陳婷園

（廣西賀州第一高級中學，廣西 賀州 542899）

文書檔案是反映黨務、行政管理活動的檔案，是機關、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產(chǎn)生的，它記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動，通常由辦理完畢的有保存價值的文書轉化而成，包括請示、批復、工作計劃和工作總結等。中學文書檔案，是學校開展各項工作的記錄和憑證，做好文書檔案管理工作，有助于學校教學管理工作的順利開展。為最大程度地呈現(xiàn)文書檔案價值，本文就如何開展中學文書檔案管理工作進行論述。

一、要對中學文書檔案有初步的認知

在日常工作中，學校各個部門、處室產(chǎn)生的文件資料多而雜，不是所有的文件資料都能成為文書檔案。比如本?？蒲刑幱涊d的教師繼續(xù)教育、培訓、進修等資料，事關教師的職稱評比、崗位晉級等，是比較重要材料，需要永久保存；教研組、備課組和年級組填報的工作計劃、總結、經(jīng)驗材料保管期限為30 年；班主任工作計劃、總結和經(jīng)驗材料保管期限為10 年。無論保管期限是永久還是30 年，10 年，都具有保存價值，都可以轉化為文書檔案進行歸檔。而本校無查考利用價值的臨時性文件，一般性文件的修改稿、各次校對稿等文件資料，不需要歸檔。理清楚學校各個部門產(chǎn)生的文件涵蓋哪些內容以及哪些文件資料有保存價值需要歸檔，對文書檔案管理工作的開展尤為重要。

首先，檔案管理人員要了解文書檔案的前身，即文件資料，了解本校有價值的、需要歸檔的文件資料有哪些以及產(chǎn)生這些文件資料的所在部門。以我校為例，構成的部門有行政辦、黨委辦、政教處、總務處、科研處、工會等，每個部門分工明確，各司其職又相互配合，所產(chǎn)生的文件資料也不相同。比如科研處產(chǎn)生的文件與教師的課題研究、賽課、聽課記錄等有關，教務處保存的文件涉及學校教師上課安排、學生考試成績、教師教學評價、教輔征訂等，總務處負責學校基建、招標采購、校園建設、校園環(huán)境綠化及美化等，所形成的文件與學校的運轉有直接聯(lián)系。了解各部門形成的文件材料有哪些，是做好文書檔案管理工作的前提。

其次，檔案管理人員要深入到各個部門了解文件資料形成的形式、時間、內容等，摸清文件資料的來龍去脈，確定哪些文件資料具有保存價值，以便進行下一步的管理工作。以我校為例，招生考試院下達的高中招生計劃，事關學校教室、宿舍、學生分班和教師教學等，涉及學校各個部門的統(tǒng)籌安排，學校只有根據(jù)招生計劃文件要求，才能部署開展一系列的工作。而招生計劃每年都有變化，相應的文件具有重要的參考價值和利用價值，能為學校領導做決策提供依據(jù)，因而需要將其轉化為文書檔案進行歸檔。正所謂“知己知彼百戰(zhàn)不殆”，這句話同樣適用于文書檔案管理工作上。如果對文書檔案的相關內容一無所知，談何管理？

二、制訂中學文書檔案管理制度

“無規(guī)矩不成方圓”，缺乏一套完善的文書檔案管理制度，會讓檔案管理工作人員在管理的過程中得不到正確的指導，容易出現(xiàn)文書檔案整理不規(guī)范、缺漏、易堆積、丟失等問題，直接影響到文書檔案價值的發(fā)揮，進而影響學校的日常管理。因此，開展文書檔案管理工作，必須在了解學校文書檔案的基本內容的前提下，制訂文書檔案管理制度，包括文書檔案收集整理、保管、利用、保密、銷毀等方面的制度。

