孟霞

（山東省濟(jì)南市中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院，山東 濟(jì)南 271199）

文書檔案作為醫(yī)院發(fā)展中的重要?dú)v史憑證，承載著記錄醫(yī)院發(fā)展歷程的功能，是由醫(yī)院在領(lǐng)導(dǎo)及行政管理活動(dòng)中形成的文件轉(zhuǎn)化而成的重要資料。文書檔案是和臨床科研的必要基礎(chǔ)條件，在醫(yī)院的發(fā)展過程中具有極其重要的作用，醫(yī)院整體工作的服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量將直接受到文書檔案管理質(zhì)量的影響。由此可見，文書檔案管理也是醫(yī)院日常工作重要組成部分，其質(zhì)量優(yōu)化問題是值得相關(guān)工作人員深入思考的問題。無紙化辦公模式在當(dāng)今日信息技術(shù)新月異的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代已在絕大多數(shù)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)，醫(yī)院文書檔案管理工作人員需要將此巨大改變作為提升和優(yōu)化管理工作的契機(jī)，在工作中不斷尋求完善與創(chuàng)新，有針對性改進(jìn)管理工作現(xiàn)狀，以使醫(yī)院文書檔案管理的工作效率及工作質(zhì)量得到有效提升，真正將變革的挑戰(zhàn)變?yōu)榘l(fā)展的機(jī)遇。

一、醫(yī)院文書檔案管理工作的特點(diǎn)

（一）檔案管理的規(guī)范性

規(guī)范性可看作是醫(yī)院檔案管理工作的首要特征。檔案管理工作必須在相關(guān)管理規(guī)定的指導(dǎo)下才能得以規(guī)范進(jìn)行，醫(yī)院文書檔案管理工作尤其如此。對于醫(yī)院檔案管理工作的要求向來較高，因?yàn)榛颊呱】蹬c醫(yī)院管理醫(yī)療水準(zhǔn)密切相關(guān)，醫(yī)院作為社會(huì)醫(yī)療保健的主體單位和重要場所，其檔案的記錄與保存必須嚴(yán)格依規(guī)執(zhí)行。國家在檔案方面極其重視且已經(jīng)制定了明確的規(guī)范制度，各類醫(yī)院單位必須將文書檔案管理置于國家相關(guān)規(guī)定規(guī)范下，嚴(yán)格按照各項(xiàng)要求規(guī)范操作，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化。檔案管理不僅在鑒定、整理、保存、查詢等一系列的業(yè)務(wù)流程中建立起嚴(yán)格的操作規(guī)范，而且每項(xiàng)流程都具有具體的標(biāo)準(zhǔn)要求，比如在鑒定醫(yī)院文書材料時(shí)，需要認(rèn)真鑒定檔案真?zhèn)闻c價(jià)值，按照鑒定結(jié)果來劃分其期限，如永久、30 年、10 年等；又如嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定來做好文化檔案的編目工作，以件為單位，做好著錄、標(biāo)引、組織、制作目錄工作[1]。

（二）檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性

檔案管理中無論是保管利用還是收集整理等都是技術(shù)性較強(qiáng)的工作流程，各項(xiàng)流程環(huán)節(jié)都擁有一套完善的操作標(biāo)準(zhǔn)，因此文書檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)性特點(diǎn)十分明顯。截至目前，醫(yī)院文書檔案管理工作已根據(jù)行業(yè)及技術(shù)特點(diǎn)，為收集、管理、鑒定、保管、利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)建立起一系列較為健全的標(biāo)準(zhǔn)制度要求，比如《歸檔文件整理規(guī)則》、《檔案的鑒定與銷毀》等，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程都能標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施。譬如分類是檔案系統(tǒng)化的中心環(huán)節(jié)和整理工作的重要組成部分，也是文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作的具體表現(xiàn)。醫(yī)院文書檔案可參照保管期限——年度分類法、保管期限——年度——問題分類法、問題——年度——保管期限分類法、年度——保管期限分類法、年度——組織機(jī)構(gòu)——保管期限分類法等已形成和規(guī)定的檔案分類整理標(biāo)準(zhǔn)方法科學(xué)規(guī)范的進(jìn)行，使醫(yī)院文書檔案的分類工作有據(jù)可依，避免了分類過程中的隨機(jī)性。

