馬清芝(河南農(nóng)業(yè)大學檔案館)
人事檔案是關于個人重要信息的載體,主要包括個人信息、個人發(fā)展記錄、政治面貌等真實文件。人事檔案跟隨著個人的學習、生活和工作軌跡變動,是具有法律效用的個人重要材料。人事檔案記錄著員工的績效、能力、個人表現(xiàn)、崗位調動等方面信息,利于單位掌握員工的個人資料,擇優(yōu)用人,最大程度發(fā)揮每個人的才能,使單位與員工雙向互利共通。
電子技術改變了人類的生活方式,人類開始進入互聯(lián)網(wǎng)的新時代。然而,傳統(tǒng)的人事檔案管理模式不能滿足信息時代的發(fā)展要求,加速人事檔案的電子化是互聯(lián)網(wǎng)時代的必然趨勢。雖然,互聯(lián)網(wǎng)時代給我們帶來了新技術、新形式、新理念的人事檔案管理方式;但是,人事檔案的電子化也有一些弊端需要我們去處理。新時代人事檔案電子化的發(fā)展還未成熟,在具體實施中會出現(xiàn)相應的問題,發(fā)現(xiàn)和解決這些問題,有利于促進人事檔案電子化的完整性。單位對人事檔案電子化的進程才剛剛開始,檔案搭載的程序、系統(tǒng)、方式都在進一步的摸索中,保證檔案的完整性、安全性、便捷性、實時性是對檔案管理的基本需求。
在信息時代,電子技術在各行各業(yè)都得到了應用,而人們卻忽略了傳統(tǒng)的人事檔案管理。目前,大多數(shù)單位的人事檔案還在使用傳統(tǒng)的紙質檔案,一小部分企業(yè)使用紙質檔案和電子檔案相互結合。紙質檔案不易保存,歸納整理困難,不方便查閱,不利于人事檔案的開發(fā)和利用,因此人們將目標轉移到電子檔案。
隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展,單位的信息日漸龐大,為人事檔案的管理增添了困難。單位的人事檔案管理還未跟上互聯(lián)網(wǎng)的步伐,這也影響了部分和人事有關工作的效率。即使一些單位實現(xiàn)了部分的電子化人事檔案管理,但是仍有很多漏洞,一些檔案的主要功能還是離不開紙質文件。此外,人事檔案伴隨個人的經(jīng)歷,紙質人事檔案和電子人事檔案銜接的完整性并不能確定。故單位的人事檔案電子化還在初步探索階段。
隨著互聯(lián)網(wǎng)在生活中普及,大數(shù)據(jù)、人工智能被應用到人們的生產(chǎn)和生活中。人事檔案管理被要求與新時代接軌,開展電子檔案的創(chuàng)新工作,將電子化應用到人事檔案管理是必然要求。人事檔案電子化的管理要注重協(xié)同服務的理念,將紙質檔案與電子檔案結合,做好線上線下的過渡和協(xié)同;便于人事管理部門與其他部門進行協(xié)同、合作、順暢交流,提高單位的工作效率和質量;增強單位人事檔案的服務性,更好地與員工進行檔案調整和調動。建立一個便捷、操作簡單、內容完善的電子化人事檔案管理方式和系統(tǒng),能夠降低單位的成本,并高效工作。
人事檔案管理隨著歷史的不同時期不斷地創(chuàng)新和變化。人事檔案的信息較為復雜,信息的來源要與不同的單位對接,各個信息來源之間存在不兼容的問題。人事檔案管理的創(chuàng)新是解決這些問題的必要。開發(fā)具有兼容性或統(tǒng)一性的系統(tǒng),有助于實現(xiàn)各人事檔案管理部門的協(xié)作,進行資源共享或便捷傳輸。將電子化充分應用到人事檔案的信息建設中,有利于發(fā)展檔案的多元化,如圖片、影像、音頻等形式的信息;有利于單位內部共享部分檔案,最大程度增加員工之間的了解,同時對人事檔案的部分信息保密,加大單位內部人員的工作動力和信心。人事檔案電子化服務的創(chuàng)新,不僅使檔案信息發(fā)揮最大限度的作用,也是跟隨互聯(lián)網(wǎng)新時代檔案建設的發(fā)展需要。