文書檔案管理制度是為學校服務的，而不是單獨為了某個處室或者某個人。制訂文書檔案管理制度，要具有大局意識，站在一定的高度，根據(jù)學校的實際情況出發(fā)，堅持實事求是的原則，而不是盲目照搬照抄其他學校的制度。比如說在檔案類目設置上，一般設置十一個大類，即行政管理類、黨群工作類、教育教學類等，學校應根據(jù)內部情況適當增減大類；在檔案分類上，以行政管理檔案為例，文件少的可按照“年度-保管期限”進行分類，文件較多的可按照“年度-問題（機構）-保管期限”進行分類；學校文件資料歸檔時間，以教育教學類文件材料為例，可在學年結束年的12 月底前完成歸檔。學校應在檔案類目設置、檔案分類、歸檔時間等方面制訂一個全面、合理、科學、切實可行的方案，讓文書檔案管理工作章可循，有據(jù)可依，讓文書檔案管理工作人員在管理的過程中始終保持清晰的目標和航向。

三、充實人才隊伍，配備軟硬件設施設備

想要做好中學文書檔案整理工作，需投入一定的人力、物力、財力，除此之外，還需要專業(yè)的檔案管理工作人員隊伍，并設置專門的檔案庫房，配備相應的管理設施設備。

（一）配備專業(yè)的人員

很多中學的檔案管理人員非專職人員，多為行政人員或者是學校兼職教師，且大多是身兼數(shù)職。這些兼職工作人員，在教學或者辦公室業(yè)務上已是應接不暇，沒有太多的時間花在檔案管理工作上，對相關的專業(yè)知識了解和掌握得不多。在實際的工作過程中，沒有對文書檔案管理工作進行深入研究，缺乏主動性和較高的責任意識，嚴重影響文書檔案的收集、整理、利用，導致文書檔案管理工作無法滿足實際管理工作需要和時代需求，影響文書檔案的價值和作用的發(fā)揮。學校應建立激勵機制和人才挖掘機制，鼓勵更多的人員參與到文書檔案管理這項工作中來，同時也要注重培養(yǎng)年輕的檔案管理工作人員，因為年輕人學習能力強，創(chuàng)新思維活躍，能快速掌握檔案數(shù)字化過程中所使用的設施設備，實現(xiàn)文書檔案管理模式從傳統(tǒng)方式到新時代新方式的轉變，有利于提高文書檔案管理工作效率，進而充分發(fā)揮文書檔案的作用和價值。一項高效、優(yōu)質的檔案管理工作，需要有優(yōu)秀的專業(yè)人才團隊作為支撐。

（二）設置專門的檔案庫房

中學文書檔案管理工作繁雜瑣碎，需要有足夠的耐心和細心，屬于服務性比較強的工作，也是一項默默無聞、不起眼的工作，往往容易被人忽略，很多學校在文書檔案管理方面投入的人力、物力、財力明顯不足。很多中學沒有設置專門的檔案庫房，直接用辦公室充當庫房，或者設置了簡單的庫房，但各種防火防蟲等各方面條件跟不上，達不到符合條件。設置的庫房要求達到防火、防水、防蟲、防潮、防盜、防霉、防光、防高溫等要求，要配備溫度計、除濕機、空調機等，同時也要配備文書檔案管理工作需要的工具，如裝訂器、復印機、掃描儀等。檔案庫房應集中布置，自成一區(qū)，要有單獨的出入口，庫房內不得設置其他用房，與其他用房之間的通道不得穿越庫房。設置專門的檔案庫房，可以避免文書檔案散落在學校各個部門，確保文書檔案的完整性，能最大限度地保護文書檔案，充分發(fā)揮其應有的價值。

（三）配備文書檔案數(shù)字化設施設備

由于傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，需要花費大量的時間成本和人力資源，在檔案借閱和利用上，往往不能及時、快速、準確地為學校教職員工和校外其他人員提供優(yōu)質良好的服務，工作效率低，工作開展緩慢，難以推進檔案事業(yè)的發(fā)展。如今進入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，文書檔案從之前的紙質化管理，到現(xiàn)在的數(shù)字化管理，管理手段、方式發(fā)生了重大變化，意味著檔案管理工作人員要時刻更新自身的知識儲備，也意味著改變傳統(tǒng)的檔案管理模式勢在必行。文書檔案數(shù)字化的過程中，需要使用到計算機、掃描儀、光盤等。數(shù)據(jù)處理工作還需要相應的軟件支持，比如文件管理軟件、掃描程序等，確保文書檔案數(shù)字處理工作的安全。將文書檔案數(shù)字化，可以大大提高查閱率和利用率，也減少對檔案原件的磨損。

