陳將浪

（機(jī)械工業(yè)出版社，北京 100037）

引言

圖書編輯工作不僅重要而且繁雜，對(duì)于青年圖書編輯來講，高效的時(shí)間管理方法能夠最大程度提升編輯工作效率，提高圖書質(zhì)量。因此，青年編輯應(yīng)將時(shí)間管理與實(shí)際工作相結(jié)合，通過時(shí)間支出、代辦清單、劃分事件優(yōu)先以及分解任務(wù)等流程進(jìn)行深入分析，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)制定出有效的時(shí)間管理方法，充分提高青年編輯的工作效率與質(zhì)量，減少不必要工作壓力的出現(xiàn)以及青年人才的流失，進(jìn)而推動(dòng)圖書行業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

一、青年圖書編輯高效時(shí)間管理的提出

時(shí)間管理能力是青年圖書編輯需要具備的重要能力之一，在繁雜的編輯工作中，高效的時(shí)間管理能夠有效提升圖書編輯質(zhì)量與效率，提高個(gè)人工作能力。任何一本圖書都是一個(gè)單獨(dú)的項(xiàng)目，青年圖書編輯在這一過程中會(huì)面對(duì)系統(tǒng)全面的工作環(huán)節(jié)，如，選題、約稿、編輯、送審、校對(duì)、排版、印刷、裝幀等多個(gè)環(huán)節(jié)，其中也涉及了不同人員之間的合作，一本書籍的發(fā)行需要經(jīng)過多個(gè)流程，期間時(shí)間管理起到了重要的作用，所以也對(duì)青年圖書編輯的時(shí)間管理能力提出了更高的要求與考驗(yàn)?，F(xiàn)如今，隨著市場競爭力的加強(qiáng)，青年圖書編輯的加入使圖書行業(yè)注入了新鮮血液，也成為該行業(yè)中不可忽視的重要力量。據(jù)調(diào)查顯示，青年人群每天的工作時(shí)間最久，平均每天為10 小時(shí)。這當(dāng)中除了工作本身繁重、經(jīng)驗(yàn)不足導(dǎo)致加班等原因外，缺少時(shí)間管理能力是以重要因素。很多青年圖書編輯無法對(duì)時(shí)間進(jìn)行科學(xué)的管理與利用，所以導(dǎo)致了加班與工作壓力的增加，進(jìn)而也影響了這一行業(yè)人才的流失。因此，加強(qiáng)青年圖書編輯時(shí)間管理十分重要。青年編輯作為行業(yè)發(fā)展的主力軍，應(yīng)積極接受新思想、新方法優(yōu)化自己的編輯工作，將理論與實(shí)踐相結(jié)合，尋找更加高效的時(shí)間管理方法，提升時(shí)間利用率，提升工作效率與質(zhì)量。

二、造成青年圖書編輯時(shí)間浪費(fèi)的因素

首先，青年編輯個(gè)人時(shí)間管理不合理?，F(xiàn)如今，很多青年圖書編輯的時(shí)間觀念不強(qiáng)，敏感程度也不高，缺少工作計(jì)劃安排與目標(biāo)制定，更無從知曉自己一天的時(shí)間用在哪些事物上。還有一些青年編輯雖然有計(jì)劃，但是在時(shí)間安排上不合理，很多時(shí)間運(yùn)用到一些不重要的事情上，毫無條理性。其次，青年編輯對(duì)作者缺少有效的時(shí)間管理。我們都知道，很多圖書的作者都是一些名人，如領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)科領(lǐng)導(dǎo)等，常年忙于學(xué)術(shù)研究、各種會(huì)議以及行政工作等等，沒有足夠的時(shí)間寫書，所以無法按期交稿，這也是很多編輯常遇到的問題之一。最后，對(duì)出版的流程與時(shí)間管理的缺失。出版圖書涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，需要不同工作人員之間的密切合作，所以很多青年編輯由于經(jīng)驗(yàn)的不足，在時(shí)間管理方面很難宏觀掌握，尤其在出版旺季中，經(jīng)常會(huì)遇到大量圖書集中在同一天出版，最終導(dǎo)致無法按時(shí)發(fā)行。這些都是造成時(shí)間浪費(fèi)的重要因素。

