徐 軍

（西南交通大學(xué)信息科學(xué)與技術(shù)學(xué)院 四川 成都 611756）

在高校的科研管理工作中，二級學(xué)院的科研管理工作逐步成為高校和學(xué)院科研管理工作的重點。二級學(xué)院的科研秘書則承擔著承上啟下的橋梁和紐帶的作用，肩負著與學(xué)?？蒲兄鞴懿块T（科研院）、保密辦、軍工辦、計財處等有關(guān)部門的聯(lián)系工作，既要負責學(xué)院日常科研工作的有序進行，還要為學(xué)院科研師生提供科研輔助工作，在整個學(xué)校的科研管理鏈中有著不可小覷的作用。

一、科研秘書的崗位職責和內(nèi)容特點

1.院系與科研管理部門的信息溝通

負責學(xué)?？蒲兄鞴懿块T、二級學(xué)院院領(lǐng)導(dǎo)和本院教師之間相關(guān)科研信息的交流和傳遞工作，及時將科研主管部門和院領(lǐng)導(dǎo)的要求傳遞給本院教師和學(xué)生，按要求及時向科研院提供和反饋各種文字材料和數(shù)據(jù)信息，配合學(xué)?？蒲兄鞴懿块T和學(xué)院做好科研管理工作。

2.科研項目申報管理、在研項目的過程管理

組織學(xué)院教師申報各類科研項目，如國家自然科學(xué)基金、省部級項目、市級科技計劃項目等，組織舉辦二級學(xué)院每年一度的國家自然科學(xué)基金項目申報動員、輔導(dǎo)和培訓(xùn)會；協(xié)助完成對教師承擔的科研項目進行的各種檢查（如中期檢查、項目進展情況檢查、年度考核、項目結(jié)題和科研交流等），在橫向合同審批、項目建卡立項、結(jié)題結(jié)賬、經(jīng)費外撥、預(yù)算調(diào)整等業(yè)務(wù)上，避免師生來回跑，并以全流程“無紙化”“零跑腿”“零接觸”，為教師提供高效、安全、便利的服務(wù)和保障，為教師提供與之相關(guān)的各種服務(wù)工作。

3.對學(xué)院教師科研工作的量化管理

科研工作量的考核，是教師年終考核的重要內(nèi)容之一，統(tǒng)計本學(xué)院教師科研項目情況，包括項目級別、項目經(jīng)費，專著發(fā)表情況，論文發(fā)表情況，包括期刊級別、影響因子；專利獲批情況，教師參加學(xué)術(shù)交流情況等，核實教師提交的紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)，并對各類數(shù)據(jù)進行量化統(tǒng)計和折算，為學(xué)院科研工作的量化考核提供準確的數(shù)據(jù)，做到公平公正地維護教師的利益，保護教師的科研積極性。

4.為上級部門篩選、推薦各類專家

根據(jù)學(xué)院教師的研究方向和研究水平，為相關(guān)管理部門篩選、組織推薦學(xué)院教師申報國家級、省部級和市級專家資格，為教師開拓科研視野、擴大對外交流提供平臺。

5.管理科研實驗室，參與指導(dǎo)學(xué)生參加學(xué)科競賽

協(xié)助組織學(xué)院科研教師接納本科學(xué)生參加在研的科研項目，依托在研項目，指導(dǎo)學(xué)生參加各類學(xué)科競賽，既提高學(xué)生科研、創(chuàng)新和創(chuàng)業(yè)能力，又能通過競賽獲獎，擴大學(xué)校的知名度。

6.學(xué)院科研情況的收集和宣傳

收集學(xué)院科研團隊、重點科研項目、重要科研場所、科研過程和科研成果的數(shù)據(jù)、圖片、影像資料，制作學(xué)院科研情況的多媒體宣傳資料，擴大對外宣傳，實時更新學(xué)院科研網(wǎng)頁的內(nèi)容，提高學(xué)院的科研影響力和競爭力。

