邵鐘倩 江山歐派門業(yè)股份有限公司

一、案例情況

A公司為制造企業(yè)，采購部下設(shè)開拓部、管理部。開拓部負責(zé)采購商務(wù)部分，管理部負責(zé)統(tǒng)籌管理及內(nèi)部監(jiān)督。A公司對于非常規(guī)物資的設(shè)定為除生產(chǎn)材料之外的一切物資。

針對非常規(guī)物資采購，A公司采購部制定有規(guī)章制度，采購流程如下：需求部門尋找至少2家供應(yīng)商，確定技術(shù)參數(shù)→需求部門內(nèi)部審核后的提交采購需求(附技術(shù)參數(shù)及估算價)至采購部，同時提交前期尋找的供應(yīng)商名單及聯(lián)系方式→開拓部聯(lián)系供應(yīng)商進行商務(wù)談判→公司董事長進行定標(biāo)審批，形成價格審批表→開拓部簽訂合同→供應(yīng)商送貨→需求部門驗收后將驗收單提交開拓部→開拓部提及付款流程。

A公司架構(gòu)中雖然設(shè)置有專業(yè)部門，但對于非常規(guī)物資采購并未限定主管業(yè)務(wù)部門。

二、審計案例選擇

審計發(fā)現(xiàn)A公司在非常規(guī)物資采購的流程及審核權(quán)限設(shè)置上存在風(fēng)險隱患，遂以專業(yè)程度較高的電力工程作為非常規(guī)物資采購的抽查對象開展專項審計。

三、異常線索發(fā)現(xiàn)

審計從合同審批流程中提煉電力工程項目，對數(shù)據(jù)進行初步分析、對比，發(fā)現(xiàn)存在明顯異常點如下：

(一)比價單位長期未變，存在明顯陪標(biāo)嫌疑

審查發(fā)現(xiàn)A公司歷年來設(shè)備橋接及電纜敷設(shè)項目的合作單位均為勝利電力科技有限公司(以下簡稱勝利公司)，但勝利公司并非獨家供應(yīng)商，每次合作均通過2家供應(yīng)商比價的方式。經(jīng)統(tǒng)計，2015年—2020年期間A公司與勝利公司共發(fā)生43起合作，每次參與比價的單位均為景氣電力工程公司(以下簡稱景氣公司)，6年來景氣公司從不缺席報價，卻也從未中標(biāo)。

(二)供應(yīng)商資質(zhì)異常

勝利公司的企業(yè)名稱及經(jīng)營范圍中顯示其為電力科技主營范疇的行業(yè)，對于是否具備電力工程資格，審計人員產(chǎn)生懷疑。于是，審計人員對勝利公司的電力資質(zhì)開展審查，發(fā)現(xiàn)涉及電力工程應(yīng)配備的《承裝(修、試)電力設(shè)施許可證》《建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)證書》《安全生產(chǎn)許可證》3個資質(zhì)證書均為偽造，勝利公司涉及無資質(zhì)經(jīng)營。

(三)陪標(biāo)單位資信標(biāo)資料異常

審計人員對陪標(biāo)的景氣公司也進行資質(zhì)審查，發(fā)現(xiàn)景氣公司資質(zhì)合規(guī)，但審計人員進一步調(diào)查存檔的資信標(biāo)資料，發(fā)現(xiàn)景氣公司印章存在偽造。比如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件上有一個復(fù)印后的黑色印章，在上面還蓋有證明與原件相符的紅色印章，但該紅色印章并沒有復(fù)印件黑色原始印章顯示的序列碼，兩者不相符。懷疑系勝利公司通過偽造景氣公司印章在相關(guān)資料復(fù)印件上蓋章，作為景氣公司每次報價的依據(jù)，人為制造2家供應(yīng)商參與報價的合規(guī)場景。