三、提高青年編輯時(shí)間管理效率的方法

（一）記錄時(shí)間支出情況

在青年圖書編輯工作中，記錄時(shí)間支出情況是管理時(shí)間的有效方法之一。

首先青年編輯應(yīng)運(yùn)用時(shí)間統(tǒng)計(jì)方法去記錄時(shí)間的支出

時(shí)間管理好比理財(cái)，當(dāng)編輯人員發(fā)現(xiàn)時(shí)間不夠用，工作效率低，就要及時(shí)通過記錄去了解自己時(shí)間的具體支出情況。記錄時(shí)間的方法有很多，如柳比歇夫時(shí)間統(tǒng)計(jì)法。這種時(shí)間記錄方法詳細(xì)地記載了每天工作、休息等時(shí)間的分配，甚至每件事請(qǐng)的消費(fèi)時(shí)間精確到分鐘，然后再根據(jù)統(tǒng)計(jì)學(xué)對(duì)記錄的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。這種記錄方法可以對(duì)時(shí)間進(jìn)行客觀的了解與分析，從而使青年編輯了解自己的時(shí)間使用情況。經(jīng)過一段時(shí)間的記錄后發(fā)現(xiàn)，青年圖書編輯的時(shí)間沒有得到高效利用，對(duì)工作耗時(shí)的判斷存在誤差，工作時(shí)間太過碎片化。在對(duì)時(shí)間數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理后，青年圖書編輯的工作效率得到大幅度提升，加班現(xiàn)象減少，壓力減小，工作計(jì)劃的準(zhǔn)確度也有了提升，從而提升了時(shí)間的使用效率。

其次，處理碎片時(shí)間

碎片時(shí)間是青年編輯沒有安排工作和沒有計(jì)劃使用的時(shí)間，比較零碎、短暫。通常碎片時(shí)間的成因是整體時(shí)間被電話、臨時(shí)任務(wù)等計(jì)劃之間的事情打碎。很多青年圖書編輯者都會(huì)有工作時(shí)間被外來因素打碎的煩惱，甚至感嘆要下班后才能開始做事。逐漸碎片時(shí)間累積的數(shù)量越來越多。為了進(jìn)一步改善碎片時(shí)間，青年編輯可以將碎片時(shí)間化零為整，將同一類的瑣碎工作在同一時(shí)間內(nèi)完成。例如，在編輯過程中需要填寫各種單據(jù)，或者回復(fù)同事信息。這些事情會(huì)不斷產(chǎn)生碎片時(shí)間，所以青年圖書編輯應(yīng)集中在同一個(gè)時(shí)間段內(nèi)完成一些瑣碎的事情，將大量的完整時(shí)間留給重要的工作。除此之外，青年圖書編輯還要試著利用碎片時(shí)間，發(fā)揮碎片時(shí)間的價(jià)值。如利用碎片時(shí)間進(jìn)行文件整理、學(xué)習(xí)等，或者進(jìn)行短暫的冥想與思考，從中獲得編輯靈感，提高時(shí)間使用效率，從而更加高效地完成編輯工作。

（二）理清待辦事項(xiàng)清單

首先，作為青年圖書編輯者要了解清單的功能與作用，通過時(shí)間記錄法了解個(gè)人的時(shí)間額度以及使用情況，并為代辦主項(xiàng)梳理做好準(zhǔn)備

