孫艷
(寧波軌道交通集團(tuán)有限公司運(yùn)營(yíng)分公司,浙江 寧波 315000)
國(guó)有企業(yè)的規(guī)模是較大的,而且業(yè)務(wù)范圍較廣,在展開物資采購(gòu)時(shí),采購(gòu)產(chǎn)品內(nèi)容樣式是非常多的,而且體量顯得巨大。若想使物資采購(gòu)管理的效果達(dá)到預(yù)期,必須對(duì)采購(gòu)過(guò)程予以有效管控,選擇可行的措施來(lái)保證成本投入控制在合理范圍內(nèi),所需物資能夠得到切實(shí)滿足。
國(guó)有企業(yè)若想保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)順利展開,所需物資必須得到滿足。展開物資采購(gòu)工作時(shí),采購(gòu)水平對(duì)生產(chǎn)成本產(chǎn)生的影響是非常大的,經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)也就難以保證,因此,要通過(guò)有效途徑來(lái)保證物資采購(gòu)管理的成效更為理想,這樣方可大幅提高經(jīng)營(yíng)收益。從國(guó)有企業(yè)進(jìn)行物資采購(gòu)的現(xiàn)狀來(lái)看,出現(xiàn)的問(wèn)題是較多的,尤其是采購(gòu)水平較為低下,生產(chǎn)成本偏高,帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益也就達(dá)不到預(yù)期。
現(xiàn)代國(guó)有企業(yè)大部分是采取以需定量,根據(jù)自身的需求情況去安排下年的采購(gòu)計(jì)劃。每年年末,采購(gòu)需求部門在編制下一年度的采購(gòu)需求計(jì)劃時(shí),如果未考慮本年度實(shí)際物資消耗量及結(jié)存量,單單按下一年需求訂單編制原材料需求計(jì)劃,就會(huì)無(wú)形中重復(fù)采購(gòu),導(dǎo)致庫(kù)存儲(chǔ)備量偏大,占用了企業(yè)的流動(dòng)資金,加大了企業(yè)的資金壓力,導(dǎo)致存貨周轉(zhuǎn)率下降。同時(shí),采購(gòu)計(jì)劃制定不夠科學(xué),原材料采購(gòu)周期進(jìn)行科學(xué)的分析和編制,這種情況下編制出的采購(gòu)計(jì)劃去安排采購(gòu)業(yè)務(wù),可能出現(xiàn)兩極化,要么庫(kù)存短缺導(dǎo)致生產(chǎn)中斷,要么庫(kù)存積壓導(dǎo)致存貨貶值,嚴(yán)重影響企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃實(shí)施、政策落實(shí)、影響企業(yè)資金使用效益。另外,即使編制了年度采購(gòu)計(jì)劃,很多企業(yè)都是按季度根據(jù)實(shí)際需求情況,調(diào)整下一季度的生產(chǎn)計(jì)劃,所以生產(chǎn)計(jì)劃是一個(gè)不斷變動(dòng)的過(guò)程。在這種情況下,生產(chǎn)部與計(jì)劃部、采購(gòu)部與物流部之間如果沒(méi)有建立好聯(lián)動(dòng)關(guān)系,就無(wú)法在公司層面編制科學(xué)合理的采購(gòu)計(jì)劃,就不能確保采購(gòu)剛好能夠滿足生產(chǎn)需求又不會(huì)占用大量庫(kù)存儲(chǔ)備,也無(wú)法及時(shí)根據(jù)市場(chǎng)中供求關(guān)系對(duì)價(jià)格變動(dòng)的影響,控制好采購(gòu)節(jié)奏,無(wú)法為企業(yè)節(jié)約采購(gòu)成本。
國(guó)有企業(yè)應(yīng)建立的供應(yīng)商考核和準(zhǔn)入制度,只是進(jìn)行形式上的評(píng)審,并未將供應(yīng)商評(píng)價(jià)執(zhí)行到位,沒(méi)有仔細(xì)核查供應(yīng)商經(jīng)營(yíng)資質(zhì),也沒(méi)有深入了解供應(yīng)商的服務(wù)能力、研發(fā)能力和生產(chǎn)能力,導(dǎo)致原材料價(jià)格、供貨周期、產(chǎn)品質(zhì)量等缺乏有效保障;對(duì)正在合作的供應(yīng)商沒(méi)有進(jìn)行跟蹤了解和定期評(píng)價(jià),無(wú)法及時(shí)掌握供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)信息,無(wú)法及時(shí)剔除不合格供應(yīng)商,導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營(yíng)利益受損。
