張艷

摘要：隨著智慧時代的來臨，傳統(tǒng)的檔案管理模式不再適用，亟待尋求與時俱進的管理模式，而數(shù)字化為機關(guān)檔案管理提供了新方向。本文將圍繞機關(guān)單位檔案管理工作實際，闡述推進檔案數(shù)字化、加快智能檔案室建設(shè)的必要性，并提出幾點具體的落實策略。

關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案;數(shù)字化建設(shè);智能檔案室

機關(guān)單位在從事各項事務(wù)過程中所生成的原始記錄就形成了機關(guān)檔案，檔案室負責(zé)對檔案進行收集和保管。機關(guān)檔案不僅服務(wù)于本單位各項業(yè)務(wù)、管理工作的開展，同時也具有寶貴的社會利用價值。因此，推進機關(guān)檔案規(guī)范化、高效化、數(shù)字化管理至關(guān)重要。

一、推進機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

（一）提高檔案管理工作質(zhì)量

機關(guān)單位實施檔案數(shù)字化建設(shè)后，可以借助計算機對檔案收集、整理、調(diào)閱、新增等操作進行統(tǒng)一處理，促使檔案管理更規(guī)范化。同時，還能提高檔案收集效率，確保機關(guān)單位各類檔案資源能被妥善保管，以實現(xiàn)利用最大化，推動機關(guān)單位各項工作有序開展。

（二）以真實的檔案信息為領(lǐng)導(dǎo)決策與管理提供參考

隨著檔案工作的持續(xù)推進，檔案資料“存史、資政、利用”等效能愈發(fā)凸顯，必須要發(fā)揮檔案服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策的作用，在遇到問題時能夠快速對檔案資料進行綜合性分析。而檔案數(shù)字化則具有得天獨厚的優(yōu)勢，可以借助信息技術(shù)確保機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能夠第一時間獲取所需資料，從而為決策和管理提供詳實的參考。

（三）可提高檔案利用率

機關(guān)單位推行檔案數(shù)字化建設(shè)后，檔案借閱、遷徙等流程變得更加簡單，不僅可以提供工作質(zhì)量，還能提升檔案的利用率。此外，通過系統(tǒng)還可以定點追蹤到具體的借閱人，明確檔案借閱次數(shù)、天數(shù)等，原本繁瑣的人工登記、審批流程也可直接在線上進行，同時亦避免了對紙質(zhì)檔案的損壞。

（四）是順應(yīng)時代發(fā)展潮流的表現(xiàn)

伴隨著科技的發(fā)展，紙質(zhì)檔案管理中的不足也逐漸顯露，顯然無法跟上時代步伐。而機關(guān)單位在長期發(fā)展中必然會產(chǎn)生越來越多的檔案資料，如果還是沿襲傳統(tǒng)的管理方式，只會加重管理任務(wù)。而隨著檔案存儲空間需求的增加，檔案管理壓力也隨之提升。檔案數(shù)字化就是將紙質(zhì)檔案掃描成電子版進行保存，不僅可以減少資源浪費，具有較強的生態(tài)性，還能降低成本，提高效率，是檔案管理的必然趨勢，同時亦是順應(yīng)時代發(fā)展的直觀體現(xiàn)。

二、機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)路徑

（一）堅持資源為先，做好存量檔案數(shù)字化

數(shù)字檔案資源是推進檔案數(shù)字化，加快智能檔案室建設(shè)的核心要素，其主要來源于存量數(shù)字化副本和增量電子文件歸檔所形成的電子檔案。機關(guān)單位應(yīng)當(dāng)將數(shù)字檔案資源納入到智能檔案室建設(shè)框架之中，推動機關(guān)檔案部門把控單位數(shù)字資源，踐行機關(guān)檔案集中化、統(tǒng)一化管理要求。在數(shù)字管理系統(tǒng)投入使用前，數(shù)字檔案資源建設(shè)的首要工作依舊是開展存量紙質(zhì)檔案數(shù)字化。紙質(zhì)檔案數(shù)字副本不僅可以方便單位使用，同時也可以在紙質(zhì)檔案到期時向國家級檔案館同步移交數(shù)字副本。而在推進存量紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)時，還是要遵循《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》DA/T31-2017進行[1];此外，對于一些字跡清晰、文本規(guī)范的檔案，在進行數(shù)字化轉(zhuǎn)變時，還是要遵循《紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識別（OCR）工作規(guī)范》DA/T77-2019，明確兩者之間的關(guān)聯(lián)點，確保檔案資源數(shù)量。

