楊瑜瑜

（晉江市衛(wèi)生健康局，福建 晉江 362216）

檔案管理工作在社會發(fā)展中具有著至關重要的作用，與人的發(fā)展具有著密切相連的關系，其重要性不言而喻。檔案有著客觀性、邏輯性、實用性以及歷史性的特征，在保管上具有著永久和定期的兩種類型。在衛(wèi)生健康局發(fā)展的過程中，會產生大量種類各不相同的檔案，而為了能夠提高檔案管理工作的效率，要及時對檔案進行收集及處理。而檔案管理工作本身具有著繁瑣的特點，在進行工作時會出現諸多的問題，阻礙了檔案管理效率的提升。大數據時代的到來能夠有效地解決傳統檔案管理中存在的問題，促使檔案管理工作效率的提升，減少了檔案丟失及損害的風險，促進衛(wèi)生健康局工作的順利進行。

一、大數據時代下對衛(wèi)生系統檔案管理工作的優(yōu)勢

（一）提高檔案工作的效率

隨著現代化社會的高速發(fā)展，檔案管理中的數據規(guī)模及管理的內容變得越來越多，傳統的檔案管理模式已經不能滿足現代化社會的需求，使得檔案管理工作極易出現錯誤，從而給檔案管理帶來了諸多的影響。在大數據時代下利用信息技術進行衛(wèi)生健康局檔案管理工作，能幫助檔案管理工作人員節(jié)省精力及時間，并有效地減少了錯誤的產生，提高了檔案管理的工作效率。

（二）保管更加便捷，確保了檔案的安全

傳統的衛(wèi)生健康局檔案管理模式都是由紙質、膠片等工具進行存儲管理，并將其存放在了檔案庫房中，此種管理方式存在了一定的缺陷，并在尋找檔案的過程中也較為不便。在大數據時代下，豐富了檔案管理的保管方式，使得檔案保管的方式更加多樣化，在傳統的儲存方式上還增加了光盤、網絡、移動硬盤等多樣化的方式，既能減少了空間的使用，同時攜帶起來也更為方便，讓管理在尋找的過程中會更加便利，安全系數也更加高。

（三）豐富檔案管理工作中的資料收集方式

在檔案管理的過程中，不能被收集歸檔的檔案不屬于檔案，而這也揭示出了檔案數據收集工作是檔案管理中極其重要的工作[1]。在傳統的衛(wèi)生健康局的檔案收集工作是通過紙質資料的主動移交，因此在此過程中特別容易出現檔案遺失的情況發(fā)生，讓檔案收集工作開展得更加困難。在大數據時代下，檔案數據的收集工作是通過信息技術從網絡上傳輸到管理人員的計算機中，不僅提高了工作效率的同時，還極大地豐富了檔案管理工作中資料收集的方式，促進了檔案管理工作的高效率開展。

（四）促使了衛(wèi)生健康局檔案信息共享

衛(wèi)生健康局的檔案管理人員能多各項信息數據進行全面的分析與整理，對醫(yī)療機構實現了科學化管理，并能根據衛(wèi)生系統更加全面地了解醫(yī)療機構的信息，制定出明確的管理方法，從而形成了認真專研的思想。同時，使得傳統的檔案管理中存在的問題得到了及時地解決，使得海量化的信息獲得更加高效的管理，并讓各種信息實現了自動化的分配，促進衛(wèi)生健康局管理水平的穩(wěn)步提升，并邁向了嶄新的管理階段。此外，使得各類信息都能實現科學化的搜集及管理，極大地提升了管理的效果，讓管理的流程變得更加的細致化，使得檔案管理時效性的以確保，安全性得以保障，讓管理呈現出了數字化的特征。

二、大數據時代下衛(wèi)生系統檔案管理存在的問題

（一）檔案信息的安全性不能被保障

隨著大數據的到來，相關法律體系知識也變得更加的完善和健全，人們的自我保護意識及知識產權的意識也在不斷地提升?，F階段，衛(wèi)生系統登記冊及相關部門的規(guī)章制度較為不健全，嚴重地阻礙了大數據時代下檔案管理的發(fā)展，使得歸檔提交率較低，導致了醫(yī)療檔案記錄并不能得以安全的保存，且在存檔的過程中有可能會造成了檔案的丟失。

