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        高校教學(xué)秘書崗位定位與素質(zhì)要求

        2021-11-24 13:16:58任瑜艷
        現(xiàn)代交際 2021年2期
        關(guān)鍵詞:教學(xué)管理教師教學(xué)

        任瑜艷

        (廣東培正學(xué)院人文學(xué)院 廣東 廣州 510830)

        崗位定位是做好教學(xué)工作的前提和基礎(chǔ),教學(xué)秘書的崗位定位準(zhǔn)確與否,影響著教學(xué)秘書工作的優(yōu)劣和成敗。由于很多高校工作者對(duì)教學(xué)秘書崗位認(rèn)識(shí)不足,要求偏低,導(dǎo)致教學(xué)秘書也常常把自己定位在一個(gè)較低層次上,工作效率低,工作沒有成效,自身價(jià)值也得不到發(fā)揮,工作積極性越來(lái)越低。本文希望通過(guò)準(zhǔn)確定位高校教學(xué)秘書的崗位,進(jìn)一步強(qiáng)化教學(xué)秘書的思想意識(shí),使其能更好地在教學(xué)管理中發(fā)揮作用。

        一、教學(xué)秘書的崗位定位

        很多高校領(lǐng)導(dǎo)將教學(xué)秘書崗位定位為教輔崗,相對(duì)教師和中高層以上管理人員,教學(xué)秘書處于次要和基層的位置,其主要工作是根據(jù)學(xué)校的安排重復(fù)處理一些簡(jiǎn)單的事務(wù)性雜活。有些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師甚至認(rèn)為,教學(xué)秘書不需要專業(yè)技能,什么人都可以勝任。這種看法導(dǎo)致很多教學(xué)秘書自己也認(rèn)為低人一等,不被重視,沒有晉升的路徑,因此工作積極性不高,影響工作的質(zhì)量??梢?,從理念上明確教學(xué)秘書的定位,找準(zhǔn)教學(xué)秘書在整個(gè)學(xué)校中的位置,理順教學(xué)秘書崗位的工作,成為目前要解決的問(wèn)題。

        (一)教學(xué)秘書是人才培養(yǎng)系統(tǒng)的重要組成部分

        當(dāng)代大學(xué)教育以素質(zhì)教育和創(chuàng)新教育為主旋律,以促進(jìn)人的自由全面發(fā)展為宗旨,強(qiáng)調(diào)鍛造學(xué)生的實(shí)踐能力,培養(yǎng)和訓(xùn)練全面素質(zhì),是全方位,多方式、立體化、綜合性的開放式教育和系統(tǒng)工程[1]。在當(dāng)代素質(zhì)教育和創(chuàng)新教育理念下,人才培養(yǎng)模式已從傳統(tǒng)的教師傳授知識(shí)轉(zhuǎn)為全面培養(yǎng)人發(fā)展的系統(tǒng)工程。人才培養(yǎng)模式的轉(zhuǎn)變賦予了教育工作者更多的責(zé)任,教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理的主力軍,應(yīng)當(dāng)在教育教學(xué)觀念和人才培養(yǎng)模式發(fā)生轉(zhuǎn)變時(shí),充分發(fā)揮自己的作用。在傳統(tǒng)觀念中,教學(xué)主體是教師,人才培養(yǎng)模式轉(zhuǎn)變后,參與人才培養(yǎng)的都是主體,每個(gè)參與者在人才培養(yǎng)系統(tǒng)中各司其職。與任課教師不同,教學(xué)秘書是通過(guò)管理為學(xué)生提供服務(wù)的,如安排日常教學(xué)工作、監(jiān)督學(xué)生學(xué)業(yè)的完成情況等。雖然服務(wù)學(xué)生的方式不同,但都是為學(xué)生的學(xué)習(xí)、成才服務(wù)。因此教學(xué)秘書也是老師,與傳統(tǒng)的老師一樣履行教書育人的職責(zé),是人才培養(yǎng)系統(tǒng)的重要組成部分。

