王琳娜

青島公用事業(yè)收費(fèi)服務(wù)有限公司 山東青島 266000

辦公室是企業(yè)開展行政管理工作的主要陣地。辦公室文秘綜合管理工作是企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展過程中必不可少的重要內(nèi)容與關(guān)鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)辦公室在企業(yè)行政管理工作中發(fā)揮著重要的橋梁和紐帶的作用，對(duì)于推動(dòng)企業(yè)的順利運(yùn)營(yíng)與發(fā)展發(fā)揮著有效的促進(jìn)作用。在當(dāng)前智慧與科技創(chuàng)新引領(lǐng)社會(huì)發(fā)展的新時(shí)代下，企業(yè)辦公室凸顯出越來越重要的作用。為了更好地發(fā)揮辦公室在新時(shí)代對(duì)企業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用，本文結(jié)合作者多年實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)對(duì)企業(yè)辦公室文秘綜合管理工作進(jìn)行了重點(diǎn)探究。

1 辦公室文秘綜合管理工作概述

企業(yè)辦公室文秘綜合管理工作并不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，該工作對(duì)文秘人員有較高的專業(yè)性、職業(yè)素養(yǎng)以及思想道德素養(yǎng)等方面的要求。一方面文秘人員必須具備一定的文字功底。另一方面文秘人員需要具備較強(qiáng)的交流溝通與協(xié)調(diào)能力以及活躍、敏捷的思維能力。企業(yè)辦公室文秘綜合管理工作是一項(xiàng)涉及部門比較多、涉及面比較廣且工作內(nèi)容比較繁雜的工作，需要與多個(gè)部門進(jìn)行交流溝通與協(xié)調(diào)、信息反饋以及各種文件、信函的上傳下達(dá)，同時(shí)還要做好對(duì)外的各種接待、洽談等行政工作[1]。

2 辦公室文秘綜合管理工作中存在的主要問題

2.1 工作煩瑣

企業(yè)辦公室文秘綜合管理工作的內(nèi)容比較繁雜多樣，所涉及的對(duì)象和部門比較多，且有的工作內(nèi)容重復(fù)率比較高，久而久之很容易使辦公室文秘工作人員產(chǎn)生職業(yè)倦怠心理和工作散漫的態(tài)度，從而影響其工作質(zhì)量和效率，進(jìn)而會(huì)影響企業(yè)與之相關(guān)的其他各項(xiàng)工作的順利完成與有效開展。不利于企業(yè)各項(xiàng)工作的順利、高效開展。

2.2 能力不足

在當(dāng)前以改革創(chuàng)新為主要發(fā)展引擎的新時(shí)代，要想確保各項(xiàng)工作既能夠滿足企業(yè)發(fā)展的要求，又能夠適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，必須時(shí)刻保持與時(shí)俱進(jìn)與開拓創(chuàng)新的思想。文秘工作也是如此。當(dāng)前有不少辦公室文秘工作人員的工作積極性不高、自主學(xué)習(xí)意識(shí)和能力比較差，久而久之其工作能力就難以滿足企業(yè)發(fā)展的要求，從而阻礙企業(yè)各項(xiàng)工作的順利開展[2]。

3 文秘工作質(zhì)量水平的優(yōu)化策略

3.1 完善獎(jiǎng)懲制度

辦公室文秘工作開展是否順利對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等方面有著一定影響，為了提高工作效率與工作質(zhì)量，制定科學(xué)的獎(jiǎng)懲機(jī)制與激勵(lì)制度能夠激發(fā)員工的積極性與工作熱情。與此同時(shí)，辦公室文秘工作人員在工作中不斷制定工作目標(biāo)，充分體現(xiàn)文秘工作者的價(jià)值和自我優(yōu)勢(shì)，提高員工的職業(yè)素養(yǎng)與創(chuàng)新意識(shí)。

為了保證各項(xiàng)工作順利完成，企業(yè)應(yīng)該制定完善的獎(jiǎng)懲制度，結(jié)合辦公室日常工作與文秘工作的綜合效應(yīng)，加強(qiáng)辦公室工作的評(píng)估與監(jiān)督，提高企業(yè)各部門之間溝通交流水平，確保辦公室工作順利完成[3]。