（三）檔案管理的準(zhǔn)確性

醫(yī)院人事、醫(yī)務(wù)、黨務(wù)等管理運(yùn)營重要內(nèi)容都被記錄于文書檔案中，其中還包含有重要的具有保密屬性內(nèi)容的檔案?？梢?，醫(yī)院檔案文書是醫(yī)院最為重要的文件憑證，文書檔案準(zhǔn)確有效是醫(yī)院文書檔案管理工作質(zhì)量的首要標(biāo)準(zhǔn)。進(jìn)入信息時(shí)代隨著日新月異的信息技術(shù)的被廣泛應(yīng)用于文書檔案管理工作，網(wǎng)絡(luò)病毒、漏洞等新型安全隱患使醫(yī)院文書檔案的面臨數(shù)據(jù)丟失、篡改、泄露等安全威脅，由于電子數(shù)據(jù)檔案不具有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不可更改性，醫(yī)院文書檔案的原始準(zhǔn)確性面臨較大的風(fēng)險(xiǎn)，有可能在生成和保存使用過程中發(fā)生更改、損壞、丟失等安全事故。因此，電子文書檔案信息的是否完整、真實(shí)、準(zhǔn)確能夠體現(xiàn)出醫(yī)院文書檔案管理的水平。

二、文書檔案管理在新時(shí)期的重要性及新要求

在新時(shí)期，文書檔案管理工作有了新的時(shí)代內(nèi)涵，這項(xiàng)工作比以往有了更加重要的意義。首先，文書檔案是醫(yī)院管理重要的查考依據(jù)。醫(yī)院各種管理活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)、各種行政事務(wù)處理過情況、各種規(guī)章制度等都屬于文書檔案的記錄內(nèi)容。醫(yī)院管理層推動(dòng)各項(xiàng)工作順利開展，必須基于對該項(xiàng)工作完全熟悉和以往情況的了解，這就必須借助于查考文書檔案資料，文書檔案的原始記錄是管理者全面了解問題的最佳資料。其次，文書檔案是管理決策的參考依據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)決策需要大量的管理、醫(yī)療信息作為參考，而醫(yī)院管理活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、成果、過程等都被詳細(xì)記錄于文書檔案中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)可將其作為決策依據(jù)，在其指導(dǎo)下進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、制定計(jì)劃、確定決策等重大管理事項(xiàng)，由此確保決策科學(xué)合理，推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)工作有效開展。最后，文書檔案是醫(yī)院宣傳教育的生動(dòng)素材。文書檔案詳實(shí)地記錄了醫(yī)院發(fā)展歷程，可以充當(dāng)醫(yī)院發(fā)展史編纂，宣傳展覽的素材，使廣大醫(yī)院職工和社會(huì)公眾生動(dòng)直觀地了解醫(yī)院發(fā)展歷程，增強(qiáng)宣傳教育的直觀性、歷史性和生動(dòng)性。

由于醫(yī)院的重要活動(dòng)、患者個(gè)人信息等相關(guān)真實(shí)信息都被記錄于文書檔案，為保證信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性，可借助搜集并復(fù)印相關(guān)證明資料的方式，作為文檔資料信息的輔助證明，同時(shí)也增強(qiáng)了文檔資料的完整性。以往檔案內(nèi)容不系統(tǒng)、信息不匹配、資料不完整的情況使得文書檔案的利用價(jià)值大打折扣，基于此強(qiáng)化檔案整理、收集工作，確保數(shù)據(jù)有效性、真實(shí)性，做到每份檔案都準(zhǔn)確無誤，是新時(shí)期對醫(yī)院文書檔案管理提出的重要要求。為此，必須定期進(jìn)行檔案查閱和完善工作，保證文書檔案管理嚴(yán)格依規(guī)進(jìn)行。

三、醫(yī)院文書檔案管理存在問題

醫(yī)院文書檔案管理是保證醫(yī)院各項(xiàng)工作正常開展的前提，若文書檔案管理工作無法有效銜接，則勢必會(huì)影響臨床診療工作的正常開展。鑒于醫(yī)院文書檔案管理的重要性，醫(yī)院必須高度重視文書檔案管理工作，特別是近年來醫(yī)院各項(xiàng)工作朝著規(guī)范化、科學(xué)化、智能化的方向發(fā)展，廣大檔案利用者對數(shù)字檔案需求的多元化、復(fù)雜化、個(gè)性化，使醫(yī)院在檔案信息化建設(shè)工作中暴露出很多問題和不足，文書檔案管理改革勢在必行[2]。