從國(guó)有企業(yè)的物資采購(gòu)情況予以分析可知,采購(gòu)計(jì)劃并不是十分科學(xué),而且計(jì)劃管理也未能做到位,尤其是規(guī)章制度中存在缺陷,這就使采購(gòu)行為無(wú)法得到有效約束。國(guó)有企業(yè)雖然制定出了管理制度,然而采購(gòu)管理并未落實(shí)到位,尤其是采購(gòu)、管理的相關(guān)措施顯得較為落后,這就導(dǎo)致物資采購(gòu)難度明顯增加。國(guó)有企業(yè)雖然針對(duì)采購(gòu)管理制定了計(jì)劃,然而相關(guān)的制度并不是十分完善,采用的采購(gòu)手段顯得較為隨意,創(chuàng)新性也明顯不足。有些企業(yè)對(duì)物資采購(gòu)規(guī)劃并不重視,只要有部門提出申請(qǐng)就會(huì)直接購(gòu)買,這就使采購(gòu)不夠科學(xué),進(jìn)而導(dǎo)致采購(gòu)計(jì)劃更為混亂,采購(gòu)目標(biāo)也就難以真正達(dá)成。
采購(gòu)業(yè)務(wù)提交付款的單據(jù)審核不夠嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致,入庫(kù)單、過(guò)磅單、結(jié)算發(fā)票與簽訂的采購(gòu)合同內(nèi)容不相符。未完善企業(yè)采購(gòu)付款審批流程,未明確付款審核人的職責(zé)和權(quán)限,實(shí)際付款的頻率、時(shí)點(diǎn)和對(duì)應(yīng)比例未按照合同約定執(zhí)行。企業(yè)往往只重視與客戶進(jìn)行對(duì)賬,并未重視和主動(dòng)與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬,無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)支付錯(cuò)誤或賬務(wù)處理錯(cuò)誤,導(dǎo)致企業(yè)信譽(yù)受損。
產(chǎn)品交付、項(xiàng)目建設(shè)完成并不是采購(gòu)工作的終點(diǎn),后續(xù)的驗(yàn)收入賬也是整個(gè)采購(gòu)流程中的重要一環(huán)。驗(yàn)收環(huán)節(jié)把關(guān)不到位在采購(gòu)實(shí)踐中極大影響了項(xiàng)目采購(gòu)的綜合效果。采購(gòu)人受專業(yè)技能所限,不懂技術(shù)指標(biāo)及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。在儀器設(shè)備的驗(yàn)收中,僅核對(duì)品牌規(guī)格型號(hào),未做系統(tǒng)的功能性測(cè)試,給供應(yīng)商替換內(nèi)部零配件、私自降低配置留下了可乘之機(jī)。甚至有些采購(gòu)人為了一己私利,與供應(yīng)商私下串通低價(jià)中標(biāo),驗(yàn)收環(huán)節(jié)走過(guò)場(chǎng),致使劣質(zhì)產(chǎn)品流入企業(yè)。
采購(gòu)計(jì)劃必須以企業(yè)需求預(yù)算為依據(jù),結(jié)合企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃、庫(kù)存管理以及原材料市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì),考慮供應(yīng)商供貨周期、供貨進(jìn)度、訂貨經(jīng)濟(jì)批量等因素,利用科學(xué)的方法計(jì)算出最佳采購(gòu)周期和最優(yōu)訂貨批量,進(jìn)行統(tǒng)籌安排,編制出科學(xué)合理的采購(gòu)需求計(jì)劃,并按月滾動(dòng)更新,保證生產(chǎn)正常進(jìn)行的同時(shí)防止采購(gòu)過(guò)于頻繁、造成庫(kù)存積壓,防止采購(gòu)過(guò)多而對(duì)企業(yè)流動(dòng)資金的占用,促進(jìn)采購(gòu)工作的科學(xué)合理。企業(yè)應(yīng)該深入對(duì)采購(gòu)計(jì)劃監(jiān)督審核工作,審核采購(gòu)計(jì)劃的必要性、合理性和科學(xué)性,重點(diǎn)審核采購(gòu)計(jì)劃中的采購(gòu)依據(jù)是否合理、采購(gòu)數(shù)量是否科學(xué)、并跟蹤采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況,防止采購(gòu)部門和采購(gòu)業(yè)務(wù)員濫用職權(quán),給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。
