楊淑嵐 云南省中醫(yī)醫(yī)院

隨著公立醫(yī)院收支規(guī)模的不斷擴(kuò)大，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)日益增多，資金的收支業(yè)務(wù)也在逐年增加，財(cái)務(wù)人員開展會(huì)計(jì)核算的工作量也越來越大。作為會(huì)計(jì)核算工作最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)報(bào)銷效率的高低直接決定了財(cái)務(wù)人員在參與醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行、財(cái)務(wù)管理工作中發(fā)揮作用的大小。然而，目前部分公立醫(yī)院的財(cái)務(wù)報(bào)銷仍然停留在傳統(tǒng)的手工審批、手工報(bào)銷的階段，報(bào)銷難、跑斷腿、流程多、簽字難、耗時(shí)長(zhǎng)等問題長(zhǎng)期以來被醫(yī)務(wù)人員所詬病，造成醫(yī)務(wù)人員“談報(bào)銷色變”。因此，如何優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)銷流程，提高財(cái)務(wù)報(bào)銷效率，解決報(bào)銷難的問題，是值得每一位醫(yī)院財(cái)務(wù)人員思考的事情。

一、醫(yī)院財(cái)務(wù)報(bào)銷的現(xiàn)狀

目前，存在部分公立醫(yī)院的財(cái)務(wù)報(bào)銷仍采用傳統(tǒng)的手工簽字審批、手工填寫報(bào)銷單的情況。以作者所在醫(yī)院為例，目前財(cái)務(wù)報(bào)銷的流程主要分為業(yè)務(wù)審批和財(cái)務(wù)審批兩個(gè)環(huán)節(jié)。

在業(yè)務(wù)審批環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要按照事前審批的原則提出用款申請(qǐng)，依次由經(jīng)辦人、驗(yàn)收或證明人、經(jīng)辦部門(項(xiàng)目)負(fù)責(zé)人、預(yù)算歸口管理部門(經(jīng)費(fèi)管理員、部門負(fù)責(zé)人)、業(yè)務(wù)分管院領(lǐng)導(dǎo)審批，金額超過一萬元的，還需經(jīng)院長(zhǎng)審批；若屬于重大事項(xiàng)需要集體決策審批的，按程序提請(qǐng)?jiān)洪L(zhǎng)辦公會(huì)或黨委會(huì)審議；至此，業(yè)務(wù)審批完成，經(jīng)辦人根據(jù)用款申請(qǐng)審批意見執(zhí)行用款事項(xiàng)。

在財(cái)務(wù)審批環(huán)節(jié)，經(jīng)辦人要備齊用款申請(qǐng)、發(fā)票、決議、合同等相關(guān)報(bào)銷單據(jù)，由會(huì)計(jì)對(duì)原始憑證及相關(guān)附件的合法性、合規(guī)性、有效性、合理性等進(jìn)行審核，若事前審批完整、符合經(jīng)費(fèi)預(yù)算且報(bào)銷單據(jù)合法齊全，由會(huì)計(jì)填寫費(fèi)用報(bào)銷單，依次由主辦會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)分管院領(lǐng)導(dǎo)審批，金額超過一萬元的，還需經(jīng)院長(zhǎng)審批。至此，財(cái)務(wù)審批完成，會(huì)計(jì)將報(bào)銷單及附件移交給出納付款，報(bào)銷完成。

