金晶 金霞

摘 要：自動歸檔有助于改善橋梁營運檔案收集與歸檔方式、提高歸檔效率，是現(xiàn)代檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的必然趨勢。本文介紹橋梁營運項目檔案自動歸檔的要點，分析自動歸檔實施的難點，提出了實現(xiàn)檔案自動歸檔的有效對策，供參考。

關(guān)鍵詞：檔案;橋梁營運;自動歸檔;難點;對策

橋梁營運檔案是橋梁在設(shè)計、施工、建設(shè)、維保、設(shè)備引進和使用等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的歷史記錄。新時代，隨著管理理念的革新和新技術(shù)的應(yīng)用，橋梁檔案工作也呈現(xiàn)新的發(fā)展趨勢，面臨新的挑戰(zhàn)。為應(yīng)對檔案體量、種類和利用需求迅速增長的新形勢，部分單位開始探索自動歸檔的設(shè)計與應(yīng)用[1 ]。如何把握自動歸檔的要點、難點及對策，促進橋梁營運檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展，成為廣大檔案工作者必須面對和解決的課題。

1 橋梁營運項目自動歸檔系統(tǒng)的要點

1.1 制定配套制度、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范

在建設(shè)自動歸檔系統(tǒng)時，不能完全按照國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，而是要基于業(yè)務(wù)特征及管理現(xiàn)狀，有針對性地制定與之配套的制度、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，才能真正發(fā)揮系統(tǒng)效益。

1.1.1 自動歸檔與管理規(guī)范。制定實施這個規(guī)范，對各類電子文件歸檔起到總體規(guī)范作用，也是各個子系統(tǒng)或其他管理部門共同遵守的規(guī)章制度。

1.1.2 歸檔范圍及保管期限表。其作用是各類電子文件自動收集、鑒定的依據(jù)，便于系統(tǒng)自動判斷收集范圍及文件價值。

1.1.3 元數(shù)據(jù)方案。其作用是確保每一份電子文件的真實、完整、可靠、有用，保障電子文件的證據(jù)特性。

1.1.4 四性檢測方案[2 ]。其作用是在電子文件收集、歸檔環(huán)節(jié)進行檢測，確保橋梁營運檔案檔案的真實性、完整性、安全性、可靠性。

1.1.5 信息安全管理制度。根據(jù)自動歸檔所涉及新的安全風(fēng)險進行評估審視，構(gòu)建電子文件在線歸檔和電子檔案管理安全防范體系，約束各類系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、配套硬件設(shè)施、人員權(quán)限等。

1.2 搭建自動歸檔系統(tǒng)

傳統(tǒng)橋梁項目檔案的收集與歸檔依靠手工，流程較為復(fù)雜且耗時較長，同時受歸檔人員的主觀因素影響較大，不可控風(fēng)險因素較多。由于無法實現(xiàn)對內(nèi)容的檢索和分類，歸檔之后的保管與利用難度較大。而自動收集與歸檔基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)開展。該系統(tǒng)既具備一般檔案管理信息系統(tǒng)功能，也應(yīng)有電子文檔的歸檔功能，特別是針對電子文檔的分類方案和保管期限處置表等。一方面，自動歸檔系統(tǒng)應(yīng)能按管理與利用需求對收集和歸檔的電子文件和元數(shù)據(jù)進行模塊化處理，另一方面還能將歸檔的各個環(huán)節(jié)、具體操作的時間節(jié)點記錄下來，以確保檔案的安全、可靠。自動歸檔系統(tǒng)還應(yīng)提供標(biāo)準(zhǔn)化的歸檔接口，通常歸檔接口主要包括webservice、中間數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)管道等方式，這種模式的數(shù)字檔案室系統(tǒng)被稱為“整合式”數(shù)字檔案室系統(tǒng)，是目前電子文件歸檔模式中比較好的模式。[3 ]

1.3 指揮與調(diào)度檔案

制定完善的制度規(guī)范以及搭建自動歸檔系統(tǒng)后，就應(yīng)實施檔案的指揮與調(diào)度。

1.3.1 指揮調(diào)度電子文件的附件。以報表和臺賬文件為主，為版式文件格式，所產(chǎn)生的的正文格式為DOC、PDF、EXCEL，其中業(yè)務(wù)流程所生成的流程表單附件為JPG格式。