（二）傳統檔案管理的思想根深蒂固

大數據屬于新的技術管理水平，但是因為受到傳統檔案管理思想的影響，檔案管理人員對現代化的檔案管理手段接受程度較低，并不能良好地運用信息化技術來進行管理檔案，缺乏了一定的信息化檔案管理技術[2]。加上因為思想的認知中存在了偏差，缺乏了新的創(chuàng)新思維觀念，不能正確地認識到大數據帶來的優(yōu)勢性，從而不能及時地掌握新型的信息化管理水平技術，使得檔案管理的效率不斷下降，阻礙了檔案的科學化管理。

（三）檔案管理過程不規(guī)范

黨和國家一直高度重視檔案管理，尤其是在改革開放后更是加強了對檔案管理的高度，衛(wèi)生系統檔案管理也在其中。以衛(wèi)生健康局為中心的醫(yī)院管理人員中的領導層通常是過于注重效益，而忽略了對檔案的管理，并在面臨生存與發(fā)展中的沖突時，往往是最先追求經濟效益，并不能認識到歸檔的重要性。忽略了醫(yī)療衛(wèi)生檔案在疾病診斷及治療、傳染病的預防與控制、科學研究、醫(yī)療糾紛處理以及在醫(yī)院管理中的重要作用。錯誤地認為，衛(wèi)生檔案的管理只能作為輔助性的工作來開展，在管理過程中存在了不完善的局面。

（四）管理方法缺乏了創(chuàng)新

因為諸多因素的制約，加上因為存檔材料的特殊性使然，使得存檔的操作一直都是機密管理的模式。而隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展和醫(yī)療系統管理方式的完善，存檔技術卻停滯不前了，缺乏了一定的創(chuàng)新性。致使了檔案管理雖然信息化，但是管理方式卻沒有發(fā)生絲毫的改變，并沒有真正地形成整體信息化的管理，對檔案的利用效率也較低。加上因為文件在衛(wèi)生系統中的存儲條件較差，缺乏了一系列的通風、光照強度、濕度及溫度都不能達到標準，缺乏了安全有效地保護措施。

三、大數據時代衛(wèi)生系統檔案管理工作的具體策略

（一）正確認識檔案管理的重要性

在大數據時代的背景下，衛(wèi)生系統也在不斷地深化改革，因此要對衛(wèi)生系統中的檔案管理工作做出相應的改變，以此來更好地適應衛(wèi)生健康局的發(fā)展要求。基于此，衛(wèi)生系統檔案管理工作的創(chuàng)新也變得更加重要[3]。管理層要正確得認識到，檔案創(chuàng)新是屬于衛(wèi)生健康局管理工作創(chuàng)新的重要組成部分，實踐也證明了，衛(wèi)生健康局管理對衛(wèi)生檔案創(chuàng)新管理的重要性是提高衛(wèi)生系統管理水平和提高檔案質量的重要保障。因此要衛(wèi)生健康局中所有人員，要共同組建起新的檔案管委會，以此來對檔案管理實施有效的監(jiān)督。

（二）引入新技術到衛(wèi)生檔案管理中，合理的推進檔案管理工作

在大數據的背景下，新技術的產生是得益于老技術的不斷創(chuàng)新，從而才能有效地提高檔案管理的工作效率。衛(wèi)生檔案管理要勇于接受新技術，并將此引入到檔案管理的實際工作中國，并要根據自身發(fā)展的實際情況要研發(fā)出適合自身檔案管理的相關軟件，促進檔案管理工作更加具有現代化的趨勢。而在大數據的背景下，檔案管理并不是由個人及計算機就能單獨完成的，而是部門與部門間要學會合作及配合，并要利用虛擬技術、云儲存等信息化技術來促進檔案管理得到更好的發(fā)展。

