張杰政
(萊西市河頭店中心衛(wèi)生院,山東 萊西 266621)
檔案管理工作能夠直接影響衛(wèi)生院的運行與發(fā)展,要想提升衛(wèi)生院的管理效率,就必須提高檔案管理的整體質(zhì)量,促進衛(wèi)生院日常工作的能夠有序進行。首先,要明確檔案管理的各項工作內(nèi)容,認清管理中出現(xiàn)的實際問題,并合理運用各項有效措施,實現(xiàn)衛(wèi)生院的健康有序發(fā)展。做好檔案管理工作,能夠促進衛(wèi)生院醫(yī)療水平的提升,也能夠推動相關(guān)醫(yī)學(xué)研究的發(fā)展,對衛(wèi)生院的醫(yī)療水平具有極其深遠的影響,所以必須要提升對檔案管理工作的重視程度。
從目前衛(wèi)生院的檔案管理情況來看,依舊缺乏對此工作的重視程度,由于意識不到管理工作對于衛(wèi)生院發(fā)展的重要意義,所以長時間以來,檔案管理工作得不到管理人員的重視,目前所采取的檔案管理措施,也是根據(jù)以往的服務(wù)特點和發(fā)展需求進行制定的。在這種狀態(tài)下,就會導(dǎo)致管理工作始終不能得到有效提升,存在嚴(yán)重的滯后性。在傳統(tǒng)模式的影響下,通常使用紙質(zhì)保存的方式,這就必須要求工作人員需要針對檔案的實際情況,定期開展維護工作,在維護的具體過程中,由于流程相對復(fù)雜,也會為工作人員帶來一定的工作壓力,難以提升工作人員的工作積極性。不能使檔案管理工作發(fā)揮實質(zhì)性的作用。由于現(xiàn)在衛(wèi)生院的工作重心是醫(yī)療服務(wù)與行政管理,并沒有重視檔案管理工作的發(fā)展,這就會使檔案信息無法充分發(fā)揮實際效果。除此之外,由于衛(wèi)生院在存儲以及開發(fā)檔案資源時,沒有結(jié)合時代的發(fā)展進行更新,這就會使檔案管理始終處于停滯不前的狀態(tài),所以必須突破各種影響因素的限制,才能提升衛(wèi)生院檔案管理的水平。
從目前的檔案管理情況來看,要想進一步提升檔案管理的效率,最高效的方法就是對檔案實行信息化管理,合理運用信息化管理,能夠切實提升管理的規(guī)范性與安全性,但由于目前所采用的管理技術(shù)與方法相對落后,依舊沿用傳統(tǒng)的管理理念與管理方式,即使衛(wèi)生院已經(jīng)強化了自身檔案管理的信息化水平,但依然不能跟進時代發(fā)展的潮流,進而使檔案管理效率持續(xù)降低,不能夠發(fā)揮檔案信息的實質(zhì)作用。
由于在衛(wèi)生院的檔案中,記錄了接診患者的具體信息,同時也包括衛(wèi)生院工作人員的相關(guān)信息,所以在檔案管理的過程中,必須要遵循保密原則。在這種情況下,大多數(shù)的檔案管理工作都采用閉環(huán)操作,但與此同時,針對非檔案管理人員,由于缺乏專業(yè)的水平與知識儲備,也難以掌握各項操作流程。檔案工作的具體功能不僅僅是避免信息外泄,如果不能夠多方面的對信息進行有效利用,就會大大削弱檔案本身的價值,在管理工作處于過度閉環(huán)的狀態(tài),就不利于衛(wèi)生院的健康發(fā)展。由于檔案的利用者都是內(nèi)部人員,在這種情況下,就很難發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中存在的具體問題,也不能夠及時為衛(wèi)生院提出建設(shè)性的意見,所以,有效地對檔案管理進行監(jiān)管,能夠避免管理和監(jiān)管出現(xiàn)沖突。在避免資料外泄的基礎(chǔ)上,也要使與衛(wèi)生院發(fā)展相關(guān)的部門對檔案進行有效利用,在最大程度上發(fā)揮檔案管理的重要作用。