        (二)教學(xué)秘書是教學(xué)管理的橋梁紐帶

        教學(xué)管理是運(yùn)用管理科學(xué)和教學(xué)論的原理與方法,充分發(fā)揮計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制等管理職能,對(duì)教學(xué)過(guò)程各要素加以統(tǒng)籌,使之有序運(yùn)行,提高效能的過(guò)程[2]。參加教學(xué)管理的人員主要構(gòu)成為校長(zhǎng)、分管副校長(zhǎng)、教務(wù)部門、教學(xué)督導(dǎo)組織、院長(zhǎng)(系主任)、分管副院長(zhǎng)(系副主任)、教研室、教學(xué)秘書。教學(xué)秘書作為教學(xué)管理系統(tǒng)的基層管理人員,不僅要在由教師、學(xué)生、分管領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)部門、其他行政部門、實(shí)驗(yàn)室、其他院系、學(xué)工處、校外基地等構(gòu)成的錯(cuò)綜復(fù)雜的教學(xué)系統(tǒng)中起協(xié)調(diào)作用,還要收集、整合教學(xué)管理涉及的各個(gè)方面的信息,反饋給相關(guān)人員,為相關(guān)人員提供意見。教學(xué)秘書可以說(shuō)是橋梁和樞紐。相對(duì)學(xué)年制,學(xué)分制的人才培養(yǎng)方案彈性大,教學(xué)計(jì)劃也越來(lái)越貼合學(xué)生個(gè)性,相應(yīng)的教學(xué)管理也變得越來(lái)越復(fù)雜,對(duì)學(xué)生學(xué)業(yè)管理也轉(zhuǎn)向目標(biāo)管理。很多教師、家長(zhǎng)和學(xué)生面對(duì)學(xué)業(yè)制度的轉(zhuǎn)變都顯得無(wú)所適從;為使學(xué)生接受并且盡快適應(yīng),教學(xué)秘書在其中發(fā)揮了重要的作用。教學(xué)秘書雖然是教學(xué)管理基層人員,在整個(gè)學(xué)業(yè)制度改革中不起眼,但教學(xué)秘書直接參與教學(xué)改革和教學(xué)管理的各個(gè)環(huán)節(jié),全面了解改革前后教學(xué)運(yùn)行工作的過(guò)程和結(jié)果,能為教師、家長(zhǎng)和學(xué)生提供更全面、更有用的咨詢和信息,為他們排憂解難,為他們的溝通搭建良好的平臺(tái)。因此,在新形勢(shì)教育教學(xué)改革下,教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)積極發(fā)揮作用。

        (三)教學(xué)秘書在教學(xué)管理中起參謀作用

        教學(xué)秘書的工作涉及教學(xué)運(yùn)行系統(tǒng)的各個(gè)方面,接觸的人員最多,掌握的信息最豐富,了解的情況最全面且最及時(shí),教學(xué)秘書可以將自己收集的信息進(jìn)行整合、分析,使之成為自己的寶貴的經(jīng)驗(yàn),為各方處理問(wèn)題提供決策和參謀,為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難,成為領(lǐng)導(dǎo)總體職能的有機(jī)補(bǔ)充。在策劃新的教學(xué)活動(dòng),擬定新的教學(xué)規(guī)章、教學(xué)計(jì)劃時(shí),教學(xué)秘書可以用自己豐富的一線經(jīng)驗(yàn)給予教學(xué)院長(zhǎng)、各系主任實(shí)質(zhì)性建議,幫助其更好地開展教學(xué)活動(dòng)。教學(xué)秘書可以從學(xué)生及有關(guān)方面了解教師的教學(xué)情況,發(fā)現(xiàn)教師在教學(xué)方面的不足,及時(shí)向教師反饋;也可收集學(xué)生感興趣、效果較好的教學(xué)方法進(jìn)行推廣。因此,教學(xué)秘書可以說(shuō)是整個(gè)教學(xué)運(yùn)行中不可多得的“智囊”。