1.3.2 檔案相關(guān)聯(lián)的重要檔案基本信息。指揮調(diào)度電子文件中在文檔數(shù)據(jù)里的重要的關(guān)聯(lián)信息，包含常規(guī)文件中的題名、責(zé)任者、成文日期、電子文件數(shù)量、載體數(shù)量等基礎(chǔ)檔案信息，并含有重要的業(yè)務(wù)特殊字段信息，如報表類別、臺賬類別、記錄周期等。

1.3.3 元數(shù)據(jù)信息。指揮調(diào)度電子文件的結(jié)構(gòu)信息、電子文件關(guān)聯(lián)的重要檔案基本信息、電子文件所關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)流程節(jié)點信息、電子文件附件屬性信息、電子文件所對應(yīng)的權(quán)限管理及其他關(guān)聯(lián)信息等。

2 橋梁營運項目檔案自動歸檔的難點

2.1 前期資金投入較大

對多數(shù)企事業(yè)單位來說，自動歸檔是檔案管理工作的重要創(chuàng)新，在硬件配備、軟件系統(tǒng)研發(fā)、單位二次開發(fā)等費用的投入比較多。在硬件上，自動歸檔系統(tǒng)通常要求內(nèi)網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，由于實時收集歸檔，因此對帶寬要求更高，其他包括服務(wù)器方面的投入也是持續(xù)性的。同時，由于存儲需求的迅速增長，在庫房、機房管理方面的要求也有所提高，需要在前期進行大量投入。由于自動歸檔無法直接對企業(yè)產(chǎn)生效益，因此很多企事業(yè)單位仍沿用傳統(tǒng)實體檔案管理模式，在自動歸檔上的實踐較少。在軟件上則要求系統(tǒng)平臺的開發(fā)和維護，需要多個部門的同時參與，增加了管理與人力成本。

2.2 多部門配合難度大

自動歸檔給檔案協(xié)同管理提出更高要求。首先體現(xiàn)在對工作制度、機制和主體上的要求。過去，檔案各項業(yè)務(wù)的開展以檔案部門為中心，其他檔案利用主體參與較少，包括設(shè)計、施工、監(jiān)理等部門之間的信息壁壘較為突出，工作制度和體制創(chuàng)新覆蓋面窄、參與人次少，內(nèi)部尚未形成合力。自動歸檔應(yīng)滿足管理、利用等各個層面的需求，既包括內(nèi)部行政、管理等需求，對外也包括社會用戶的憑證、參考等功能，這也要求自動歸檔平臺應(yīng)集成多元化的功能模塊。此外，由于涉及多系統(tǒng)的工作對接，對應(yīng)管理措施的安排和落實難度較大。

2.3 檔案載體與種類較多

在檔案信息化背景下，電子檔案收集已逐漸由線下轉(zhuǎn)至線上，收集方式也呈現(xiàn)多元化態(tài)勢。然而當(dāng)前隨著檔案管理與利用需求的不斷增多，檔案資源爆炸式增長，同時還呈現(xiàn)出碎片化和分布式的特征，給電子檔案的收集帶來巨大壓力。當(dāng)前，很多自動歸檔系統(tǒng)僅供報表、臺賬類流程文件使用，暫未添加視頻監(jiān)控、照片等多媒體文件功能。目前橋梁營運電子文件暫未含有這些類別，但隨著檔案利用需求日益多元和檔案資源種類不斷增多，現(xiàn)有資源的收集范圍與標(biāo)準(zhǔn)不能適應(yīng)新的要求。同時，目前橋梁營運檔案歸檔多注重傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程中的實體檔案和過程性文件的收集與歸檔，對系統(tǒng)中生成的檔案和導(dǎo)出內(nèi)容的收集力度較弱。而電子檔案可復(fù)制的特點，使電子檔案重復(fù)率高的問題較突出。

3 推進橋梁營運項目檔案自動歸檔的對策

3.1 強化思想認識，做好預(yù)算申報工作

3.1.1 強化思想認識。充分把握橋梁營運項目檔案自動收集歸檔的新趨勢和新特點，成立專項領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一組織推進此項工作。同時，保證內(nèi)部溝通效率，根據(jù)檔案收集與歸檔標(biāo)準(zhǔn)，分門別類地制定歸檔格式，保證檔案收集與歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

