李軍曉 禚秋彤

摘要：如何運(yùn)用現(xiàn)代化的管理技術(shù)建設(shè)信息化的人力資源檔案系統(tǒng)是目前檔案管理工作中亟需解決的問題，本文從多個(gè)角度分析了人力資源檔案管理信息化建設(shè)的必要性，結(jié)合醫(yī)院人事部門的現(xiàn)實(shí)工作情況，探尋了在人力資源檔案信息化管理中不可或缺的保障條件。

關(guān)鍵詞：人力資源檔案管理;信息化建設(shè);必要性;保障條件

1 人力資源檔案信息化管理建設(shè)的必要性

1.1 檔案管理工作的本質(zhì)客觀需求

檔案資料的管理會(huì)受到各種因素的影響，主要是受檔案信息的使用環(huán)境和保存方式的限制，由于現(xiàn)代信息傳播速度快，傳播廣度寬，這就導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理模式無法適應(yīng)信息的新存儲方式，這是檔案信息管理工作自身性質(zhì)所決定的;人力資源檔案信息涉及包括校方、企業(yè)、個(gè)人等多個(gè)單位多方的利益和使用相關(guān)，其間的信息傳遞也比較繁雜靈活，這為人力資源的檔案信息保管使用和存檔帶來不小的壓力，為更加貼合檔案使用者自身的服務(wù)體驗(yàn)，切實(shí)提高人力資源檔案的管理水平，建成更加信息化的檔案管理系統(tǒng)是人力資源檔案管理工作自身的迫切需求，也是目前檔案管理行業(yè)的客觀需要。

1.2 人才檔案管理工作的必由之路

社會(huì)的發(fā)展離不開各行各業(yè)、各種各樣的人才，社會(huì)的管理也離不開人才的管理，現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)競爭空前激烈的社會(huì)，人才戰(zhàn)略已經(jīng)是社會(huì)繼續(xù)向前發(fā)展的必須戰(zhàn)略，不管是科技、經(jīng)濟(jì)、醫(yī)療等各個(gè)方面都面臨著極為嚴(yán)峻的人才緊缺問題，所以，保障人力資源的正常有序運(yùn)行是穩(wěn)定社會(huì)發(fā)展的必須途徑，而人力資源的發(fā)展與人才檔案的管理密切相關(guān)，人才的變動(dòng)問題直接涉及到檔案的變動(dòng)，正確有效地管理人力資源檔案成為人力市場主要關(guān)注的問題;檔案信息的信息化建設(shè)減免了手工的人力消耗和繁瑣的保存程序，是人才資源檔案管理在現(xiàn)階段良好發(fā)展必須要經(jīng)歷的途徑，只有實(shí)現(xiàn)人才檔案的信息化處理存檔和調(diào)檔，才能確保人才在社會(huì)中的良性運(yùn)轉(zhuǎn)，保障人才不會(huì)流失。

1.3 提高人才檔案管理水平的必要手段

人才資源的檔案管理是社會(huì)檔案管理中最重要的一項(xiàng)，人工的查閱、存儲已經(jīng)完全不能滿足現(xiàn)代社會(huì)的人才輸出，運(yùn)用信息化的檔案管理方式，可以更好、更充分地利用人才資源檔案信息，展現(xiàn)人力資源信息的使用價(jià)值，同時(shí)提高人才檔案的使用效率;人才資源檔案信息化管理主要是通過搭建信息數(shù)據(jù)庫的方式，建立一個(gè)完整的檔案閱讀、提取、更改、改派的系統(tǒng)，這樣一個(gè)完善的檔案管理系統(tǒng)可以最大限度保護(hù)人才檔案，并最大程度提升檔案的使用便捷化，從根本上提高了人才資源檔案管理的整體水平。

2 人才資源檔案信息化管理的現(xiàn)狀分析

我國人才資源管理在近二十年來飛速發(fā)展，取得了從零到有的突破，但與發(fā)達(dá)國家的管理系統(tǒng)相比仍存在差距，我國人才資源檔案信息化管理現(xiàn)存的弊端主要有以下幾點(diǎn)：首先，在信息化建設(shè)的認(rèn)識上還不到位，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，許多單位引進(jìn)了國外的先進(jìn)管理理念，但許多國外的成熟技術(shù)并不能很好地適用于我國的工作體制和國情，存在很多局限性，這也使單位信息化管理建設(shè)喪失主動(dòng)性，在信息化改革上的認(rèn)識淺薄;其次，缺少統(tǒng)一的信息化平臺與系統(tǒng)，現(xiàn)階段我國已具備檔案信息化管理的技術(shù)條件，但在業(yè)務(wù)引進(jìn)和應(yīng)用上還比較冷清，尤其是像醫(yī)院這種人力資源集中的單位檔案信息化應(yīng)用還十分欠缺，這主要是由于我國人力資源管理應(yīng)用軟件開發(fā)廠商間主要靠相互效仿以應(yīng)對競爭，而在信息化建設(shè)上相關(guān)部門又偷工減料，使整體的信息系統(tǒng)水平處于重復(fù)開發(fā)的情況，大多數(shù)單位在技術(shù)實(shí)施上也常常受阻;最后，檔案信息化管理系統(tǒng)的后期運(yùn)行維護(hù)等技術(shù)支持欠缺，國內(nèi)的人力資源檔案信息化管理軟件應(yīng)用結(jié)構(gòu)不穩(wěn)定、系統(tǒng)革新緩慢、軟件種類單一，與此同時(shí)信息系統(tǒng)的需求量又較大，這對信息系統(tǒng)的維護(hù)應(yīng)用來說十分棘手。從上世紀(jì)八十年代開始，計(jì)算機(jī)應(yīng)用開發(fā)促使大量檔案數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)軟件出現(xiàn)，例如一開始使用Excel、Access等信息管理軟件，現(xiàn)今對人力資源檔案信息的管理更加注重系統(tǒng)性的管理模式融合，旨在解決更加全面的檔案信息業(yè)務(wù)。