3.2 激發(fā)創(chuàng)新意識(shí)

創(chuàng)新是企業(yè)長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展的動(dòng)力和源泉，為了提高企業(yè)內(nèi)部管理水平，重視文秘管理工作在其中所發(fā)揮的重要作用，提高辦公室文秘工作質(zhì)量，提高內(nèi)部工作者的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，滿足多元化的辦公要求。文秘工作者應(yīng)該從思想上、行為上都有所創(chuàng)新，能夠樹立良好的創(chuàng)新意識(shí)并應(yīng)用于日常管理中，不斷創(chuàng)新、探索新的工作方法與工作模式，提高辦公室文秘工作的整體水平。

需要注意的是，文秘工作者在企業(yè)上下級(jí)溝通和交流中，營(yíng)造輕松和諧的辦公環(huán)境，積極發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用，將創(chuàng)新理念應(yīng)用其中，提升企業(yè)文化形象，創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)效益。

3.3 加大培訓(xùn)力度

文秘工作者自身綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力水平對(duì)辦公室工作有著決定性影響，企業(yè)應(yīng)該重視人才的價(jià)值。首先，做好文秘人員的培訓(xùn)教育工作，針對(duì)文秘人員的自身情況與崗位職能制定合理的培訓(xùn)計(jì)劃，保證培訓(xùn)工作的針對(duì)性、全面性，加強(qiáng)培訓(xùn)教育與實(shí)踐工作之間的聯(lián)系。其次，引入先進(jìn)的工作理念，為了滿足時(shí)代發(fā)展需求，文秘工作者不僅要具備一定的專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)該熟悉相應(yīng)的法律法規(guī)，掌握國(guó)家發(fā)展動(dòng)向，深入了解企業(yè)文化、政策文件，以國(guó)家政策法規(guī)和企業(yè)文件為指導(dǎo)，提高文秘工作的整體水平[4]。

3.4 做好細(xì)節(jié)管理工作

細(xì)節(jié)管理是辦公室文秘工作者應(yīng)該具備的基本素質(zhì)，做好細(xì)節(jié)管理工作有助于文秘綜合管理水平的提高。文字、文件和服務(wù)是辦公室文秘工作者日常管理的核心內(nèi)容，其對(duì)于文字細(xì)節(jié)的確定和認(rèn)識(shí)直接影響領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)的準(zhǔn)確傳達(dá)，如果在工作中出現(xiàn)了語法錯(cuò)誤或者專屬問題，就有可能導(dǎo)致不必要的矛盾和影響。這就要求辦公室文秘工作者保證文字簡(jiǎn)明扼要，準(zhǔn)確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示，做好文件傳閱等細(xì)節(jié)管理工作，從文件編輯、文件傳輸、文件收回都要做好全過程的管理工作，確保文件編號(hào)編制的準(zhǔn)確性，滿足文件進(jìn)度跟蹤的動(dòng)態(tài)發(fā)展要求。與此同時(shí)，辦公室文秘工作者還要具有精細(xì)化的服務(wù)意識(shí)，保證各項(xiàng)工作的精益求精，不斷提高辦公室工作效率和質(zhì)量。

4 結(jié)語

綜上所述，辦公室文秘綜合管理工作在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理與順利、高效發(fā)展中發(fā)揮著重要的促進(jìn)作用。在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展、企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的新形勢(shì)下，企業(yè)要不斷加強(qiáng)辦公室文秘綜合管理工作，結(jié)合企業(yè)行政管理工作的實(shí)際情況和企業(yè)實(shí)際發(fā)展需求制定科學(xué)的辦公室文秘綜合管理工作規(guī)章制度，不斷加強(qiáng)對(duì)辦公室文秘工作人員的管理與培訓(xùn)工作，使其掌握更加專業(yè)化的文秘工作業(yè)務(wù)能力和方法不斷優(yōu)化辦公室的綜合管理工作，從而更好地輔助企業(yè)在新形勢(shì)下的高效運(yùn)營(yíng)管理與快速發(fā)展。