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        大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校后勤財(cái)務(wù)信息化建設(shè)探究

        2021-11-21 13:17:40高敏芳王明海金陵科技學(xué)院
        財(cái)會(huì)學(xué)習(xí) 2021年33期
        關(guān)鍵詞:高校后勤核算財(cái)務(wù)

        高敏芳 王明海 金陵科技學(xué)院

        引言

        我國(guó)行政事業(yè)單位自2019年1月1日起全面執(zhí)行新會(huì)計(jì)制度。新制度指出,行政事業(yè)單位開展會(huì)計(jì)信息化工作,應(yīng)當(dāng)符合財(cái)政部制定的相關(guān)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),確保利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段開展會(huì)計(jì)核算及生成的會(huì)計(jì)信息符合新制度的規(guī)定。這一規(guī)定對(duì)各高校的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)提出了更高要求,同時(shí)也加大了會(huì)計(jì)核算上的工作量和難度。高校后勤部門管理和使用著學(xué)校一半以上的資產(chǎn),管好用好資產(chǎn)必須依托信息化手段,信息化建設(shè)成為高校后勤管理中必需的重要工作。大數(shù)據(jù)時(shí)代下,各個(gè)高校后勤財(cái)會(huì)人員都要積極將信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)等引入財(cái)務(wù)管理工作,提升財(cái)務(wù)管理的信息化水平。

        一、現(xiàn)階段高校后勤財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中存在的問題

        (一)高校后勤財(cái)務(wù)信息化建設(shè)范圍不明確

        大數(shù)據(jù)時(shí)代下,高校后勤財(cái)務(wù)信息化程度的高低,直接影響著高校財(cái)務(wù)核算的全面性、系統(tǒng)性、連續(xù)性。傳統(tǒng)觀念下,財(cái)務(wù)信息化建設(shè)僅僅將手工記賬改為電腦記賬就可以,而維修成本的核算、飲食成本的核算、物業(yè)成本等核算所用的數(shù)據(jù)均采用最原始的手工記錄方式取得。所以,目前高校后勤財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的范圍并不明確。

        (二)高校后勤財(cái)務(wù)信息化建設(shè)意識(shí)不明確

        高校后勤工作人員普遍文化水平較低,他們所從事的工作都為最基本的服務(wù)工作,但是大數(shù)據(jù)時(shí)代下,往往高校大數(shù)據(jù)的源頭來(lái)自他們的工作。事實(shí)情況是高校后勤工作人員并沒有財(cái)務(wù)信息化的意識(shí),如食堂負(fù)責(zé)售飯菜的工作人員在開餐前不去檢查收款機(jī)器是否正常,有的收款機(jī)器在信號(hào)不通的情況下運(yùn)行多日才被發(fā)現(xiàn),雖然數(shù)據(jù)能在機(jī)器恢復(fù)正常后收回,但是這樣會(huì)給高校后勤財(cái)務(wù)核算造成極大影響,財(cái)務(wù)人員無(wú)法準(zhǔn)確核算出每月真實(shí)的食堂消費(fèi)情況。

        (三)高校后勤財(cái)務(wù)信息化建設(shè)內(nèi)控制度不明確

        高校后勤部門在提供飲食服務(wù)、物業(yè)服務(wù)、宿管服務(wù)、車輛管理等后勤保障服務(wù)的同時(shí),管理和使用了高校很多的資產(chǎn)。有的高校后勤部門為了財(cái)務(wù)核算需要,引進(jìn)了相應(yīng)的資產(chǎn)管理系統(tǒng),如食堂采購(gòu)系統(tǒng)、維修材料采購(gòu)系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、食堂消費(fèi)收款系統(tǒng)等。如此多的跟后勤財(cái)務(wù)核算有關(guān)的系統(tǒng)運(yùn)行使用的同時(shí),先進(jìn)的信息化手段利用上了,但后勤部門并沒有相配套的明確的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)內(nèi)控制度與之相匹配。

        (四)高校后勤財(cái)務(wù)管理人員專業(yè)能力欠缺

        目前高校后勤財(cái)務(wù)缺少“會(huì)計(jì)+信息技術(shù)”的復(fù)合型人才,每當(dāng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)出現(xiàn)技術(shù)問題和系統(tǒng)上線新模塊時(shí),都需要聯(lián)系軟件公司的技術(shù)人員進(jìn)行處理。由此造成財(cái)務(wù)人員同技術(shù)人員之間溝通成本較高,解決問題的周期太長(zhǎng),敏感財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)還存在泄密風(fēng)險(xiǎn)。

        二、如何解決高校后勤財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中存在的問題

        (一)明確高校后勤財(cái)務(wù)信息化建設(shè)范圍,上線合適的后勤管理系統(tǒng)