7.營造學(xué)院的科學(xué)研究氛圍

組織青年教師參加各類項目申報活動，邀請專家為青年教師舉辦科研項目申報經(jīng)驗交流會，引導(dǎo)青年教師積極參與科研活動，提高青年教師的科研水平，激發(fā)青年教師的科研熱情，在學(xué)院內(nèi)部營造良好的科研氛圍。

8.建立學(xué)院科研數(shù)據(jù)檔案

做好學(xué)院科研檔案數(shù)據(jù)的管理工作。對近5年、10年、甚至20年的科研數(shù)據(jù)進行收集、統(tǒng)計，建立數(shù)據(jù)庫，如科研項目獲批、科研經(jīng)費、科研項目獲獎、科研論文發(fā)表以及各類各此次科研團隊和科研人才情況等數(shù)據(jù)，可以生成各種類型的圖表，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)進行科學(xué)決策和科研工作安排提供客觀、有效的數(shù)據(jù)支持。

二、科研秘書的基本素養(yǎng)和要求

學(xué)院科研秘書是學(xué)校科研管理體系的基層單元，是學(xué)校和學(xué)院科研管理工作中不可或缺的崗位?？蒲忻貢墓ぷ骷扔袑I(yè)性，又比較煩瑣；既要做好管理，又要做好服務(wù)；既要做好“上情下達”和“下情上達”，又要處理各種突發(fā)狀況。一名合格的科研秘書，必須具備一定工作素養(yǎng)、職業(yè)道德修養(yǎng)和強烈的服務(wù)意識。

1.良好的職業(yè)道德修養(yǎng)和正確的價值觀

要為人正直，工作勤奮、積極主動、認真細致。要有較強的責任心，能夠廉潔自律，還要熱情、嚴謹。高校科研秘書應(yīng)具備正確的價值觀和良好的職業(yè)道德修養(yǎng)，提高政治覺悟，加強思想道德建設(shè)，堅持正確的世界觀、價值觀和人生觀，做到愛崗敬業(yè)，以嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和扎實的專業(yè)技能完成科研管理的各項工作，保持與本院教師就各類科研信息進行有效的溝通，形成良好通暢的溝通氛圍，還要為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供各類數(shù)據(jù)及資料，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手[1]。

2.良好的服務(wù)意識

科研秘書工作兼有管理與服務(wù)雙重特性，但本質(zhì)屬性是服務(wù)，其主要工作職能是為學(xué)院教師提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，包括為學(xué)校有關(guān)職能部門提供服務(wù)，為學(xué)院主管科研工作的領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，為學(xué)院科研人員提供服務(wù)?？蒲忻貢獰釔郾韭毠ぷ鳎瑢⒎?wù)意識貫穿工作始終，樹立“服務(wù)第一”的宗旨；將科研人員的需求放在首位，積極主動為科研人員提供良好的科研氛圍，特別是首次參與科研的青年教師和研究生沒有參與科研項目的經(jīng)驗，這時就需要科研秘書為他們進行耐心詳細的講解，熱心地回答學(xué)生提出的問題，鼓勵他們積極參與申報項目和項目研究，以貼心的服務(wù)贏得師生的信任。

3.良好的辦公軟件和科研管理平臺的使用技能

熟練掌握辦公軟件和科研管理平臺的使用技能，是做好科研管理工作的基礎(chǔ)，也是科研秘書必備的工作能力?，F(xiàn)在，基本上所有高校都配備了自己的科研管理平臺，科研秘書首先自己要熟練掌握科研管理平臺的使用技能，及時處理各種業(yè)務(wù)，還要及時指導(dǎo)教師正確使用科研管理平臺，協(xié)助他們處理系統(tǒng)使用中遇到的各種問題，確?？蒲泄芾砥脚_所有功能正常發(fā)揮，所有科研信息能準確無誤地收錄。

4.不斷學(xué)習(xí)和自我提升的能力

在科研管理實踐過程中，要不斷總結(jié)和學(xué)習(xí)，努力提升管理水平和業(yè)務(wù)能力，熟悉學(xué)院教師涉及的學(xué)科領(lǐng)域的相關(guān)知識、發(fā)展水平和國內(nèi)外研究動態(tài)，不斷充實相關(guān)專業(yè)知識，學(xué)習(xí)先進管理經(jīng)驗和先進理念，研究科研管理的新理念、新方法，使自己成為有豐富經(jīng)驗的高水平管理人才。同時，積極參加與校內(nèi)和校外兄弟院校之間科研秘書的工作交流，互相學(xué)習(xí)，取長補短，開闊眼界，拓展思路，不斷了解和掌握科研管理的新特點和新趨勢，探索科研管理的新方法。