二、醫(yī)院財(cái)務(wù)報(bào)銷存在的問題

(一)審批環(huán)節(jié)多，效率低

根據(jù)上述描述的審批環(huán)節(jié)，一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)從事前審批到完成支付至多要經(jīng)過12個(gè)人簽字，由經(jīng)辦人完成業(yè)務(wù)審批環(huán)節(jié)的7個(gè)人簽字、由會(huì)計(jì)完成財(cái)務(wù)審批環(huán)節(jié)的5個(gè)人簽字。出于醫(yī)院內(nèi)部控制監(jiān)管的需要，一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的開支既要符合相關(guān)性、必要性的要求，又要有經(jīng)費(fèi)預(yù)算、開支范圍及標(biāo)準(zhǔn)也要符合相關(guān)財(cái)經(jīng)法規(guī)及制度的要求，因此需要各職能部門及人員按照各自的職能和權(quán)限進(jìn)行審批，環(huán)節(jié)較多。在業(yè)務(wù)審批環(huán)節(jié)，存在職能部門或醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)因外出開會(huì)、上課、出門診等原因而簽不到字，需就地等候或擇日再來，加上醫(yī)院職能部門辦公地點(diǎn)分散，經(jīng)辦人為完成審批簽字要在醫(yī)院的不同樓棟間反復(fù)奔走、耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)。在財(cái)務(wù)審批環(huán)節(jié)，若審批手續(xù)不齊全、票據(jù)不合規(guī)、資料不完整、金額錯(cuò)誤、單據(jù)有涂改、申請(qǐng)事項(xiàng)超范圍、超標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)辦人可能會(huì)多次往返于職能部門與財(cái)務(wù)部門與之間，一方面經(jīng)辦人“跑斷腿”，另一方面會(huì)計(jì)人員既要對(duì)審核發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行溝通、解釋，又要重復(fù)檢查報(bào)銷資料是否合規(guī)，不但加劇了經(jīng)辦人與會(huì)計(jì)人員之間的矛盾，而且影響了財(cái)務(wù)報(bào)銷效率，嚴(yán)重浪費(fèi)人員精力和時(shí)間。

(二)經(jīng)費(fèi)合規(guī)性使用要求嚴(yán)格，財(cái)務(wù)人員審核壓力大

近年來，財(cái)政專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)和科研經(jīng)費(fèi)逐年增加，國(guó)家和有關(guān)部門對(duì)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行監(jiān)管力度日益增強(qiáng)，經(jīng)費(fèi)合規(guī)使用的要求越來越嚴(yán)格，財(cái)務(wù)人員審核壓力較大。由于很多報(bào)銷事項(xiàng)的專業(yè)性較強(qiáng)，對(duì)其合理性、必要性的判斷超出財(cái)務(wù)人員的專業(yè)范疇，財(cái)務(wù)人員對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事前、事中進(jìn)行監(jiān)督的能力有限，主要是從經(jīng)費(fèi)預(yù)算、開支范圍及標(biāo)準(zhǔn)、列支渠道、票據(jù)合規(guī)性、合同付款條款、相關(guān)附件的完整性、采購(gòu)流程的合規(guī)性等方面進(jìn)行審核把關(guān)，審核難度日益增加，負(fù)責(zé)初審的會(huì)計(jì)人員作為報(bào)銷審核的第一道關(guān)口，要求具備較高的專業(yè)素質(zhì)，審核責(zé)任較大。另外，會(huì)計(jì)人員還要手工計(jì)算、復(fù)核金額，填寫費(fèi)用報(bào)銷單，工作量日益增多。由于財(cái)務(wù)人員的工作必須要嚴(yán)格遵守相關(guān)財(cái)經(jīng)法律法規(guī)、紀(jì)律制度的要求和規(guī)定，對(duì)不符合要求的報(bào)銷事項(xiàng)堅(jiān)決拒絕，給醫(yī)院職工留下了“事難辦”“臉難看”“話難聽”的不良印象，導(dǎo)致職工不滿意的情緒增加。

