中國郵政集團(tuán)有限公司聊城市分公司

引言

ERP 是指通過對企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)資源進(jìn)行整合，將相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)以及其他業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行一站式、系統(tǒng)式、在線式管理的生產(chǎn)經(jīng)營管理系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)以信息技術(shù)為依托，強(qiáng)調(diào)對數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，進(jìn)而更好地為企業(yè)員工以及決策人員提供全方位的信息支持。從技術(shù)層面看，該系統(tǒng)充分利用了現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，并對企業(yè)內(nèi)部的人力、物力以及財力進(jìn)行充分規(guī)劃、整合、統(tǒng)籌、開發(fā)與利用，減少了工作環(huán)節(jié)，全面提升了財務(wù)管理的效率，提升了企業(yè)創(chuàng)造效益的能力。同時，該系統(tǒng)對于改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)核心競爭力具有顯著作用。它的特點(diǎn)是集成性、先進(jìn)性、統(tǒng)一性、完整性、開放性。

一、企業(yè)實(shí)施ERP財務(wù)管理系統(tǒng)的意義

通過ERP財務(wù)管理系統(tǒng)平臺的建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)兩大目標(biāo)，首先實(shí)現(xiàn)建立集中、統(tǒng)一的會計核算體系，進(jìn)而更好地對企業(yè)下屬核算單位財務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一、準(zhǔn)確、規(guī)范管理。其次，加強(qiáng)集團(tuán)對各單位的統(tǒng)一財務(wù)管控，減少財務(wù)風(fēng)險，提升會計信息的質(zhì)量與及時性，為管理層提供高質(zhì)量的會計服務(wù)與決策支持信息。

二、ERP中的財務(wù)管理系統(tǒng)

（一）ERP系統(tǒng)構(gòu)成

ERP系統(tǒng)包括供應(yīng)鏈與物流、生產(chǎn)管理、銷售管理、人力資源、財務(wù)管理等多個模塊，能夠優(yōu)化企業(yè)整體管理、生產(chǎn)經(jīng)營的流程，是企業(yè)管理過程中強(qiáng)有力的工具。該系統(tǒng)力求將企業(yè)業(yè)務(wù)、財務(wù)等緊密聯(lián)系起來，實(shí)現(xiàn)業(yè)財融合的同時，對資源進(jìn)行合理分配并利用。除此之外，作為ERP系統(tǒng)的核心，財務(wù)管理模塊能夠充分起到紐帶作用，為相關(guān)業(yè)務(wù)工作提供依據(jù)和支撐。例如，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中必須要面對的成本管理問題、應(yīng)收賬款問題，都可以通過財務(wù)管理模塊加以解決，進(jìn)而保證企業(yè)整體的生產(chǎn)經(jīng)營與管理質(zhì)量。

（二）財務(wù)管理模塊的組成

現(xiàn)階段，企業(yè)財務(wù)模塊主要有應(yīng)付模塊、應(yīng)收模塊、報銷報賬系統(tǒng)、總賬模塊、管理會計系統(tǒng)、資產(chǎn)模塊等，這些模塊的應(yīng)用增加了新的核算功能，同時要求財務(wù)人員在實(shí)際工作中應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，充分利用ERP系統(tǒng)各模塊的功能，提高財務(wù)管理水平，切實(shí)發(fā)揮ERP系統(tǒng)集成性、先進(jìn)性、統(tǒng)一性等優(yōu)勢[1]。

三、財務(wù)管理模塊在企業(yè)中的應(yīng)用

（一）報銷報賬系統(tǒng)模塊的應(yīng)用

基于會計集中核算的需求，為實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、業(yè)務(wù)處理集中化、業(yè)務(wù)管理專業(yè)化的目標(biāo)，同時也為管理提供可量化績效分析指標(biāo)，企業(yè)建立起以報銷報賬系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)、影像系統(tǒng)為基礎(chǔ)的集中核算平臺。

（1）報銷報賬系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)。一是理順各類報賬業(yè)務(wù)，使流程處理標(biāo)準(zhǔn)化；二是規(guī)范各組織報賬制度和審批結(jié)構(gòu)，建立規(guī)范核算架構(gòu)；三是提供財務(wù)核算、預(yù)算和管理會計維度的信息；四是提供對共享服務(wù)水平可量化信息。所有因業(yè)務(wù)或管理需要而發(fā)生的，需要在報賬系統(tǒng)中發(fā)起的成本費(fèi)用、資產(chǎn)購置以及付款等各類經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，均需要在報銷報賬系統(tǒng)中發(fā)起。

