王翀 廈門市海滄醫(yī)院財(cái)務(wù)科

引言

在當(dāng)前國民經(jīng)濟(jì)水平不斷提高，全民醫(yī)療普及面擴(kuò)大的情況下，醫(yī)療行業(yè)發(fā)展迅速，內(nèi)部控制覆蓋了醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)，審計(jì)力度的加大，給醫(yī)院內(nèi)部控制工作開展提出新的要求。內(nèi)部控制是醫(yī)院經(jīng)營管理中重要組成部分，通過內(nèi)控體系建設(shè)，促使經(jīng)濟(jì)活動(dòng)合規(guī)合法，有效降低履職風(fēng)險(xiǎn)，是強(qiáng)化醫(yī)院管理、提高醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)鍵。通過加強(qiáng)醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制，規(guī)范管理流程，可以幫助醫(yī)院實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，降本增效，促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)健康發(fā)展。

一、醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制的意義

物資采購是醫(yī)院日常經(jīng)濟(jì)工作中重要組成部分。一般情況下，醫(yī)院采購物資主要有藥品、衛(wèi)生耗材、檢驗(yàn)試劑、醫(yī)療設(shè)備、后勤物資、辦公用品等。通過加強(qiáng)物資采購管理，合理設(shè)定物資采購方案，完善管理體系，可以將物資采購功能全面發(fā)揮，以最少資金投放獲得最大經(jīng)濟(jì)效益，并在滿足醫(yī)院提升服務(wù)能力要求的同時(shí)，節(jié)約成本，規(guī)范采購行為，避免經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院事業(yè)的良性發(fā)展。

二、醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制存在的難點(diǎn)問題

（一）物資采購控制流程不規(guī)范

因?yàn)獒t(yī)院每年都要采購大量物資，并且物資種類繁雜，臨時(shí)應(yīng)急物資采購時(shí)有發(fā)生，但是部分醫(yī)院沒有制定規(guī)范、詳細(xì)的物資采購管理制度，采購流程混亂，常見問題有以下幾點(diǎn)：首先，預(yù)算編制與執(zhí)行脫節(jié)。財(cái)務(wù)部門、采購部門和臨床科室缺乏溝通，彼此之間對(duì)預(yù)算經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)、使用及科室的需求等了解、溝通不全面、不透徹，臨床科室每年采購數(shù)額超出年初制定的預(yù)算計(jì)劃總額的情況時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致預(yù)算管理“兩張皮”，無法起到費(fèi)用管控作用，預(yù)算管理形同虛設(shè)。其次，對(duì)物資采購的前期評(píng)估和后期質(zhì)量驗(yàn)收與績效評(píng)價(jià)環(huán)節(jié)不夠重視。對(duì)于醫(yī)院采購管理，目前許多醫(yī)院主要集中在采購環(huán)節(jié)，而對(duì)物資該不該買，買的物資對(duì)不對(duì)貨，物資投入使用后是否實(shí)現(xiàn)應(yīng)有效益，缺乏有效的事前評(píng)估和事后追蹤，沒有有效發(fā)揮監(jiān)管功能。最后，醫(yī)院采購全流程中各相關(guān)部門職責(zé)缺乏明確認(rèn)定，不同的采購階段的工作“誰來做”“做什么”“怎么做”不甚明了，導(dǎo)致采購行為效率低下、采購風(fēng)險(xiǎn)暗流涌動(dòng)。