(三)預(yù)算事前控制的力度不夠，時(shí)效性差，準(zhǔn)確度低

盡管醫(yī)院的HRP系統(tǒng)上線了預(yù)算管理模塊，但目前只能做到醫(yī)院自籌經(jīng)費(fèi)的預(yù)算控制，并且預(yù)算管理系統(tǒng)未與經(jīng)費(fèi)審批流程關(guān)聯(lián)，財(cái)政專項(xiàng)資金及科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)也未納入預(yù)算系統(tǒng)管理，仍然通過查詢項(xiàng)目輔助明細(xì)賬的方式進(jìn)行經(jīng)費(fèi)管理。經(jīng)辦人完成業(yè)務(wù)審批后，一般由預(yù)算歸口部門負(fù)責(zé)經(jīng)費(fèi)登記的人員將該筆業(yè)務(wù)的申請(qǐng)金額錄入預(yù)算管理系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)在完成財(cái)務(wù)審批后、移交給出納付款前，會(huì)進(jìn)入預(yù)算管理系統(tǒng)中查看此筆報(bào)銷金額是否錄入系統(tǒng)，審核登記的預(yù)算項(xiàng)目是否正確、是否還有預(yù)算額度。在這一過程中，存在預(yù)算歸口部門負(fù)責(zé)經(jīng)費(fèi)登記的人員暫時(shí)沒時(shí)間進(jìn)預(yù)算系統(tǒng)登記，而報(bào)銷的業(yè)務(wù)又是常規(guī)事項(xiàng)，會(huì)計(jì)在預(yù)估預(yù)算額度夠用的情況下會(huì)先讓出納付款，提醒經(jīng)費(fèi)登記員過后再補(bǔ)錄預(yù)算的情況；到了月底，會(huì)計(jì)又再次進(jìn)入預(yù)算管理系統(tǒng)確認(rèn)之前未錄入的支出是否錄入，將紙質(zhì)的報(bào)銷單與預(yù)算系統(tǒng)進(jìn)行再次核對(duì)確認(rèn)，無形當(dāng)中增加了會(huì)計(jì)的工作量；由于會(huì)計(jì)審核過的報(bào)銷單很多，一旦會(huì)計(jì)未能及地發(fā)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)未錄入預(yù)算系統(tǒng)，會(huì)造成遺漏，后續(xù)報(bào)銷的支出就有可能存在超預(yù)算執(zhí)行但未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。另外，科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)一般是由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)經(jīng)費(fèi)進(jìn)行安排使用，由于業(yè)務(wù)審批流程環(huán)節(jié)多，偶爾會(huì)存在執(zhí)行經(jīng)費(fèi)前審批簽字未完成，但開展相關(guān)工作已經(jīng)產(chǎn)生了費(fèi)用，業(yè)務(wù)審批手續(xù)過后再補(bǔ)簽的情況。因此現(xiàn)有的財(cái)務(wù)報(bào)銷流程中暴露出了預(yù)算事前控制力度不夠、時(shí)效性差、準(zhǔn)確度低的問題，存在經(jīng)費(fèi)超支使用的風(fēng)險(xiǎn)。

(四)財(cái)務(wù)管理信息化程度低，報(bào)銷進(jìn)度信息傳遞不及時(shí)

目前醫(yī)院的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)只有用友核算軟件及HRP預(yù)算管理模塊，兩個(gè)系統(tǒng)未開發(fā)接口，信息不能共享，并且業(yè)務(wù)審批及財(cái)務(wù)審批仍沿用傳統(tǒng)面對(duì)面的手工審核簽字形式，財(cái)務(wù)管理信息化程度低。為避免報(bào)銷單據(jù)在傳遞過程中遺失，要在專門的記錄本上登記并簽字交接，登記時(shí)要填寫摘要、金額等信息，增加了工作量不說，報(bào)銷效率也沒有提高。特別是完成業(yè)務(wù)審批，進(jìn)入財(cái)務(wù)審批環(huán)節(jié)后，經(jīng)辦人便無法及時(shí)掌握?qǐng)?bào)銷的進(jìn)度，通常向會(huì)計(jì)或出納詢問，會(huì)計(jì)和出納之間通過進(jìn)一步的溝通、查找報(bào)銷單據(jù)或銀行回單后才能準(zhǔn)確地反饋報(bào)銷進(jìn)度，信息傳遞不及時(shí)，浪費(fèi)了相關(guān)人員的時(shí)間和精力，溝通成本較高。

三、醫(yī)院財(cái)務(wù)報(bào)銷流程優(yōu)化的建議

(一)啟用線上審批流程，提高審批效率

隨著醫(yī)院信息化的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)線上審批的技術(shù)條件已經(jīng)很成熟，醫(yī)院要依托移動(dòng)辦公OA系統(tǒng)、企業(yè)微信等平臺(tái)，開發(fā)能夠?qū)崿F(xiàn)流程審批、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷功能的財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)，對(duì)不同的報(bào)銷事項(xiàng)進(jìn)行分類，根據(jù)內(nèi)部控制的要求梳理有關(guān)部門及人員的職責(zé)和審批權(quán)限，繪制審批流程圖并將審批流程固定在財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)中，設(shè)計(jì)簡(jiǎn)潔明了，容易操作的一站式填報(bào)指引，只要按提示填寫信息、上傳相應(yīng)資料及票據(jù)后就能進(jìn)入下一審批環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)審批完成后，報(bào)銷人在系統(tǒng)中提交財(cái)務(wù)審批申請(qǐng)，財(cái)務(wù)人員在系統(tǒng)中審核報(bào)銷材料并自動(dòng)生成費(fèi)用報(bào)銷單，若發(fā)現(xiàn)不符合報(bào)銷要求的及時(shí)反饋給經(jīng)辦人；資料準(zhǔn)備齊全后，經(jīng)辦人就能將報(bào)銷材料及業(yè)務(wù)審批表一同交到財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)人員完成財(cái)務(wù)審批后移交出納付款。職工可以通過電腦、手機(jī)登錄財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)查詢，實(shí)時(shí)關(guān)注審批進(jìn)展。改變以往“跑斷腿”、低效的線下審批模式，讓醫(yī)務(wù)人員不再穿梭于各職能部門，動(dòng)動(dòng)手指就能完成業(yè)務(wù)審批的流程，節(jié)約時(shí)間，提高審批效率。