3.1.2 進行前期規(guī)劃分析工作。將未來若干年內(nèi)實體檔案工作費用明細計算，測算內(nèi)容包含紙張、人工、庫房管理、空間管理等，并與自動歸檔工作費用明細進行對比分析，以判斷投入產(chǎn)出回報率，通過文件安全、人員精簡化等方面的論證得到有關(guān)方面的更好認可。

3.1.3 因缺乏相關(guān)經(jīng)驗。應(yīng)在具體應(yīng)用的業(yè)務(wù)領(lǐng)域做好相關(guān)制度、規(guī)范和技術(shù)的定期優(yōu)化工作。應(yīng)根據(jù)具體橋梁營運業(yè)務(wù)模塊進行分組，通過專家咨詢、同行評議、投票表決等形式，建立自動歸檔標(biāo)準(zhǔn)與制度，對橋梁營運業(yè)務(wù)領(lǐng)域的數(shù)據(jù)、服務(wù)、管理進行規(guī)范。這不僅能推動自動歸檔穩(wěn)定發(fā)展，也能大大提升數(shù)據(jù)的兼容性和通用性，為檔案開發(fā)利用及服務(wù)提供支撐。

3.2 加強平臺建設(shè)，打破部門間信息壁壘

3.2.1 加強平臺建設(shè)。應(yīng)完善平臺功能，深入了解和認識各類檔案資源在業(yè)務(wù)系統(tǒng)和平臺中的適用性，并將其與不同管理平臺和信息傳播平臺進行適應(yīng)性測試，根據(jù)平臺和軟件特性提高收集與歸檔工作水平。還可將檔案收集與歸檔由中心模式轉(zhuǎn)為扁平模式，各項功能由業(yè)務(wù)部門主導(dǎo)再由主管部門進行集成和整合。還應(yīng)搭建起內(nèi)外信息相互傳遞共享的平臺，實現(xiàn)內(nèi)部信息傳遞，對外報告信息、接收外部信息的目的。

3.2.2 在平臺建設(shè)的基礎(chǔ)上。加強多個平臺的集成和融合發(fā)展，打通單位內(nèi)部的OA系統(tǒng)、專用業(yè)務(wù)系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)，打破信息傳輸壁壘、數(shù)據(jù)同步壁壘以及信息共享壁壘。

3.2.3 有針對性地引入新興技術(shù)。重點探索云計算在檔案收集與歸檔中的應(yīng)用，一方面通過自動抓取與收集技術(shù)提高檔案歸檔的效率，另一方面通過電子簽名、分布式計算等技術(shù)，加強對檔案歸檔的四性檢驗，確保歸檔質(zhì)量。

3.3 完善資源建設(shè)，豐富自動歸檔系統(tǒng)功能

3.3.1 在制定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)及對方案進行設(shè)計時。將多媒體文件的格式、文件類型、元數(shù)據(jù)設(shè)計融入其中，尤其在元數(shù)據(jù)方案中預(yù)留業(yè)務(wù)文件類型及業(yè)務(wù)格式的元數(shù)據(jù)字段，并預(yù)備空組合字段進行備選預(yù)留。針對照片、視頻的六要素進行檔案基本信息相關(guān)元數(shù)據(jù)字段的預(yù)留。在計算機屬性元數(shù)據(jù)中預(yù)留數(shù)字化文件、照片文件、視頻文件所涉及的元數(shù)據(jù)字段，保證后期融入多類格式文件的電子文件自動歸檔系統(tǒng)可進行升級改造。

3.3.2 進一步豐富檔案收集與歸檔載體。對系統(tǒng)內(nèi)生成的檔案進行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化整理，加強傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案的數(shù)字化工作，適應(yīng)信息化管理環(huán)境下管理端與用戶端的信息獲取習(xí)慣，打破檔案服務(wù)的時空界限。

3.3.3 做好電子檔案資源備份。在做好庫房和機房檔案管理的同時，將所有檔案資源進行數(shù)字化處理并做好備份，確保電子檔案的長期安全和有效。

參考文獻：

[1]顧瑩瑩.關(guān)于道路橋梁的檔案管理工作探討[J].智庫時代，2020（15）：269—270.

[2]張新，王瑋.探索電子文件歸檔和電子檔案管理新模式[J].中國檔案，2018（05）：70—71.

[3]饒紅旗.工程項目電子設(shè)計文件自動歸檔的方案研究[J].中國勘察設(shè)計，2006（11）：79—80.

（作者單位：江蘇蘇通長江大橋有限責(zé)任公司）