（一）思想意識(shí)淡薄

醫(yī)院在發(fā)展層面上要取得獲得較大的經(jīng)濟(jì)利益以及社會(huì)利益，實(shí)現(xiàn)更好更快的發(fā)展，必須在科研、教學(xué)、醫(yī)療三大工作領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)有效管理，取得突出成績，這種傳統(tǒng)管理思想已成為當(dāng)前大多數(shù)醫(yī)院管理層的共識(shí)。受此影響，醫(yī)院文書檔案管理工作在醫(yī)院日常工作及發(fā)展過程中很難得到重視，屬于完全被忽略的領(lǐng)域，甚至有醫(yī)院管理者認(rèn)為，在即使檔案管理工作中投入人員、資金、精力，也不會(huì)收到明顯效果，反而會(huì)影響醫(yī)院的整體發(fā)展。由于以上對檔案管理工作的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)和偏見在醫(yī)院管理層中的普遍存在，導(dǎo)致文書檔案管理意識(shí)在醫(yī)院中極其淡薄，即使是檔案管理負(fù)責(zé)人員對該項(xiàng)工作也不夠重視。

（二）管理人員素質(zhì)不高

對于檔案工作人員來說，隨著與信息技術(shù)水平與醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷提高發(fā)展，其在檔案專業(yè)知識(shí)、信息技術(shù)素養(yǎng)等方面都需要具備更高的能力素養(yǎng)。然而目前大多數(shù)管理人員不但對業(yè)務(wù)素質(zhì)提高漠不關(guān)心，甚至對收集、整理、查詢等基本常規(guī)性檔案工作都不能高質(zhì)量完成，檔案管理意識(shí)和自身業(yè)務(wù)提高意識(shí)極為缺乏。此外，醫(yī)院中文書檔案管理工作人員兼職情況普遍存在，多數(shù)人沒有受過專業(yè)培訓(xùn)，不具備檔案管理專業(yè)能力，個(gè)別醫(yī)院甚至挑選能力較弱人員負(fù)責(zé)該項(xiàng)重要工作?？傊?，當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理人員整體素質(zhì)亟待提高。

（三）設(shè)施條件保障不力

高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)的軟硬件設(shè)施是文書檔案管理工作的重要外部保障。當(dāng)前，醫(yī)院“重業(yè)務(wù)，輕檔案”的偏頗思想導(dǎo)致醫(yī)院在檔案管理工作中不愿投入過多的資金，醫(yī)院檔案管理工作設(shè)備較為落后，已經(jīng)不能滿足該項(xiàng)工作高質(zhì)量完成的需求，嚴(yán)重制約著醫(yī)院文書檔案管理工作的順利開展。特別是進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代后，文書檔案的管理工作必須配備性能優(yōu)良的軟件（專業(yè)軟件、安全軟件、物聯(lián)網(wǎng)等）及硬件（庫房、計(jì)算機(jī)、掃描儀等），否則文書檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性將無法實(shí)現(xiàn)。

（四）檔案管理制度不健全

雖然科學(xué)合理的醫(yī)療管理制度在大多數(shù)醫(yī)院中已完全建立，但是文書檔案管理制度方面大部分醫(yī)院卻處于空白狀態(tài)。醫(yī)院尚未站在整體角度上制定規(guī)范化的文書檔案管理制度，具體表現(xiàn)為管理人員的工作職責(zé)尚未明確，缺乏有效的工作考核標(biāo)準(zhǔn)，尚未明確檔案管理的流程以及標(biāo)準(zhǔn)，缺少專門的文書檔案管理部門，科學(xué)合理的醫(yī)院文書檔案管理體系尚未形成等。無規(guī)范、無組織、無紀(jì)律成為目前醫(yī)院文書檔案管理工作的常態(tài)，由此造成管理缺乏規(guī)范性、立卷不統(tǒng)一、移交不及時(shí)等各種現(xiàn)實(shí)性問題。如此分散、落后的文書檔案管理模式必將給醫(yī)院長期發(fā)展帶來了較大的消極影響。