        在大數(shù)據(jù)時(shí)代下,后勤財(cái)務(wù)信息化建設(shè)是數(shù)字化校園建設(shè)的一個(gè)部分,其范圍應(yīng)該涉及其管理和服務(wù)的每一個(gè)環(huán)節(jié),才能保證財(cái)務(wù)核算的高效性和準(zhǔn)確性。運(yùn)用現(xiàn)代化的信息化手段快速得到財(cái)務(wù)核算所需的數(shù)據(jù)并進(jìn)行合理的分析,從而提高核算效率和準(zhǔn)確率;高校后勤高層管理人員根據(jù)財(cái)務(wù)的分析報(bào)告快速對(duì)后勤管理存在的薄弱環(huán)節(jié)從財(cái)務(wù)角度找出解決方案。高校后勤財(cái)務(wù)信息化建設(shè)需要有機(jī)整合財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部模塊以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的全面共享,又需要打通財(cái)務(wù)系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)部門管理系統(tǒng)之間的接口,建立財(cái)務(wù)共享平臺(tái)。筆者所在的高校后勤以大數(shù)據(jù)為依托,經(jīng)過(guò)一年的試用,全面上線支付寶收款系統(tǒng)。該系統(tǒng)自上線兩年來(lái),歷經(jīng)多次與校園網(wǎng)的互通,打通了微信、銀聯(lián)的支付接口,達(dá)到了校園范圍內(nèi)的全覆蓋,師生們真正享受到了大數(shù)據(jù)帶來(lái)的便捷。

        (二)強(qiáng)化高校后勤工作人員的信息化意識(shí)

        在大數(shù)據(jù)時(shí)代下,高校后勤管理層必須要強(qiáng)化工作人員的信息化意識(shí)。高校后勤管理層必須要意識(shí)到“用流程制度強(qiáng)制,同時(shí)用信息化工具來(lái)固定工作習(xí)慣”,并從以下幾方面入手。

        1.建立健全與高校后勤管理相適應(yīng)的信息化建設(shè)相關(guān)制度

        制定合理、合適、符合高校后勤發(fā)展要求的制度,才有利于高校后勤財(cái)務(wù)信息化的深入開展,才能保障高校后勤財(cái)務(wù)核算的有效性、真實(shí)性。

        2.根據(jù)不同的高校后勤服務(wù)種類,成立相對(duì)應(yīng)的服務(wù)中心

        高校后勤管理層應(yīng)根據(jù)不同的高校后勤服務(wù)種類,成立相對(duì)應(yīng)的服務(wù)中心,如負(fù)責(zé)管理高校車輛的部門為車輛服務(wù)中心,負(fù)責(zé)師生飲食的部門為飲食服務(wù)中心,負(fù)責(zé)學(xué)生宿舍管理的部門為宿舍管理服務(wù)中心,而高校后勤財(cái)務(wù)部門為財(cái)務(wù)服務(wù)中心等。每個(gè)服務(wù)中心都有跟自己服務(wù)內(nèi)容相關(guān)的管理操作系統(tǒng),這些操作系統(tǒng)最終都會(huì)形成各自的與財(cái)務(wù)核算相關(guān)的報(bào)表。各服務(wù)中心要營(yíng)造協(xié)同協(xié)作精神,強(qiáng)化大局意識(shí)、團(tuán)隊(duì)意識(shí)和合作意識(shí),通過(guò)建立與其他各服務(wù)中心尤其是財(cái)務(wù)服務(wù)中心的密切配合、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、規(guī)范有序、優(yōu)質(zhì)高效的協(xié)同協(xié)作機(jī)制,形成有效的工作落實(shí)機(jī)制。

        3.強(qiáng)化個(gè)人責(zé)任意識(shí),切實(shí)履行崗位上職責(zé)

        每一個(gè)服務(wù)環(huán)節(jié)的脫節(jié),都會(huì)造成取得的信息不完整,不利于財(cái)務(wù)核算;高校后勤管理層應(yīng)幫助高校后勤工作人員樹立強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)和進(jìn)取精神。使得高校后勤工作人員把精神狀態(tài)調(diào)整到最佳,精神狀態(tài)調(diào)整到最佳,自我要求調(diào)整到最嚴(yán)。決不消極應(yīng)付、敷衍塞責(zé)、推卸責(zé)任。養(yǎng)成認(rèn)真負(fù)責(zé)、追求卓越的良好習(xí)慣。

        (三)建立高校后勤財(cái)務(wù)信息化建設(shè)內(nèi)控制度并逐步完善

        高校后勤財(cái)務(wù)信息化建設(shè)能否順利進(jìn)行,需要完善的內(nèi)控制度來(lái)保證。完善的內(nèi)控制度應(yīng)包含如下方面。

        (1)在購(gòu)買或組織開發(fā)高校后勤管理相關(guān)的操作系統(tǒng)前,高校后勤管理層必須先梳理高校后勤的所有業(yè)務(wù),然后要組織專家、高校后勤業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人充分論證上線操作系統(tǒng)給師生提供服務(wù)帶來(lái)的便利性、高效性和進(jìn)行財(cái)務(wù)結(jié)算時(shí)從系統(tǒng)所提取的數(shù)據(jù)的可利用性,最后經(jīng)集體決策后才能購(gòu)買或組織開發(fā)相應(yīng)的操作系統(tǒng)。