        二、教學(xué)秘書崗位要求

        教學(xué)秘書要具備較強(qiáng)的職業(yè)知識(shí)技能和思想意識(shí),在教學(xué)工作中發(fā)揮更大的作用。

        (一)具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和工作技能

        1.具備較強(qiáng)的管理業(yè)務(wù)知識(shí)和工作能力

        教育改革要求教學(xué)秘書不是勤雜工,而是教學(xué)管理者,教學(xué)秘書應(yīng)掌握管理方面的專業(yè)知識(shí)和工作技能。教學(xué)秘書作為院系教學(xué)管理一線人員,應(yīng)具備組織、策劃和統(tǒng)籌能力,決策、執(zhí)行和預(yù)見能力,溝通、協(xié)調(diào)和表達(dá)能力及研究創(chuàng)新能力。教學(xué)發(fā)展趨勢(shì)的評(píng)估預(yù)測(cè)、各部門工作的協(xié)調(diào)、教學(xué)信息的流通、教學(xué)活動(dòng)的開展、教師課程的管理,學(xué)生活動(dòng)的舉辦,教學(xué)計(jì)劃的執(zhí)行,培養(yǎng)方案的實(shí)施,等等,這些日常的教學(xué)活動(dòng)都需要教學(xué)秘書來(lái)安排,一些突發(fā)的教學(xué)事故都是秘書馬上處理。如果教學(xué)秘書沒有專業(yè)的管理能力,面對(duì)這些復(fù)雜的教學(xué)活動(dòng),將無(wú)所適從,容易手忙腳亂。因此,教學(xué)秘書要不斷加強(qiáng)、提升自身管理業(yè)務(wù)知識(shí)和工作技能水平。

        2.具備較強(qiáng)的檔案整合能力

        教學(xué)秘書最基本的工作之一是管理教學(xué)檔案。教學(xué)檔案的管理不僅是對(duì)教育教學(xué)資料的收集,還是對(duì)各種教學(xué)材料的系統(tǒng)歸納、整理、存檔,使之成為有價(jià)值的資料。教學(xué)秘書每天上傳下達(dá)教務(wù)處和其他部門的工作任務(wù),收集、整理本部門教師、學(xué)生的各種信息。對(duì)海量的教學(xué)檔案信息,如果不及時(shí)整合,分門別類歸檔,將會(huì)越積越多,越積越亂。這就要求教學(xué)秘書具備較強(qiáng)的檔案整合能力,成為教學(xué)檔案信息處理加工的中樞,能夠有效提取、總結(jié),并且準(zhǔn)確地傳達(dá)檔案中的信息。因此,教學(xué)秘書要在日常工作中強(qiáng)化自身的檔案管理能力。

        3.具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用處理能力

        隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,大部分高校教務(wù)管理工作已經(jīng)采用信息化,教務(wù)管理系統(tǒng)越來(lái)越規(guī)范化,倡導(dǎo)辦公無(wú)紙化,日常的各種報(bào)表、通知、調(diào)停課、選課、排課、考勤、教材征訂等都在線上進(jìn)行,教學(xué)管理大數(shù)據(jù)將在各大高校廣泛運(yùn)用。因此,教學(xué)秘書要掌握新技術(shù),熟悉各類辦公軟件和教務(wù)管理系統(tǒng)的操作,學(xué)會(huì)利用各種先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段,提高教學(xué)管理的規(guī)范性,從而提高工作效率。

        (二)提高思想意識(shí)

        1.樹立主體意識(shí)

        雖然很多學(xué)校將教學(xué)秘書定位為輔助崗位,但身為教學(xué)秘書,要樹立主體意識(shí),掌握主動(dòng)權(quán)。教學(xué)秘書工作在教學(xué)最前線,是教學(xué)管理的樞紐,其崗位至關(guān)重要。教學(xué)秘書是教學(xué)管理系統(tǒng)中的一員,是管理者,不是辦事員,要主動(dòng)工作,經(jīng)常動(dòng)腦,想辦法把教學(xué)工作做得更好。教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)主動(dòng)解決教學(xué)相關(guān)問(wèn)題,跟進(jìn)問(wèn)題,在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候提醒和建議領(lǐng)導(dǎo)處理具體教學(xué)工作,并及時(shí)跟進(jìn)學(xué)院的相關(guān)教學(xué)工作,做好督促工作。教學(xué)秘書只有先樹立起主體意識(shí),才會(huì)主動(dòng)思考解決問(wèn)題,研究教學(xué)內(nèi)容,主動(dòng)做與教學(xué)相關(guān)的事,才能使自己在人才培養(yǎng)系統(tǒng)中發(fā)揮更大的作用。

