摘要：近些年，我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，行政事業(yè)單位為我國(guó)發(fā)展做出了很大貢獻(xiàn)。行政事務(wù)的管理工作是一個(gè)單位的綜合工作，也是核心工作。在機(jī)關(guān)單位的改革發(fā)展過(guò)程中，行政事務(wù)的管理工作不僅要做到穩(wěn)妥有序、大膽創(chuàng)新，更要努力提高管理效率和服務(wù)質(zhì)量，才能更好的發(fā)揮辦公室行政事務(wù)管理的基礎(chǔ)性作用和綜合服務(wù)職能。從目前辦公室行政事務(wù)管理中存在的問(wèn)題入手，提出了解決當(dāng)下辦公室行政事務(wù)管理中存在的問(wèn)題的策略和辦法。

關(guān)鍵詞：行政事務(wù);管理工作;重要性;優(yōu)化策略

引言

辦公室的行政事務(wù)管理工作對(duì)單位各個(gè)部門(mén)的調(diào)動(dòng)、監(jiān)督與發(fā)展起到重要作用。辦公室的行政事務(wù)管理工作看似簡(jiǎn)單，實(shí)際上是非常繁雜并且有難度的一項(xiàng)工作，綜合性強(qiáng)。工作內(nèi)容不僅包括對(duì)公司內(nèi)部人員的溝通與調(diào)配，還需增加公司內(nèi)部員工之間的聯(lián)系與溝通以及傳播公司文化等等?？梢哉f(shuō)，辦公室的行政事務(wù)管理工作在整個(gè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中起到承上啟下的綜合作用。因此，辦公室行政事務(wù)管理工作能否積極、高效的開(kāi)展便顯得至關(guān)重要。在實(shí)際的工作過(guò)程中，辦公室行政事務(wù)管理工作不可避免的會(huì)受外界環(huán)境影響，如何協(xié)調(diào)辦公室行政事務(wù)管理工作與外界環(huán)境的影響的重要性不言而喻。當(dāng)下，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各種類(lèi)型的公司日益增多，辦公室作為機(jī)關(guān)內(nèi)部不可缺少的一部分，在不同規(guī)模公司的發(fā)展中都起到了不可或缺的重要作用。

1行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的價(jià)值

行政事業(yè)單位作為社會(huì)體系建設(shè)中比較特殊的組成，這些單位大都肩負(fù)著維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定運(yùn)行的職責(zé)，雖然這一職責(zé)特性削弱了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)為其帶來(lái)的壓力，但在社會(huì)體系高速發(fā)展的今天，行政事業(yè)單位運(yùn)行模式也應(yīng)隨之做出改變。鑒于此，內(nèi)部控制作為行政事業(yè)單位改革的重要內(nèi)容，其開(kāi)展內(nèi)部控制制度的價(jià)值如下：首先，能幫助單位各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)順利展開(kāi)，規(guī)避單位生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)過(guò)程中可能會(huì)面臨的風(fēng)險(xiǎn)，幫助單位緊跟時(shí)代潮流而發(fā)展;其次，內(nèi)部控制能提高單位財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確度，為后續(xù)財(cái)務(wù)信息的使用奠定基礎(chǔ);再次，內(nèi)部控制能加強(qiáng)單位工作人員的緊迫感，督促工作人員與時(shí)俱進(jìn)地提高自身素養(yǎng)，為行政事業(yè)單位后續(xù)工作創(chuàng)新提供素材。所以，對(duì)于行政事業(yè)單位發(fā)展而言，恰當(dāng)、高效地開(kāi)展內(nèi)部控制工作對(duì)于單位發(fā)展而言是百利而無(wú)一害的。

2行政事務(wù)管理工作中的問(wèn)題

2.1內(nèi)控環(huán)境薄弱

良好的內(nèi)控環(huán)境是內(nèi)部控制建設(shè)和有效實(shí)施的基本前提。單位負(fù)責(zé)人是內(nèi)部控制建設(shè)的主要責(zé)任人，單位負(fù)責(zé)人對(duì)于此事的支持和理解是能否順利實(shí)施《內(nèi)控規(guī)范》的關(guān)鍵。內(nèi)部控制建設(shè)能否取得實(shí)效，關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)。然而，在內(nèi)部控制建設(shè)、實(shí)施過(guò)程中，許多單位領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有意識(shí)到內(nèi)部控制的重要性和意義所在，僅把內(nèi)部控制作為上級(jí)要求的一項(xiàng)工作來(lái)完成，自身沒(méi)有形成內(nèi)控理念，對(duì)內(nèi)控建設(shè)中的事務(wù)過(guò)問(wèn)較少，對(duì)內(nèi)部控制工作沒(méi)有統(tǒng)籌部署，對(duì)內(nèi)控建設(shè)重視程度不夠。沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)重視的內(nèi)控建設(shè)，不僅使得單位內(nèi)部控制建設(shè)進(jìn)程緩慢，跨部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)和通力合作也難以實(shí)現(xiàn)，內(nèi)控建設(shè)往往流于形式。