在圖書編輯過程中，青年編輯往往會(huì)面臨以下情況，如手中的圖書處在一審、二校和下廠階段，不同的書籍不同的工作環(huán)節(jié)產(chǎn)生糾葛；很多同事的信息需要回復(fù)；領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)安排其他工作等等。這些事情往往會(huì)給青年編輯工作帶來一定的壓力，引發(fā)各種焦慮，進(jìn)而影響編輯工作效率。所以，青年編輯者可以通過GTD 中的清單方法解決這一問題，將工作中的所有代辦事項(xiàng)與工作計(jì)劃進(jìn)行分類整理，讓工作流程更加清晰便捷，讓青年編輯的大腦得到充分的釋放，進(jìn)而避免因工作繁亂引起的焦慮。這一方法的使用還能提供可參考的工作框架計(jì)劃，展示工作者每天、每周、每月的工作情況與成就，讓青年編輯的代辦清單更加的詳細(xì)，從而更加高效的使用時(shí)間，提升工作效率。

其次，在工作清單中寫明要點(diǎn)

一份有效的工作清單向?qū)Ш降貓D指引著青年編輯。所以，在列出待辦事項(xiàng)清單時(shí)，要詳細(xì)標(biāo)明日期，注意要點(diǎn)，期限等，從而幫助青年編輯清空大腦，減少壓力。另外，不必要將可以在幾分鐘內(nèi)完成的事項(xiàng)列入清單中。如當(dāng)青年圖書編輯在完成一天的工作后，可以列出第二天需要代辦的事項(xiàng)，以便于次日能夠快速的執(zhí)行，避免耽誤不必要的時(shí)間。例如，常見的清單各式如下：

某月某日

謀出版社引進(jìn)A 系列圖書，并與譯者某某人商討翻譯要求與時(shí)間。

從B 書選幾頁內(nèi)容交給譯者b 翻譯。

C 圖書腰封沒有調(diào)整，需要合作方提供資料，定為周五前完場。

所以，要想高效的管理工作時(shí)間，青年圖書編輯就有必要將待辦事項(xiàng)記錄下來，并按照時(shí)間、輕重等梳理，從而提高編輯的工作效率，提高時(shí)間的使用效率。

（三）劃分清單事項(xiàng)的優(yōu)先等級(jí)

圖書編輯的工作任務(wù)是不間斷的。國外專業(yè)提出的“二八定律”認(rèn)為，任何事物中，最重要的往往占比較小，約百分之二十。剩余的百分之八十多數(shù)是次要的。所以，在圖書編輯過程中，青年編輯者可以根據(jù)二八定律對(duì)代辦事項(xiàng)進(jìn)行等級(jí)劃分，將事物按照優(yōu)先次序進(jìn)行排列，將最重要的事情定優(yōu)先級(jí)。例如，可以將電腦系統(tǒng)指派的任務(wù)作為優(yōu)先等級(jí)。青年編輯可以使用四象限法則對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行等級(jí)劃分，這一方法是將工作按照重要和緊急兩個(gè)程度劃分，如緊急與重要并存的、重要不緊急的、緊急不重要的、不緊急也不重要的。所以，青年圖書編輯在工作過程中，應(yīng)對(duì)列舉的工作清單按照優(yōu)先等級(jí)進(jìn)行劃分，從而確保時(shí)間的合理利用，也避免時(shí)間的不必要浪費(fèi)。進(jìn)而提升時(shí)間管理效率。

（四）分解任務(wù)，并逐個(gè)執(zhí)行

在圖書編輯工作中，首先要將工作任務(wù)進(jìn)行分解，并設(shè)定時(shí)間期限如任務(wù)分解法的運(yùn)用。這一方法源自工作分解結(jié)構(gòu)，指的是把工作項(xiàng)目按照階段可交付結(jié)果分解成更小的，這樣方便管理。在青年編輯工作過程中，要靈活巧妙地運(yùn)用這一思路，對(duì)已經(jīng)劃分優(yōu)先等級(jí)的工作進(jìn)行進(jìn)一步的分解。在工作中，不需要太過強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)和專業(yè)，而是將一個(gè)重要的、繁瑣的工作分解成若干個(gè)小任務(wù)即可，然后執(zhí)行。分解任務(wù)在圖書編輯工作中具有一定的優(yōu)勢，可以幫助青年編輯做好預(yù)判，預(yù)留編輯工作的實(shí)踐，也減少工作拖延問題，減少青年編輯大腦中的畏難情緒，從而提高工作積極性與動(dòng)力，使其能保持清晰的思路，進(jìn)而提高編輯工作效率。需要注意的是，重要的工作項(xiàng)目一定要設(shè)定完成時(shí)限，否則青年編輯在工作中缺少緊迫感，從而造成時(shí)間拖延。