（四）加強專業(yè)培訓，提高專業(yè)能力

檔案專業(yè)知識培訓勢在必行，尤其是崗前培訓。我國檔案專業(yè)培訓始于1950 年。1952 年11 月開辦了學制為一年的檔案專修班，1988 年國家檔案局檔案干部教育中心成立。在這71 年的時間里，檔案專業(yè)崗位培訓與時俱進，都能針對檔案工作中遇到的“熱點”與“難點”提出見解和方案。

檔案不是一成不變的，文書檔案管理工作的方式和內容也在不斷變化，我們應該用科學發(fā)展觀來看待文書檔案管理工作。一方面，學校應定期安排人員去參加這方面的培訓，了解新變化，新趨勢，新格局，將所學應用能到實際工作當中。比如說檔案數(shù)字化方面的培訓，學會使用掃描儀和準確處理掃描過程中遇到的問題，可以減少檔案數(shù)字化過程中出現(xiàn)的失誤，提高工作效率。另一方面也邀請檔案培訓專家到當?shù)剡M行講解培訓，采用“理論+實操”的方式培訓，實時指導，不斷糾正，不斷改進完善。為能讓更多的中學文書檔案管理人員參與到這個檔案專業(yè)知識培訓當中，減少整理檔案過程中出現(xiàn)的失誤，提高文書檔案的利用率，可建設專門的網(wǎng)上檔案專業(yè)知識培訓平臺，利用科學技術手段進行線上培訓，采用線上機器人答疑等，靈活采取各種方式宣傳相關的專業(yè)知識，以簡單方便的方式傳達新訊息、新技巧、新技能，從而讓中學文書檔案管理工作更加規(guī)范有序標準化。

（五）要重視文書檔案管理

因為文書檔案自身的服務屬性，讓很多人忽略了它的重要性。只有學校領導充分認識到文書檔案管理的重要性，增強管理意識，重視文書檔案管理，才能自上而下地貫徹執(zhí)行文書檔案收集、整理、保管等方面的制度。目前，很多中學在文件資料上仍存在重辦理、輕收集的現(xiàn)象，導致文書檔案沒有發(fā)揮其應有的利用價值。這就需要檔案管理部門利用學校宣傳欄、電子屏、黑板報等方式定期開展文書檔案宣傳工作，營造濃厚的檔案工作氛圍，加強學校各部門工作人員對文書檔案的認識，使文書檔案的收集整理工作得到重視。文書檔案的管理需要學校各部門的積極配合，只有各部門在平時工作的過程中注重收集重要的文件資料，并按照學校規(guī)定的歸檔時間按時移交，這樣檔案管理工作人員才能及時對文件資料進行整理歸檔。同時，檔案管理人員需要轉變工作作風，變“坐等上門”為“主動上門”去收集文件資料，化被動為主動，積極與各學校部門溝通協(xié)調，指導各部門做好文件資料的收集、整理、移交、登記等工作，及時解決文件資料移交之前遇到的各種問題，比如文件資料不齊全，臺賬不明確不清晰等。另外要確定各部門的文書檔案負責人，制訂文書檔案管理的組織架構和工作對接機制，加強檔案主管部門與各部門的雙向聯(lián)系，避免在文書檔案在管理過程中出現(xiàn)錯漏或者銜接不當?shù)那闆r。

結束語

綜上所述，中學文書檔案對于學校正常運轉和發(fā)展有著重要的意義。為切實有效地開展中學文書檔案管理工作，使其有序規(guī)范標準化，發(fā)揮文書檔案的價值和作用，需要學校各部門相互配合，從各個方面、各個角度去落實。