劉芳

（云南玉溪交通運輸集團公司，云南 玉溪 653100）

引言

對于道路交通運輸企業(yè)而言，企業(yè)所涉及的經(jīng)營內(nèi)容相對較多，不僅包括公路客貨運、汽車修理、汽車檢測、駕駛培訓(xùn)，還包括客運定制化服務(wù)等多個方面，因此其檔案資料的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)存在一定的復(fù)雜性。此外，除了企業(yè)內(nèi)部資料外，還包括行業(yè)管理部門以及當?shù)卣块T的相關(guān)資料文件。因此進一步加強對于檔案管理方面的研究和探討是當前交通運輸企業(yè)發(fā)展過程中所必須要面臨的。

一、企業(yè)檔案管理的作用

基于道路運輸企業(yè)的實際特點和運營需求，企業(yè)檔案主要包含的內(nèi)容十分廣泛，不僅包括相關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營內(nèi)容，而且還包括相關(guān)管理部門以及政府頒布的文件資料等，不僅數(shù)量龐大，而且類型繁多。這些檔案資料不僅記錄了企業(yè)各項業(yè)務(wù)活動，反映著企業(yè)實際生產(chǎn)經(jīng)營情況，而且還包括行業(yè)信息，以及政府所下發(fā)的相關(guān)制度、規(guī)范等資料，都是企業(yè)管理，以及經(jīng)營過程中所依靠的重要文件。所以，高質(zhì)量、高水平的企業(yè)檔案管理工作，對于后續(xù)工作的開展有著一定的參考價值和借鑒意義。

二、企業(yè)檔案管理的基本要求

檔案資料對于交通運輸企業(yè)而言有著重要意義，為確保檔案管理的作用得到充分發(fā)揮，其管理工作需要滿足以下基本要求。第一，保障檔案的真實性。檔案管理能夠為企業(yè)經(jīng)營管理以及相應(yīng)生產(chǎn)活動提供可靠參考和相關(guān)信息，以此提高企業(yè)決策的可靠性和可行性，因此保障企業(yè)檔案的真實性就成了檔案管理工作的首要基礎(chǔ)要求。想要保障檔案的真實性，一方面，要保障檔案形成過程數(shù)據(jù)信息的準確性，另一方面，要保障檔案管理的可靠性。第二，保障檔案管理的全面性。交通運輸產(chǎn)業(yè)的壯大，使得行業(yè)相關(guān)數(shù)據(jù)信息，也在不斷增加，給檔案資料的收集整理帶來了一定難度，因此保障檔案的全面性和完整性是十分重要的。不健全的檔案信息，不僅無法發(fā)揮其本身價值，甚至可能會對檔案使用者產(chǎn)生誤導(dǎo)，給相關(guān)決策行為帶來不利影響。第三，確保檔案管理的系統(tǒng)性。檔案管理工作并不是僅僅依靠某一個人就能夠完成的，科學(xué)合理的制度和管理體系能夠進一步保障檔案管理的科學(xué)性以及實用性，對于保障檔案管理工作的質(zhì)量和效率，充分發(fā)揮檔案的積極作用有著重要意義，同時還能夠進一步提升檔案服務(wù)水平[1]。

三、企業(yè)檔案管理過程中存在的主要問題

（一）檔案信息收集不全面

基于交通運輸企業(yè)自身特點以及實際運營工作內(nèi)容，其所涉及的檔案內(nèi)容相對較為復(fù)雜，信息量較大，而且檔案管理工作的順利開展還需要下屬公司、多個部門的配合。但往往在進行檔案收集時，困難程度較高。在各種主觀因素、外界因素等的影響之下，難以保障收集工作質(zhì)量效果，不僅存在信息錯漏情況，還可能會出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象，極大降低了企業(yè)檔案管理質(zhì)量和水平。

（二）檔案管理保管不完善

檔案的完整性是衡量管理工作水平的重要標準之一。而檔案保管，作為檔案管理過程中的重要環(huán)節(jié)，關(guān)乎著檔案信息資料的后續(xù)使用。但是當前，交通運輸企業(yè)在檔案管理過程中，檔案資料丟失、數(shù)據(jù)信息不健全、信息不清晰等情況仍然時有發(fā)生，對于檔案信息和相關(guān)數(shù)據(jù)的使用參考產(chǎn)生了極大的影響，同時也影響看檔案的利用。

