徐升 長(zhǎng)江文藝出版社有限公司

引言

身處信息時(shí)代，越來越多的人開始意識(shí)到，外部經(jīng)濟(jì)局勢(shì)的改變勢(shì)必會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)核算產(chǎn)生深刻的影響，外部經(jīng)濟(jì)局勢(shì)直接決定著會(huì)計(jì)核算的發(fā)展前景。對(duì)此，會(huì)計(jì)行業(yè)應(yīng)該持續(xù)優(yōu)化和改革，才可以及時(shí)順應(yīng)局勢(shì)的轉(zhuǎn)變，從而在動(dòng)蕩的局勢(shì)中確保公司制定出科學(xué)合理的戰(zhàn)略決策。信息化技術(shù)的更新速度早已超過傳統(tǒng)會(huì)計(jì)理論和實(shí)踐的響應(yīng)速度，對(duì)行業(yè)的發(fā)展造成了巨大的沖擊和挑戰(zhàn)。現(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)關(guān)于信息化時(shí)代企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的學(xué)術(shù)著作并不多見，因此當(dāng)下國(guó)內(nèi)企業(yè)的會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)建設(shè)缺少全面的理論體系。本文通過對(duì)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的具體策略進(jìn)行分析討論，以期對(duì)我國(guó)中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)提供理論和經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)建議。

一、Y公司會(huì)計(jì)信息化的現(xiàn)狀

Y公司，主營(yíng)沙發(fā)床、沙發(fā)等鋼木質(zhì)家具的設(shè)計(jì)、制造和研發(fā)，市場(chǎng)遍布意大利、美國(guó)和日本等國(guó)家。Y公司是以客戶訂單需求，以JIT方式生產(chǎn)的企業(yè)。用戶對(duì)質(zhì)量和交付期限的標(biāo)準(zhǔn)較高。公司設(shè)置8個(gè)研發(fā)事業(yè)部、3個(gè)維護(hù)服務(wù)部、7個(gè)綜合管理部門及3個(gè)經(jīng)營(yíng)部門，擁有員工近300人。2013年就通過了ISO9000質(zhì)量體系認(rèn)證。Y公司年收入目前達(dá)到300萬左右，每年凈利潤(rùn)約為40萬元左右，2018年開始了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的引進(jìn)、安裝并應(yīng)用的過程，也同時(shí)開始了會(huì)計(jì)信息化建設(shè)過程。

（一）會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)構(gòu)成

Y企業(yè)創(chuàng)建了專門的財(cái)務(wù)電算化平臺(tái)，引入了小型金蝶會(huì)計(jì)程序，配備了相應(yīng)人員負(fù)責(zé)分總賬、應(yīng)收付款和成本核算等相關(guān)工作，遵守相關(guān)的財(cái)務(wù)規(guī)定和流程完成會(huì)計(jì)核算和監(jiān)督。年終，根據(jù)所有部門提交的預(yù)測(cè)結(jié)果輸出后一年的預(yù)算，并沒六個(gè)月進(jìn)行更新一次，年終參考預(yù)算落實(shí)進(jìn)度研究全年的偏差項(xiàng)目，制作全年財(cái)務(wù)報(bào)告；基層研發(fā)團(tuán)隊(duì)則根據(jù)全年的預(yù)算執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行績(jī)效考評(píng)。對(duì)Y公司而言，質(zhì)量與交付日期是關(guān)注的重點(diǎn)，由此對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)信息平臺(tái)提出了更為嚴(yán)格的要求，然而Y公司的會(huì)計(jì)信息化是通過財(cái)務(wù)人員手動(dòng)實(shí)現(xiàn)的。

（二）會(huì)計(jì)信息化投資金額及效果

早期公司引入金蝶程序構(gòu)建信息化平臺(tái)，投資了10余萬元來升級(jí)軟件，但卻存在換了三個(gè)領(lǐng)導(dǎo)，前兩任都沒有成功，主動(dòng)辭職的情況。主要的不足是會(huì)計(jì)信息化僅僅是依賴財(cái)務(wù)軟件完成，無法和相關(guān)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行信息分享和交互，配套的內(nèi)控機(jī)制并不健全，成本核算結(jié)果的準(zhǔn)確性偏低，和預(yù)算兩者的銜接不良，績(jī)效考評(píng)工作無法有序推進(jìn)。企業(yè)管理層也意識(shí)到收效甚微，甚至計(jì)劃終止此項(xiàng)目。

二、Y公司會(huì)計(jì)信息化存在的問題

（一）購(gòu)買的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)不能完全滿足Y公司業(yè)務(wù)需求