采購(gòu)需求部門應(yīng)提出物資采購(gòu)需求,通過(guò)公開詢價(jià)、公開比選、公開招標(biāo)等等方式獲取預(yù)選供應(yīng)商,采購(gòu)部牽頭組織會(huì)同采購(gòu)需求部門、倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收部、財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、質(zhì)控部、環(huán)保部等職能部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià),通過(guò)對(duì)供應(yīng)商的商業(yè)信譽(yù)、供貨資質(zhì)、生產(chǎn)規(guī)模、市場(chǎng)占有率、生產(chǎn)周期、技術(shù)優(yōu)勢(shì)、原料價(jià)格、物流配送、售后保障等進(jìn)行全方位評(píng)估,確定合格供應(yīng)商名錄。公司對(duì)供應(yīng)商應(yīng)實(shí)行年度評(píng)價(jià),每年第一季度,由采購(gòu)部會(huì)同采購(gòu)需求部門、倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收部、財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、質(zhì)控部、環(huán)保部等職能部門,對(duì)上一年度內(nèi)供應(yīng)商開展年度評(píng)價(jià),并對(duì)評(píng)價(jià)不合格的供應(yīng)商做出退庫(kù)處理。從而推動(dòng)供需雙方共同進(jìn)步、實(shí)現(xiàn)雙贏。采購(gòu)部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合格供應(yīng)商的日常動(dòng)態(tài)管理,在合作過(guò)程中如果出現(xiàn)合同違約、違反安全和環(huán)保規(guī)定的、出現(xiàn)服務(wù)不符合要求等情況時(shí),應(yīng)立即重新評(píng)價(jià)該供應(yīng)商在供應(yīng)商名錄中的評(píng)價(jià)分,如該評(píng)價(jià)分未達(dá)到設(shè)定限額時(shí),應(yīng)立即將其從合格供應(yīng)商名錄中剔除。公司監(jiān)管部統(tǒng)籌供應(yīng)商管理工作,負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)部供應(yīng)商資質(zhì)審查和評(píng)價(jià)過(guò)程進(jìn)行復(fù)核和抽查,防范采購(gòu)部門或需求部門與不合格供應(yīng)商串通合作、故意隱瞞供應(yīng)商資料、惡意引入資信狀況較差的供應(yīng)商,損害公司利益,給公司經(jīng)營(yíng)造成損失。
對(duì)于國(guó)有企業(yè)而言,若想保證物資采購(gòu)管理更具實(shí)效性,必須以內(nèi)控要求為管理目標(biāo),依據(jù)自身的實(shí)際情況構(gòu)建起更為完善的管理體系,將相關(guān)人員所要承擔(dān)的職責(zé)予以明確。在對(duì)物資采購(gòu)展開管理的過(guò)程中,嚴(yán)格遵循采購(gòu)管理相關(guān)要求,堅(jiān)持規(guī)則在前、實(shí)施在后、操作規(guī)范、全程留痕、問(wèn)題追溯。國(guó)有企業(yè)應(yīng)該組建起三級(jí)管理機(jī)構(gòu),并要建成二級(jí)采購(gòu)平臺(tái),三級(jí)機(jī)構(gòu)切實(shí)做好成本管理工作,二級(jí)機(jī)構(gòu)則要針對(duì)盈利能力展開管理,而一級(jí)結(jié)構(gòu)將關(guān)注重點(diǎn)放在戰(zhàn)略管理上,如此可以使整個(gè)體系更加健全。國(guó)有企業(yè)展開物資采購(gòu)管理時(shí),在財(cái)務(wù)、技術(shù)等各部門的支持下,有效借力相關(guān)部門,形成緊密的協(xié)作關(guān)系。