(二)加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍建設(shè)，提高財(cái)務(wù)人員的勝任力

財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍建設(shè)，定期組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，熟練掌握各項(xiàng)財(cái)經(jīng)法規(guī)、政策、制度的內(nèi)容，督促會(huì)計(jì)人員參加繼續(xù)教育，提高崗位勝任力。財(cái)務(wù)部門做為財(cái)務(wù)報(bào)銷的負(fù)責(zé)部門，應(yīng)不斷改進(jìn)工作方法，創(chuàng)新工作方式，主動(dòng)牽頭開展線上審批的流程優(yōu)化工作，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高工作效率，消除醫(yī)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)人員的固有成見，高效地服務(wù)全院職工。

(三)建立健全全面預(yù)算管理制度，強(qiáng)化預(yù)算的約束力度

醫(yī)院應(yīng)建立健全全面預(yù)算管理制度，將所有經(jīng)費(fèi)來源的預(yù)算管理均納入信息系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)預(yù)算編制、審核、執(zhí)行、調(diào)整、決算、分析、考核的全過程信息化管理，完善預(yù)算管理的規(guī)章制度，嚴(yán)格執(zhí)行經(jīng)批復(fù)的預(yù)算，嚴(yán)格遵守預(yù)算執(zhí)行授權(quán)審批制度和各項(xiàng)審批程序，減少人為干預(yù)，形成全方位的預(yù)算執(zhí)行責(zé)任體系，并將預(yù)算作為開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基本依據(jù)，提高經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理水平和運(yùn)行效率。

(四)加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，定期開展財(cái)務(wù)報(bào)銷的宣傳及培訓(xùn)工作

醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)，將OA系統(tǒng)、財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)、用友核算軟件、預(yù)算管理系統(tǒng)、HRP系統(tǒng)、物流管理系統(tǒng)等建立接口，實(shí)現(xiàn)各信息系統(tǒng)的信息共享，提升經(jīng)費(fèi)管理的科學(xué)性、規(guī)范性。將業(yè)務(wù)審批及財(cái)務(wù)審批的各個(gè)環(huán)節(jié)納入系統(tǒng)管理，確保每個(gè)審批環(huán)節(jié)都有痕跡管理和記錄，相關(guān)人員能及時(shí)通過系統(tǒng)查詢報(bào)銷進(jìn)度，及時(shí)跟進(jìn)，從而提高財(cái)務(wù)報(bào)銷效率，減輕財(cái)務(wù)人員的工作量，促使財(cái)務(wù)人員從繁瑣的報(bào)銷流程中騰出手來向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型，提升財(cái)務(wù)管理水平。

醫(yī)院要定期開展多種形式的財(cái)務(wù)報(bào)銷宣傳及培訓(xùn)工作，制作宣傳手冊(cè)、報(bào)銷指南、常見問題匯編資料，組織職工學(xué)習(xí)，讓職工學(xué)會(huì)使用財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)、了解事前審批的流程，知曉財(cái)務(wù)報(bào)銷的要求和規(guī)定，通過宣傳教育，讓職工自覺遵守財(cái)經(jīng)法律和各項(xiàng)規(guī)章制度，讓醫(yī)院的經(jīng)費(fèi)管理更加科學(xué)、經(jīng)費(fèi)使用更加規(guī)范。

四、結(jié)語

財(cái)務(wù)報(bào)銷作為會(huì)計(jì)核算工作最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，其效率的高低直接影響著醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的水平，醫(yī)院應(yīng)以優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)銷流程為契機(jī)，借助先進(jìn)的信息技術(shù)手段積極推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，不斷加強(qiáng)預(yù)算管理和內(nèi)部控制建設(shè)，提出切實(shí)可行的措施，努力解決職工“報(bào)賬難”“跑斷腿”的問題，提升財(cái)務(wù)工作效率，更好地為全院職工服務(wù)，提高職工滿意度，提升財(cái)務(wù)管理水平?！?/p>