（二）內(nèi)部控制體系不完善

一方面，缺少專業(yè)采購機(jī)制。從目前情況來說，并不是每個(gè)醫(yī)院成立了專門的采購部門，并且缺少精準(zhǔn)的物資采購管理機(jī)制，抑或即便建立了相關(guān)工作體系，但是整個(gè)管理流程比較粗放，沒有采取有效的管理對(duì)策，分工不具體，經(jīng)辦人和審批人職責(zé)劃分不明確，無法對(duì)醫(yī)院物資采購各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效監(jiān)管。并且采購部門詢價(jià)、招投標(biāo)和供應(yīng)商確定、合同簽署、資金結(jié)算等環(huán)節(jié)，信息披露不及時(shí)，透明性不高，影響醫(yī)院物資采購管理工作開展，容易產(chǎn)生采購風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，采購體系中決策權(quán)分配不合理。部分醫(yī)院對(duì)物資采購業(yè)務(wù)決策權(quán)分配不清晰，或是大包大攬集中在醫(yī)院最高領(lǐng)導(dǎo)者手中，采購行為無論金額巨細(xì)、重要性大小均需醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層決策，導(dǎo)致決策效率低下，決策成本畸高；或是過度放權(quán)，采購科室或需求科室權(quán)力過大而缺乏上級(jí)監(jiān)管導(dǎo)致廉政風(fēng)險(xiǎn)。此外，有些醫(yī)院因?yàn)椴少彶块T與臨床科室人員并非專業(yè)的財(cái)務(wù)、審計(jì)人員，而專業(yè)的財(cái)務(wù)、審計(jì)人員沒有或較少參與到物資采購的決策、執(zhí)行、監(jiān)督過程中，導(dǎo)致“三權(quán)分立”不徹底，內(nèi)部牽制與不兼容崗位分離目標(biāo)不能有效實(shí)現(xiàn)，影響了內(nèi)部控制職能的發(fā)揮。

（三）采購部門設(shè)置比較分散

在沒有成立專門采購部門的醫(yī)院，物資采購權(quán)常常分散在設(shè)備部門、總務(wù)部門、基建部門、信息部門、藥學(xué)部門等。醫(yī)院在物資采購內(nèi)部控制時(shí)，采購部門設(shè)置分散，缺乏統(tǒng)一管理，容易出現(xiàn)多頭采購現(xiàn)象。此外，醫(yī)院物資采購機(jī)制一般由運(yùn)營管理或財(cái)務(wù)部門牽頭負(fù)責(zé)，各采購部門主要負(fù)責(zé)本部門采購流程和機(jī)制，容易面臨采購標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、采購鏈條不閉環(huán)、采購信息不通暢，出了問題互相推諉，影響采購效率，無法控制采購成本等情況。

（四）物資采購監(jiān)管不嚴(yán)

因?yàn)楫?dāng)前醫(yī)院缺少充足的專業(yè)人員，運(yùn)管、財(cái)務(wù)和審計(jì)部門無法按照全過程監(jiān)管要求對(duì)醫(yī)院物資采購過程進(jìn)行追蹤和監(jiān)管。大部分醫(yī)院只是在采購過程中核查采購數(shù)額、采購合同和簽字手續(xù)，工作流程流于形式，對(duì)于供應(yīng)商的遴選和招標(biāo)活動(dòng)合理性要求監(jiān)管不嚴(yán)。并且，醫(yī)院成立的審計(jì)部門獨(dú)立性不強(qiáng)，存在職能科室內(nèi)部控制活動(dòng)在本部門中自行實(shí)現(xiàn)，審計(jì)部門只是在最后環(huán)節(jié)中審核簽字，缺少規(guī)范化監(jiān)管流程和操作標(biāo)準(zhǔn)，沒有做到全過程審計(jì)監(jiān)管，大大削弱了內(nèi)部控制功能的發(fā)揮。

