劉凌燕

（菏澤市牡丹區(qū)統(tǒng)計局，菏澤 274000）

引 言

人力資源管理工作包含人資檔案與社保檔案的管理工作，無論公司規(guī)模如何，這項工作都具有較為龐大的工作量。因此，幾乎所有企業(yè)都選擇使用Excel工具建立數(shù)據(jù)檔案。例如，在管理社會保障信息時，人力資源管理者首先需要在人社部官網(wǎng)下載當(dāng)年的“人力資源社會保障統(tǒng)計報表結(jié)構(gòu)”，在SMIS系統(tǒng)中制作相應(yīng)報表，以響應(yīng)黨和國家對基層企業(yè)管理工作的指引。這套報表包括工資信息的匯總、人事信息的統(tǒng)計，也含有二者的交叉統(tǒng)計，是企業(yè)人力資源管理工作的基礎(chǔ)工作之一。

一、Excel數(shù)據(jù)表與報表之間的關(guān)系分析

在人力資源語境下，Excel數(shù)據(jù)表指人力資源者管理為統(tǒng)計與存儲日常工作中各類信息而制定的電子表格。報表則是為將數(shù)據(jù)供他人查閱、匯總、分析、審計而制作的電子表格。因此，二者從性質(zhì)到功能上主要存在以下幾方面的聯(lián)系與區(qū)別。

（1）數(shù)據(jù)內(nèi)容相同，數(shù)據(jù)處理不同。數(shù)據(jù)內(nèi)容相同是指二者均以企業(yè)實際工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)為依據(jù)，皆是真實經(jīng)營管理數(shù)據(jù)在計算機平臺上的存在形式，存儲的數(shù)據(jù)在內(nèi)容上是一致的。但在處理方式上，Excel數(shù)據(jù)表偏重于日常統(tǒng)計功能，注重數(shù)據(jù)記錄的全面性和準(zhǔn)確性。而報表則注重其參考價值，常會額外將現(xiàn)有數(shù)據(jù)匯總、分析，更傾向于呈現(xiàn)趨勢化、整體性數(shù)據(jù)，表格的樣式也會基于美觀化原則進行調(diào)整。

（2）數(shù)據(jù)來源不同。Excel數(shù)據(jù)表通常由一線工作人員統(tǒng)計并制作，是將實際工作轉(zhuǎn)化為電子信息的過程，在數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作中屬于初始步驟。報表則通常不存在統(tǒng)計步驟，僅直接以Excel數(shù)據(jù)表為數(shù)據(jù)來源，重點在于將原始數(shù)據(jù)可視化，用以深度挖掘數(shù)據(jù)價值，是以數(shù)據(jù)展現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營狀態(tài)的方式。

綜上，Excel與報表并非兩個獨立的概念。前者為后者提供數(shù)據(jù)，后者挖掘前者的數(shù)據(jù)價值。在人力資源社會保障統(tǒng)計報表中，也應(yīng)充分利用Excel數(shù)據(jù)表做好數(shù)據(jù)收集工作，利用Excel技術(shù)做好數(shù)據(jù)整理與處理工作，以確保報表的科學(xué)性。

二、制作“員工社保繳費申請表”的具體流程

步驟1：新建文件、文件命名及調(diào)整行高。

①新建Excel表格，將文件預(yù)先保存并命名為“員工社保繳費申請表”。

②鼠標(biāo)選中整個單元格的第2行，右鍵打開菜單選擇“行高”，在界面中將行高調(diào)整為30，選擇“確定”。

③重復(fù)上一步驟將第3行的行高數(shù)值調(diào)整為20，將第4～16行的行高調(diào)整為15，行高調(diào)整結(jié)束。

步驟2：調(diào)整單元格列寬。

①利用鼠標(biāo)點選第2列（B）單元格，右鍵打開菜單并選擇“列寬”按鈕，在界面中將列寬調(diào)整為5。

②重復(fù)上一步驟將第1列和第8列（A、H）的列寬調(diào)整為15，將第4列（D）的列寬調(diào)整為15，將第6列和第7列（F、G）的列寬調(diào)整為10，選擇“確定”以保存設(shè)置。