3 人才資源檔案信息化管理的保障條件

3.1 提升檔案管理者的重視程度

人力資源檔案信息化建設(shè)需要較高能力的管理者，人才資源的檔案信息可以涉及單位的所有在職或是潛在在職人員，管理者必須要了解整個(gè)單位的情況，在人員架構(gòu)的了解基礎(chǔ)上管理所有的人才資源檔案信息，這樣才能向檔案使用者和存放者表明檔案信息的重要性，才能協(xié)調(diào)好整個(gè)單位的人才檔案信息;在檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)中，只有管理者重視信息化的建設(shè)過程，才能達(dá)到所期目標(biāo)，在人才資源檔案管理者重視信息化建設(shè)的同時(shí)，檔案信息管理者還要向單位領(lǐng)導(dǎo)介紹信息化管理人才資源檔案的重要性，將人才資源檔案的信息化管理同單位的切實(shí)發(fā)展聯(lián)系在一起，保障檔案信息化建設(shè)的資金可以到位，這是檔案信息化建設(shè)的重要先決條件[2]。

3.2 切實(shí)打造人力資源檔案信息化管理平臺

人才資源檔案管理不能僅要求檔案信息存儲的信息化，還要注重業(yè)務(wù)上的信息化整合，對于醫(yī)療單位來說，一個(gè)有效實(shí)用的信息化管理平臺可以為單位省下大部分的人力資源，還可以為醫(yī)院創(chuàng)造更多的業(yè)務(wù)實(shí)效;人力資源檔案信息化建設(shè)中十分重要的一項(xiàng)就是搭建信息化管理平臺，一切檔案業(yè)務(wù)的操作都基于一個(gè)信息化充分的平臺，企業(yè)單位可以以人才資源檔案管理作為信息化平臺中的基礎(chǔ)功能，在此基礎(chǔ)上，發(fā)展更多信息化功能性平臺，也可以發(fā)揮信息醫(yī)療系統(tǒng)的優(yōu)勢，將患者信息管理系統(tǒng)沿用于人事檔案的管理工作上，這對于人才和單位而言都是十分有益的選擇，只有打造完善的信息化管理平臺才能使人才資源檔案管理形成一個(gè)閉環(huán)，讓整個(gè)檔案管理的操作鏈條完整銜接。

3.3 提高管理人員的技能水平

信息化管理檔案不是簡單的看管工作，在信息化的檔案管理機(jī)制下，相關(guān)管理人員需要具備一定的信息化處理業(yè)務(wù)能力，而且人力資源檔案信息是十分重要的人身和單位信息，在管理當(dāng)中不容有失，人才資源檔案信息管理要求管理人員具備更強(qiáng)的責(zé)任心和使命感，所以，必須加強(qiáng)管理人員的技能掌握程度和素質(zhì)水平篩選，保證信息化的人才資源檔案信息系統(tǒng)可以被熟練地應(yīng)用，創(chuàng)造檔案信息最大化的價(jià)值。

3.4 保證檔案信息管理數(shù)據(jù)的安全

信息安全是任何檔案管理中的首要條件，人力資源檔案的安全十分重要，而且檔案的管理還會(huì)受到各個(gè)方面的安全威脅，信息化管理系統(tǒng)中的網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用、管理等方面都可能產(chǎn)生安全問題，要保證人才資源檔案數(shù)據(jù)庫的安全就要從以上各方面著手，在保證網(wǎng)絡(luò)硬件和軟件系統(tǒng)安全的同時(shí)，規(guī)范檔案的管理工作要求，制定更加完善的檔案管理規(guī)章制度，確保信息管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)的信息安全。

參考文獻(xiàn)：

[1]高文峰. 淺談人力資源檔案管理信息化建設(shè)的必要性和保障條件[J]. 黑龍江檔案，2014（03）：40.

[2]陳靜. 淺談人力資源檔案管理的信息化建設(shè)[J]. 勞動(dòng)保障世界（4Z期）：11-12.

[3]李曉倩. 人力資源檔案管理信息化建設(shè)的必要性分析[J]. 中文信息，2020，000（001）：93.