四、提升醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量的策略

（一）增強(qiáng)醫(yī)院對文書檔案規(guī)范化管理的重視

增強(qiáng)文書檔案管理規(guī)范化意識(shí)，要從上到下在醫(yī)院呈階梯狀展開。受到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的注重和采取實(shí)際的措施對于做好文書檔案管理工作至關(guān)重要。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)清楚認(rèn)識(shí)到檔案信息資源的開發(fā)利用，對于促進(jìn)醫(yī)院跟上衛(wèi)生改革工作的步伐，更好地開展衛(wèi)生事業(yè)各項(xiàng)工作業(yè)務(wù)的重要性，把文書檔案管理工作放在醫(yī)院日常工作中非常重要的位置，徹底摒棄輕視文書檔案管理傳統(tǒng)觀念，帶頭樹立起正確的意識(shí)，促進(jìn)醫(yī)院上下形成重視文本檔案管理的共識(shí)。作為文書檔案管理工作人員不僅要利用各類活動(dòng)在醫(yī)院內(nèi)部宣傳文書檔案管理的法律規(guī)章制度和重要意義，促使醫(yī)院全體人員特別是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)增加對文書檔案管理的重視度，最大限度上獲得領(lǐng)導(dǎo)及工作人員的重視和對管理工作的支持，最好能夠?qū)⑽臅鴻n案管理工作列為醫(yī)院總規(guī)劃中的重要工作內(nèi)容。

（二）健全和創(chuàng)新文本檔案管理理念和制度

管理理念對于文書檔案管理的開展具有重要的指導(dǎo)性作用和意義，要想實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案規(guī)范化管理，應(yīng)注重對于文書檔案的管理理念進(jìn)行改革創(chuàng)新。特別是目前文書檔案管理所面臨的問題和挑戰(zhàn)隨著檔案管理的信息化與現(xiàn)代化發(fā)展日益增多，進(jìn)行管理理念的改進(jìn)創(chuàng)新對于促進(jìn)文書檔案管理的改善提升具有很大的必要性。1.完善檔案管理體制。制定醫(yī)院文書檔案管理工作計(jì)劃和具有可行性的管理流程的制定，應(yīng)當(dāng)建立于醫(yī)院文書檔案的數(shù)量和信息量狀況的基礎(chǔ)上。將檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費(fèi)列入醫(yī)院管理預(yù)算，確保檔案事業(yè)發(fā)展與醫(yī)院發(fā)展水平相適應(yīng)。2.健全檔案管理相關(guān)制度。建立和完善專職醫(yī)院文書檔案管理人員工作制度，并在各職能科室設(shè)立兼職檔案管理人員，形成由專兼職檔案管理人員組成文書檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確各類成員的職責(zé)與任務(wù)，保證醫(yī)院應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理、立卷、歸檔等基本工作在檔案管理人員分工管理模式下優(yōu)質(zhì)高效地完成。3.推動(dòng)檔案開放與利用。要求檔案管理部門不斷完善利用規(guī)則，提高服務(wù)水平，創(chuàng)新服務(wù)形式，強(qiáng)化服務(wù)功能，為醫(yī)院制度制定、計(jì)劃決策、管理運(yùn)營等有關(guān)問題研究提供支持和便利。

（三）提高文本檔案管理人員的素質(zhì)

信息化人才是推動(dòng)檔案信息化發(fā)展的動(dòng)力，是檔案信息化建設(shè)最寶貴的資源。重視信息化人才培養(yǎng)，提高檔案從業(yè)者的信息素養(yǎng)和信息技能，是檔案信息化建設(shè)的迫切任務(wù)。要做好文書檔案管理工作最重要的是檔案管理人員要具備較強(qiáng)的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)，只有檔案管理人員自身業(yè)務(wù)水平高，專業(yè)素養(yǎng)強(qiáng)，才能更好地對文書檔案進(jìn)行管理[3]。在互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)日新月異的今天，文書檔案管理工作的從業(yè)標(biāo)準(zhǔn)也在不斷提高。醫(yī)院要配備好既懂檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，又懂信息化專業(yè)知識(shí)的檔案人員；加強(qiáng)對檔案管理人員專業(yè)知識(shí)和技能的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高其從事檔案管理的能力和水平，增強(qiáng)其工作的職業(yè)責(zé)任感，調(diào)動(dòng)其做好檔案信息化工作的積極性[4]。重點(diǎn)加大對檔案人員計(jì)算機(jī)技能及信息化水平的培訓(xùn)力度，為信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展做好準(zhǔn)備。一是要求各單位檔案管理人員積極參加各類計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能培訓(xùn)班和檔案信息化培訓(xùn)班，掌握檔案信息化基礎(chǔ)知識(shí)，并對學(xué)習(xí)情況不定期地進(jìn)行檢查；二是聘請技術(shù)人員定期到各個(gè)部門進(jìn)行關(guān)于信息化的一對一、面對面指導(dǎo)，遇到有關(guān)信息化方面的疑問，不厭其煩、耐心指導(dǎo)。作為文書檔案管理工作人員要一方面要學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，在日常的文書檔案管理工作運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)的現(xiàn)代化管理理念；另一方面，要不斷增強(qiáng)文書檔案管理現(xiàn)代化專業(yè)技能及相關(guān)知識(shí)，努力提升自己的專業(yè)管理技術(shù)水平，促使自身成為擁有先進(jìn)管理方法和具有專業(yè)管理技能的管理人才，為醫(yī)院做好文書檔案管理工作，貢獻(xiàn)出自己獨(dú)特的力量。