5.嚴格的保密意識

高等院校在科學(xué)研究方面具有獨特的優(yōu)勢，是軍工項目科研的重要力量。在科研過程中，高校承擔了大量的軍工項目，也取得了大量科研成果，高?？蒲斜Ｃ芄ぷ鞯某晒苯雨P(guān)系到國家安全、社會穩(wěn)定。科研秘書在工作中，除了自己要做到加強保密意識，嚴守保密紀律，嚴格按照保密規(guī)程辦理各項涉密事宜，還要督促學(xué)院涉密的課題組和涉密教師做好保密工作，按時、認真完成保密檢查，定期走訪和檢查學(xué)院范圍內(nèi)重點部位，加強對涉密人員、涉密項目和涉密設(shè)備的監(jiān)督管理，認真督察涉密科研課題組完成自查材料，要積極采取多項防范措施，確保了國家秘密的安全。

6.良好的協(xié)調(diào)溝通能力和團隊合作的意識

科研秘書的工作內(nèi)容之一就是為管理部門提供專業(yè)服務(wù)；因此，科研秘書必須具備組織協(xié)調(diào)能力、綜合分析能力和靈活應(yīng)變能力，在工作中及時發(fā)現(xiàn)、處理各種問題，協(xié)調(diào)好各個領(lǐng)導(dǎo)部門與院系科研人員之間的關(guān)系。建立與科研人員的良好溝通，努力創(chuàng)造團結(jié)協(xié)作的工作氛圍，充分調(diào)動科研人員的工作積極性，創(chuàng)建良好的科研氛圍，使科研人員能全身心地投入科學(xué)研究。

三、工作中遇到的主要問題

在科研管理工作中，對于學(xué)院的科研工作，學(xué)校都制定了相當詳細具體文件，但是在實際操作過程中，時常會有出現(xiàn)一些應(yīng)急的、突發(fā)性的事務(wù)，在執(zhí)行過程會出現(xiàn)很多問題。而科研秘書在學(xué)校和學(xué)院雙重管理下，往往責任不明確，教師不理解，領(lǐng)導(dǎo)不重視，導(dǎo)致問題沒有解決而降低工作效率[2]，科研秘書在工作中經(jīng)常遇到的問題有以下幾點：

1.科研秘書身兼多職，造成時間、精力不夠

在開展工作過程中，常常會有歸口管理部門或教師來電來訪，或接到上級部門新的工作，或咨詢教學(xué)科研相關(guān)事宜，面對各種干擾，教學(xué)科研秘書需不急不躁，耐心處理來電或接待來訪人員后，根據(jù)情況重新調(diào)整思路，重要的事情立即匯報或處理，一般性事務(wù)納入任務(wù)清單。回顧記錄一天所完成的主要工作，并查閱學(xué)校相關(guān)通知，及時補充下一階段工作清單。做到主次分明，統(tǒng)籌安排，雜而有序，忙而不亂，努力達到工作效率最優(yōu)化。很多單位，科研秘書除了需要完成自己的本職工作以外，往往還承擔著其他工作，比如學(xué)院的資料室管理工作和保密領(lǐng)導(dǎo)小組的保密相關(guān)工作，不僅工作量大，工作內(nèi)容也很煩瑣，只能疲于應(yīng)付，沒有多余的時間和精力去提升自己，進行科研管理的創(chuàng)新。申報各類各級項目、上報相關(guān)數(shù)據(jù)，往往都是有時間節(jié)點的，大量科研項目的審核工作和資料提交工作必須在短時間內(nèi)完成，任務(wù)重，壓力大。