(四)報價單基礎(chǔ)信息不完整

電力工程合規(guī)報價單的基礎(chǔ)信息應(yīng)包含：報價單位、報價日期、單臺設(shè)備電纜及金屬線槽規(guī)格、工程量、單價明細、項目工程量匯總表，以及詳細明細構(gòu)成的報價明細表。但審計人員發(fā)現(xiàn)，勝利公司報價單上僅陳列材料費用40萬元，安裝費用10萬元，輔助材料4萬元，管理費3萬元等，以粗放價格進行報價，并無法區(qū)分單項不同規(guī)格材料的單價信息。同時，大部分項目單臺設(shè)備電纜及金屬線槽規(guī)格、工程量均未提供。采購部在無單價的基礎(chǔ)上進行比價議價，比價議價形同虛設(shè)。

四、開展審計程序

根據(jù)上述異常點，審計人員對A公司歷年來所有電力工程項目的全面的數(shù)據(jù)還原、匯總、分析，結(jié)合現(xiàn)場工程量實測，同步市場上各大供應(yīng)商市價信息搜集，最終還原了虛報工程量及金額。

(一)數(shù)據(jù)還原、匯總、分析

審計人員整理合同基礎(chǔ)信息，匯總項目基本情況表。同時，根據(jù)報價資料梳理單項工程的工程量及材料規(guī)格，提供下一步現(xiàn)場實測。

(二)現(xiàn)場實測

因電力圖紙缺失，無法確認電路走向。審計人員邀請專業(yè)設(shè)備機修工，對每臺機器控制箱打開查看，明確連接的動力柜以及電纜規(guī)格，再根據(jù)現(xiàn)場金屬線槽搭建情況進一步畫出現(xiàn)場每臺設(shè)備的電路走向，測算電纜及金屬線槽實際工程量。

因?qū)I(yè)人員的加入，審計人員還發(fā)現(xiàn)了勝利公司在電纜的使用上存在規(guī)格大幅降級，比如報價時承諾31.5kw封邊機是用YJV4*50+1*35的電纜，但現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)使用的是YJV5*10電纜，降4級。經(jīng)查，勝利公司通過兩種方式達到超額盈利的目的：第一，在報價時高抬規(guī)格，以質(zhì)量過剩的方式虛高報價；第二，在現(xiàn)場使用能維持設(shè)備正常運轉(zhuǎn)規(guī)格的材料，以降級使用的方式賺取材料價差。審計實測時，對每臺設(shè)備真實使用的材料規(guī)格也進行了數(shù)據(jù)還原。

(三)市面詢價

審計人員以43個合同對應(yīng)的報價日期，尋找市面上其他同樣規(guī)格的電纜及金屬橋架供應(yīng)商進行追溯時點詢價。因追溯期間太長，無法完全取得全部時點的報價數(shù)據(jù)。審計人員再次通過股票網(wǎng)站相關(guān)信息，分析電纜中銅價、金屬線槽中鋼材歷年價格走勢，得出均為逐年上漲趨勢。以此推斷，電纜及金屬線槽的價格也呈上漲趨勢。于是，審計人員以缺失的報價時點最近的節(jié)點最高金額作為價格還原，乘以現(xiàn)場測算后的實際耗用量(算上合理損耗率)，得出最終的合理報價。

綜上，以最終的合理報價與合同中材料部分的單項金額進行比對，差額部分即A公司的損失金額。

五、審查結(jié)果

經(jīng)審查，勝利公司在與A公司合作的6年期間，多報電纜工程量32 856米，多報金屬線槽工程量11 553米。同時，現(xiàn)場使用的材料規(guī)格與報價時承諾的材料規(guī)格存在大幅度的降級。因虛報工程量、降級使用材料，以及不合規(guī)報價，導(dǎo)致僅電纜和金屬線槽部分給A公司造成損失金額744萬元，高達電纜和金屬線槽部分合同價的64%，給公司造成了巨大的資金損失。除此之外，勝利公司還存在無資質(zhì)經(jīng)營，偽造陪標(biāo)單位印章及報價資料，給A公司帶來嚴(yán)重的行政處罰風(fēng)險。