采購(gòu)部要根據(jù)合同約定的付款方式和付款周期,制定采購(gòu)付款計(jì)劃,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后提交財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部在收到采購(gòu)部付款申請(qǐng)時(shí),要核實(shí)是否在付款計(jì)劃內(nèi)的款項(xiàng)支付,并依據(jù)合同約定的付款方式安排支付貨款。財(cái)務(wù)部應(yīng)定期編制對(duì)賬單,發(fā)函與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬,及時(shí)發(fā)現(xiàn)雙方賬務(wù)處理錯(cuò)誤并及時(shí)進(jìn)行更正,確保應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款的準(zhǔn)確性。對(duì)長(zhǎng)期掛賬的應(yīng)付賬款,需要分析產(chǎn)生原因,結(jié)合合同約定條款申請(qǐng)辦理支付款項(xiàng),避免不必要的法律糾紛。需要定期檢視預(yù)付賬款的金額和賬齡,及時(shí)提醒采購(gòu)部督促供應(yīng)商按期供貨,防止企業(yè)資金長(zhǎng)期被占用,避免出現(xiàn)壞賬的風(fēng)險(xiǎn)。
建立履約驗(yàn)收體系,執(zhí)行限時(shí)整改制度,制定驗(yàn)收規(guī)則,細(xì)化驗(yàn)收程序,分成初驗(yàn)、試運(yùn)行和終驗(yàn)三個(gè)步驟,層層把關(guān),采購(gòu)人對(duì)供應(yīng)商交付的貨物依據(jù)采購(gòu)文件上的技術(shù)規(guī)格要求和國(guó)家有關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步驗(yàn)收,外觀、說(shuō)明書與采購(gòu)文件技術(shù)要求相符的,初步驗(yàn)收通過(guò),不合格的不予簽收。項(xiàng)目建設(shè)完成,設(shè)置一定的試運(yùn)行期,測(cè)試項(xiàng)目運(yùn)行狀況,試運(yùn)行期屆滿無(wú)技術(shù)故障可組織最終驗(yàn)收。試運(yùn)行期間發(fā)生故障的,要求供應(yīng)商限時(shí)整改,整改完畢重新試運(yùn)行后未出現(xiàn)故障的,再次組織驗(yàn)收。技術(shù)復(fù)雜的項(xiàng)目應(yīng)邀請(qǐng)未中標(biāo)供應(yīng)商和行業(yè)內(nèi)專家共同組成驗(yàn)收小組。最終驗(yàn)收的結(jié)果以驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的形式呈現(xiàn),僅靠感官無(wú)法判別質(zhì)量?jī)?yōu)劣的項(xiàng)目還需請(qǐng)?zhí)囟ǖ膶I(yè)機(jī)構(gòu)出具質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告作為驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的一部分。履約驗(yàn)收完成,資產(chǎn)管理部門及時(shí)登記入賬,粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽。嚴(yán)格款項(xiàng)支付的把關(guān),務(wù)必以最終驗(yàn)收合格作為貨款支付的前提。
綜上所述,國(guó)有企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)控管理工作是保障企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的先決條件,是企業(yè)實(shí)現(xiàn)降本增效管控目標(biāo)最直接、最有效的途徑,也是保證企業(yè)盈利水平、優(yōu)化市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)條件的重要組成部分。企業(yè)應(yīng)審視現(xiàn)有采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)是否科學(xué)合理,能否有效地規(guī)避企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),在此基礎(chǔ)上不斷優(yōu)化完善采購(gòu)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)與控制,確保采購(gòu)業(yè)務(wù)真正為企業(yè)經(jīng)營(yíng)保駕護(hù)航,提高企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力,為企業(yè)的持續(xù)性健康發(fā)展提供基礎(chǔ)性的動(dòng)力。