步驟3：合并單元格。

①利用鼠標(biāo)點選第2行的第2列至第7列（B2～G2），在上面的界面中找到“合并后居中”，將這6列單元格合并。

②重復(fù)上一步驟將第3行的第2列至第7列（B3～G3）的單元格進行合并操作。

步驟4：設(shè)置邊框線。

①利用鼠標(biāo)拖選第2行第2列至第15行第7列的方形區(qū)域（B4～G15）。

②對準(zhǔn)所選區(qū)域按右鍵，選擇功能菜單點擊“設(shè)置單元格格式”。

③在彈出的操作界面中選擇“邊框”頁簽，選擇一種適宜的線條樣式，并將該樣式應(yīng)用于上、下、左、右框線。

步驟5：輸入內(nèi)容。

①拖拽單元格選擇第2行第2～7列（B2～G2），該單元格在步驟3中已被合并，因此可輸入“員工社保繳費申請表”作為表頭；輸入后調(diào)整該單元格字體，調(diào)整為“宋體”（字體）、“18”（字號）；按Ctrl+E調(diào)整為“居中”格式，按Ctrl+B將文字調(diào)整為“加粗”。

②在第4行的2～7列分別輸入“序號”“姓名”“身份證號”“月份”“月均工資”“月繳費基數(shù)”。

步驟6：輸入函數(shù)公式。

①用鼠標(biāo)雙選第5行第7列進入內(nèi)容輸入，在其中輸入公式“=F5*0.09”。選擇F5時可直接輸入，也可以用鼠標(biāo)單擊單元格F5。

②輸入后按回車鍵可計算出該員工的月繳費基數(shù)。

③將F7中的內(nèi)容復(fù)制粘貼到下面每一行的第7列，也可拖拽單元格右下角復(fù)制公式。

步驟7：將數(shù)字設(shè)置為貨幣。

選中上個步驟在單元格中輸入數(shù)額的區(qū)域，重復(fù)步驟4的①②步，選擇“數(shù)字”頁簽，并為其選擇“貨幣”類型。

三、Excel在“社保代扣代繳統(tǒng)計表”中的應(yīng)用

（一）制作“社保代扣代繳統(tǒng)計表”的意義

社保代扣代繳是實踐工作中用人單位為職工繳納社會保險的主要方式。代扣代繳以月為單位，根據(jù)職工的工資收入水平計算各類社會保險需繳納的金額，代表所有職工向征收機構(gòu)繳納社會保險。該項工作是順應(yīng)《中華人民共和國社會保險法》的具體做法，也是職工維護自身權(quán)益、相關(guān)部門征收社會保險費的主要方法。因此，HR需做好社保代扣代繳工作，為職工權(quán)益與企業(yè)的財務(wù)統(tǒng)計負責(zé)。

（二）制作“社保代扣代繳統(tǒng)計表”的具體流程

步驟1：新建文件、文件命名及調(diào)整行高。

重復(fù)上一部分的“步驟1”，將文件預(yù)先保存并命名為“社保代扣代繳統(tǒng)計表”。

步驟2：調(diào)整單元格列寬。

重復(fù)上一部分的“步驟2”，將單元格調(diào)整為合適的列寬。

步驟3：合并單元格。

利用鼠標(biāo)點選第2行的第2至第10列（B2～J2），在功能區(qū)選擇“合并后居中”按鈕，用鼠標(biāo)左鍵點擊。

步驟4：設(shè)置邊框線。

①鼠標(biāo)拖選第2行第2列至第15行第10列的方形區(qū)域（B4～J15）。

②對準(zhǔn)所選區(qū)域按右鍵，在彈出的功能菜單里點擊“設(shè)置單元格格式”。

③在彈出的操作界面中選擇“邊框”頁簽，選擇一種適宜的線條樣式，并將該樣式應(yīng)用于上、下、左、右框線。

步驟5：輸入內(nèi)容。

①拖拽單元格選擇第2行第2～10列（B2～J2），該單元格在步驟3中已被合并，因此可輸入“社保代扣代繳統(tǒng)計表”作為表頭；輸入名稱后將該單元格字體調(diào)整為“宋體”（字體）、“18”（字號）；并按Ctrl+E將其調(diào)整為“居中”格式，按Ctrl+B將文字調(diào)整為“加粗”格式。