六、導(dǎo)致問題產(chǎn)生的原因分析

經(jīng)查，最初引入勝利公司系A(chǔ)公司某高層親屬推薦，高層僅示意同等條件下勝利公司可優(yōu)先考慮，但執(zhí)行人員曲解概念，大開綠色通道，全程形式審批。導(dǎo)致6年來勝利公司空手套白狼，賺得盆滿缽滿，甚至越發(fā)膽大氣盛，在小車間搬遷項目中以百萬高價有恃無恐地伸手要錢。除高層這一誘發(fā)因素外，A公司相關(guān)人員未切實履行自身崗位職責(zé)也存在無法推卸的責(zé)任，但歸根究底更多的問題在于A公司內(nèi)部采購流程及審核權(quán)限設(shè)置。

(一)規(guī)章制度制定方面

1.采購部以簽發(fā)制度為“保護傘”，關(guān)鍵環(huán)節(jié)權(quán)利旁落，導(dǎo)致公司利益受損

A公司采購部采購流程設(shè)定中，將供應(yīng)商名單及聯(lián)系方式、工程量現(xiàn)場實測、與供應(yīng)商的初步詢價3個關(guān)鍵環(huán)節(jié)交由需求部門負責(zé)。在供應(yīng)渠道、工程量、最初報價均由需求部門全程包攬的情況下，采購部作為第二級接收部門，并未發(fā)揮其在供應(yīng)渠道、價格2個方面的絕對專業(yè)權(quán)威。反而以簽發(fā)制度大打“擦邊球”，推脫自身崗位職責(zé)，認定需求部門應(yīng)對供應(yīng)商真實性及最初報價負責(zé)。以至于無人審核的情況下問題頻發(fā)，公司利益受損。

2.電力工程管理制度缺失，項目開展形同“裸奔”，導(dǎo)致公司利益受損

A公司對于電力工程，架構(gòu)中設(shè)置有專業(yè)部門——電力保障部，電力保障部成立至今已有8年，期間未出具任何相關(guān)電力項目的規(guī)章制度，缺乏規(guī)范的業(yè)務(wù)流程，電力工程項目一直處于無制度下“裸奔”的無知無畏狀態(tài)。導(dǎo)致電力工程項目在工程量測算、電力圖紙設(shè)計、動力箱位置擺放、電纜及金屬線槽排線布局、施工現(xiàn)場降低規(guī)格使用材料等等方面問題頻發(fā)，公司利益受損。

(二)規(guī)章制度執(zhí)行方面

1.供應(yīng)商資質(zhì)審查不到位，公司面臨行政處罰風(fēng)險

采購開拓一二部對于供應(yīng)商資質(zhì)審查負有不可推卸的責(zé)任，然而對于43次供應(yīng)商比價議價，均無人對供應(yīng)商資質(zhì)開展實質(zhì)審查，即便供應(yīng)商資質(zhì)處處顯露異常。

2.采購部在無單價的基礎(chǔ)上進行比價議價，比價議價形同虛設(shè)

根據(jù)A公司規(guī)章制度，由采購部的開拓部對報價單位進行比價、議價，并出具價格審批表，提交審批。然而，在43個電力工程項目中，采購部均在無單價的基礎(chǔ)上進行比價議價，即需求部門預(yù)估采購價，采購部在預(yù)估價基礎(chǔ)上討價還價，完全未審核預(yù)估價是否合理，比價議價形同虛設(shè)。

(三)專業(yè)部門歸口管理方面

A公司對于非常規(guī)物資并未限定主管部門，以至于現(xiàn)實情況中存在大量需求部門繞過專業(yè)部門自行進行。

1.前期技術(shù)標(biāo)確定環(huán)節(jié)

當(dāng)需要進行設(shè)備橋接及電纜敷設(shè)時，A公司存在2種申購模式，一是制造部門向電力保障部提交需求，統(tǒng)一由電力保障部接洽技術(shù)標(biāo)及供應(yīng)商，最終由電力保障部向采購部提交采購需求。二是制造部門直接與供應(yīng)商接洽并向采購部提出采購需求。后者模式下對于技術(shù)參數(shù)、電力圖紙規(guī)劃、報價工程量、用料規(guī)格的合理性均沒有電力保障部作為專業(yè)部門予以審核確認，經(jīng)手部門兩眼一抹黑，形式化審批全程通過。