在衛(wèi)生院的檔案管理工作當(dāng)中,一直存在服務(wù)目標(biāo)不明確的情況,只有少部分上層組織以及相關(guān)機構(gòu)能夠?qū)π畔⑦M行利用。針對這一現(xiàn)象,一些能夠為衛(wèi)生院提供服務(wù)的相關(guān)機構(gòu),并沒有能夠運用檔案信息的權(quán)限,無法提供有效的幫助。所以說,為了實現(xiàn)衛(wèi)生院的可持續(xù)發(fā)展,必須要得到相關(guān)部門的支持,但由于許多單位都不能接觸到具體的檔案信息,所以也無法為衛(wèi)生院的后續(xù)發(fā)展提供有力的幫助。
由于檔案管理具有一定的復(fù)雜性與系統(tǒng)性,為了符合現(xiàn)代化的工作需要,對于檔案管理的工作人員,必須具備較強的專業(yè)素質(zhì)與綜合技能,在對檔案管理人員的聘用問題上,也應(yīng)該選取具備較強責(zé)任心、并且具有專業(yè)從業(yè)資格證的人員來任職。在目前的檔案管理工作環(huán)節(jié)中,沒有設(shè)置相應(yīng)的考核機制,這就會導(dǎo)致工作人員缺乏工作積極性,不利于檔案管理工作的提升,為了能夠有效地激發(fā)工作人員的積極性,提高工作人員的綜合素質(zhì),必須要建立健全相應(yīng)的考核機制,加強與員工之間的溝通與交流。另一方面,為了提升管理人員的專業(yè)水平,應(yīng)該通過更加科學(xué)的方式開展培訓(xùn)工作,結(jié)合當(dāng)今的時代背景,根據(jù)衛(wèi)生院檔案管理工作的實際要求,來定期制定相應(yīng)的培訓(xùn)計劃,加強管理人員對于管理理念以及工作技巧的學(xué)習(xí),同時也要充分利用專項培訓(xùn)來提升員工的技術(shù)水平,使管理人員能夠全面掌握檔案信息系統(tǒng)的使用方式。從調(diào)整管理人員結(jié)構(gòu)配置方面來講,必須要使高水平的工作人員與一般的工作人員滿足衛(wèi)生院的具體需求,結(jié)合目前檔案管理人員的實際情況,來提升現(xiàn)代化的信息檔案管理水平。
對于衛(wèi)生院的檔案管理與利用,需要各個組織以及部門的共同參與,所以必須要改變以往的絕對保密原則,使公民能夠有權(quán)力參與到檔案的利用工作當(dāng)中,對于與衛(wèi)生院發(fā)展有關(guān)的組織以及個人,也要在一定的范圍內(nèi),擁有查閱或使用檔案資料的權(quán)限,從而促進政務(wù)信息公開的實行力度。通過這種方式,能夠使專業(yè)能力較強的組織或個人參與到衛(wèi)生院的發(fā)展中,為衛(wèi)生院未來的發(fā)展制定更加科學(xué)合理的計劃,從而提升衛(wèi)生院的服務(wù)水平,滿足現(xiàn)代化條件下的基礎(chǔ)醫(yī)療需要。
為了適應(yīng)當(dāng)今時代的實際需求,必須要深入了解當(dāng)前的工作理念,并采取積極有效的措施加以創(chuàng)新,提升工作人員的創(chuàng)新意識與實踐能力。為了改變傳統(tǒng)的理念,只有對各項管理內(nèi)容進行更加細致的研究,提升對于管理工作的重視程度,根據(jù)實際情況與需求,來確立更加科學(xué)合理的工作方案,切實保障檔案管理工作能夠有效落實。除此之外,也要摒棄之前的管理模式,有效運用信息技術(shù)改變目前管理工作的具體情況,以增強檔案管理的服務(wù)效果,以全新并且符合實際要求的管理理念來進行后續(xù)的管理,與此同時,也要與大數(shù)據(jù)進行有機融合,從各個方面對檔案信息進行收集與整理,使檔案管理能夠更好地進行創(chuàng)新。