        2.樹立服務(wù)意識(shí)

        服務(wù)意識(shí)是高校教學(xué)秘書工作的根本思想意識(shí),教學(xué)秘書只有全心全意為學(xué)生,為教師,為教學(xué)服務(wù),才能實(shí)現(xiàn)教與學(xué)的職責(zé),才能達(dá)到教學(xué)管理的目標(biāo)。因此,教學(xué)秘書要樹立全方面、全方位、自覺的服務(wù)的思想意識(shí),這是教學(xué)秘書專業(yè)素質(zhì)要求的。教學(xué)秘書工作煩瑣,既要要制定好學(xué)院各學(xué)期教學(xué)計(jì)劃,出臺(tái)各項(xiàng)教學(xué)管理措施,又要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀和助手,及時(shí)提供教學(xué)工作所需的材料;既要為教師授課和學(xué)生學(xué)習(xí)提供支持與幫助,又要將教師和學(xué)生的反饋信息及時(shí)上報(bào)。有時(shí)會(huì)遇到很難管理的教師和學(xué)生,工作中難免會(huì)產(chǎn)生厭煩情緒,與人發(fā)生沖突,受委屈;但教學(xué)秘書是為各方面提供服務(wù)的,服務(wù)過(guò)程中的矛盾是不可避免的。因此,教學(xué)秘書要保持良好的心態(tài),及時(shí)自我調(diào)整。作為教學(xué)秘書,服務(wù)意識(shí)是必不可少的。

        3.樹立創(chuàng)新意識(shí)

        在教學(xué)管理方面,積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的教育管理理論,在前輩實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上有所創(chuàng)新,努力提高自己的教學(xué)管理水平。要成為一名出色的教務(wù)工作者,不僅要學(xué)習(xí)前人的知識(shí),積累經(jīng)驗(yàn),還要積極適應(yīng)新形勢(shì)、新時(shí)代的發(fā)展要求,結(jié)合具體實(shí)際,采用新技術(shù)、新方法,敢于創(chuàng)新,把教務(wù)工作做得更好。教學(xué)秘書更多時(shí)候是依照既有的培養(yǎng)方案、教學(xué)計(jì)劃和安排開展、落實(shí)工作,在此過(guò)程中,應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況,不斷完善、優(yōu)化既有的設(shè)計(jì)、安排,敢于在前人基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新,以推動(dòng)教學(xué)工作的發(fā)展。在設(shè)計(jì)教學(xué)培養(yǎng)方案的時(shí)候,要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展和國(guó)家人才戰(zhàn)略需求,以及高等教育發(fā)展趨勢(shì);在開展教學(xué)工作時(shí),一定要有創(chuàng)新性。

        三、結(jié)語(yǔ)

        當(dāng)代教育理念的轉(zhuǎn)變,賦予了教學(xué)秘書更多的職責(zé)。教學(xué)秘書不是勤雜工,不是被動(dòng)的任務(wù)執(zhí)行者,他們是人才培養(yǎng)的重要組成部分,是人才培養(yǎng)的主體之一;他們是教學(xué)管理的橋梁樞紐,在學(xué)院與學(xué)校教務(wù)部門、教師與學(xué)生、院系領(lǐng)導(dǎo)與教師之間發(fā)揮著橋梁作用:及時(shí)傳達(dá)教務(wù)部門和院系領(lǐng)導(dǎo)的要求和任務(wù),反饋教師、學(xué)生對(duì)教學(xué)安排的意見;在教學(xué)管理中起重要的參謀作用,為領(lǐng)導(dǎo)、為教學(xué)管理建言獻(xiàn)策。為了適應(yīng)全方位、較為繁雜的工作任務(wù),教學(xué)秘書還需要提高自身管理知識(shí)和專業(yè)技能,樹立正確的思想意識(shí),這樣才能成為優(yōu)秀的教學(xué)管理者,更好地服務(wù)于教學(xué)管理,實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值。

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