（五）信息化水平有待提高

隨著信息時(shí)代來臨，給醫(yī)院物資采購管理提出新的要求。當(dāng)前，許多醫(yī)院仍沒有建立專業(yè)化的供應(yīng)商管理系統(tǒng)，沒有積極引進(jìn)信息化管理系統(tǒng)，缺少供應(yīng)商評(píng)估系統(tǒng)，不能對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行專業(yè)評(píng)估。在招標(biāo)評(píng)標(biāo)環(huán)節(jié)中，因?yàn)槿鄙俟?yīng)商評(píng)估報(bào)告，部分情況下只能憑借采購人員或者使用科室主觀判斷進(jìn)行，缺少客觀性和專業(yè)性，發(fā)生評(píng)標(biāo)不科學(xué)、不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臓顩r，甚至面臨舞弊風(fēng)險(xiǎn)。部分醫(yī)院缺少電子化合同，沒有做到合同數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)管理。即便當(dāng)前各個(gè)行業(yè)已經(jīng)引進(jìn) HRP系統(tǒng)，但是沒有將其覆蓋到合同數(shù)據(jù)管理中，比較依賴供應(yīng)商對(duì)合同期限的提醒，特別是醫(yī)療耗材種類繁多，無法做到合同到期預(yù)提醒，導(dǎo)致合同逾期沒能及時(shí)啟動(dòng)招標(biāo)程序，影響臨床應(yīng)用，或者合同重復(fù)簽訂，產(chǎn)生法律、經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

三、加強(qiáng)醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制的相關(guān)措施

（一）規(guī)范物資采購內(nèi)部控制流程

首先，完善物資采購預(yù)算管理模式。為了提高醫(yī)院物資采購預(yù)算管理水平，需要強(qiáng)化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)思想意識(shí)，建立專業(yè)的預(yù)算管理體系，實(shí)現(xiàn)物資采購預(yù)算全過程管理。醫(yī)院應(yīng)按照規(guī)范化、專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化原則進(jìn)行預(yù)算管理，對(duì)采購預(yù)算細(xì)節(jié)進(jìn)行思考，在滿足職能部門工作要求的同時(shí)，防止超出預(yù)算金額，保證采購預(yù)算管理工作的順利完成。根據(jù)醫(yī)院采購需求，分析采購成本與規(guī)模，結(jié)合實(shí)際需求，嚴(yán)格制定采購計(jì)劃，調(diào)整績效考核指標(biāo)，適當(dāng)刪減醫(yī)院在招標(biāo)采購環(huán)節(jié)中的資金數(shù)量，以保證招標(biāo)采購質(zhì)量。其次，規(guī)范采購流程，加強(qiáng)內(nèi)部控制。采購制度要從采購業(yè)務(wù)的事前評(píng)估環(huán)節(jié)、事中采購執(zhí)行環(huán)節(jié)、事后驗(yàn)收付款環(huán)節(jié)的全過程進(jìn)行科學(xué)管控。在優(yōu)化物資采購流程過程中，應(yīng)有專業(yè)部門如運(yùn)營管理部或財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)牽頭工作，幫助采購部門和其他部門建立聯(lián)系，讓與采購相關(guān)的各項(xiàng)工作融入紀(jì)檢、審計(jì)監(jiān)管范疇內(nèi)。最后，采購流程的內(nèi)部控制要體現(xiàn)決策、執(zhí)行、監(jiān)督“三權(quán)分立”的原則。醫(yī)院在對(duì)重大決策問題處理過程中，需要遵從“三重一大”的相關(guān)規(guī)定，保證醫(yī)院物資采購決策過程的公開性和透明性。進(jìn)入到采購環(huán)節(jié)后，采購部門遵照國家相關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)格按照醫(yī)院決策要求，完成物資采購工作，防止在物資采購管理環(huán)節(jié)中出現(xiàn)差漏，保證物資采購目標(biāo)管理效果。運(yùn)管、財(cái)務(wù)、審計(jì)部門要全程參與采購行為的監(jiān)管，確保采購評(píng)估的合理，采購預(yù)算的準(zhǔn)確和采購行為的合法合規(guī)。

