范悅

（開封市婦產(chǎn)醫(yī)院 人事科，河南 開封 475000）

在信息技術(shù)日益完善的時(shí)代背景下，各行各業(yè)的發(fā)展建設(shè)都需要計(jì)算機(jī)的輔助，因?yàn)榧訌?qiáng)信息化建設(shè)能有效提高工作效率。但是，信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)性工程，需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷發(fā)現(xiàn)并解決問題，從而發(fā)展完善。檔案管理是事業(yè)單位的重要工作之一，有效地應(yīng)用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)，能夠改善檔案存儲(chǔ)方式，即將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)分類管理，延長(zhǎng)檔案資料的存儲(chǔ)年限，保證檔案資料的完整性，提升檔案資料檢索的快捷性以及提升檔案資料的共享性。但是，在我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)實(shí)踐中，仍然存在制約其發(fā)展的問題：檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，綜合素質(zhì)有待提升；檔案管理信息化建設(shè)缺乏系統(tǒng)性與規(guī)范性；檔案管理改革機(jī)制缺乏創(chuàng)新性與時(shí)代性；檔案管理信息化建設(shè)缺乏人力與財(cái)力支持。基于此，本文探究如何有效加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）創(chuàng)新檔案存儲(chǔ)方式，由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案永久性存儲(chǔ)

傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)方式以紙質(zhì)檔案為媒介，以人工錄入為主。由于紙張容易受潮，這種存儲(chǔ)方式對(duì)紙張質(zhì)量與存儲(chǔ)環(huán)境的要求較高，導(dǎo)致檔案存儲(chǔ)成本較大，而且檔案存儲(chǔ)年限也會(huì)受到限制。除此之外，隨著檔案存儲(chǔ)量的不斷增大，后期管理與查詢檔案會(huì)越來越不便。然而，將計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，可以構(gòu)建電子或網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子錄入檔案信息，提升檔案信息管理的效率。同時(shí)，將檔案存儲(chǔ)至電子磁盤中，不僅極大地優(yōu)化了檔案存儲(chǔ)空間，而且規(guī)避了傳統(tǒng)紙質(zhì)存儲(chǔ)檔案對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的較高要求，最終能實(shí)現(xiàn)檔案的永久性存儲(chǔ)，降低檔案存儲(chǔ)成本。

（二）提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，是事業(yè)單位創(chuàng)新改革推進(jìn)工作與管理信息化工作的重要組成部分。結(jié)合現(xiàn)狀，創(chuàng)新事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式，充分地應(yīng)用信息化技術(shù)，能夠優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理存在的問題，如存儲(chǔ)媒介老化、檔案查詢手續(xù)復(fù)雜等，提高對(duì)檔案資源的利用率，規(guī)范檔案管理流程，提升檔案信息的共享性。

（三）創(chuàng)新檔案管理職能，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展

相比于傳統(tǒng)檔案管理，信息化檔案管理在存儲(chǔ)媒介與錄入方式等方面實(shí)現(xiàn)了創(chuàng)新，即以網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)存儲(chǔ)取代紙質(zhì)存儲(chǔ)，以電子錄入取代人工錄入。在這個(gè)過程中，也創(chuàng)新了檔案管理職能，即不再局限于檔案的存儲(chǔ)與運(yùn)用，而是上升為對(duì)檔案信息的采集、管理、存儲(chǔ)以及共享，有效地提升了檔案管理工作的效率，促進(jìn)了檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，綜合素質(zhì)有待提升

任何新技術(shù)、新方法的應(yīng)用，都離不開人才的支撐。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)性、計(jì)算機(jī)技術(shù)的操作能力以及綜合素質(zhì)要求較高。然而，大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理人員并沒有檔案管理專業(yè)背景，而且受教育水平偏低，在檔案管理信息化實(shí)踐中，既不能從思想意識(shí)層面認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，也不能通過事業(yè)單位組織的專業(yè)培訓(xùn)與自主學(xué)習(xí)來提升應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力，不能為檔案信息需求者提供專業(yè)的檔案管理與查詢服務(wù)，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)工作的質(zhì)量、效率均不夠理想。

（二）檔案管理信息化建設(shè)缺乏系統(tǒng)性與規(guī)范性

事業(yè)單位的檔案管理模式，從紙質(zhì)存儲(chǔ)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮哟鎯?chǔ)，前期缺乏系統(tǒng)性規(guī)劃及規(guī)范性操作指導(dǎo)，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)實(shí)踐既存在滯后性，也缺乏系統(tǒng)性與規(guī)范性。同時(shí)，由于所應(yīng)用的管理軟件多樣化且兼容性不強(qiáng)，無法實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，無法實(shí)現(xiàn)檔案信息的查詢與管理于一體。

