張艷

摘要：隨著智慧時(shí)代的來臨，傳統(tǒng)的檔案管理模式不再適用，亟待尋求與時(shí)俱進(jìn)的管理模式，而數(shù)字化為機(jī)關(guān)檔案管理提供了新方向。本文將圍繞機(jī)關(guān)單位檔案管理工作實(shí)際，闡述推進(jìn)檔案數(shù)字化、加快智能檔案室建設(shè)的必要性，并提出幾點(diǎn)具體的落實(shí)策略。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案;數(shù)字化建設(shè);智能檔案室

機(jī)關(guān)單位在從事各項(xiàng)事務(wù)過程中所生成的原始記錄就形成了機(jī)關(guān)檔案，檔案室負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行收集和保管。機(jī)關(guān)檔案不僅服務(wù)于本單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)、管理工作的開展，同時(shí)也具有寶貴的社會(huì)利用價(jià)值。因此，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化、高效化、數(shù)字化管理至關(guān)重要。

一、推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

（一）提高檔案管理工作質(zhì)量

機(jī)關(guān)單位實(shí)施檔案數(shù)字化建設(shè)后，可以借助計(jì)算機(jī)對(duì)檔案收集、整理、調(diào)閱、新增等操作進(jìn)行統(tǒng)一處理，促使檔案管理更規(guī)范化。同時(shí)，還能提高檔案收集效率，確保機(jī)關(guān)單位各類檔案資源能被妥善保管，以實(shí)現(xiàn)利用最大化，推動(dòng)機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作有序開展。

（二）以真實(shí)的檔案信息為領(lǐng)導(dǎo)決策與管理提供參考

隨著檔案工作的持續(xù)推進(jìn)，檔案資料“存史、資政、利用”等效能愈發(fā)凸顯，必須要發(fā)揮檔案服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策的作用，在遇到問題時(shí)能夠快速對(duì)檔案資料進(jìn)行綜合性分析。而檔案數(shù)字化則具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，可以借助信息技術(shù)確保機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能夠第一時(shí)間獲取所需資料，從而為決策和管理提供詳實(shí)的參考。

（三）可提高檔案利用率

機(jī)關(guān)單位推行檔案數(shù)字化建設(shè)后，檔案借閱、遷徙等流程變得更加簡(jiǎn)單，不僅可以提供工作質(zhì)量，還能提升檔案的利用率。此外，通過系統(tǒng)還可以定點(diǎn)追蹤到具體的借閱人，明確檔案借閱次數(shù)、天數(shù)等，原本繁瑣的人工登記、審批流程也可直接在線上進(jìn)行，同時(shí)亦避免了對(duì)紙質(zhì)檔案的損壞。

（四）是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流的表現(xiàn)

伴隨著科技的發(fā)展，紙質(zhì)檔案管理中的不足也逐漸顯露，顯然無法跟上時(shí)代步伐。而機(jī)關(guān)單位在長(zhǎng)期發(fā)展中必然會(huì)產(chǎn)生越來越多的檔案資料，如果還是沿襲傳統(tǒng)的管理方式，只會(huì)加重管理任務(wù)。而隨著檔案存儲(chǔ)空間需求的增加，檔案管理壓力也隨之提升。檔案數(shù)字化就是將紙質(zhì)檔案掃描成電子版進(jìn)行保存，不僅可以減少資源浪費(fèi)，具有較強(qiáng)的生態(tài)性，還能降低成本，提高效率，是檔案管理的必然趨勢(shì)，同時(shí)亦是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的直觀體現(xiàn)。

二、機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)路徑

（一）堅(jiān)持資源為先，做好存量檔案數(shù)字化

數(shù)字檔案資源是推進(jìn)檔案數(shù)字化，加快智能檔案室建設(shè)的核心要素，其主要來源于存量數(shù)字化副本和增量電子文件歸檔所形成的電子檔案。機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)將數(shù)字檔案資源納入到智能檔案室建設(shè)框架之中，推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案部門把控單位數(shù)字資源，踐行機(jī)關(guān)檔案集中化、統(tǒng)一化管理要求。在數(shù)字管理系統(tǒng)投入使用前，數(shù)字檔案資源建設(shè)的首要工作依舊是開展存量紙質(zhì)檔案數(shù)字化。紙質(zhì)檔案數(shù)字副本不僅可以方便單位使用，同時(shí)也可以在紙質(zhì)檔案到期時(shí)向國家級(jí)檔案館同步移交數(shù)字副本。而在推進(jìn)存量紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，還是要遵循《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》DA/T31-2017進(jìn)行[1];此外，對(duì)于一些字跡清晰、文本規(guī)范的檔案，在進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變時(shí)，還是要遵循《紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識(shí)別（OCR）工作規(guī)范》DA/T77-2019，明確兩者之間的關(guān)聯(lián)點(diǎn)，確保檔案資源數(shù)量。