（二）完善物資采購管理內(nèi)部控制體系

醫(yī)院在物資采購管理時(shí)，應(yīng)按照內(nèi)部控制要求，在對(duì)市場發(fā)展情況綜合思考的環(huán)境下，制定完善的物資采購內(nèi)部控制體系。醫(yī)院歸口管理職能部門要根據(jù)采購特點(diǎn)制定相應(yīng)的采購管理制度，對(duì)物資采購業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督管理，細(xì)化采購部門人員崗位職責(zé)和分工，確定工作權(quán)限，保證申購與審批、詢價(jià)和確定供應(yīng)商、合同簽署和審核、物資采購和驗(yàn)收等工作做到充分分離，杜絕發(fā)生不兼容崗位沒有充分分離的現(xiàn)象。把工作重心放在重大風(fēng)險(xiǎn)防范上，保證醫(yī)院資產(chǎn)的安全性和穩(wěn)定性。醫(yī)院需要加強(qiáng)運(yùn)管部門、財(cái)務(wù)部門、紀(jì)檢審計(jì)部門在決策中建議作用，保證采購管理體系的完整性。物資采購管理內(nèi)部控制體系建設(shè)應(yīng)做到與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)時(shí)代發(fā)展要求進(jìn)行調(diào)整，通過采購業(yè)務(wù)評(píng)估機(jī)制，及時(shí)綜合需求部門與相關(guān)職能部門工作意見，調(diào)整物資采購流程要求，刪除冗余環(huán)節(jié)，提高采購工作效率，保證管理體系滿足市場發(fā)展要求。除此之外，醫(yī)院還要明確計(jì)劃編制、審批、監(jiān)管、驗(yàn)收等工作的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)及獎(jiǎng)懲措施，設(shè)置相關(guān)憑證，完善請(qǐng)購手續(xù)，整理采購合同、采購發(fā)票等憑證，實(shí)施憑證核對(duì)，保證全過程管控工作的質(zhì)量。

（三）建立專業(yè)的物資采購管理部門

建議醫(yī)院成立獨(dú)立的物資采購管理部門，并配有專業(yè)的工作人員，合理分工，其中包含財(cái)務(wù)人員、審計(jì)人員、信息技術(shù)人員、設(shè)備工程師、工程技術(shù)人員甚至臨床醫(yī)護(hù)人員等。并且，從采購負(fù)責(zé)人入手，向其貫徹內(nèi)部控制理念。醫(yī)院應(yīng)定期組織安排各種培訓(xùn)活動(dòng)，通過自我學(xué)習(xí)或者邀請(qǐng)專業(yè)人士進(jìn)行知識(shí)講解，幫助物資采購人員掌握專業(yè)技能，提高人員專業(yè)水平。醫(yī)院在職責(zé)分工過程中，需要重新分配部門職責(zé)，如采購部門和監(jiān)管部門重構(gòu)。打破當(dāng)前醫(yī)院物資采購管理部門條塊分割的格局，建立由醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)直接管理的物資采購管理部門，負(fù)責(zé)醫(yī)院醫(yī)療器械、醫(yī)療藥品、后勤保障等采購工作。同時(shí)成立物資監(jiān)管部門，把原紀(jì)檢監(jiān)察部門的采購流程監(jiān)管職責(zé)和審計(jì)部門采購資金審計(jì)管理職責(zé)進(jìn)行整合，主要負(fù)責(zé)對(duì)醫(yī)院物資采購過程進(jìn)行追蹤和考察。在重構(gòu)物資采購部門和物資采購監(jiān)管部門的同時(shí)，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，把原有物資采購人員進(jìn)行重新調(diào)配，一分為二，一部分分配到物資采購部門，另一部分分配到物資監(jiān)管部門，讓各類物資采購和監(jiān)管工作人員進(jìn)行定期輪崗、交流學(xué)習(xí)。通過全鏈條培訓(xùn)，根據(jù)近幾年醫(yī)院各類物資采購情況，按照工程物資、醫(yī)療耗材、檢驗(yàn)物資等對(duì)采購部門人員和采購監(jiān)管部門人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，讓物資采購部門人員對(duì)醫(yī)院每個(gè)采購清單內(nèi)容有深入了解，打破之前部門之間信息壁壘，并做到監(jiān)管部門至少由兩名以上的人員對(duì)某一類物資進(jìn)行管理，實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)管。