在考察中發(fā)現(xiàn)，Y公司會(huì)計(jì)軟件初始化設(shè)置的計(jì)算和歸類方法太過于粗糙，Y公司信息化軟件初始化設(shè)置工作就沒有根據(jù)本企業(yè)情況設(shè)置，對(duì)存貨和維修類別做不到精細(xì)核算，無法滿足Y公司業(yè)務(wù)、成本精細(xì)核算和分析。信息化軟件仍舊僅僅停留在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算的層面，對(duì)于應(yīng)收賬款模塊的初始化設(shè)置不夠精細(xì)，并未對(duì)應(yīng)收賬款的主體、賬齡評(píng)估、壞賬準(zhǔn)備和交易主體信用評(píng)估等核算內(nèi)容進(jìn)行充分的設(shè)定，輸出的應(yīng)收賬款報(bào)表僅僅反映了總額，而不能凸顯應(yīng)收賬款的風(fēng)險(xiǎn)隱患，沒有正式啟用應(yīng)收賬款管理功能，系統(tǒng)的應(yīng)收賬款管理輔助功能并未發(fā)揮實(shí)效，還需要?jiǎng)?chuàng)建專門的人工應(yīng)收賬款登記冊(cè)進(jìn)行管理。對(duì)于固定資產(chǎn)和存貨的財(cái)務(wù)核算也較為單一，并未記錄詳細(xì)的規(guī)格類型，因此不能通過軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)固定資本購(gòu)置、進(jìn)出庫(kù)、常規(guī)維護(hù)、對(duì)內(nèi)調(diào)撥和報(bào)廢等項(xiàng)目核算，固定資產(chǎn)方面也只能夠完成對(duì)總額的財(cái)務(wù)核算。對(duì)于折舊的計(jì)算，也并未引入程序自帶的折舊計(jì)算模型，而是選擇通過人工核算折舊額，并未充分發(fā)揮信息化工具的功能。會(huì)計(jì)軟件初始設(shè)置與企業(yè)基本情況都沒有做到完全相符，更別說為了將來的環(huán)境會(huì)計(jì)、責(zé)任會(huì)計(jì)而需要設(shè)置的二級(jí)科目和輔助信息收集了。

（二）功能局限于會(huì)計(jì)核算

網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來使得數(shù)據(jù)挖掘日漸普及。然而Y公司緊緊關(guān)注對(duì)會(huì)計(jì)信息相關(guān)憑據(jù)和賬簿報(bào)表的記錄和存檔，并未關(guān)注到數(shù)據(jù)信息潛在的關(guān)系，沒有提取出當(dāng)中有價(jià)值的財(cái)務(wù)分析數(shù)據(jù)，從而不能為管理經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的制定提供更多有價(jià)值的參考。

現(xiàn)階段Y公司會(huì)計(jì)信息化，往往僅僅局限于信息錄入和核算的層面，而并未充分啟用財(cái)務(wù)管理、決策制定和業(yè)務(wù)預(yù)測(cè)等各項(xiàng)功能。Y公司的會(huì)計(jì)信息平臺(tái)并未系統(tǒng)梳理和研究企業(yè)目前的運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，并未給出財(cái)務(wù)管理方面的指導(dǎo)和借鑒。對(duì)于會(huì)計(jì)信息化比較深層次的優(yōu)勢(shì)，諸如從財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息中提取出有助于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理決策制定的有用信息，會(huì)計(jì)信息化平臺(tái)并未充分利用和體現(xiàn)。

這一問題原因在于Y公司，實(shí)現(xiàn)管理化的會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)，需要設(shè)備、技術(shù)、人才的長(zhǎng)期支撐，而建立一套會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，費(fèi)用全部由企業(yè)自己承擔(dān)的話，將是一個(gè)巨大的支出數(shù)額。因此，更愿意投資與見效快的項(xiàng)目，但不愿意投資在會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)建設(shè)上。而且Y公司對(duì)會(huì)計(jì)信息化的管理效益認(rèn)識(shí)也不到位，覺得信息化更多只是形式上的變革，所以也不愿過多地投入資源到其中。造成對(duì)會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)的功能發(fā)揮過于狹隘。

三、解決Y公司實(shí)施會(huì)計(jì)信息化問題的對(duì)策

（一）購(gòu)買或開發(fā)滿足業(yè)務(wù)需求的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)

Y公司應(yīng)該購(gòu)買與自己行業(yè)相近的會(huì)計(jì)軟件，如包含專門的電子業(yè)務(wù)管理模塊、電子材料管理模塊、維修管理模塊的財(cái)務(wù)軟件，既覆蓋材料供產(chǎn)銷的內(nèi)部管理，又覆蓋電子設(shè)備的管理。這樣為電子Y公司提供標(biāo)準(zhǔn)的經(jīng)營(yíng)管理模式的會(huì)計(jì)軟件能更好地勝任Y公司的運(yùn)營(yíng)需求。市面上已經(jīng)有這樣的軟件出售。

如果由資金上的不足，也可以考慮聘請(qǐng)財(cái)務(wù)軟件Y公司開發(fā)出適合Y公司的專用會(huì)計(jì)軟件模塊：其間就要經(jīng)歷項(xiàng)目準(zhǔn)備、藍(lán)圖設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)、驗(yàn)收交付幾個(gè)階段。其中業(yè)務(wù)匹配環(huán)節(jié)至關(guān)重要。

