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        關(guān)于做好辦公室文秘綜合管理工作的思考

        2021-11-23 20:31:09王藝愷
        商品與質(zhì)量 2021年13期
        關(guān)鍵詞:文秘人員文秘工作效率

        王藝愷

        陜西電器研究所 陜西西安 710000

        辦公室文秘工作人員需要做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手,必須具備良好的心理素質(zhì)、高水平的專業(yè)能力、組織協(xié)調(diào)能力以及高尚的道德情操等,這樣才能熟練高效地完成上級領(lǐng)導(dǎo)布置的工作,提高辦公室部門的形象和競爭力,從而促進(jìn)企業(yè)的健康運轉(zhuǎn)和發(fā)展。

        1 分析現(xiàn)階段綜合辦公室文秘工作中存在的問題

        1.1 難以抓住工作重點,組織協(xié)調(diào)能力較差

        辦公室文秘工作瑣碎的事情較多,經(jīng)常要處理各種紛繁復(fù)雜的事務(wù),工作負(fù)擔(dān)比較重,所以使文秘人員經(jīng)常抓不住工作重點,不能有效地解決一些棘手的問題,組織協(xié)調(diào)能力較差,造成文秘人員的工作質(zhì)量較差,工作效率較低,不能起到良好的參謀助手作用,使上級領(lǐng)導(dǎo)對文秘人員的工作能力提出質(zhì)疑和不滿,不利于文秘人員的工作發(fā)展。

        1.2 文秘人員的專業(yè)知識水平和技能較差,難以滿足工作要求

        當(dāng)前,企業(yè)為了自身的健康可持續(xù)發(fā)展,對辦公室文秘工作的要求越來越高,而有些文秘人員的專業(yè)知識水平和技能難以滿足工作要求,有些企業(yè)并沒有對文秘人員進(jìn)行定期的工作培訓(xùn),使員工的視野和工作思路較窄,而且文秘人員也沒有主動更新知識和技能的意識,使文秘人員最基本的文字寫作水平較差,并且也不夠了解企業(yè)和行業(yè)的發(fā)展情況,實踐管理能力水平較差,缺乏創(chuàng)新性和前瞻性的眼光,所以不能給領(lǐng)導(dǎo)提出具有建設(shè)性的意見,使辦公室文秘工作的完成質(zhì)量與領(lǐng)導(dǎo)的要求存在差距。

        1.3 部分文秘人員的法律和道德素質(zhì)較差,導(dǎo)致出現(xiàn)違規(guī)違法行為

        現(xiàn)階段,在辦公室工作的部分文秘人員的法律和道德素質(zhì)較差,沒要培養(yǎng)認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度,沒有樹立嚴(yán)謹(jǐn)踏實的工作作風(fēng),使這些文秘人員對待領(lǐng)導(dǎo)布置的工作任務(wù)缺乏深入的思考,比較敷衍了事,臨時應(yīng)付問題比較嚴(yán)重,從而使文秘人員的工作質(zhì)量較差。另外,還有一些文秘人員為了個人的利益,而做出一些違反企業(yè)規(guī)定甚至法律的行為,例如,報送的信息滯后,不夠準(zhǔn)確等,這些故意的違規(guī)違法行為會阻礙企業(yè)的發(fā)展。

        2 對于現(xiàn)階段辦公室文秘工作中存在的問題的解決措施

        2.1 提高辦公室文秘人員的服務(wù)意識

        辦公室文秘在工作中經(jīng)常處于一個樞紐位置,所以文秘在工作中要逐漸明白自身的工作核心價值和內(nèi)容,同時也就會發(fā)現(xiàn)自身對于服務(wù)意識的需要,只有增強(qiáng)文秘在工作中的服務(wù)意識,才會使得綜合辦公室與其他部門之間的工作關(guān)系更緊密。在文秘的工作過程中,首先要注意的是服務(wù)性質(zhì)的轉(zhuǎn)變,從過去的被動要求服務(wù)轉(zhuǎn)化為自身出發(fā)的主動進(jìn)行服務(wù),對于辦公室所面臨的困難和問題提早發(fā)現(xiàn),盡快處理。辦公室文秘的工作是具有一定的特殊性和突發(fā)性的,因為文秘的工作不是盡早安排妥當(dāng)?shù)模晕拿卦诠ぷ鲿r要做到胸有成竹,對工作有十分的把握并且有良好的控制能力。辦公室所要處理的部門事物大多繁雜,所以文秘必須轉(zhuǎn)變自身的服務(wù)方向,將自己的最大能力發(fā)揮在工作之中,不僅要把握工作中的細(xì)節(jié)問題,還要對辦公室工作的大方向有良好的掌控,也只有這樣才能使得辦公室的工作更加順利有效。