（三）檔案管理改革機(jī)制缺乏創(chuàng)新性與時(shí)代性

新時(shí)期，為了適應(yīng)經(jīng)濟(jì)體制的改革，多數(shù)事業(yè)單位將改革重心放在提效創(chuàng)收方面，如組織架構(gòu)優(yōu)化等，對(duì)檔案管理創(chuàng)新改革的研究較少，現(xiàn)存的改革機(jī)制與事業(yè)單位的檔案管理要求不相符，與社會(huì)發(fā)展不相適應(yīng)，也不能滿足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，缺乏創(chuàng)新性與時(shí)代性。同時(shí)，在思想意識(shí)與實(shí)踐操作層面，既不能認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性，也不能積極培養(yǎng)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的技能，導(dǎo)致檔案管理工作效率不高。事實(shí)上，事業(yè)檔案管理化信息化建設(shè)，可以借鑒我國(guó)高校人才培養(yǎng)模式，即以市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求為主導(dǎo)，培養(yǎng)輸出多樣化、專業(yè)化以及復(fù)合化的人才。

未來我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展將遇到全新的局面，會(huì)面臨很多不確定因素，為有效處理不確定性因素，事業(yè)單位需要做好檔案管理工作，創(chuàng)新檔案管理改革機(jī)制，積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，為相關(guān)部門提供可靠的、有價(jià)值的檔案信息，進(jìn)而幫助其作好形勢(shì)分析，采取有效措施應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的問題，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展。

（四）檔案管理信息化建設(shè)缺乏人力與財(cái)力支持

現(xiàn)階段，雖然信息化進(jìn)程較快，事業(yè)檔案管理也開始引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，著手加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。但在實(shí)踐中，部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)在檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)方面，未予以足夠的重視。在人力支持方面，存在專業(yè)性不足、人員配置不齊等情況；在財(cái)力支持方面，存在預(yù)算少、資金使用審批流程復(fù)雜等情況，因而不能夠?qū)n案管理信息化平臺(tái)進(jìn)行實(shí)時(shí)更新與維護(hù)，制約了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)一步深入。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

事業(yè)單位檔案管理人員，作為檔案管理信息化建設(shè)的一線實(shí)踐人員，有必要加強(qiáng)信息化專業(yè)培訓(xùn)，豐富檔案管理專業(yè)知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)與電腦操作技能，促進(jìn)檔案管理信息化技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理工作有效融合。部分事業(yè)單位不能夠接受新的電子檔案管理模式，仍然采取傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，有必要在思想層面對(duì)其加強(qiáng)引導(dǎo)，要求其順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，結(jié)合單位發(fā)展現(xiàn)狀有條件地引進(jìn)科學(xué)化、信息化的技術(shù)手段，對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行改革創(chuàng)新，進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)。

（二）加快檔案管理的硬件建設(shè)與軟件開發(fā)

要提升檔案管理信息化建設(shè)的有效性，提高檔案管理的信息化水平與工作效率，事業(yè)單位需要加強(qiáng)硬件建設(shè)與軟件開發(fā)。首先，在硬件建設(shè)方面，要基于提升檔案資料錄入、保存以及查詢的有效性，注重增加資金預(yù)算與技術(shù)支持，配備性能穩(wěn)定、存儲(chǔ)容量大的硬件設(shè)施，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)電子存儲(chǔ)。其次，軟件要與硬件設(shè)施相匹配，實(shí)現(xiàn)同步。

（三）構(gòu)建完善的檔案管理制度

要想從根本上提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范化與科學(xué)化水平，需要從檔案管理制度層面，對(duì)檔案管理行為、管理工作流程作出明確的規(guī)定。具體來說，事業(yè)單位管理部門應(yīng)該立足于本單位檔案管理現(xiàn)狀，制定出一套具備系統(tǒng)性、可操作性的檔案管理制度，切忌完全照搬其他單位的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。并且，要堅(jiān)持“以一線員工為主”的人本意識(shí)，將檔案管理信息化建設(shè)納入員工績(jī)效考核指標(biāo)，通過完善的獎(jiǎng)懲措施，調(diào)動(dòng)檔案管理人員更新檔案管理專業(yè)知識(shí)與應(yīng)用信息化技術(shù)的積極性，使其主動(dòng)為檔案管理的信息化建設(shè)建言獻(xiàn)策，進(jìn)而保證檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量。

（四）樹立現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)

在管理意識(shí)層面，事業(yè)單位應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，隨著經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的不斷深入發(fā)展，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的覆蓋領(lǐng)域逐步擴(kuò)大，幾乎涵蓋了各行各業(yè)，創(chuàng)新了傳統(tǒng)的工作、生活以及學(xué)習(xí)模式。只有適應(yīng)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的新要求，才能實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。同樣的道理，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式也應(yīng)該結(jié)合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求進(jìn)行創(chuàng)新改革，積極樹立現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)，積極應(yīng)用信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理工作，并且加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員信息技術(shù)操作技能的培訓(xùn)，推進(jìn)電子檔案取代紙質(zhì)檔案的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化、現(xiàn)代化建設(shè)。

四、結(jié)語(yǔ)

經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的快速發(fā)展加速了信息化時(shí)代的到來，信息化建設(shè)逐步得到各行各業(yè)的重視，成為時(shí)代進(jìn)步發(fā)展的重要基石。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等信息化手段，既能夠促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的建設(shè)發(fā)展，又能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的信息化、數(shù)字化管理，有助于用戶快速檢索查閱檔案信息，能節(jié)省大量的人力資源與時(shí)間精力等，確保事業(yè)單位的科學(xué)化管理。因此，事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)該積極掌握科學(xué)、先進(jìn)的信息理論知識(shí)，完善檔案管理信息化制度，優(yōu)化檔案管理流程，促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。