田彩金

摘要：當(dāng)前我國(guó)的事業(yè)單位隊(duì)伍不斷發(fā)展壯大，越來(lái)越多的高校畢業(yè)生在畢業(yè)之后都選擇考取事業(yè)單位的編制。人才隊(duì)伍的壯大也標(biāo)志著事業(yè)單位的檔案資料正在成倍的增長(zhǎng)。我國(guó)以前的檔案管理都是采用比較傳統(tǒng)的方式進(jìn)行，比如集體存放到檔案管理庫(kù)的形式來(lái)保存整理事業(yè)單位工作人員的檔案，但是隨著數(shù)量不斷增加，檔案管理庫(kù)的保存方式也不利于繼續(xù)使用。當(dāng)下我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題是事業(yè)單位部門(mén)需要不斷加強(qiáng)的方面。本研究主要通過(guò)對(duì)于當(dāng)下我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)程度進(jìn)行了解，進(jìn)一步尋找更加合適的方式來(lái)進(jìn)行管理和保存。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

當(dāng)前社會(huì)各個(gè)機(jī)構(gòu)都在急速轉(zhuǎn)變職能加快發(fā)展，我國(guó)的事業(yè)單位也在不斷地進(jìn)行轉(zhuǎn)型發(fā)展，事業(yè)單位中的檔案管理工作在當(dāng)下的事業(yè)單位工作中是一個(gè)非常重要的方面，在檔案資料的管理中，存在著很多復(fù)雜的數(shù)據(jù)表和資料表，這些人物在近些年來(lái)復(fù)雜程度不斷增加。也是隨著當(dāng)前社會(huì)進(jìn)步的腳步不斷加快，信息化技術(shù)的飛躍發(fā)展之下，出現(xiàn)了檔案管理信息化的手段，這一先進(jìn)技術(shù)在出現(xiàn)之后就面臨急速的發(fā)展，但是由于我國(guó)的傳統(tǒng)檔案管理手段在一定程度上限制了當(dāng)前新技術(shù)的使用和應(yīng)用，使得當(dāng)前我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展中還存在著很多問(wèn)題，需要我們不斷使用先進(jìn)手段進(jìn)行解決和優(yōu)化，以提高技術(shù)，不斷緊跟事業(yè)單位發(fā)展的步伐。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化的意義

當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理采用信息化的技術(shù)手段，對(duì)于我們當(dāng)下的事業(yè)單位工作人員的辦公以及事業(yè)單位的機(jī)構(gòu)各方面的發(fā)展來(lái)說(shuō)都有著非常重要的意義，通過(guò)研究和分析，我們總結(jié)了以下方面的意義。

（一）有利于充分提高事業(yè)單位工作人員的辦事效率

信息化的技術(shù)應(yīng)用之下，我們的事業(yè)單位在工作中能夠不斷提高工作人員的辦事效率。事業(yè)單位的工作通常是有著很多手續(xù)并且較為復(fù)雜的，在借助信息化的手段之下，工作人員能夠在一定程度上解放了雙手。過(guò)去我們的檔案管理工作中，都是有大量專門(mén)工作者進(jìn)行人工的整理檔案材料，并完善檢查等工作，在抽取檔案的過(guò)程中比較難找而且容易不慎丟失相關(guān)檔案，充滿著很多不確定因素，大大影響著工作人員的辦事效率。但是信息化的技術(shù)手段推廣之下，能夠有效加快我們事業(yè)單位工作人員的辦事效率，部分工作人員可以調(diào)到其他崗位進(jìn)行工作，占用了較少的人力。

（二）有助于不斷增強(qiáng)檔案的利用率

采用信息化的手段整理檔案，能夠有助于不斷增強(qiáng)檔案的利用率。在傳統(tǒng)的檔案管理中，大部分的工作都是由人工來(lái)進(jìn)行的，在相關(guān)單位進(jìn)行檔案抽取的過(guò)程中，手續(xù)復(fù)雜，而且尋找出正確檔案的過(guò)程非常復(fù)雜，這就在很大程度上增加了檔案尋找的難度，同時(shí)降低了檔案的利用率?，F(xiàn)代化的技術(shù)手段支持下，信息化不斷應(yīng)用于檔案管理中，這樣的手段能夠有效提高尋找檔案的效率，提高檔案管理工作者的工作效率，縮短尋找檔案的時(shí)間，大大提高檔案的利用率。

（三）有助于不斷提高經(jīng)濟(jì)效益

當(dāng)前社會(huì)是不斷發(fā)展的社會(huì)，效率在很大程度上決定了發(fā)展的前途。事業(yè)單位的檔案管理的發(fā)展對(duì)于事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益有著影響。在傳統(tǒng)方式之下的事業(yè)單位效率低下，發(fā)展滯后，這樣的局面導(dǎo)致該事業(yè)單位落后于相同配置的事業(yè)單位，面對(duì)激烈的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)，必然被時(shí)代發(fā)展的潮流所泯滅。以信息化為主要管理方式的事業(yè)單位檔案管理方式能夠有效促進(jìn)事業(yè)單位在同行業(yè)的發(fā)展步伐，不斷提高發(fā)展水平，避免了傳統(tǒng)方式之下的鋪張浪費(fèi)，能夠有效提高事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化中存在的問(wèn)題

由于當(dāng)前我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理在最近幾年才進(jìn)行信息化的轉(zhuǎn)型，因此在很多方面還存在著相當(dāng)多的發(fā)展問(wèn)題，需要我們不斷采取措施加以解決，在研究中主要發(fā)現(xiàn)以下三方面的問(wèn)題。