（二）重視檔案管理，加大資金投入

一方面，機關(guān)檔案管理人員必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，摒棄以往重管理、輕利用的工作思維，樹立起檔案數(shù)字化、科技化、現(xiàn)代化的管理意識，從而促進檔案管理水平的提升。同時，還可以定期舉辦檔案數(shù)字化講座，宣傳數(shù)字化建設(shè)的重要性，對機關(guān)單位全體職工進行思想教育，以此來提高其他人員配合完成檔案數(shù)字化和智慧檔案室建設(shè)的支持度，從上至下形成統(tǒng)一的思想認知。值得注意的是，檔案管理人員必須要明確電子檔案與紙質(zhì)檔案兩者之間的關(guān)系，秉承兩者長期并存的原則，在做好紙質(zhì)文檔基本工作的同時，如明確劃分管理期限，將工作重點向電子檔案管理傾斜。另一方面，機關(guān)單位還應(yīng)加強人力、財力和物力投入，梳理出檔案數(shù)字化和智能檔案室建設(shè)所需的設(shè)備資源。對此，機關(guān)單位可以向上級部門申請專項資金用于檔案數(shù)字化工作的開展。此外，機關(guān)也應(yīng)積極尋求其他拓寬資金的渠道，落實開源，同時也應(yīng)做好資金控制，確保?？顚Ｓ?。

（三）面向時代需求，全面推動智能檔案室建設(shè)

在面對檔案數(shù)字化建設(shè)這一時代需求下，建設(shè)智能檔案室是機關(guān)檔案規(guī)范化管理的重要舉措，具體而言需要落實以下兩點：一是從制度入手，將電子檔案納入到機關(guān)檔案管理范疇，以便在今后能夠更好地發(fā)揮出電子檔案的憑證作用，推動機關(guān)檔案形態(tài)更兼容，更符合時代發(fā)展趨勢。二是重視智能檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。機關(guān)檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)必須要滿足八防等基礎(chǔ)性要求，還應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)字化需求，配備智能門禁識別、紅外報警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范等硬件系統(tǒng)配備，研發(fā)和引進智慧檔案運營管控平臺、智能檔案庫房監(jiān)管控一體化系統(tǒng)數(shù)據(jù)中心動環(huán)監(jiān)控等軟件系統(tǒng)[2]。

（四）發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢，加強檔案資源開發(fā)利用

機關(guān)單位要想提高檔案服務(wù)水平，就必須要對檔案資源進行深度開發(fā)。對此，檔案部門要積極引進先進的技術(shù)，如數(shù)據(jù)分析技術(shù)、文本挖掘技術(shù)等，不斷擴大檔案開發(fā)的深度。同時，在檔案內(nèi)容價值挖掘上，還可以采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題文件匯集等方式[3]。以往，機關(guān)檔案工作很少會關(guān)注其服務(wù)職能，導(dǎo)致檔案利用率下降，無法充分發(fā)揮出檔案資源的價值。所以，機關(guān)必須要借助檔案數(shù)字化建設(shè)這一契機，加大對檔案資源的開發(fā)力度，通過舉辦線上展覽、拍攝專題小視頻等數(shù)字化方式，主動發(fā)揮出服務(wù)效能。

（五）堅持安全第一，做好保障體系建設(shè)

隨著檔案數(shù)字化建設(shè)進程的推進，檔案安全隱患也隨之增加，必須要做好檔案安全管理工作，將檔案安全納入到機關(guān)信息安全體系中。在制度層面上，必須要制定完善的檔案數(shù)字化管理制度，包括電子文件歸檔與管理制度、電子檔案備份制度、數(shù)字檔案使用規(guī)范等等。在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化層面上，機關(guān)必須要重視和貫徹執(zhí)行國家檔案局所要求的規(guī)范制度，無需再另行制定，以免出現(xiàn)規(guī)范管理不統(tǒng)一的情況。

（六）重視人才培養(yǎng)，建設(shè)檔案數(shù)字人才隊伍

在檔案數(shù)字化建設(shè)背景下，通過計算機就可以完成信息檢索、立卷、登記、傳遞等操作，因此需要檔案管理人員非常熟悉這一系列操作，了解計算機相關(guān)技能，懂得基本的計算機系統(tǒng)安全防護知識。因此，機關(guān)單位應(yīng)定期組織檔案人員開展專題培訓(xùn)，不僅要講解當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展新趨勢，還要開展信息工程、計算機、網(wǎng)絡(luò)安全維護等專項技能培訓(xùn)，培育出一支素質(zhì)高、技能過硬的復(fù)合型現(xiàn)代化檔案人才隊伍。此外，機關(guān)還應(yīng)重視檔案管理人才的吸納工作，加強與高校合作，進行檔案管理專業(yè)人才招聘，共同開展人才培育，不斷擴充檔案管理隊伍。

結(jié)語：當(dāng)前，檔案數(shù)字化建設(shè)工程正在不斷推進，在很大程度上提高了檔案的利用率，尤其是查準(zhǔn)率、查全率等有了較大提升，推動了機關(guān)各項工作的有序開展。今后，在推進智能檔案室建設(shè)過程中，要不斷開放檔案力度，實現(xiàn)資源互通共享，切實發(fā)揮出檔案資源的服務(wù)職能。

參考文獻：

[1]鄧海燕，喬飛虎.加快機關(guān)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的措施分析[J].卷宗，2019，000（024）：133.

[2]孟迪，張超.打破信息孤島必須從終端發(fā)力檔案室轉(zhuǎn)型升級迫在眉睫——新時代數(shù)字檔案室建設(shè)中的幾點思考[J].黑龍江檔案，2019，233（02）：100-101.

[3]張黎一.機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作策略探究[J].科技風(fēng)，2019，394（26）：223-223.