（三）信息化建設(shè)水平較低

在交通運輸企業(yè)發(fā)展的過程中，其所產(chǎn)生的生產(chǎn)經(jīng)營資料、政府部門下發(fā)的文件資料等，都在不斷積累增多，尤其是在當前信息爆炸的時代背景之下，交通運輸企業(yè)的檔案信息量也在大幅增長，檔案管理工作難度不斷提高。而另一個關(guān)鍵性問題在于，即便一些企業(yè)加強了對于信息技術(shù)手段的應(yīng)用，有效簡化了檔案管理難度，但是其信息化建設(shè)水平仍然有待提高，信息技術(shù)的應(yīng)用程度相對較低。

（四）缺乏健全的管理制度

檔案管理作為一項系統(tǒng)性工作，健全的管理制度是保障檔案管理工作有序開展的重要依據(jù)，也是確保檔案管理規(guī)范性、合理性、科學(xué)性的前提基礎(chǔ)。尤其是在當前檔案管理信息化建設(shè)的推進過程中，傳統(tǒng)的檔案管理規(guī)范制度，與當前交通運輸企業(yè)發(fā)展需求之間出現(xiàn)了巨大的矛盾，不僅無法發(fā)揮信息技術(shù)的價值，而且還會降低檔案管理工作的質(zhì)量和效率。因此，加強對檔案管理制度的重視，科學(xué)、有針對性地對檔案管理制度進行優(yōu)化和調(diào)整是十分有必要的[2]。

（五）管理人員專業(yè)素質(zhì)低

檔案管理室中大部分管理人員為機關(guān)科室即將退休的轉(zhuǎn)崗人員，一些為其他辦公室后勤人員轉(zhuǎn)入，平均年齡較大，體現(xiàn)出人員頻繁變動的不足，且這部分人員不具備檔案管理專業(yè)素養(yǎng)與技能，導(dǎo)致管理作業(yè)混亂，比如各檔案期限混淆、編號索引不全等，當檔案丟失時，很難及時發(fā)現(xiàn)，不僅增大檔案管理難度，降低管理質(zhì)量，還影響企業(yè)決策效率，致使檔案的實際價值得不到充分發(fā)揮，若不加以科學(xué)化管理，將會阻礙企業(yè)發(fā)展進程。

四、提高企業(yè)檔案管理水平的應(yīng)對策略

（一）提高檔案管理意識

為確保檔案管理工作的順利推進，提高檔案管理信息收集的全面性，就需要進一步提高企業(yè)檔案管理工作相關(guān)人員的管理意識。在嚴格按照相關(guān)管理規(guī)定的基礎(chǔ)上，一方面，要強化領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用，幫助企業(yè)管理人員，認識到檔案管理的意義，并通過宣講等方式公開強調(diào)檔案管理，為相關(guān)工作的開展保駕護航，進而提高下屬公司以及其他部門對于檔案管理的重視性和配合度，促使檔案管理更加規(guī)范、高效。另一方面，加強對于檔案管理工作的宣傳，通過宣講、新媒體平臺等方式，進行滲透式宣傳，以此使得員工明確檔案管理的作用以及意義，并組織安排《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)的普法活動，進一步提升企業(yè)員工對于檔案管理的重視，為檔案管理工作的順利開展，營造良好的企業(yè)環(huán)境、奠定堅實的管理基礎(chǔ)。

（二）保障管理的科學(xué)性

交通運輸企業(yè)的運營和管理其本身存在一定的復(fù)雜性，使得檔案管理工作也相對較為繁雜，因此，為進一步提高檔案管理工作水平和效率，必須要深入對于檔案管理科學(xué)性方面的研究。首先，管理人員必須嚴格遵循我國相關(guān)法律，并以行業(yè)相關(guān)規(guī)范和檔案管理要求為基準，開展相應(yīng)管理工作，確保檔案管理的合法性，以及合規(guī)性。其次，在相關(guān)法律法規(guī)的指導(dǎo)和約束之下，還需要根據(jù)當前企業(yè)經(jīng)營管理實際情況，以及相關(guān)檔案管理經(jīng)驗，加強精細化管理，并制定相應(yīng)公文處理程序，確保檔案管理工作的流程科學(xué)、合理，保障檔案管理的規(guī)范化以及細致性。最后，加強檔案的追蹤處理，加強對于檔案的形成、評估、分類以及處理保存等每一個環(huán)節(jié)的追蹤和控制，做好相關(guān)人員的監(jiān)督工作，直至確保檔案完整規(guī)范歸檔。

（三）加強信息化的建設(shè)

信息技術(shù)作為檔案管理的重要工具之一，工具的功能、性質(zhì)等對于工作靠站的順利性、效率以及質(zhì)量有著重要影響，因此必須要強化信息建設(shè)。為進一步提升企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)水平，保障信息技術(shù)應(yīng)用深度，促使檔案價值能夠在企業(yè)管理過程中得到充分體現(xiàn)，必須進一步加強企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。