（四）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

進(jìn)入新時(shí)期，各級(jí)醫(yī)院應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身情況，堅(jiān)持全面規(guī)劃、分步實(shí)施的原則，以檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)為中心，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以加強(qiáng)電子文件管理為重點(diǎn)，精心組織，與時(shí)俱進(jìn)，利用現(xiàn)代化、智能化手段努力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。一是以高標(biāo)準(zhǔn)配置，推進(jìn)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在醫(yī)院財(cái)政中爭取專項(xiàng)資金用于專用機(jī)房、局域網(wǎng)、數(shù)字檔案綜合管理平臺(tái)的建設(shè)，確保服務(wù)器、安全路由器、電源電池等機(jī)房設(shè)備高標(biāo)準(zhǔn)采購和運(yùn)行；進(jìn)一步提高網(wǎng)絡(luò)服務(wù)環(huán)境，保證布線系統(tǒng)的先進(jìn)性、靈活性、經(jīng)濟(jì)性；根據(jù)信息化建設(shè)的需要，配齊復(fù)印機(jī)、攝像機(jī)、上網(wǎng)行為管理器、非接觸式案卷掃描儀、手持式閱讀器、觸摸屏、指紋儀識(shí)別系統(tǒng)、身份證閱讀器、激光彩色打印機(jī)、高速掃描儀等先進(jìn)數(shù)字化硬件設(shè)備，并設(shè)置電子檔案閱覽室。二是注重檔案信息化資源建設(shè)。檔案信息化資源建設(shè)的主要內(nèi)容包括文書檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息化資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長期的工作，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。首先，盡快完成醫(yī)院全部文書檔案的數(shù)字化。檔案資料接待利用全部實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索和打印，并用光盤、移動(dòng)硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)對數(shù)字化加工的電子檔案目錄和電子檔案原文進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，以確保檔案安全。其次，加快推進(jìn)“雙載體”歸檔。要求電子文件全程一體化管理在所有科室單位全面推廣實(shí)施，逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案“雙載體”同時(shí)歸檔。即在接收入館檔案時(shí)，同時(shí)接收相應(yīng)的機(jī)讀目錄及數(shù)字化成果。

五、結(jié)語

綜上，文書檔案管理工作主要是對事業(yè)單位所有部門以及經(jīng)營環(huán)節(jié)相關(guān)工作情況加以記錄，事業(yè)單位在制定經(jīng)營決策和發(fā)展戰(zhàn)略過程中，可以依據(jù)這些資料提高決策的正確性，推動(dòng)事業(yè)單位發(fā)展[5]。為此，醫(yī)院日常的文書檔案管理工作要以醫(yī)院的發(fā)展方向?yàn)橹行?，將文書檔案管理工作狀態(tài)由被動(dòng)的扭轉(zhuǎn)為主動(dòng)，不斷加大對文書檔案使用設(shè)備及管理費(fèi)用的資金投入，推動(dòng)醫(yī)院文書檔案管理向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方向發(fā)展，促使醫(yī)院文書檔案管理水準(zhǔn)進(jìn)一步提升，逐漸形成服務(wù)醫(yī)療事業(yè)大局發(fā)展的文書檔案管理新格局。