文/俞亨京

政法單位檔案是政法單位信息的重要載體，是政法單位的建設(shè)與發(fā)展的關(guān)鍵基礎(chǔ)，具有十分重要的價值。傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸滿足不了當前檔案管理的需求，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響整體檔案管理工作的質(zhì)量，從而使政法單位的檔案管理工作質(zhì)量始終無法提升。因此，對政法單位檔案實施創(chuàng)新性管理勢在必行。在新時代背景下，為了提高檔案管理工作的開展質(zhì)量、保障政法單位的建設(shè)與發(fā)展，檔案管理工作必須要與時俱進，結(jié)合當前各種先進科學(xué)技術(shù)，順應(yīng)時代發(fā)展與潮流，構(gòu)建信息化檔案管理。

一、檔案的概念

檔案記錄著人類的真實活動，是人類認識和把握客觀規(guī)律的真實基礎(chǔ)，人們借助檔案可以更好地了解到過去、現(xiàn)在和未來。作為政法工作中重要的工作之一，政法單位檔案記錄著其中的人事信息以及各種其他重要事件的相關(guān)內(nèi)容。政法單位工作人員的身份信息與工作經(jīng)驗、各種政策的制定、重大案件的相關(guān)人員信息都會在政法單位檔案中找到。政法單位檔案管理工作量大、工作環(huán)節(jié)復(fù)雜且煩瑣，由于政法單位機構(gòu)性質(zhì)的特殊性，對社會的影響力比較大，其對自身的要求也更加嚴格，在履行社會職能過程中，各種因素也阻礙著政法單位檔案管理工作的完善。不斷提高檔案管理工作的創(chuàng)新意識，才能進一步優(yōu)化與提高政法單位檔案管理工作[1]。

二、政法單位檔案管理信息化的重要意義

（一）提高檔案管理的安全性

傳統(tǒng)的檔案管理體系主要是紙質(zhì)版檔案為主。隨著時間的推移以及查閱次數(shù)的增加，紙質(zhì)檔案會逐漸破損。如果遇到周圍環(huán)境比較潮濕或是遭遇火災(zāi)，對紙質(zhì)檔案的影響極大。在檔案錄入信息時，工作流程非常煩瑣，耗費的時間也比較多，傳統(tǒng)的政法單位檔案管理工作效率低下，對政法單位發(fā)展建設(shè)起到了阻礙作用。對管理工作進行創(chuàng)新性管理，注重對電子檔案的發(fā)展與儲存，將大大提高檔案管理的安全性的同時，節(jié)省工作的時間。

（二）提高檔案查詢的便捷度

創(chuàng)新性管理工作，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提供的檔案管理平臺，不僅可以實現(xiàn)資源的共享，而且還降低了檔案平均處理時間，使錄入檔案資料與搜尋檔案資料的時間大大縮短，在很大程度上便捷了檔案管理人員與使用人員，政法單位檔案管理工作效率與工作質(zhì)量都會得到提高。

（三）提高檔案信息的運輸效率

政法單位檔案借助數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，不受時間、空間、地域等因素限制，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)無障礙傳遞與交流，有效地利用檔案數(shù)據(jù)，快速處理工作事務(wù)，對政法單位工作人員的工作主動性具有積極的意義。

三、當前政法單位檔案管理面臨的問題

（一）政法單位檔案管理工作創(chuàng)新意識不夠

在日常工作中，政法單位領(lǐng)導(dǎo)對職能發(fā)揮與績效工作較為重視，對檔案管理工作的重視程度不夠，對創(chuàng)新政法單位檔案管理工作的重要性認識不足；檔案管理部門的工作人員工作主動性不高，管理創(chuàng)新意識淡薄，缺乏工作熱情，對日常檔案管理工作敷衍了事，積極性不高[2]。對政法單位檔案管理工作創(chuàng)新意識的缺乏，不利于推進檔案管理工作的創(chuàng)新建設(shè)。

（二）檔案管理制度不夠完善

隨著時代的變遷，信息技術(shù)不斷進步，傳統(tǒng)的政法單位檔案管理工作已經(jīng)無法滿足當前的檔案管理需要，必須要做出相應(yīng)的改變。面對當前的檔案來源更加多元化、復(fù)雜化的情況，檔案管理部門也應(yīng)建立起一個多方面的管理制度，規(guī)范管理流程，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，提升政法單位檔案管理工作的質(zhì)量。

（三）檔案管理信息化建設(shè)不夠

當前，政法單位檔案管理部門信息化進程緩慢，數(shù)字化水平低，相比于政法單位其他部門，略有落后。許多的政法單位檔案管理部門人員依然使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，工作效率低，不愿意接受新事物，導(dǎo)致推進檔案管理信息化建設(shè)的過程中受到阻礙。在硬件系統(tǒng)以及軟件程序建設(shè)方面投入的資金不足，并無法充分發(fā)揮檔案管理信息化的優(yōu)勢[3]。

（四）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

從整體上來看，政法單位檔案管理人員存在數(shù)量不足、整體素質(zhì)不高的問題，難以高效地完成檔案管理部門繁重的工作。由于他們專業(yè)知識和實踐能力不足，在檔案管理的工作中存在許多問題，使工作時間延長。對先進的科學(xué)技術(shù)掌握不夠，無法將檔案管理與科學(xué)技術(shù)很好地融合運用，阻礙了創(chuàng)新工作的開展。

