柳建華

（襄陽市人事考試院，湖北 襄陽 441021）

信息化技術(shù)已成為現(xiàn)階段人們?nèi)粘Ｉ睢⒐ぷ饕约皩W(xué)習(xí)中不可或缺的輔助工具，對(duì)信息化技術(shù)的開發(fā)及應(yīng)用也在很大程度上促進(jìn)了我國社會(huì)的整體發(fā)展。在當(dāng)前的大環(huán)境之下，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式在實(shí)際運(yùn)用的過程中往往很難發(fā)揮出理想效果，這也給檔案管理工作的開展帶來了諸多不便。將信息化手段應(yīng)用到檔案管理工作中，可以使傳統(tǒng)管理模式中存在的弊端得到有效補(bǔ)足，同時(shí)使檔案處理效率得到明顯提升，為我國事業(yè)單位檔案管理工作的開展確定新的途徑。

一、信息化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用優(yōu)勢

（一）提升了檔案儲(chǔ)存的安全性

事業(yè)單位在日常運(yùn)轉(zhuǎn)過程中會(huì)產(chǎn)生多種檔案資料，具有一定的復(fù)雜性，想要對(duì)其進(jìn)行有效管理往往存在一定難度。尤其在現(xiàn)階段的社會(huì)形勢之下，檔案管理工作在實(shí)際開展的過程中涉及的內(nèi)容越來越多。另外，事業(yè)單位的檔案儲(chǔ)存往往是一個(gè)長期的過程，因此，必須保證檔案儲(chǔ)存的安全性以及私密性。傳統(tǒng)的檔案儲(chǔ)存管理方式主要針對(duì)紙質(zhì)檔案，檔案資料的儲(chǔ)存不僅會(huì)占用較大的空間，也可能因?yàn)閮?chǔ)存室的環(huán)境因素而使檔案資料出現(xiàn)發(fā)霉、受潮以及被鼠蟻損壞等現(xiàn)象，這會(huì)對(duì)檔案的安全性以及完整性造成嚴(yán)重影響［1］。將信息化技術(shù)運(yùn)用到事業(yè)單位檔案管理工作中，能在很大程度上解決上述問題，可以運(yùn)用信息化技術(shù)將檔案文件以電子檔案的形式保存下來，工作人員在進(jìn)行檔案查閱的時(shí)候，只需要操作電腦即可，在提升查閱效率的同時(shí)也保證了檔案儲(chǔ)存的安全性。

（二）有利于檔案信息的交流及共享

對(duì)于基層事業(yè)單位來說，在手工管理原始檔案時(shí)，想要實(shí)現(xiàn)各部門或者單位之間的信息共享往往較為困難，這也使得信息的價(jià)值沒有得到有效發(fā)揮。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)開展檔案管理工作，能使檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)安排更為有序，使管理工作的開展擁有系統(tǒng)化的依據(jù)，并且可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立起各部門之間的信息交流、共享渠道，使檔案資源的利用率得到明顯提升，從而進(jìn)一步發(fā)揮出檔案的自身價(jià)值，同時(shí)保證各部門的檔案查閱效率［2］。

二、信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用路徑

（一）構(gòu)建功能完善的信息化檔案管理系統(tǒng)

將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中時(shí)，應(yīng)該注意對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的開展情況有具體認(rèn)知，以此為基礎(chǔ)構(gòu)建起功能完善的信息化檔案管理系統(tǒng)，要保證管理系統(tǒng)包含三個(gè)方面。首先是檔案儲(chǔ)存管理系統(tǒng)。這是信息化檔案管理系統(tǒng)中最為重要的子系統(tǒng)，其在實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)過程中可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的自動(dòng)編號(hào)，并且可以對(duì)檔案進(jìn)行跟蹤定位。此外，這一子系統(tǒng)的檔案儲(chǔ)存位置還應(yīng)該體現(xiàn)出檔案分配以及信息儲(chǔ)存管理功能，從而使電子檔案的儲(chǔ)存實(shí)現(xiàn)可視化、動(dòng)態(tài)化管理［3］。其次是檔案查詢管理系統(tǒng)。這一系統(tǒng)可以在檔案查詢時(shí)提供相應(yīng)的檔案目錄，并且可以有效提升檔案管理系統(tǒng)的保密程度，使管理人員的檔案管理工作質(zhì)量得到保證。最后是檔案安全管理系統(tǒng)。這一子系統(tǒng)以互聯(lián)網(wǎng)信息安全技術(shù)為依托，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案儲(chǔ)存狀態(tài)的有效監(jiān)管，如果存在電子檔案不經(jīng)過子系統(tǒng)查詢便發(fā)出出庫指令的現(xiàn)象，監(jiān)控模塊會(huì)立刻向計(jì)算機(jī)中心發(fā)出警報(bào)。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案資源的及時(shí)共享