②在B3～J15區(qū)域內(nèi)的單元格內(nèi)分別輸入文字，并對文字進行適當(dāng)調(diào)整。

步驟6：設(shè)置顯示“月份”公式。

①用鼠標(biāo)雙擊第3行第3列（C3），在單元格中輸入“=MONTH(TODAY())-1”。

②輸入后按回車鍵可計算出應(yīng)統(tǒng)計的月份（當(dāng)月繳納上月的社保，如9月時顯示8月）。

步驟7：設(shè)置“養(yǎng)老保險”計算公式。

①用鼠標(biāo)雙擊第5行第6列（F5），在單元格中輸入“=E5*0.08”。

②輸入后按回車鍵可計算出該員工應(yīng)繳納的“養(yǎng)老保險”金額；再次選中F5，將其中的公式應(yīng)用于F列整列，得出所有員工應(yīng)繳納的“養(yǎng)老保險”金額。

步驟8：設(shè)置“醫(yī)療保險”計算公式。

①用鼠標(biāo)雙擊第5行第7列（G5），在單元格中輸入“=E5*0.02+3”。

②按回車鍵可計算出該員工應(yīng)繳納的“醫(yī)療保險”金額；將其中的公式應(yīng)用于G列整列，得出所有員工應(yīng)繳納的“醫(yī)療保險”金額。

步驟9：設(shè)置“失業(yè)保險”計算公式。

①用鼠標(biāo)雙擊第5行第8列（H5），在單元格中輸入“=E5*0.01”。

②按回車鍵可計算出該員工應(yīng)繳納的“失業(yè)保險”金額；將其中的公式應(yīng)用于H列整列，得出所有員工應(yīng)繳納的“失業(yè)保險”金額。

步驟10：設(shè)置“住房公積金”計算公式。

①用鼠標(biāo)雙擊第5行第9列（I5），然后輸入“=E5*0.08”。

②按回車鍵可計算出該員工應(yīng)繳納的“失業(yè)保險”金額；將其中的公式應(yīng)用于I列整列，得出所有員工應(yīng)繳納的“住房公積金”金額。

步驟11：為數(shù)字設(shè)置貨幣符號。

選中上個步驟在單元格中輸入經(jīng)濟數(shù)額的區(qū)域，重復(fù)步驟4的①②步驟，選擇“數(shù)字”頁簽，并為其選擇“貨幣”類型。

操作小技巧：如果準(zhǔn)備自動設(shè)置數(shù)字中小數(shù)點的位數(shù)，我們可以執(zhí)行“文件”“選項”命令，在彈出的“Excel選項”對話框中，激活“高級”選項卡，并啟用“自動插入小數(shù)點”復(fù)選框，即可設(shè)置小數(shù)點的位數(shù)。

結(jié) 語

以上兩個案例可知，Excel數(shù)據(jù)表擁有十分便捷的操作界面和十分強大的功能，HR只需運用簡單的公式編寫便可以完成復(fù)雜的計算過程，在數(shù)據(jù)總量較大的情況下將數(shù)據(jù)計算公式應(yīng)用于整個表格，能夠充分節(jié)省HR的工作成本，同時為企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展提供可靠的數(shù)據(jù)工具。HR需注意將數(shù)據(jù)錄入表格時的準(zhǔn)確度。只要原始數(shù)據(jù)是準(zhǔn)確的，Excel表格完全可以實施100 %無誤差的計算，能為后續(xù)的數(shù)據(jù)匯總和數(shù)據(jù)分析環(huán)節(jié)提供極高的精度保障。這充分證明了利用Excel推進人力資源社會保障統(tǒng)計報表的方式具有較高的價值，適用于我國絕大多數(shù)具備信息化辦公條件的企業(yè)。我國各類企業(yè)應(yīng)充分利用Excel表格的技術(shù)優(yōu)勢，將“無紙化辦公”“信息化辦公”落到實處，提升企業(yè)運營的信息化水平，積極推進我國現(xiàn)代化建設(shè)。