（五）信息安全建設(shè)不充分

大數(shù)據(jù)的運用，就像一把“雙刃劍”，對于政法單位的檔案管理工作來說，既是挑戰(zhàn)又是機遇，在檔案信息收集環(huán)節(jié)中，載體容易被更替，儲存空間會發(fā)生壓縮或者擴大，操作不當會對檔案的原始性以及完整性產(chǎn)生影響；在檔案信息管理環(huán)節(jié)，由于要在不同系統(tǒng)中多次讀取與錄入，被計算機病毒惡意篡改或是使用，都會使數(shù)據(jù)的原始真實性發(fā)生改變；在檔案信息使用環(huán)節(jié)中，訪問權(quán)限、數(shù)據(jù)的保密與數(shù)據(jù)開放之間都會引發(fā)信息泄露問題。這些都是在大數(shù)據(jù)發(fā)展的背景下，創(chuàng)新政法單位檔案管理工作所必須要面臨的問題[4]。

四、政法單位檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）加強政法單位檔案管理工作創(chuàng)新意識

伴隨著社會主義事業(yè)的不斷發(fā)展，人們對海量檔案管理信息化的呼聲越來越多，對進一步保護和儲存檔案的能力不斷加強?，F(xiàn)代技術(shù)對于檔案管理發(fā)展的沖擊力度不斷加強，現(xiàn)代的多媒體、數(shù)據(jù)庫、計算機以及通信工程的不斷發(fā)展，為檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展提供了堅實的基礎(chǔ)。政法單位領(lǐng)導(dǎo)要認清當前的發(fā)展契機，主動抓住創(chuàng)新機遇，起到帶頭作用，提高檔案管理工作人員的工作熱情與主動性，創(chuàng)造出積極向上的工作氛圍，轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的觀念，逐漸適應(yīng)信息化發(fā)展[5]。另外，政法單位領(lǐng)導(dǎo)要持續(xù)鼓勵與支持檔案管理部門的創(chuàng)新工作，大力推動檔案管理部門的創(chuàng)新建設(shè)。

（二）全面提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作的創(chuàng)新程度與檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)息息相關(guān)，人才是第一位，工作人員專業(yè)素質(zhì)不足，就無法有創(chuàng)新性的工作。政法部門要加大對檔案管理人員的培養(yǎng)力度，采用多種形式的專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員對信息技術(shù)水平的應(yīng)用，構(gòu)建出科學(xué)合理的知識體系；另外，政法部門要提高對應(yīng)聘者的專業(yè)要求，引入專業(yè)素質(zhì)過硬、德才兼?zhèn)涞膶I(yè)人才，用新員工的專業(yè)知識帶領(lǐng)老員工學(xué)習(xí)，用老員工的工作經(jīng)驗引導(dǎo)新員工適應(yīng)工作環(huán)境，全面提高檔案管理工作的效率。

（三）加強檔案信息化建設(shè)

只有建立健全檔案管理信息化，政法單位才能適應(yīng)社會發(fā)展的步伐。要堅持促進政法單位健康發(fā)展的原則，積極借鑒先進的檔案管理工作經(jīng)驗，不斷完善檔案管理信息化，提供科學(xué)合理的建設(shè)方案，建立科學(xué)合理的制度與規(guī)則。此外，在計算機技術(shù)方面，要結(jié)合先進的信息技術(shù)以及具體的檔案信息建設(shè)要求，不斷完善軟件的各種功能，建立相對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，建立健全政法單位檔案信息化。

（四）加強信息網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險安全防護

大數(shù)據(jù)背景下，網(wǎng)絡(luò)安全是推進信息化檔案管理的關(guān)鍵所在。首先,統(tǒng)籌安排，建立健全檔案數(shù)據(jù)的安全系統(tǒng)，構(gòu)建好軟件程序建設(shè)與硬件系統(tǒng)，為檔案信息提供一張安全網(wǎng)。其次,相關(guān)的管理人員要建設(shè)好安全技術(shù)體系、安全運行維護體系以及安全管理體系，以確保各檔案之間保持相互獨立又緊密的聯(lián)系，從根本上確保政法單位檔案的安全。最后,做好數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化處理工作，將檔案數(shù)據(jù)信息嚴格分類，對檔案數(shù)據(jù)信息加密管理，以確保一旦出現(xiàn)非法數(shù)據(jù)入侵，就能立刻處理。

（五）持續(xù)推進檔案管理制度規(guī)范化發(fā)展

政法單位檔案管理工作發(fā)展空間廣闊，與大數(shù)據(jù)充分融合后將產(chǎn)生新面貌，如果檔案管理制度無法保證規(guī)范化，與時代發(fā)展發(fā)生脫節(jié)，那么政法單位的檔案管理工作效率就達不到預(yù)期的效果，工作質(zhì)量無法提高，因此，政法單位檔案管理工作朝著規(guī)范化發(fā)展，是重中之重。要以制度標準、行為規(guī)范、嚴格分級管理，建立完善的監(jiān)督制度，避免不作為或者失職現(xiàn)象的發(fā)生，推動檔案管理積極發(fā)展。

總之，檔案管理信息化將是一種趨勢，政法單位檔案管理信息化是一項需要持續(xù)優(yōu)化的工作，同時也是一項創(chuàng)新性極強的工作。在新時期，互聯(lián)網(wǎng)對人們的影響越來越大，檔案管理信息化建設(shè)任務(wù)十分緊迫，從政法單位領(lǐng)導(dǎo)者到檔案管理人員以及兼職檔案管理人員都應(yīng)該不斷適應(yīng)時代潮流，提高對政法單位檔案管理創(chuàng)新性的重視程度，加快推動信息技術(shù)在政法單位檔案管理工作中的應(yīng)用，通過打造高素質(zhì)專業(yè)團隊、加強建設(shè)檔案信息化平臺、加強信息網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險安全防護、提高檔案管理的服務(wù)水平等手段，積極創(chuàng)新地運用信息化手段管理政法單位檔案，以促進檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展。