信息化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用，使檔案管理工作的開展在很大程度上滿足了當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需求，同時(shí)也使檔案資源的開發(fā)利用更為深入。在實(shí)際開展事業(yè)單位檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該注意利用信息化技術(shù)將檔案上傳到專門的管理平臺(tái)上，通常情況下，這一管理平臺(tái)是事業(yè)單位自己建設(shè)的，各部門可以在信息管理平臺(tái)上與其他部門進(jìn)行信息互動(dòng)以及共享，使文件簽署、人員信息歸總等工作的開展取得更為理想的效果，直接通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行操作，也使得檔案管理工作的開展更加透明［4］。同時(shí)，事業(yè)單位還可以通過檔案信息化管理的方式有選擇地公開行政信息，這有利于檔案資源的實(shí)時(shí)共享，能促進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部相關(guān)業(yè)務(wù)的開展。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在當(dāng)前的信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，積極應(yīng)用先進(jìn)的信息化技術(shù)，但想要使信息化技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮出理想效果，檔案管理工作人員自身應(yīng)具有較高的專業(yè)素質(zhì)，尤其要掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以利用其開展信息化檔案管理工作。因此，事業(yè)單位今后要注意培養(yǎng)起一支高素質(zhì)的信息化檔案管理隊(duì)伍，在提升檔案管理崗位招聘門檻的同時(shí)，還應(yīng)該定期對(duì)當(dāng)前在崗工作人員進(jìn)行具有技術(shù)針對(duì)性的培訓(xùn)，主要是提升崗位工作人員的信息化技術(shù)了解深度以及操作水平，使檔案管理工作人員借助信息化技術(shù)有效開展檔案管理工作，同時(shí)使檔案管理團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)得到持續(xù)性提升［5］。

（四）進(jìn)一步提升檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全性

將信息化技術(shù)融入事業(yè)單位檔案管理工作中，可以使檔案管理工作的開展效率以及質(zhì)量得到明顯提升，也可以使檔案資料的儲(chǔ)存空間得到有效擴(kuò)展。但與此同時(shí)，我們也發(fā)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)安全問題往往對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的開展具有一定的負(fù)面影響，并且這種影響具有持續(xù)性。這主要是由于在利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案信息傳遞時(shí)，可能會(huì)受到病毒及黑客的入侵，從而出現(xiàn)重要信息數(shù)據(jù)泄漏的情況，因此需要建立一套完善的網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，有效防止病毒以及非法軟件的入侵［6］。在利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行檔案信息傳輸?shù)倪^程中，想要保證信息數(shù)據(jù)不出現(xiàn)泄漏以及被非法篡改的現(xiàn)象，應(yīng)該注意從技術(shù)上提升網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)系統(tǒng)的安全性，建立起完善的身份認(rèn)證權(quán)限系統(tǒng)，這樣一來，在對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行查詢、下載以及傳輸?shù)炔僮鞯臅r(shí)候，需要通過相應(yīng)的管理權(quán)限認(rèn)證，只有特定人員才有資格查看檔案資源。同時(shí)還應(yīng)該注意在軟件系統(tǒng)上下功夫，配備相應(yīng)的防火墻產(chǎn)品、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒系統(tǒng)、緊急備份系統(tǒng)以及信息傳輸加密系統(tǒng)等等，通過這種方式使事業(yè)單位在運(yùn)用信息化技術(shù)開展檔案管理工作時(shí)的安全性得到有效提升。此外，隨著我國科技水平的不斷提升，未來信息化技術(shù)在檔案管理工作中的融入勢必也會(huì)更為深入，應(yīng)該注意積極開發(fā)智能化技術(shù)，建設(shè)出一套與當(dāng)前事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展情況以及檔案管理工作開展實(shí)際需要相符合的智能化管理體系，從而提升信息化檔案管理工作的規(guī)范程度，提升檔案的安全性以及儲(chǔ)存量。

三、結(jié)語

現(xiàn)階段我國信息化技術(shù)水平不斷提升，行政事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)應(yīng)該注意對(duì)以往的管理模式進(jìn)行積極創(chuàng)新，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，將信息化技術(shù)積極融入檔案管理工作中，從而在整體上提升檔案管理工作的質(zhì)量以及效率。同時(shí)，今后事業(yè)單位在開展信息化檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該注意培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，可以通過提升招聘門檻以及對(duì)現(xiàn)有崗位工作人員進(jìn)行定期在崗培訓(xùn)的方式提升工作人員的綜合素質(zhì)，尤其要提升工作人員的信息化技術(shù)操作水平，使其可以有效利用信息化技術(shù)熟練開展各項(xiàng)檔案管理工作。隨著我國科技水平的不斷提升，事業(yè)單位檔案管理工作與信息化技術(shù)之間的融合會(huì)越來越深入，這就需要事業(yè)單位構(gòu)建起一體化的信息化檔案管理體系，對(duì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行明確，保證信息化檔案管理工作的智能化，這也是今后信息化檔案管理的重要?jiǎng)?chuàng)新路徑。