2.2專(zhuān)項(xiàng)資金使用范圍不夠明確

通常情況下，上級(jí)部門(mén)在為行政事業(yè)單位進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)資金撥付的過(guò)程中，配套文件對(duì)于專(zhuān)項(xiàng)資金使用范圍的界定較為寬泛，且由于沒(méi)有明確的資金使用標(biāo)準(zhǔn)及方向，導(dǎo)致行政事業(yè)單位在對(duì)專(zhuān)項(xiàng)資金進(jìn)行使用的過(guò)程中，容易出現(xiàn)隨意擴(kuò)大資金使用范圍的情況，甚至存在將公務(wù)經(jīng)費(fèi)與專(zhuān)項(xiàng)資金混合核算的問(wèn)題，導(dǎo)致專(zhuān)項(xiàng)資金無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效獨(dú)立，難以達(dá)到專(zhuān)款專(zhuān)用的效果。

2.3內(nèi)部控制制度宣傳不到位

雖然內(nèi)部控制在行政事業(yè)單位日常工作中已經(jīng)普及了一段時(shí)間，但其普及范圍仍局限在管理和內(nèi)部控制工作人員這兩個(gè)層面，很多基層職工都沒(méi)意識(shí)到內(nèi)部控制工作的重要性，更沒(méi)有對(duì)內(nèi)部控制制度有清晰的理解，這一情況直接影響了內(nèi)部控制制度在單位日常工作中的落實(shí)。比如，當(dāng)基層工作人員沒(méi)有意識(shí)到內(nèi)部控制制度的內(nèi)涵時(shí)，他們就很少在日常工作中遵循內(nèi)部控制制度展開(kāi)工作，從而影響單位內(nèi)控制度產(chǎn)生的效果。

3提高辦公室行政事務(wù)管理的具體措施

3.1多舉措改善單位內(nèi)控環(huán)境

一是建立健全內(nèi)部控制組織體系。成立內(nèi)部控制實(shí)施工作領(lǐng)導(dǎo)小組，單位主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長(zhǎng)，相關(guān)處室負(fù)責(zé)人為組員。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)內(nèi)控建設(shè)辦公室，負(fù)責(zé)局內(nèi)部控制的具體工作。單位審計(jì)、紀(jì)檢部門(mén)組成內(nèi)部控制監(jiān)督部門(mén)，負(fù)責(zé)內(nèi)部控制的評(píng)價(jià)與監(jiān)督工作;二是定期開(kāi)展內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議和辦公室會(huì)議，對(duì)內(nèi)部控制的建立和實(shí)施情況進(jìn)行通報(bào)，對(duì)建設(shè)實(shí)施過(guò)程中的問(wèn)題及時(shí)商討解決，形成內(nèi)控會(huì)議紀(jì)要;三是要制定年度內(nèi)部控制推進(jìn)計(jì)劃，有計(jì)劃有步驟的開(kāi)展單位內(nèi)部控制工作，將任務(wù)細(xì)化分解，落實(shí)到具體部門(mén)，具體責(zé)任人;四是加大培訓(xùn)力度與培訓(xùn)人員范圍。行政事業(yè)單位內(nèi)部控制方面的培訓(xùn)組織較少，僅有的內(nèi)控培訓(xùn)一般也限于財(cái)審部門(mén)，人事部門(mén)等其他部門(mén)人員參與機(jī)會(huì)少。導(dǎo)致其他部門(mén)人員對(duì)內(nèi)部控制認(rèn)識(shí)不夠，缺乏內(nèi)控觀念，無(wú)法站在內(nèi)部控制角度開(kāi)展工作、梳理工作。因此，建議各單位在制定年度培訓(xùn)計(jì)劃時(shí)，增加內(nèi)控培訓(xùn)頻次，擴(kuò)大培訓(xùn)人員范圍，深入推廣內(nèi)控理念，使廣大干部職工逐步適應(yīng)內(nèi)部控制新常態(tài)。