（四）加大物資采購監(jiān)管力度

對(duì)于醫(yī)院物資采購監(jiān)管不嚴(yán)問題，具體展現(xiàn)在忽略內(nèi)部審計(jì)價(jià)值發(fā)揮。內(nèi)部審計(jì)能夠?qū)︶t(yī)院各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)綜合評(píng)估，有效提高醫(yī)院管理水平，降低經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。內(nèi)部審計(jì)是醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制的重要部分，應(yīng)全過程參與到物資采購管理活動(dòng)中，從嚴(yán)要求相關(guān)人員嚴(yán)格落實(shí)國家、省市及行業(yè)的相關(guān)規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。為了轉(zhuǎn)變當(dāng)前內(nèi)部審計(jì)在醫(yī)院物資采購管理中過于形式化的狀況，需要提高物資采購管理中內(nèi)部審計(jì)的獨(dú)立性和威嚴(yán)性，醫(yī)院應(yīng)將紀(jì)檢監(jiān)察部門與內(nèi)部審計(jì)部門的重要性提高到更高的位置，由單位一把手直接負(fù)責(zé)；嚴(yán)禁多崗位兼職，防止內(nèi)部審計(jì)人員利用工作職責(zé)粗放工作，引發(fā)道德風(fēng)險(xiǎn)。醫(yī)院需要加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)人才引進(jìn)與儲(chǔ)備，通過外部招聘和內(nèi)部學(xué)習(xí)等方式，提高內(nèi)部審計(jì)人員職業(yè)素養(yǎng)，通過績效考核和獎(jiǎng)罰措施，保證內(nèi)部審計(jì)工作效率與質(zhì)量，有效提高醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)工作水平。除此之外，醫(yī)院需要做好內(nèi)部資源整合工作，加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)管體系建設(shè)，及時(shí)收集相關(guān)信息，實(shí)施內(nèi)部控制信息化管理。通過完善內(nèi)部審計(jì)監(jiān)管機(jī)制，及時(shí)找出潛在風(fēng)險(xiǎn)，節(jié)約管理成本，增加物資采購業(yè)務(wù)信息披露公開性和透明性，最大限度發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)監(jiān)管效果。

（五）建立物資采購信息化平臺(tái)

在信息化背景下，為了提高醫(yī)院物資采購管理水平，應(yīng)加強(qiáng)物資采購信息化管理系統(tǒng)建設(shè)，利用信息一體化管理技術(shù)，保證醫(yī)院物資流動(dòng)和信息傳遞的有效性和便捷性，確保醫(yī)院物資正常供應(yīng)，節(jié)約醫(yī)院物資流動(dòng)成本，提高醫(yī)院內(nèi)部資源使用效率。在建立物資采購信息化平臺(tái)過程中，醫(yī)院管理者應(yīng)該樹立正確的思想意識(shí)，大力支持，并要求實(shí)施部門在工作之前進(jìn)行充分調(diào)查，相關(guān)人員接受專業(yè)培訓(xùn)，掌握充足專業(yè)知識(shí)與技能，有效提高醫(yī)院物資采購信息化管理水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院物資流動(dòng)過程的動(dòng)態(tài)監(jiān)管，減少問題出現(xiàn)。

結(jié)語

總而言之，物資采購作為醫(yī)院運(yùn)營管理中重要組成部分，通過做好物資采購內(nèi)部控制工作，完善物資采購管理體系，控制物資采購成本，對(duì)減少醫(yī)院運(yùn)營費(fèi)用，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展有著重要意義。所以，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)樹立正確的內(nèi)部控制意識(shí)，結(jié)合物資采購管理要求，加強(qiáng)內(nèi)部控制體系建設(shè)，定期對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，規(guī)范物資采購管理流程，加強(qiáng)信息化健身，從各個(gè)環(huán)節(jié)入手，對(duì)物資采購過程進(jìn)行追蹤和監(jiān)管，保證醫(yī)院內(nèi)部控制工作有效性，減少物資采購環(huán)節(jié)中舞弊、腐敗行為的出現(xiàn)，給醫(yī)院穩(wěn)定經(jīng)營與健康發(fā)展提供制度保障。