各單位在建設人事檔案電子化的同時,用戶也不滿足于紙質檔案的利用。用戶習慣了互聯(lián)網(wǎng)服務的快速、便捷,對人事檔案也有同樣的需求。不同的用戶個體決定了他們對檔案管理需求的多元性。多元的用戶需求是開發(fā)電子人事檔案的參考和導向,用戶也是人事檔案服務對象的一部分群體。電子人事檔案開發(fā)時要結合雙向建議,保證檔案的服務和使用相互協(xié)調,用戶可以根據(jù)個人需求調取和查閱檔案,凸顯出電子檔案的靈活和協(xié)同??紤]用戶和檔案管理者的雙向需求,在一定程度上使檔案得到了合理利用,兼顧了檔案管理的效率和用戶滿意度。
傳統(tǒng)的紙質檔案調閱流程繁雜,需要紙質的登記記錄,如果工作人員疏忽還可能存在處理錯誤和丟失風險。電子人事檔案的查閱卻非常方便,可以在客戶端直接申請查閱,后臺便會留下記錄和準確的翻閱時間和內容;多人同時在多客戶端也可查閱,無需預約時間或專門去檔案管理室。傳統(tǒng)的檔案室占了大量的空間,紙質上的字體不易保存,還要防止火災、潮濕和蛀蟲的危險,消耗大量人力物力。電子人事檔案避免了這些危險,可以在多處儲存,節(jié)約了空間和資源。
電子檔案已經(jīng)被利用多年,但是并沒有完善的發(fā)展電子檔案管理?,F(xiàn)有的人事檔案管理制度與互聯(lián)網(wǎng)時代的電子人事檔案管理并不能完全匹配,導致實際工作中漏洞百出,加大管理難度。各單位應給予電子人事檔案管理足夠的重視,完善規(guī)章制度,推動人事檔案電子化快速普及,提高工作效率和嚴謹性。
目前,人事檔案電子化力度較低。為了節(jié)約成本,單位使用的電子設備比較落后,不能預防和解除計算機病毒的威脅,網(wǎng)絡不能全面覆蓋達到互通,檔案管理人員的技術達不到要求,這些缺點限制了人事檔案電子化的發(fā)展。新時代個人信息的復雜性、來源的準確性、全面性增加了電子化的難度,檔案安全性難以保障。因此,單位應加大投資力度,更換老舊設備,增加和建設電子檔案需要的網(wǎng)絡和硬件設施;招聘合格的管理人員,加快人事檔案電子化的腳步。
人事檔案的服務功能相對落后,不符合新時代社會發(fā)展的需求。目前,人事檔案大多仍以紙質文件進行傳輸,方式方法多樣,管理人員整理不及時或者有遺漏時,導致檔案的更新不完整。人事檔案管理,對于封檔的檔案個人無法查看,沒有體現(xiàn)檔案的服務性。電子化能很好的解決這一問題,在保證原始檔案安全的情況下進行信息互通,方便服務對象。
每個單位都有各自的人事檔案管理辦法,不僅選擇不同的軟件或網(wǎng)絡系統(tǒng),而且管理標準又有差別,在檔案調動時,造成人事檔案轉接困難或者缺少文件,對當事人造成了不良影響,也為工作人員增加了困擾。國家應開發(fā)統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng),解決這一大難題。
人事檔案的科學管理,有利于單位內部和諧,促進職業(yè)發(fā)展。特別是,互聯(lián)網(wǎng)的普及,急需人事檔案管理電子化建設。電子化建設需要投入大量的人力和物力,解決硬件的限制和管理隊伍的技術能力,將更好地完善人事檔案的電子化和人才培養(yǎng),持續(xù)創(chuàng)新,推動人事檔案電子化發(fā)展。