（2）報銷報賬系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的功能。①通過設(shè)置統(tǒng)一的費(fèi)用政策和費(fèi)用報銷模板，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部對上線單位費(fèi)用核算的統(tǒng)一規(guī)范。②通過系統(tǒng)自動檢查預(yù)算和可用資金，加強(qiáng)預(yù)算和資金管理力度。③通過系統(tǒng)內(nèi)置工作流，費(fèi)用最終財務(wù)審核和支付統(tǒng)一到會計核算中心，提高資金的集中管控和使用的透明度。④通過在線填報費(fèi)用報銷單，集中執(zhí)行審核、付款操作，提高工作效率。⑤通過在系統(tǒng)中建立統(tǒng)一的費(fèi)用項(xiàng)和對應(yīng)會計科目，規(guī)范了財務(wù)核算，通過自動派單制度，使成本費(fèi)用核算工作實(shí)現(xiàn)了流水化作業(yè)，提高了信息處理的專業(yè)化水平，使財務(wù)信息反映更加真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和及時，為管理層提供更高質(zhì)量的決策支持。⑥利用電子化手段，將紙質(zhì)實(shí)物掃描成電子影像并存儲；利用文字識別和條碼識別技術(shù)，實(shí)現(xiàn)影像信息提取和索引建立；集中存儲和管理，便于歸檔；提供電子影像訪問，方便信息共享。

（3）報銷報賬系統(tǒng)對財務(wù)管理的管控作用

企業(yè)可以利用報銷報賬系統(tǒng)對會計核算和財務(wù)管理流程進(jìn)行改善，規(guī)范各項(xiàng)合同、發(fā)票等附件信息；嚴(yán)格履行集中采購流程，合法開展各類項(xiàng)目集中采購工作，確保后續(xù)采購行為合規(guī)、運(yùn)行管理規(guī)范；強(qiáng)化發(fā)票真?zhèn)尾轵?yàn)及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高虛假發(fā)票辨別能力，規(guī)避稅務(wù)風(fēng)險，切實(shí)提高防范意識；設(shè)立重點(diǎn)成本費(fèi)用項(xiàng)目，強(qiáng)化監(jiān)督檢查，充分運(yùn)用財務(wù)核算數(shù)據(jù)以及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行效益分析評價；對成本按照權(quán)責(zé)發(fā)生制和收支配比性管控，提高報賬均衡性和報賬質(zhì)量，通過嚴(yán)格審核降低財務(wù)風(fēng)險。

（二）應(yīng)收模塊的應(yīng)用

當(dāng)系統(tǒng)運(yùn)行至一定時期，所有系統(tǒng)完成集成，各模塊和系統(tǒng)間形成閉環(huán)，這時候，在集成數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤時，從賬務(wù)上是不能單獨(dú)進(jìn)行調(diào)整的，就需要業(yè)務(wù)進(jìn)行數(shù)據(jù)沖回后再次推送。這種業(yè)務(wù)驅(qū)動財務(wù)的模式，需要業(yè)務(wù)和財務(wù)緊密配合，必須確保業(yè)務(wù)前端錄入的正確性，收入、欠費(fèi)等數(shù)據(jù)對接到財務(wù)系統(tǒng)才能是正確的。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)可以充分利用應(yīng)收模塊的信息，及時督促欠費(fèi)和應(yīng)收款的回收工作，清理應(yīng)付款項(xiàng)，加強(qiáng)資金流動性，提高使用效率[2]。

（三）總賬模塊的應(yīng)用

總賬模塊是存儲會計信息的中央信息庫，所有外圍業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)推送到總賬，包括人力資源系統(tǒng)的薪酬；報銷報賬系統(tǒng)的成本、應(yīng)付信息；應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)和資產(chǎn)模塊的往來款信息等。其他子模塊內(nèi)產(chǎn)生的財務(wù)業(yè)務(wù)活動都將最終以日記賬的形式反映到總賬模塊中，在總賬模塊內(nèi)也可手工錄入日記賬。作為財務(wù)管理系統(tǒng)的重要模塊，總賬記錄了企業(yè)的財務(wù)活動，充分利用總賬管理系統(tǒng)生成的財務(wù)報表和管理報表，對企業(yè)財務(wù)狀況及損益情況進(jìn)行及時的分析，可以為企業(yè)決策提供有力的支撐。

