葉萍

（中國(guó)鐵路哈爾濱局集團(tuán)有限公司，黑龍江哈爾濱 150001）

現(xiàn)代化檔案管理需要依托信息技術(shù)而實(shí)現(xiàn)高效、精準(zhǔn)的檔案管理，可簡(jiǎn)化檔案管理流程。將之應(yīng)用于國(guó)有企業(yè)檔案管理之中，可減輕管理人員工作量，實(shí)現(xiàn)高效檔案管理，同時(shí)也可防止出現(xiàn)檔案文件缺漏現(xiàn)象，提升檔案資料檢索與查閱便利性，在現(xiàn)代化信息技術(shù)支持下增強(qiáng)檔案資料機(jī)密性與安全性，還可通過(guò)局域網(wǎng)存儲(chǔ)、備份處理、加密程序設(shè)置、設(shè)定使用者權(quán)限等方式保障檔案資料的存儲(chǔ)與利用安全。

1.國(guó)有企業(yè)管理中應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)與服務(wù)方式的問(wèn)題所在

1.1 信息素養(yǎng)不高、服務(wù)意識(shí)缺失

多年來(lái)，國(guó)有企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理思想根深蒂固，所應(yīng)用的管理方式也相對(duì)陳舊，檔案管理人員自身不具備良好的信息素養(yǎng)，并且服務(wù)意識(shí)有所欠缺。即便國(guó)有企業(yè)針對(duì)檔案管理組織了相應(yīng)培訓(xùn)活動(dòng)，然而部分檔案管理人員的教育培訓(xùn)參與意識(shí)不強(qiáng)，未能基于時(shí)代發(fā)展與需求變化自主強(qiáng)化自身的綜合素養(yǎng)，國(guó)有企業(yè)檔案管理中現(xiàn)代化管理技術(shù)的應(yīng)用需求得不到滿(mǎn)足，也未對(duì)服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變提供有利條件，制約了國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作成效。

1.2 信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)功能挖掘不深入

因國(guó)有企業(yè)檔案管理人員自身信息素養(yǎng)不足，不具備信息化管理設(shè)備嫻熟操作的能力，導(dǎo)致現(xiàn)代化管理手段的應(yīng)用頻繁出現(xiàn)操作問(wèn)題，限制了現(xiàn)代化管理方式應(yīng)用價(jià)值的最大化彰顯，有時(shí)管理效率比之傳統(tǒng)管理方式還有所不及。[1]此外，因日常工作中對(duì)現(xiàn)代化管理方式的類(lèi)型劃分未做著重突出，應(yīng)用信息也不夠明確，因而檔案管理人員未能深入與了解現(xiàn)代化管理模式，也未深入挖掘現(xiàn)代化信息技術(shù)的功能價(jià)值。

1.3 缺乏健全的檔案管理制度

目前國(guó)有企業(yè)雖制定了檔案管理相關(guān)制度，然而卻未建立連帶責(zé)任追究制度，同時(shí)也未制定完善的監(jiān)督審查及定期維護(hù)管理機(jī)制，由于制度的不健全，致使當(dāng)前的制度體系與現(xiàn)代化管理模式下的應(yīng)用要求不相契合，未能對(duì)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用、服務(wù)方式的實(shí)施提供可靠的制度保障，從而限制了檔案現(xiàn)代化管理成效，削弱了服務(wù)方式應(yīng)用效果。

2.國(guó)企檔案管理中現(xiàn)代化管理技術(shù)及服務(wù)方式有效運(yùn)用的可靠路徑

2.1 加強(qiáng)檔案管理者綜合素質(zhì)能力建設(shè)

2.1.1 嚴(yán)格把控人才聘用環(huán)節(jié)素養(yǎng)能力考核關(guān)

國(guó)企聘用檔案管理人才時(shí)，應(yīng)將其是否具備良好的信息素養(yǎng)、服務(wù)意識(shí)是否充足、創(chuàng)新思維與能力是否具備作為考核重點(diǎn)，模擬工作情境，通過(guò)歸類(lèi)大量檔案任務(wù)的下達(dá)，要求應(yīng)聘人員在固定時(shí)段內(nèi)利用信息化檔案管理系統(tǒng)獨(dú)立完成檔案歸類(lèi)任務(wù)，結(jié)合應(yīng)聘人員的歸類(lèi)速度、歸類(lèi)清晰度，篩選出素質(zhì)能力高超的人才擔(dān)任檔案管理工作，從而保障現(xiàn)代化管理手段及服務(wù)方式的順利落實(shí)[2]。

2.1.2 建立健全人才培訓(xùn)機(jī)制

國(guó)企應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代化管理手段的應(yīng)用需求，結(jié)合服務(wù)方式調(diào)整的必要能力，針對(duì)檔案管理人員展開(kāi)對(duì)應(yīng)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)以一體化檔案管理模式的引入為主，展開(kāi)信息化檔案管理系統(tǒng)培訓(xùn)，并重點(diǎn)提升檔案管理者的服務(wù)意識(shí)及創(chuàng)新思維，強(qiáng)化其工作責(zé)任感，從而全面提升國(guó)企檔案管理者的綜合素質(zhì)能力，確?，F(xiàn)代化管理手段及服務(wù)方式的應(yīng)用條件具備、應(yīng)用需求得到有效滿(mǎn)足。

2.2 實(shí)現(xiàn)信息化管理技術(shù)的深入開(kāi)發(fā)

目前，國(guó)有企業(yè)逐步引入以基于信息技術(shù)的檔案管理技術(shù)，應(yīng)用效果有目共睹。但國(guó)企現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、服務(wù)質(zhì)量的提升需要以信息化檔案管理技術(shù)的深入開(kāi)發(fā)為基礎(chǔ)，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、信息挖掘以及信息檢索等先進(jìn)的技術(shù)手段的研發(fā)，通過(guò)技術(shù)支持保障信息化檔案管理系統(tǒng)的建立與應(yīng)用。