2.中期項目施工現(xiàn)場監(jiān)督環(huán)節(jié)

由制造部門自行發(fā)起的設(shè)備橋接及電纜敷設(shè)項目，電力保障部并不參與現(xiàn)場施工管理。即，勝利公司在項目施工現(xiàn)場缺乏有力監(jiān)督，在偷換材料規(guī)格、線路真實布局上制造部門無人發(fā)表專業(yè)監(jiān)督評論。

3.后期項目完工驗收環(huán)節(jié)

電力工程項目的最終受益部門為制造部門，驗收審核鏈中設(shè)置驗收由制造部門驗收。2種申購模式下，電力保障部均不參與最終的驗收審核。導(dǎo)致非專業(yè)的制造部門僅對車間設(shè)備是否能正常運行進行有效驗收，疏忽了對施工現(xiàn)場最終工程量結(jié)算的實質(zhì)驗收。

(四)供應(yīng)庫建設(shè)及維護方面

1.供應(yīng)庫建設(shè)不到位，基礎(chǔ)工作未完善

A公司采購部對于供應(yīng)庫的重視度不夠，日常進入供應(yīng)庫的單位均為合作過的供應(yīng)商，并未對歷次參與報價或可發(fā)展對象進行入庫管理。對于非常規(guī)物資采購，A公司采購部完全依賴需求部門提供供應(yīng)商，導(dǎo)致采購各環(huán)節(jié)處處被動。

2.供應(yīng)商維護不到位，未及時發(fā)現(xiàn)資質(zhì)異常

A公司采購部對于供應(yīng)商日常維護不到位，留檔的供應(yīng)商的資質(zhì)證書已過期多年，卻未溝通供應(yīng)商及時提供。從另一層面上也造成了供應(yīng)商造假成本低，后期被發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險小。

七、整改對策分析

(一)完善制度

A公司電力保障部及采購部均因完善自身部門制度。電力保障部應(yīng)針對電力圖紙出具、施工現(xiàn)場管理、工程量審核、工程驗收等環(huán)節(jié)建立制度，明確各環(huán)節(jié)審核要求、要點以及審核人的職責(zé)。采購部應(yīng)完善供應(yīng)商管理制度，調(diào)整由需求部門與供應(yīng)商接洽、聯(lián)系最初詢價等環(huán)節(jié)的現(xiàn)有模式。

(二)歸口管理

A公司電力保障部應(yīng)對公司所有電力項目進行把關(guān)審核，不允許未經(jīng)過電力保障部由各部門自行開展的情況出現(xiàn)。同時，采購部也應(yīng)回收采購權(quán)限，貫徹落實尋找供應(yīng)商、開展詢價等專業(yè)職能。嚴(yán)格采取專業(yè)部門統(tǒng)一歸口管理，杜絕專業(yè)職能空落、旁落。

(三)明確執(zhí)行

導(dǎo)致上述問題的產(chǎn)生均系各審核鏈部門未切實履行自身崗位職責(zé)。電力保障部在制度規(guī)范后應(yīng)明確按照制度規(guī)定對電力圖紙、施工現(xiàn)場管理、工程量審核、工程驗收進行管理。采購部應(yīng)完善比價制度，嚴(yán)格按照比價流程進行比價，杜絕一切形式化比價。同時，應(yīng)有效建立供應(yīng)商庫管理，拓展非常規(guī)物資供應(yīng)渠道。

(四)有效監(jiān)督

A公司采購管理部應(yīng)切實履行監(jiān)督職責(zé)，對采購開拓部在尋找供應(yīng)商、詢價、比價議價等重要環(huán)節(jié)進行有效監(jiān)督，掌握開拓部既定的工作模式，明確流程弊端，提出合理化建議。■