實(shí)際上，總賬模塊和其他子模塊就相當(dāng)于總賬與分賬之間的關(guān)系。一方面，總賬模塊主要是對企業(yè)整體的財務(wù)會計信息予以儲存；另一方面，子模塊則主要是對具體業(yè)務(wù)中的具體信息進(jìn)行存儲。例如企業(yè)中任何涉及財務(wù)會計的業(yè)務(wù)信息都會被錄入到子模塊中，并通過標(biāo)準(zhǔn)化的轉(zhuǎn)化程序在子模塊中進(jìn)行財務(wù)信息轉(zhuǎn)化，進(jìn)而轉(zhuǎn)化到總模塊當(dāng)中。此外，如果是對于未輸入至任何子模塊中的業(yè)務(wù)，如稅金結(jié)轉(zhuǎn)、工資費(fèi)用等，財務(wù)會計人員則可以采用錄入日記賬的方式進(jìn)行管理，并將其錄入至總賬模塊[3]。

需要注意的是，財務(wù)會計人員在使用總賬模塊和其他子模塊的過程中必須要堅持源頭控制的標(biāo)準(zhǔn)，即對任何業(yè)務(wù)的更正都需要從源頭開始，不能直接在總賬模塊中予以更正，確保財務(wù)會計工作的規(guī)范性。

（四）資金管理的應(yīng)用

資金管理在ERP系統(tǒng)的應(yīng)用主要體現(xiàn)在三個方面：一是采用報銷報賬系統(tǒng)的銀企直連方式付款，通過定期向上級公司上報資金支付計劃，資金支付組按照計劃進(jìn)行分配支付，對資金流量進(jìn)行集中管理與控制，使之滲透到生產(chǎn)經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)，以防止支付危機(jī)的出現(xiàn)，資金的過程控制得到增強(qiáng)。二是對于資金中的未達(dá)賬項(xiàng)，由于存在虛列成本費(fèi)用的風(fēng)險，影響應(yīng)收應(yīng)付等往來數(shù)據(jù)，也是資金管理的重點(diǎn)工作，每月要對未達(dá)賬項(xiàng)及時調(diào)整，對銀企余額調(diào)節(jié)表進(jìn)行說明。三是在系統(tǒng)中審核個人大額交款，避免公款私存以及私設(shè)小金庫等違反財經(jīng)紀(jì)律的風(fēng)險。

四、財務(wù)管理模塊目前存在的問題

ERP不能解決企業(yè)管理的所有問題，ERP信息系統(tǒng)建設(shè)是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它也不會一蹴而就。ERP系統(tǒng)正在逐步改進(jìn)的過程中，對于新啟用的企業(yè)來說，是一個全新的管理系統(tǒng)，同時在應(yīng)用中也存在一些問題，如ERP系統(tǒng)分多個功能模塊，而原來企業(yè)使用的財務(wù)軟件一般都是在一個系統(tǒng)里實(shí)現(xiàn)所有管理功能，比以往更加復(fù)雜，分的層級較多，查詢數(shù)據(jù)經(jīng)常需要提交請求比原來用時增長。對此項(xiàng)問題，系統(tǒng)不會因個別客戶的需要改變操作習(xí)慣和界面效果，需要在使用習(xí)慣上向軟件趨同，企業(yè)各層次使用人員應(yīng)加強(qiáng)對ERP系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，提高熟練程度和人員素質(zhì)[4]。

結(jié)語

綜上所述，通過有效的利用ERP財務(wù)管理系統(tǒng)，對企業(yè)的管理可以起到以下作用：一是能夠優(yōu)化業(yè)務(wù)基礎(chǔ)管理工作，幫助企業(yè)更好地理順和規(guī)范企業(yè)業(yè)務(wù)流程。尤其是各業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動對接到財務(wù)系統(tǒng)，通過業(yè)務(wù)驅(qū)動財務(wù)的模式，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。二是全面提升了企業(yè)運(yùn)行效率，避免出現(xiàn)資源浪費(fèi)現(xiàn)象。三是便于企業(yè)進(jìn)行決策，使得決策者能夠?qū)崟r了解企業(yè)動態(tài)的經(jīng)營數(shù)據(jù)，提升決策的可行性和科學(xué)性。四是提升了財務(wù)管理水平。ERP財務(wù)管理系統(tǒng)改善了企業(yè)內(nèi)部的財務(wù)管理流程，提高資金使用效益和生產(chǎn)效率，規(guī)范財務(wù)核算，防范企業(yè)風(fēng)險，從而提高了財務(wù)的管理水平。