        (2)高校后勤操作管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)按照不同業(yè)務(wù)的內(nèi)控要求,通過(guò)信息系統(tǒng)中的權(quán)限管理功能控制用戶的操作權(quán)限,不可將不相容職責(zé)的處理權(quán)限授予同一用戶,還要在信息系統(tǒng)中設(shè)置操作日志功能,確保操作的可審計(jì)性。對(duì)異常的或者違背內(nèi)控要求的交易和數(shù)據(jù),應(yīng)當(dāng)設(shè)計(jì)由系統(tǒng)自動(dòng)報(bào)告并設(shè)置跟蹤處理機(jī)制。

        (3)高校后勤要切實(shí)做好后勤管理操作系統(tǒng)上線的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作,培訓(xùn)業(yè)務(wù)操作和系統(tǒng)管理人員,制定科學(xué)的上線計(jì)劃,同時(shí)要考慮應(yīng)急預(yù)案。系統(tǒng)上線涉及數(shù)據(jù)遷移的,還應(yīng)制定詳細(xì)的數(shù)據(jù)遷移計(jì)劃。

        (4)高校后勤租用云服務(wù)器的,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審查對(duì)方單位的資質(zhì),并與其簽訂服務(wù)合同和保密協(xié)議。高校后勤的自有服務(wù)器,應(yīng)有專人操作,并有獨(dú)立的機(jī)房,無(wú)關(guān)人員一律限制接近。

        (5)系統(tǒng)操作人員不得擅自進(jìn)行系統(tǒng)軟件的刪除、修改等操作;不得擅自升級(jí)、改變系統(tǒng)軟件版本;不得擅自改變軟件系統(tǒng)環(huán)境配置。操作電腦上安裝安全軟件等措施防范信息系統(tǒng)受到病毒等惡意軟件的感染和破壞。

        (6)高校后勤應(yīng)當(dāng)建立用戶管理制度,加強(qiáng)對(duì)重要業(yè)務(wù)系統(tǒng)的訪問權(quán)限管理,定期審閱系統(tǒng)賬號(hào),避免授權(quán)不當(dāng)或存在非授權(quán)賬號(hào),禁止不相容職務(wù)用戶賬號(hào)的交叉操作。

        (四)提升高校后勤財(cái)務(wù)管理人員專業(yè)能力

        大數(shù)據(jù)時(shí)代下,高校后勤領(lǐng)導(dǎo)層需具備極高的法治觀念,由于財(cái)會(huì)工作的特殊性,財(cái)會(huì)人員必須要嚴(yán)格遵守《會(huì)計(jì)法》《政府會(huì)計(jì)制度》與《會(huì)計(jì)職業(yè)道德規(guī)范》等。時(shí)代在發(fā)展,社會(huì)在進(jìn)步,相關(guān)政策為適應(yīng)要求在不斷更新中,我國(guó)大數(shù)據(jù)的發(fā)展也走在了世界前列。隨著高校的飛速發(fā)展,對(duì)信息化的要求越來(lái)越高,高校后勤財(cái)務(wù)人員除了要具有較高的專業(yè)能力還要具有較高的信息技術(shù)水平才能在高校后勤財(cái)務(wù)信息化建設(shè)這個(gè)大舞臺(tái)上找到容身之地。高校后勤并不是閉塞的存在,它的正常運(yùn)轉(zhuǎn),離不開與校外企事業(yè)單位方方面面的接觸。合同的簽訂,食堂材料、維修材料的采購(gòu)都需要財(cái)務(wù)人員的參與。電子發(fā)票的普及,國(guó)家全面推行的ETC,國(guó)家各項(xiàng)稅收政策的出臺(tái),政府部門各項(xiàng)招標(biāo)文件的出臺(tái),都是在大數(shù)據(jù)下產(chǎn)生的。因此,高校后勤要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐,為財(cái)會(huì)人員提供更多學(xué)習(xí)、進(jìn)修的機(jī)會(huì),使得財(cái)會(huì)人員能夠快速提升自身的專業(yè)素質(zhì)和綜合能力,并在財(cái)務(wù)工作中積極利用自身所掌握的專業(yè)知識(shí),更好地服務(wù)于高校后勤的財(cái)會(huì)工作。

        結(jié)語(yǔ)

        在大數(shù)據(jù)背景時(shí)代下,財(cái)務(wù)信息化是貫徹落實(shí)《政府會(huì)計(jì)制度》的重要手段,為保障高校后勤財(cái)務(wù)工作的質(zhì)量和效率,高校后勤要充分以大數(shù)據(jù)為依托,加強(qiáng)高校后勤財(cái)務(wù)信息化建設(shè)。

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