2.2.1 加強(qiáng)完善性信息交流機(jī)制建立

國(guó)有企業(yè)應(yīng)在信息技術(shù)支持下完成開(kāi)放性、通暢性的信息溝通與交流平臺(tái)，根據(jù)檔案管理層次設(shè)定各個(gè)檔案管理人員的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，以便其可在自身查閱范圍內(nèi)進(jìn)行檔案信息的快速檢索與查找，有效展現(xiàn)現(xiàn)代化管理方式的應(yīng)用價(jià)值。

2.2.2 引入安全管理系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程中，應(yīng)實(shí)現(xiàn)安全管理系統(tǒng)的有機(jī)融合，在其保障下提升檔案信息管理的安全性，可通過(guò)電子文檔備份彌補(bǔ)因意外丟失數(shù)據(jù)所產(chǎn)生的損失，也可建立單獨(dú)的局域網(wǎng)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)備份信息在此系統(tǒng)中的安全存儲(chǔ)，防止開(kāi)放性網(wǎng)絡(luò)下因非法入侵而導(dǎo)致重要信息泄露或損毀，從而為國(guó)有企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供安全保障。

2.3 構(gòu)建科學(xué)完善的檔案管理制度體系

國(guó)有企業(yè)檔案管理計(jì)劃的落實(shí)、檔案管理質(zhì)量的保障需要科學(xué)、完善、可行的檔案管理制度體系為基礎(chǔ)，可在此體系支持下，確保現(xiàn)代化管理手段的科學(xué)應(yīng)用，確保服務(wù)方式的順暢實(shí)施，從而彰顯二者的應(yīng)有效用，因此，健全檔案管理制度體系勢(shì)在必行[3]。

2.3.1 加快一體化管理制度建立與落實(shí)

一體化管理的實(shí)現(xiàn)可在檔案管理工作中引入現(xiàn)代化文秘制度，檔案借閱與傳輸過(guò)程中，要做好詳實(shí)的檔案保存及上繳情況記錄，通過(guò)一體化管理制度的完善逐步實(shí)現(xiàn)高精準(zhǔn)度、規(guī)范化的檔案管理工作，以此提升國(guó)有企業(yè)檔案管理的科學(xué)性與合理性，確保檔案管理規(guī)劃的有效落實(shí)。

2.3.2 制定與實(shí)施連帶責(zé)任追究管理制度

應(yīng)對(duì)當(dāng)前國(guó)有企業(yè)所采用的檔案管理制度進(jìn)行細(xì)化與改革，面向所有檔案管理人員進(jìn)行工作任務(wù)分解，并引入科學(xué)的問(wèn)責(zé)機(jī)制，通過(guò)連帶責(zé)任追究管理制度的完善建立，在問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)及時(shí)查找到源頭，并對(duì)相應(yīng)負(fù)責(zé)人給予適當(dāng)?shù)膽吞?，以警示其他人員做好本職管理工作，最大化提升檔案管理工作質(zhì)量。

2.3.3 建立與推行監(jiān)督管理機(jī)制

作為國(guó)有企業(yè)管理體系中的關(guān)鍵部分，檔案管理涉及管理內(nèi)容眾多，既要對(duì)檔案資料進(jìn)行歸類(lèi)與保存，還需對(duì)檔案資料進(jìn)行加密處理，且需審查各個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)，將其中存在的安全隱患有效排查出來(lái)。[4]為此，需要通過(guò)嚴(yán)格性、全面性的監(jiān)督管理機(jī)制的建立，確保安全隱患能夠得到及時(shí)發(fā)現(xiàn)與化解，以此實(shí)現(xiàn)高精準(zhǔn)性與高效性的現(xiàn)代化檔案管理。

2.3.4 確保安全防護(hù)管理有效落實(shí)

現(xiàn)代化管理模式應(yīng)用初期，現(xiàn)代化管理技術(shù)的應(yīng)用或服務(wù)方式的實(shí)施難免出現(xiàn)問(wèn)題，如利用信息技術(shù)管理檔案時(shí)，會(huì)因網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性而導(dǎo)致信息安全面臨威脅，需要通過(guò)檔案管理者的安全管理意識(shí)強(qiáng)化、檔案管理系統(tǒng)操作熟練度與正確性的提升，避免于操作中點(diǎn)擊帶有病毒的鏈接而導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，應(yīng)定期檢測(cè)系統(tǒng)，及時(shí)針對(duì)發(fā)現(xiàn)的漏洞進(jìn)行處理、查殺系統(tǒng)中的病毒，以此確保檔案管理系統(tǒng)的安全可靠運(yùn)行。

3.結(jié)語(yǔ)

國(guó)有企業(yè)自身發(fā)展壯大的同時(shí)，檔案管理方面的工作要求也隨之提升，為此，國(guó)有企業(yè)必然要通過(guò)現(xiàn)代化管理技術(shù)的引入以及新型服務(wù)方式的應(yīng)用而提升檔案管理效果。未來(lái)，國(guó)企檔案管理必然要以信息化改革為核心，逐步實(shí)現(xiàn)一體化管理，為此，國(guó)企檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)代化管理手段及服務(wù)方式在本單位檔案管理工作中的正確應(yīng)用，通過(guò)加強(qiáng)檔案管理者綜合素質(zhì)能力建設(shè)、實(shí)現(xiàn)信息化管理技術(shù)的深入開(kāi)發(fā)、構(gòu)建科學(xué)完善的檔案管理制度體系三個(gè)方面確保現(xiàn)代化管理手段及服務(wù)方式應(yīng)用價(jià)值的充分彰顯。