由于人力資源是檔案工作的主體,所以必須要積極的對人力管理機制進行有效的創(chuàng)新,隨著信息化水平的不斷提升,檔案管理必須要適應(yīng)時代的發(fā)展需求,對各項管理內(nèi)容提出更加嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn),以規(guī)范當(dāng)前的管理機制,在這種情況下,只有合理運用創(chuàng)新型模式,培養(yǎng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)與綜合能力,為衛(wèi)生院的合理化發(fā)展創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)條件。在對人才的綜合素質(zhì)進行提升的過程中,必須要結(jié)合衛(wèi)生院檔案管理的實際情況,定期對相關(guān)人員提供培訓(xùn),運用各種提升渠道加強管理人員的專業(yè)水平。對于管理人員來講,也應(yīng)該樹立終身學(xué)習(xí)的意識,不斷提高自己的創(chuàng)新意識與實踐能力,在實踐過程中積極地做好總結(jié)工作,從而不斷豐富自身的管理經(jīng)驗。其次,要對目前的競爭機制進行有效的創(chuàng)新,在檔案管理中運用獎懲機制,促進管理部門的人力資源進行更好的優(yōu)化配置。對于檔案部門來講,結(jié)合實際情況開展一些良性競爭,可以在最大程度上在管理過程中營造積極向上的氛圍,使管理人員都能夠在更好的環(huán)境中成長,以便于提升工作人員的工作積極性。
要想在管理過程中充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢,必須將信息技術(shù)與管理工作充分的結(jié)合,根據(jù)目前管理的實際情況與具體的需求,使當(dāng)前的管理內(nèi)容變得更加合理化,與此同時,在應(yīng)用創(chuàng)新型管理方法的具體過程中,也應(yīng)該根據(jù)實際情況,對管理方式及進行相應(yīng)的改進,從而建立健全目前的檔案管理制度,避免各類風(fēng)險問題的發(fā)生。除此之外,也要充分利用先進的設(shè)備,從而提高檔案管理信息化的有效性與先進性,切實保障檔案的信息化管理能夠與現(xiàn)代化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相適應(yīng)。
由于檔案管理具有較強的復(fù)雜性,實際操作中,必須對各類檔案進行整理,所以必須要對檔案管理人員提出更高的要求,提高管理人員對于信息的整理以及歸納的能力。要想科學(xué)合理的實施檔案信息化管理,就要使各部門之間產(chǎn)生更強的凝聚力,使各個部門都能夠意識到檔案管理的意義,充分發(fā)揮信息資源的作用。只有建立信息共享系統(tǒng),才能夠體現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的價值與優(yōu)勢,又能夠合理地健全檔案信息體系;利用先進的信息技術(shù),對檔案實行電子化管理,可以更好地提升信息利用的整體效率。除此之外,也要建立更加完善的電子自動化管理平臺,從而實現(xiàn)檔案的自動化管理,充分發(fā)揮電子檔案的作用與價值。
綜上所述,提升當(dāng)前衛(wèi)生院的檔案管理水平,能夠保障衛(wèi)生院管理工作的規(guī)范化與合理化,要想對衛(wèi)生院的各種信息資源進行合理的優(yōu)化配置,就必須要充分發(fā)揮檔案管理工作的重要作用,積極探索加強管理工作的主要措施,明確工作過程中出現(xiàn)的具體問題,結(jié)合衛(wèi)生院檔案管理工作的實際需要,不斷建立健全管理制度,對當(dāng)前的管理設(shè)施不斷地進行完善,加強對于工作人員能力的培養(yǎng),更好地為檔案管理提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。對于具體的工作人員,在將信息化融入到管理工作的操作中,只有積極引進更加先進的管理模式,不斷對當(dāng)前的管理模式進行更新,從多個角度提高管理工作的整體效率,從而確保衛(wèi)生院的發(fā)展符合當(dāng)今時代的需求,實現(xiàn)衛(wèi)生院的可持續(xù)發(fā)展。