（二）重視檔案管理，加大資金投入

一方面，機(jī)關(guān)檔案管理人員必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，摒棄以往重管理、輕利用的工作思維，樹立起檔案數(shù)字化、科技化、現(xiàn)代化的管理意識(shí)，從而促進(jìn)檔案管理水平的提升。同時(shí)，還可以定期舉辦檔案數(shù)字化講座，宣傳數(shù)字化建設(shè)的重要性，對(duì)機(jī)關(guān)單位全體職工進(jìn)行思想教育，以此來提高其他人員配合完成檔案數(shù)字化和智慧檔案室建設(shè)的支持度，從上至下形成統(tǒng)一的思想認(rèn)知。值得注意的是，檔案管理人員必須要明確電子檔案與紙質(zhì)檔案兩者之間的關(guān)系，秉承兩者長(zhǎng)期并存的原則，在做好紙質(zhì)文檔基本工作的同時(shí)，如明確劃分管理期限，將工作重點(diǎn)向電子檔案管理傾斜。另一方面，機(jī)關(guān)單位還應(yīng)加強(qiáng)人力、財(cái)力和物力投入，梳理出檔案數(shù)字化和智能檔案室建設(shè)所需的設(shè)備資源。對(duì)此，機(jī)關(guān)單位可以向上級(jí)部門申請(qǐng)專項(xiàng)資金用于檔案數(shù)字化工作的開展。此外，機(jī)關(guān)也應(yīng)積極尋求其他拓寬資金的渠道，落實(shí)開源，同時(shí)也應(yīng)做好資金控制，確保?？顚Ｓ?。

（三）面向時(shí)代需求，全面推動(dòng)智能檔案室建設(shè)

在面對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)這一時(shí)代需求下，建設(shè)智能檔案室是機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理的重要舉措，具體而言需要落實(shí)以下兩點(diǎn)：一是從制度入手，將電子檔案納入到機(jī)關(guān)檔案管理范疇，以便在今后能夠更好地發(fā)揮出電子檔案的憑證作用，推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案形態(tài)更兼容，更符合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)。二是重視智能檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。機(jī)關(guān)檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)必須要滿足八防等基礎(chǔ)性要求，還應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)字化需求，配備智能門禁識(shí)別、紅外報(bào)警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范等硬件系統(tǒng)配備，研發(fā)和引進(jìn)智慧檔案運(yùn)營管控平臺(tái)、智能檔案庫房監(jiān)管控一體化系統(tǒng)數(shù)據(jù)中心動(dòng)環(huán)監(jiān)控等軟件系統(tǒng)[2]。

（四）發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)檔案資源開發(fā)利用

機(jī)關(guān)單位要想提高檔案服務(wù)水平，就必須要對(duì)檔案資源進(jìn)行深度開發(fā)。對(duì)此，檔案部門要積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，如數(shù)據(jù)分析技術(shù)、文本挖掘技術(shù)等，不斷擴(kuò)大檔案開發(fā)的深度。同時(shí)，在檔案內(nèi)容價(jià)值挖掘上，還可以采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題文件匯集等方式[3]。以往，機(jī)關(guān)檔案工作很少會(huì)關(guān)注其服務(wù)職能，導(dǎo)致檔案利用率下降，無法充分發(fā)揮出檔案資源的價(jià)值。所以，機(jī)關(guān)必須要借助檔案數(shù)字化建設(shè)這一契機(jī)，加大對(duì)檔案資源的開發(fā)力度，通過舉辦線上展覽、拍攝專題小視頻等數(shù)字化方式，主動(dòng)發(fā)揮出服務(wù)效能。

（五）堅(jiān)持安全第一，做好保障體系建設(shè)

隨著檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)，檔案安全隱患也隨之增加，必須要做好檔案安全管理工作，將檔案安全納入到機(jī)關(guān)信息安全體系中。在制度層面上，必須要制定完善的檔案數(shù)字化管理制度，包括電子文件歸檔與管理制度、電子檔案?jìng)浞葜贫?、?shù)字檔案使用規(guī)范等等。在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化層面上，機(jī)關(guān)必須要重視和貫徹執(zhí)行國家檔案局所要求的規(guī)范制度，無需再另行制定，以免出現(xiàn)規(guī)范管理不統(tǒng)一的情況。

（六）重視人才培養(yǎng)，建設(shè)檔案數(shù)字人才隊(duì)伍

在檔案數(shù)字化建設(shè)背景下，通過計(jì)算機(jī)就可以完成信息檢索、立卷、登記、傳遞等操作，因此需要檔案管理人員非常熟悉這一系列操作，了解計(jì)算機(jī)相關(guān)技能，懂得基本的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全防護(hù)知識(shí)。因此，機(jī)關(guān)單位應(yīng)定期組織檔案人員開展專題培訓(xùn)，不僅要講解當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展新趨勢(shì)，還要開展信息工程、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)等專項(xiàng)技能培訓(xùn)，培育出一支素質(zhì)高、技能過硬的復(fù)合型現(xiàn)代化檔案人才隊(duì)伍。此外，機(jī)關(guān)還應(yīng)重視檔案管理人才的吸納工作，加強(qiáng)與高校合作，進(jìn)行檔案管理專業(yè)人才招聘，共同開展人才培育，不斷擴(kuò)充檔案管理隊(duì)伍。

結(jié)語：當(dāng)前，檔案數(shù)字化建設(shè)工程正在不斷推進(jìn)，在很大程度上提高了檔案的利用率，尤其是查準(zhǔn)率、查全率等有了較大提升，推動(dòng)了機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的有序開展。今后，在推進(jìn)智能檔案室建設(shè)過程中，要不斷開放檔案力度，實(shí)現(xiàn)資源互通共享，切實(shí)發(fā)揮出檔案資源的服務(wù)職能。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄧海燕，喬飛虎.加快機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的措施分析[J].卷宗，2019，000（024）：133.

[2]孟迪，張超.打破信息孤島必須從終端發(fā)力檔案室轉(zhuǎn)型升級(jí)迫在眉睫——新時(shí)代數(shù)字檔案室建設(shè)中的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江檔案，2019，233（02）：100-101.

[3]張黎一.機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作策略探究[J].科技風(fēng)，2019，394（26）：223-223.