能否成功及其持續(xù)實(shí)施會(huì)計(jì)信息化，系統(tǒng)初始化環(huán)節(jié)起直接作用，Y公司應(yīng)充分關(guān)注平臺(tái)的初始化。一方面，管理層應(yīng)該提高關(guān)注度，組建平臺(tái)初始化團(tuán)隊(duì)同時(shí)親自領(lǐng)導(dǎo)，從而凸顯出對(duì)此項(xiàng)工作的關(guān)注度，也有利于Y公司各單位之間的溝通協(xié)調(diào)，由此確保初始化的有序推進(jìn)。另一方面，在初始化過程中，要認(rèn)真按照新的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和會(huì)計(jì)制度，在信息化系統(tǒng)中輸入會(huì)計(jì)科目、會(huì)計(jì)制度、內(nèi)控設(shè)置、人員設(shè)置、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)設(shè)置等初始設(shè)置科目。然后認(rèn)真選擇企業(yè)類型、會(huì)計(jì)制度等初始化設(shè)置。系統(tǒng)中的初始余額一定要在手工賬審核無誤時(shí)，才能往系統(tǒng)里設(shè)置Y公司的初始財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。

如果Y公司的人力資源狀況，尤其是會(huì)計(jì)信息化人才不能勝任構(gòu)建信息化初始設(shè)置，可以考慮專門聘請(qǐng)專業(yè)人士來幫助實(shí)施系統(tǒng)初始化。要根據(jù)Y公司實(shí)際情況設(shè)置會(huì)計(jì)科目和附加信息，對(duì)于應(yīng)收賬款、固定資產(chǎn)等附加信息也要設(shè)置填制項(xiàng)，方便Y公司經(jīng)營(yíng)管理。為了保證起初余額的準(zhǔn)確性，可以根據(jù)Y公司的庫(kù)存問題，成立專門的資產(chǎn)盤點(diǎn)小組。最后，搭建起會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)以后，也還要保證傳統(tǒng)財(cái)務(wù)核算與信息化會(huì)計(jì)核算同時(shí)工作3個(gè)月以上，觀察并取得一致結(jié)果后，才能通過評(píng)估驗(yàn)收撇棄傳統(tǒng)手工賬。

（二）擴(kuò)展電算化信息系統(tǒng)的功能

Y公司會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)不應(yīng)局限于會(huì)計(jì)核算，還需要對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，首先要提高企業(yè)管理層的數(shù)據(jù)分析的意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到數(shù)據(jù)分析的重要性，從而注重提高企業(yè)會(huì)計(jì)人員專業(yè)能力。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不是簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)，而是企業(yè)未來進(jìn)行經(jīng)營(yíng)決策所需要參考的重要信息，是否對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行充分的利用，關(guān)系到企業(yè)未來的發(fā)展水平。

會(huì)計(jì)信息化信息系統(tǒng)的建設(shè)，不只是硬件和軟件的投入和組織架構(gòu)的改革，而是要從根本上促進(jìn)整個(gè)Y公司管理理念和體制的變革，推動(dòng)自身管理能力的進(jìn)步。Y公司推行會(huì)計(jì)信息化是現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理的必然要求。解決Y公司在實(shí)施會(huì)計(jì)信息化中存在的問題，是廣泛實(shí)施企業(yè)財(cái)務(wù)工作信息化的前提。Y公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人才方面的投資，提高利用計(jì)算機(jī)分析預(yù)測(cè)能力；軟件廠商也應(yīng)盡快加大財(cái)務(wù)軟件的開發(fā)，提高決策、預(yù)測(cè)和分析能力，推出適合發(fā)展Y公司會(huì)計(jì)信息化的軟件。

進(jìn)一步創(chuàng)新地看，企業(yè)應(yīng)當(dāng)大力重視會(huì)計(jì)信息化的分析能力，甚至應(yīng)當(dāng)自行開發(fā)報(bào)表分析系統(tǒng)，可以選拔出幾個(gè)業(yè)務(wù)又懂計(jì)算機(jī)操作又懂?dāng)?shù)據(jù)分析，用excel等工具設(shè)計(jì)企業(yè)報(bào)表分析系統(tǒng)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析的自動(dòng)化、信息化，進(jìn)而提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平。

結(jié)語

綜上所述，在科技飛速發(fā)展的今天，會(huì)計(jì)信息化已經(jīng)是企業(yè)發(fā)展的必備條件，我國(guó)在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)時(shí)代下采取會(huì)計(jì)信息化的時(shí)間上還尚短，其中還存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，我們應(yīng)該端正態(tài)度積極地來應(yīng)對(duì)其中遇到的困難，采取科學(xué)合理的方法解決問題。相信會(huì)計(jì)信息化會(huì)在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中發(fā)揮更好的作用，促進(jìn)企業(yè)飛速發(fā)展。