元化,如圖片、影像、音頻等形式的信息;有利于單位內(nèi)部共享部分檔案,最大程度增加員工之間的了解,同時對人事檔案的部分信息保密,加大單位內(nèi)部人員的工作動力和信心。人事檔案電子化服務(wù)的創(chuàng)新,不僅使檔案信息發(fā)揮最大限度的作用,也是跟隨互聯(lián)網(wǎng)新時代檔案建設(shè)的發(fā)展需要。

        (三)用戶對檔案數(shù)據(jù)的需求

        各單位在建設(shè)人事檔案電子化的同時,用戶也不滿足于紙質(zhì)檔案的利用。用戶習(xí)慣了互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)的快速、便捷,對人事檔案也有同樣的需求。不同的用戶個體決定了他們對檔案管理需求的多元性。多元的用戶需求是開發(fā)電子人事檔案的參考和導(dǎo)向,用戶也是人事檔案服務(wù)對象的一部分群體。電子人事檔案開發(fā)時要結(jié)合雙向建議,保證檔案的服務(wù)和使用相互協(xié)調(diào),用戶可以根據(jù)個人需求調(diào)取和查閱檔案,凸顯出電子檔案的靈活和協(xié)同??紤]用戶和檔案管理者的雙向需求,在一定程度上使檔案得到了合理利用,兼顧了檔案管理的效率和用戶滿意度。

        (四)電子檔案具有優(yōu)勢

        傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案調(diào)閱流程繁雜,需要紙質(zhì)的登記記錄,如果工作人員疏忽還可能存在處理錯誤和丟失風(fēng)險。電子人事檔案的查閱卻非常方便,可以在客戶端直接申請查閱,后臺便會留下記錄和準(zhǔn)確的翻閱時間和內(nèi)容;多人同時在多客戶端也可查閱,無需預(yù)約時間或?qū)iT去檔案管理室。傳統(tǒng)的檔案室占了大量的空間,紙質(zhì)上的字體不易保存,還要防止火災(zāi)、潮濕和蛀蟲的危險,消耗大量人力物力。電子人事檔案避免了這些危險,可以在多處儲存,節(jié)約了空間和資源。

        ■ 新時代人事檔案電子化管理現(xiàn)存問題及解決方案

        (一)管理工作相關(guān)制度不完善

        電子檔案已經(jīng)被利用多年,但是并沒有完善的發(fā)展電子檔案管理?,F(xiàn)有的人事檔案管理制度與互聯(lián)網(wǎng)時代的電子人事檔案管理并不能完全匹配,導(dǎo)致實(shí)際工作中漏洞百出,加大管理難度。各單位應(yīng)給予電子人事檔案管理足夠的重視,完善規(guī)章制度,推動人事檔案電子化快速普及,提高工作效率和嚴(yán)謹(jǐn)性。

        (二)人事檔案電子化力度不夠

        目前,人事檔案電子化力度較低。為了節(jié)約成本,單位使用的電子設(shè)備比較落后,不能預(yù)防和解除計算機(jī)病毒的威脅,網(wǎng)絡(luò)不能全面覆蓋達(dá)到互通,檔案管理人員的技術(shù)達(dá)不到要求,這些缺點(diǎn)限制了人事檔案電子化的發(fā)展。新時代個人信息的復(fù)雜性、來源的準(zhǔn)確性、全面性增加了電子化的難度,檔案安全性難以保障。因此,單位應(yīng)加大投資力度,更換老舊設(shè)備,增加和建設(shè)電子檔案需要的網(wǎng)絡(luò)和硬件設(shè)施;招聘合格的管理人員,加快人事檔案電子化的腳步。

        (三)人事檔案信息服務(wù)相對落后

        人事檔案的服務(wù)功能相對落后,不符合新時代社會發(fā)展的需求。目前,人事檔案大多仍以紙質(zhì)文件進(jìn)行傳輸,方式方法多樣,管理人員整理不及時或者有遺漏時,導(dǎo)致檔案的更新不完整。人事檔案管理,對于封檔的檔案個人無法查看,沒有體現(xiàn)檔案的服務(wù)性。電子化能很好的解決這一問題,在保證原始檔案安全的情況下進(jìn)行信息互通,方便服務(wù)對象。

        (四)人事檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

        每個單位都有各自的人事檔案管理辦法,不僅選擇不同的軟件或網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),而且管理標(biāo)準(zhǔn)又有差別,在檔案調(diào)動時,造成人事檔案轉(zhuǎn)接困難或者缺少文件,對當(dāng)事人造成了不良影響,也為工作人員增加了困擾。國家應(yīng)開發(fā)統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng),解決這一大難題。

        ■ 總結(jié)

        人事檔案的科學(xué)管理,有利于單位內(nèi)部和諧,促進(jìn)職業(yè)發(fā)展。特別是,互聯(lián)網(wǎng)的普及,急需人事檔案管理電子化建設(shè)。電子化建設(shè)需要投入大量的人力和物力,解決硬件的限制和管理隊伍的技術(shù)能力,將更好地完善人事檔案的電子化和人才培養(yǎng),持續(xù)創(chuàng)新,推動人事檔案電子化發(fā)展。

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