3.2對(duì)使用范圍加以明確，保證專(zhuān)款專(zhuān)用

第一，上級(jí)部門(mén)應(yīng)該針對(duì)專(zhuān)項(xiàng)資金的應(yīng)用范圍加以明確，并提高行政事業(yè)單位日常運(yùn)行的經(jīng)費(fèi)投入，使行政事業(yè)單位能夠在明確專(zhuān)項(xiàng)資金使用范圍的同時(shí)，降低專(zhuān)項(xiàng)資金被占用的可能性。在此期間，上級(jí)部門(mén)應(yīng)要求行政事業(yè)單位編制臺(tái)賬，對(duì)于資金的開(kāi)支要進(jìn)行詳細(xì)的記錄，從而為相關(guān)管理工作的有效落實(shí)提供支持。

第二，要對(duì)專(zhuān)項(xiàng)資金進(jìn)行單獨(dú)的核算，想要實(shí)現(xiàn)專(zhuān)款專(zhuān)用，還需要行政事業(yè)單位提高專(zhuān)項(xiàng)資金核算的獨(dú)立性，將其與自身日常經(jīng)費(fèi)的核算分離，并不斷強(qiáng)化專(zhuān)項(xiàng)資金的審核工作，確保該項(xiàng)資金的使用情況能夠得到精準(zhǔn)的反映，避免由于資金核算混亂，影響專(zhuān)項(xiàng)資金的正常使用。

第三，行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)專(zhuān)項(xiàng)資金管理保持高度重視。對(duì)于行政事業(yè)單位而言，其對(duì)于專(zhuān)項(xiàng)資金的管理效果，會(huì)受到領(lǐng)導(dǎo)重視程度的直接影響，因此，單位領(lǐng)導(dǎo)必須對(duì)專(zhuān)項(xiàng)資金有效管理的重要意義加以明確，不僅要對(duì)資金使用范圍加以明確，還要帶頭踐行相關(guān)管理措施，以此來(lái)提高單位員工對(duì)于相關(guān)工作的重視程度，為專(zhuān)項(xiàng)資金的科學(xué)使用提供支持。

3.3深化內(nèi)部控制制度普及工作

第一，本文建議單位應(yīng)從宏觀角度出發(fā)，在明確管理者、內(nèi)部控制人員以及單位基層職工在內(nèi)部控制制度落實(shí)時(shí)所承擔(dān)的不同角色、任務(wù)后，有針對(duì)性地為上述群體設(shè)計(jì)專(zhuān)題知識(shí)講座活動(dòng)，讓他們通過(guò)這一講座活動(dòng)的展開(kāi)深化對(duì)其的理解，為后續(xù)參與、創(chuàng)新這一工作奠定基礎(chǔ)。

第二，本文建議單位從新媒體平臺(tái)出發(fā)，為各層級(jí)工作人員提供更生動(dòng)、有趣的內(nèi)部控制知識(shí)和內(nèi)部控制制度解讀，以此幫助更深層級(jí)了解的基礎(chǔ)上參與到內(nèi)部控制制度實(shí)踐中來(lái)，推動(dòng)單位此項(xiàng)工作的落實(shí)程度。譬如，單位可以緊跟融媒體時(shí)代發(fā)展的潮流，在單位內(nèi)報(bào)、單位公眾平臺(tái)以及單位抖音號(hào)上同步共享有關(guān)內(nèi)部控制、內(nèi)部控制制度的知識(shí)、視頻，以此讓更多人在休閑、娛樂(lè)的同時(shí)也能了解到這一工作的重要性，從中收獲優(yōu)化制度內(nèi)容、推動(dòng)制度普及的目的。

結(jié)語(yǔ)

辦公室行政事務(wù)管理是機(jī)關(guān)單位改革和創(chuàng)新發(fā)展的奠基石，是單位高效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證，是所有部門(mén)工作運(yùn)行的重要樞紐，也是進(jìn)行單位內(nèi)部信息上傳下達(dá)的主要橋梁，所以我們必須切實(shí)意識(shí)到行政事務(wù)管理工作的重要性。要順應(yīng)時(shí)代的潮流，不斷完善相應(yīng)的行政事務(wù)管理體系，不斷優(yōu)化行政管理事務(wù)工作的策略，要運(yùn)用科學(xué)規(guī)范的管理方法，大膽突破，以便更好的適應(yīng)新時(shí)期對(duì)機(jī)關(guān)單位管理工作的要求。

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作者簡(jiǎn)介：吳麗（1988-）女，漢族，廣西賀州市，區(qū)委黨校研究生，助理政工師，主要從事政工師工作。