第一，建立檔案數(shù)據(jù)庫，做好數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作，一方面，要積極進行檔案數(shù)據(jù)信息的電子化錄制和轉(zhuǎn)變，為后續(xù)檔案數(shù)據(jù)的深入應(yīng)用奠定基礎(chǔ)，另一方面，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，當前檔案資料不僅包括文字圖片等形式，還包括錄音、視頻等電子資料，檔案內(nèi)容的形式和豐富性有了極大提升，因此需要進一步加強現(xiàn)代數(shù)字化檔案的管理，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，并在檔案信息的轉(zhuǎn)化和管理過程中，加強檔案信息的審核和追溯，確保信息的準確性以及完整性。第二，加大信息建設(shè)投入，做好相關(guān)軟硬件的維護升級和管理，以此避免由于基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)軟件等方面問題，影響檔案管理相關(guān)工作，導(dǎo)致檔案信息丟失等情況的發(fā)生，在技術(shù)層面和物理層面上，充分保障檔案安全，確保相關(guān)管理工作正常運轉(zhuǎn)。第三，加強檔案信息管理系統(tǒng)安全防護，相較于傳統(tǒng)檔案管理模式，互聯(lián)網(wǎng)背景下的檔案管理工作，十分容易受到網(wǎng)絡(luò)攻擊，數(shù)據(jù)安全也成為信息建設(shè)需要關(guān)注的重點內(nèi)容，確保檔案安全已然成為檔案管理過程中的首要原則。因此，需要加強對于檔案安全防護方面的重視，提高系統(tǒng)安全性，通過設(shè)置防火墻、等級識別、加密保護等措施，避免企業(yè)檔案遭受網(wǎng)絡(luò)襲擊。此外，還需要做好相應(yīng)備份，在有條件的情況下，可以采取異地備份等方式，以此保障檔案完整安全。

（四）健全檔案管理制度

相應(yīng)管理制度，不僅能夠為管理工作的開展提供有效指導(dǎo)，還能夠規(guī)范相關(guān)管理行為。因此，健全檔案管理制度也是十分重要的。一方面，要在傳統(tǒng)管理制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合信息化管理內(nèi)容和特點，完善日常管理規(guī)范，同時還需要健全審核、歸檔等方面的制度細節(jié)，以此實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，加強對于相關(guān)人員的指導(dǎo)，提高檔案管理的規(guī)范性、統(tǒng)一性；另一方面，建立責任制度，明確不同管理人員的崗位職責，配合相應(yīng)考評制度，并根據(jù)不同崗位的職責，搭配以科學(xué)合理的考核內(nèi)容，以及相應(yīng)激勵機制，強化人員管理，提高管理人員的工作責任感和積極性[3]。

（五）提高人員綜合素養(yǎng)

對于轉(zhuǎn)入的檔管人員，需通過培訓(xùn)的方式告知其檔案管理工作執(zhí)行的重要性，并糾正其工作思想，以此規(guī)避“養(yǎng)老”不良行為的發(fā)生?？梢圆扇」礁偁幧蠉彽氖侄握{(diào)動起原檔案室工作人員以及轉(zhuǎn)入人員的工作積極性，并始終堅持擇優(yōu)上崗的任職理念，對于轉(zhuǎn)入人員需秉持強硬態(tài)度，科學(xué)篩選轉(zhuǎn)崗人員，并做好原檔案管理人員的培訓(xùn)與管理工作。將全體職員整合在一起，打造出“能者上、庸者下”的管理機制，促使其生成正確且積極的工作態(tài)度，實現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量大幅提升。此外，還需考評檔管人員各方面業(yè)務(wù)素養(yǎng)，搭配激勵、獎懲制度，根據(jù)近期管理工作要求與內(nèi)容，合理制定考核計劃，對于考評結(jié)果達到標準的檔管人員可給予獎勵，以此調(diào)動起其他人員工作熱情；而對于未通過考核評定人員，可待崗繼續(xù)學(xué)習，若后續(xù)考核成績?nèi)圆焕硐?，則需做轉(zhuǎn)崗處理。

結(jié)束語

綜上所述，本文就交通運輸企業(yè)檔案管理問題展開探討，結(jié)合實際情況，介紹了企業(yè)檔案主要來源，并針對相應(yīng)問題，提出了需要通過宣傳引導(dǎo)以及強化制度約束等方面的措施提高企業(yè)檔案管理水平，并著重強調(diào)了信息化建設(shè)內(nèi)容。相信通過對檔案管理工作的深入研究，我國企業(yè)檔案管理水平將會得到極大提升。