（一）部分工作人員的自身素質(zhì)達(dá)不到要求

在我國(guó)當(dāng)前的事業(yè)單位中，有相當(dāng)一部分工作人員的自身素質(zhì)難以達(dá)到檔案管理信息化技術(shù)的水平。工作人員的綜合素質(zhì)較低，在一定程度上限制了事業(yè)單位檔案管理信息化的發(fā)展。通過(guò)調(diào)查與了解，在我國(guó)的很多事業(yè)單位中，由于工作人員的基本素質(zhì)跟不上，很多信息化技術(shù)難以正常使用，因此在檔案管理中就算有了良好的相關(guān)設(shè)備支持，也限于難度問(wèn)題而無(wú)法使用。這樣的情況在我國(guó)的很多事業(yè)單位中都出現(xiàn)過(guò)，也成為當(dāng)下事業(yè)單位人員需要不斷提升的地方。

（二）相應(yīng)的配套設(shè)備還比較缺乏

由于我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理工作在近些年來(lái)才不斷改進(jìn)技術(shù)，借助了互聯(lián)網(wǎng)的功能進(jìn)行了信息化的發(fā)展，因此，在相應(yīng)的配套設(shè)備和系統(tǒng)方面還比較缺乏，沒(méi)有徹底普及。信息化的技術(shù)需要先進(jìn)設(shè)備資源的支持，但是我國(guó)的事業(yè)單位中普遍還是一些比較陳舊的機(jī)器設(shè)備，有些設(shè)備老化嚴(yán)重根本無(wú)法繼續(xù)使用，在相關(guān)設(shè)備的調(diào)配使用中也有著相當(dāng)長(zhǎng)的過(guò)程，相應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)備配備不到位，硬件基礎(chǔ)跟不上發(fā)展的需求，必然會(huì)對(duì)事業(yè)單位的信息化改進(jìn)過(guò)程有所阻礙。

（三）各部門(mén)之間的信息共享渠道缺乏

目前我國(guó)的事業(yè)單位的工作狀態(tài)中基本呈現(xiàn)各部門(mén)“斷節(jié)”的狀態(tài)，很多部門(mén)之間的溝通幾乎為零，在部門(mén)與部門(mén)之間的工作中缺少合作與交流，這在很大程度上增加了各部門(mén)之間的隔閡，業(yè)務(wù)之間的陌生程度增加，缺少工作間的實(shí)時(shí)有效溝通，在檔案的整理過(guò)程中，更加不利于工作人員對(duì)于相關(guān)人員檔案的熟悉程度，導(dǎo)致工作難度大，工作內(nèi)容的重復(fù)性增加，影響檔案管理的發(fā)展。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化的相關(guān)策略

當(dāng)前我國(guó)的事業(yè)單位在檔案管理中需要不斷進(jìn)行改進(jìn)，才能順應(yīng)信息化的發(fā)展趨勢(shì)，不斷充實(shí)自身，提升工作效率。

（一）不斷樹(shù)立較為數(shù)字化的檔案管理意識(shí)

在事業(yè)單位的檔案管理中，我們要不斷樹(shù)立數(shù)字化的檔案管理意識(shí)。要不斷解放思想，革除陳舊的工作方式，改變以往的工作模式。過(guò)去的那種人工整理檔案資料的方式過(guò)度消耗時(shí)間，效率低下，當(dāng)下的工作人員要在意識(shí)上進(jìn)行調(diào)整，通過(guò)梳理相應(yīng)的數(shù)字化管理意識(shí)，才能在內(nèi)心不斷接收先進(jìn)技術(shù)的支持，才能在工作中不斷嘗試使用先進(jìn)手段來(lái)進(jìn)行完善。因此，在構(gòu)建比較完善的數(shù)字化管理模式的過(guò)程中，我們要在根源上樹(shù)立員工的數(shù)字化信息化的檔案管理意識(shí)。

（二）不斷完善相關(guān)的檔案管理信息化設(shè)備

設(shè)備的缺乏是當(dāng)前阻礙事業(yè)單位檔案管理前進(jìn)的重要因素之一，我們要不斷完善相關(guān)的檔案管理信息化設(shè)備，在信息化的基礎(chǔ)上不斷調(diào)配資源資金，保證對(duì)于檔案管理的硬件設(shè)施配置。硬件設(shè)施的配置是我們進(jìn)行檔案管理過(guò)程中的重要因素，只有配備了充足的硬件設(shè)施，我們的檔案管理工作才能在根本上得到支持，得到發(fā)展。

（三）建立完備的檔案管理信息化體系

信息化的管理體系是我們當(dāng)前進(jìn)行信息化檔案管理的重要方面，要建立完備的檔案管理信息化體系才能讓我們的檔案管理事業(yè)不斷取得更高效的成績(jī)。在硬件設(shè)備完善的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案信息制度化體系，要提高工作人員的信息化水平，通過(guò)在工作中不斷增長(zhǎng)經(jīng)驗(yàn)，來(lái)提升檔案管理的工作效率，增強(qiáng)檔案管理中解決問(wèn)題的能力，縮短時(shí)間，提高檔案管理水平。

四、小結(jié)

行政事業(yè)單位的檔案信息發(fā)揮著重要作用，而傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)逐漸不能滿足單位發(fā)展需求，數(shù)字化管理成為最主要趨勢(shì)。數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)將推動(dòng)行政事業(yè)單位整體向智能化、信息化方向發(fā)展，因此單位應(yīng)重視數(shù)字化建設(shè)，幫助提升檔案管理的效率，推動(dòng)單位實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)足發(fā)展，更好地為民眾服務(wù)。

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