        2.2 辦公室文秘人員需要提高自身的工作效率

        辦公室的大多數(shù)工作都是在進(jìn)行上下級工作內(nèi)容的傳達(dá)匯報,對于辦公室工作效率的研究就需要從傳達(dá)匯報的效率開始。辦公室的工作效率會對單位的其他部門造成一定的影響,只有辦公室的工作順利展開進(jìn)行,其他部門才可以有更多的效率提升空間。所以首先就要從辦公室自身的工作效率開始進(jìn)行提高,這樣就需要加強(qiáng)對于文秘的工作管理,提高文秘的工作效率,不能出現(xiàn)細(xì)節(jié)問題,努力加快文秘的辦事效率。在其他方面還要注意辦公室與公司其他部門的工作聯(lián)系是通過文秘作為樞紐進(jìn)行的,所以對于文秘的傳達(dá)工作要進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督和審核,達(dá)到一致到位的工作效果。在辦公室的信息整理工作中,文秘的工作職能一樣不容忽視,對于信息的檢索和內(nèi)容整理都需要文秘來進(jìn)行,較大的工作量在某些情況下就可能導(dǎo)致其工作效率降低,所以必須找到有效的解決辦法來提高文秘工作人員的自身工作效率。

        2.3 全面提升辦公室文秘工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

        辦公室工作的具體工作就是辦文和辦事,一是提高寫作水平。文秘工作是一個具有辦公室工作重要功能和價值的地方,也是一個展示公司形象,體現(xiàn)公司品質(zhì)的重要平臺。為此,它是一般管理人員必須具備的基本能力。二是強(qiáng)化高等教育。因為學(xué)習(xí)總是被認(rèn)為是枯燥無聊的,經(jīng)常是因為工作很忙,沒有時間,導(dǎo)致學(xué)習(xí)成為一種負(fù)擔(dān)或成為一種工作壓力。俗話說:“刀不磨就會生銹,人不學(xué)就會落后?!币朔]有時間學(xué)習(xí)的慣性思想,積極培養(yǎng)學(xué)習(xí)意識,加大對國家各項政策、法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)力度,以學(xué)習(xí)型員工的身份競爭,使學(xué)習(xí)成為一種習(xí)慣。

        2.4 辦公室文秘工作人員的作風(fēng)需要整頓

        辦公室在工作中需要有極其嚴(yán)格的制度來進(jìn)行紀(jì)律管理,對于辦公室內(nèi)部的工作人員來說,嚴(yán)格的按照規(guī)章制度進(jìn)行工作才不會出現(xiàn)工作上的失誤,這樣嚴(yán)于律己的作風(fēng)就會帶動單位其他部門的工作效率。從另一個方面來說,辦公室所要開展的工作必須有一個嚴(yán)格的章程,文秘在工作中掌握巨大的信息量,良好的工作作風(fēng)才能保證公司企業(yè)的信息不被泄漏。在文秘的工作中,還需要文秘有良好的服務(wù)態(tài)度,如果不對文秘的日常工作行為進(jìn)行規(guī)范化管理,就很難增強(qiáng)其在工作中的服務(wù)程度。

        3 結(jié)語

        從整個辦公室的工作來說,上傳下達(dá)的工作任務(wù),繁瑣復(fù)雜的信息處理等都需要用到關(guān)鍵性的文秘工作人員,所以文秘工作人員要不斷加強(qiáng)自身的職業(yè)技能訓(xùn)練,提升自身的職業(yè)素養(yǎng),在工作中細(xì)致認(rèn)真,總結(jié)失誤發(fā)現(xiàn)自身缺點進(jìn)行改正,通過點滴積累讓自身的工作效率不斷提高,從而帶動整個辦公室的工作效率,更好地為領(lǐng)導(dǎo)及部門服務(wù)。

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