（三）提升管理人員的能力

現階段的衛(wèi)生系統中，檔案管理人員的綜合素質直接影響到了檔案管理的水平。隨著大數據時代的到來，醫(yī)療及健康檔案信息管理對于信息化的要求及水平也在不斷地遞增，隨之而來的是對檔案管理人員提出的要求也更加嚴格。目前衛(wèi)生系統檔案管理中缺乏了相應的專業(yè)數字化管理人才，使得在進行檔案管理的過程中不能應用先進的信息技術及設備來對檔案進行數據化分類及查詢管理。為了適應大數據時代下發(fā)展的需求，衛(wèi)生健康局要著力研究并解決當前所面臨的新情況，使得檔案管理能夠符合時代發(fā)展的要求?；诖耍罅σM專業(yè)化的技術人才，著力重視對檔案管理人員的培訓，并要優(yōu)化檔案管理的模式，提高現有檔案管理人員的能力及專業(yè)知識，達到綜合素質提升的效果。同時，還要根據信息時代發(fā)展的需求，引進先進的檔案管理設備，從而提高檔案管理的效率及質量，以此促進衛(wèi)生健康局的持續(xù)發(fā)展。

（四）加大硬件設施投入

人事檔案信息化管理是企業(yè)現代人事檔案管理的重要趨勢，醫(yī)療機構加強人事檔案信息化管理也是增強自身管理實效，滿足醫(yī)療機構未來發(fā)展的關鍵。現行《全國檔案系統信息化建設實施綱要》對各級管理機關、檔案館和企業(yè)檔案信息化管理水平都做出了明確的規(guī)定。為此，醫(yī)療衛(wèi)生機構必須嚴格依照并遵循《全國檔案系統信息化建設實施綱要》的具體要求，加大人事檔案信息化硬件設備資金投入力度，積極開展設備和系統建設工作，為機構內部人事檔案信息化管理工作的開展提供可靠的硬件基礎。

（五）加強檔案信息化軟件系統的安全防護

首先，在軟件方面，應積極引入先進的安全防護系統，做好數據隔離和數據監(jiān)測工作，對于惡意入侵和存在風險的訪問要及時地攔截和阻斷，并向系統管理員及時做出回應。其次，要嚴格控制檔案信息系統的訪問環(huán)節(jié)，加強對檔案信息系統訪問請求的審核，并定期更換檔案信息系統[4]。

（六）提高衛(wèi)生檔案管理中的科學性及信息化水平

在大數據的背景下，衛(wèi)生系統檔案管理要想符合時代發(fā)展的要求，就要合理地運用想嗲話的互聯網技術進行檔案的管理工作，以此來推動衛(wèi)生檔案管理走向現代化的發(fā)展趨勢。并借助大數據、云計算技術的功能下，讓檔案管理能夠實現高精度、高速度地完成檢索工作，從而節(jié)約了人力、物力以及財力，促進了檔案管理工作的順利開展。此外，要想讓衛(wèi)生系統檔案在管理中進行創(chuàng)新，要借助信息技術的力量構建起完善的內部網絡，從而讓檔案數據庫能夠合理地建設，打破傳統檔案中的模式，將辦公、信息以及檔案資源有效地融合，促進檔案工作進行得更加合理。

（七）完善衛(wèi)生檔案管理中的信息安全監(jiān)管制度

信息安全是在大數據時代下檔案管理工作中的重要因素，管理人員在利用信息化水平提升檔案管理工作效率的時，還應該要重視檔案的私密性及安全性。因此，衛(wèi)生健康局要加強對檔案實施信息安全監(jiān)管制度，并要根據實際的情況制定相應的保護措施，提高管理人員的安全防范意識，對工作中因操作不當導致檔案泄露的人員要讓其承擔相應的責任，將責任落實到個人頭上，加強管理人員的安全意識[5]。

結語

總之，在大數據的時代下，檔案管理正在朝著信息化的方向發(fā)展著，促進檔案管理水平及效率的不斷提升。然而檔案管理者要正確地認識到網絡是把雙刃劍，在運用信息化技術的過程中還要不斷地完善安全監(jiān)督系統，以此來確保檔案管理工作的安全性，讓檔案順應時代的發(fā)展實現可持續(xù)發(fā)展。