2.部分教師對科研秘書的工作不理解、不配合

部分教師對科研秘書的工作不理解、不配合，對需要提交的教師各類匯總表格充耳不聞，對需要上報的材料不能及時上交，增加了科研秘書的工作難度。部分項目負責人由于對自己的提交的材料不放心，經(jīng)常反復(fù)修改，致使整個學(xué)院的材料不能按時提交。部分教師不按要求通過規(guī)定渠道提交材料，越級提交項目材料，導(dǎo)致學(xué)院材料不齊，項目申報統(tǒng)計數(shù)據(jù)與實際不符，主管部門不受理，給學(xué)院的項目申報工作帶來麻煩，并影響學(xué)校對學(xué)院科研工作的年終考核。

3.二級學(xué)院科研秘書的工作沒有得到充分重視

在學(xué)校和學(xué)院的科研工作中，有一種錯誤的觀點：科研人員的工作最重要，科研秘書只是打打字、發(fā)發(fā)通知，也就是一個普通文秘，科研秘書沒專業(yè)知識和業(yè)務(wù)素養(yǎng)也可以，以至可有可無。沒有充分認識到科研秘書這一角色的重要性，甚至有一些科研秘書對自己的工作也沒有正確的認識?？蒲忻貢ぷ鞣彪s，但由于是為學(xué)院、教師提供服務(wù)的工作，因此往往沒有特別突出的成績和標志性的成果，使其在年終的績效考核和職稱晉升中很難得到機會。相關(guān)主管部門沒有根據(jù)科研秘書工作特點，出臺有針對性的考核、獎勵和晉升政策，嚴重影響了科研秘書工作的積極性。

四、改進措施

1.設(shè)立專職科研秘書崗位

二級學(xué)院應(yīng)該設(shè)立專職科研秘書崗位，明確崗位內(nèi)容和責任制，指定年終考核標準，讓科研秘書工作有目標。學(xué)校人事部門，應(yīng)該根據(jù)科研秘書工作內(nèi)容的具體特點，制定科研秘書職級晉升的基本條件、業(yè)績條件，解決科研秘書晉升難的問題，使科研秘書事業(yè)有奔頭，未來有希望。

2.領(lǐng)導(dǎo)要重視、支持科研秘書工作

二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要支持科研秘書的工作，督促教師要配合科研秘書的工作，將教師執(zhí)行科研管理環(huán)節(jié)所布置的各項任務(wù)的完成度，納入教師的考核內(nèi)容，學(xué)校科研主管部門要定期檢查科研秘書的工作，對工作表現(xiàn)突出的人員，在校內(nèi)做出表彰，提高科研秘書的工作積極性。

3.建立二級學(xué)院科研數(shù)據(jù)庫

通過建立具有二級學(xué)院特色的科研數(shù)據(jù)庫，實時地將教師的各類科研數(shù)據(jù)信息錄入其中，可以根據(jù)不同需要，隨時生成各類數(shù)據(jù)，為學(xué)科評估、重大項目申報、教師職稱評審、教師年終業(yè)務(wù)考核以及院領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供數(shù)據(jù)支撐。

五、結(jié)語

隨著高等院?？茖W(xué)研究的重要性越來越顯著，科研秘書在整個科研管理鏈中發(fā)揮的作用日益突出，科研秘書對自己要有正確的定位。在科研管理工作中提高服務(wù)意識，不計得失，要有甘為人梯、甘做“嫁衣”的奉獻精神，加強管理與創(chuàng)新能力的培養(yǎng)、專業(yè)素質(zhì)和能力的提升，努力提供一流科研服務(wù)，為學(xué)院的科研發(fā)展、學(xué)校的科研進展乃至國家的科研騰飛做出自己應(yīng)有的貢獻。相關(guān)部門也需重視科研秘書的培訓(xùn)和管理工作，有目的地進行隊伍建設(shè)，在科研管理中應(yīng)適當引進激勵機制，對那些工作認真負責、科研管理水平高、工作能力突出的科研秘書給予關(guān)心和鼓勵，在提升職級等方面予以支持，建設(shè)一支職業(yè)素養(yǎng)好、業(yè)務(wù)能力強、綜合素質(zhì)高的科研管理隊伍，為高?？蒲泄芾硭降姆€(wěn)步提高提供保障[3]。