其次，要盡可能地避免多任務(wù)模式

當(dāng)青年圖書編輯在設(shè)置完工作時(shí)限后，要逐項(xiàng)完成各項(xiàng)工作任務(wù)，而不是將多向任務(wù)同時(shí)進(jìn)行，其原因是人的大腦不善于同時(shí)處理多件事物。在實(shí)際工作中，編輯處理能力不足有兩方面因素，一方面是任務(wù)切換耗散，當(dāng)同時(shí)處理兩項(xiàng)工作并相互切換時(shí)，人的大腦認(rèn)知會(huì)自動(dòng)壓迫前一項(xiàng)工作任務(wù)導(dǎo)致認(rèn)知能力下降。另一方面是任務(wù)混淆耗散，指的是編輯認(rèn)知切換到下一個(gè)任務(wù)后，大腦依然會(huì)間斷式的出現(xiàn)前一個(gè)任務(wù)內(nèi)容，這也會(huì)降低認(rèn)知能力。多項(xiàng)任務(wù)切換會(huì)降低青年圖書編輯的工作效率，無形中增加了工作焦慮與壓力。所以在實(shí)際工作中，青年編輯要隨時(shí)保持大腦的高度集中，將各項(xiàng)工作任務(wù)按照事先安排好的順序逐級(jí)完成，從而實(shí)現(xiàn)時(shí)間的合理利用，提高工作效率。

另外，當(dāng)編輯工作任務(wù)已經(jīng)分解并確定等級(jí)后，需要逐個(gè)完成

在這一過程中，前年編輯可以運(yùn)用番茄工作法提高時(shí)間管理效率。番茄工作法的核心是以25 分鐘為單位，全身心地投入到工作狀態(tài)中，然后休息5 分鐘，再進(jìn)行第二個(gè)番茄鐘，以此類推，在經(jīng)過四個(gè)番茄鐘后，可以休息15-30 分鐘。這樣的工作方法看似機(jī)械，其實(shí)在實(shí)際運(yùn)用中能有效提升工作效率，提高時(shí)間的使用效率。青年編輯在工作中的注意力集中是有期限的，一旦超出期限，注意力就會(huì)被分散，時(shí)間容易碎片化，進(jìn)而影響工作效率與時(shí)間的利用。而番茄工作法的25 分鐘十分符合人體的生物節(jié)律規(guī)律。因此，在編輯工作過程中，青年編輯要妥善的運(yùn)用番茄工作法合理的安排工作時(shí)間，提升工作效率，創(chuàng)建良性循環(huán)體系，改善青年編輯的心理狀態(tài)。

四、總結(jié)

總而言之，一本圖書的順利發(fā)行需要經(jīng)過多個(gè)環(huán)節(jié)與多部門工作人員的全力配合，在這期間，時(shí)間的使用與管理是促進(jìn)圖書行業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的重要因素?，F(xiàn)如今，圖書編輯工作人員趨于年輕化，越來越多的青年人才參與到圖書編輯行業(yè)中，為圖書出版行業(yè)帶來了全新的挑戰(zhàn)與發(fā)展空間。青年編輯作為圖書行業(yè)的主要人才，不僅要提升個(gè)人編輯工作能力，還要提高時(shí)間管理能力，具備良好的時(shí)間觀念，并從工作中吸取經(jīng)驗(yàn)，探索出更加高效的時(shí)間管理方法，從而提高編輯工作效率，推動(dòng)圖書行業(yè)的良性發(fā)展。