賈劍波

(赤峰市科學技術協(xié)會科普與創(chuàng)新中心，內(nèi)蒙古 赤峰 024000)

信息技術的不斷進步使得國內(nèi)的新媒體不斷發(fā)展，新媒體環(huán)境已成為當今社會的主流環(huán)境。新媒體的發(fā)展促進了各個領域的改革，特別是干部檔案管理的改革。實現(xiàn)檔案管理與信息技術相結合是時代發(fā)展的必然趨勢，也有利于促進檔案管理信息化建設。

干部人員檔案是地方相關干部的數(shù)據(jù)記錄。干部的檔案管理在地方建設中起著至關重要的作用，這與地方的發(fā)展息息相關。近年來，隨著Internet技術的飛速發(fā)展，許多新的媒體工具應運而生，促進了信息傳播，獲取和存儲的變革。隨著地方發(fā)展規(guī)模的不斷擴大，地方干部人事檔案數(shù)量也急劇增加，這使地方干部的檔案管理工作面臨困難。在新媒體環(huán)境下，互聯(lián)網(wǎng)信息技術為檔案管理提供了新的途徑，有利于地方的現(xiàn)代化和信息化建設。但是，我國地方干部人事檔案管理的信息化建設水平相對較低，仍然需要進一步的探索和努力。

由于檔案管理與社會的發(fā)展息息相關，因此很多學者對此進行了一系列研究。作者劉亞軍以網(wǎng)絡時代為起點，分析了網(wǎng)絡技術在檔案信息管理中的重要作用，分析了當前檔案管理的普遍問題，并提出了相關的解決方案[1]。作者張麗娜，夏慶利以大數(shù)據(jù)時代為研究背景，著眼于大數(shù)據(jù)的應用和檔案信息的主要特征，主張深入挖掘檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)檔案的精細化管理[2]。作者林苑純以秦皇島職業(yè)技術學院為例，將云計算引入了高職院校的檔案管理中，建立了檔案管理的云模型，為高職院校圖書館的檔案信息管理提供了更加科學的管理模型[3]。作者劉萍首先以檔案的公共服務為切入點，探討了檔案的公共服務與檔案信息化之間的相互關系，并深入分析了這一過程中存在的主要問題[4]。

綜上所述，當前的檔案管理研究主要以社會環(huán)境為出發(fā)點，對社會和高校檔案管理的整體信息化建設進行研究，具有普遍性，研究內(nèi)容也針對人事檔案的管理。因此，研究結果并不完全適用于地方干部人事檔案管理信息化建設。此外，很少有研究將檔案信息化的建設與新的媒體環(huán)境相結合。因此，從這個角度來看，當前的研究存在一定的理論空白。

為了探索新的媒體環(huán)境下人事檔案管理信息化建設的發(fā)展路徑，筆者就新媒體環(huán)境和信息檔案管理的具體內(nèi)涵進行了探討，進而分析了干部人事檔案管理信息化建設的價值意義。借助問卷調(diào)查，對當前我國干部人事檔案管理進行了實驗研究，并根據(jù)地方人事檔案管理信息化建設的實驗結果提出了新的媒體環(huán)境三項具體政策。

1 方法

1.1 新媒體環(huán)境和信息檔案管理

以互聯(lián)網(wǎng)信息技術為主要技術支持，新媒體的出現(xiàn)和發(fā)展深刻影響著人們的日常生活。新媒體的概念不僅限于特定的數(shù)據(jù)應用，還屬于更廣泛的概念。通常，新媒體本質(zhì)上是一種傳播信息和整個媒體環(huán)境的方法。之所以稱為“新媒體”，是因為與傳統(tǒng)媒體相比，新媒體具有嶄新的特征。它主要體現(xiàn)在個性化、及時性、虛擬化、交互性和寬宏度這5個方面，分別反映了用戶需求、信息傳輸、信息形成、交互式反饋和新媒體信息收集方面的新突破[5]。信息化檔案管理借助先進的互聯(lián)網(wǎng)信息技術，實現(xiàn)了檔案管理手段的創(chuàng)新，有效地促進了檔案信息的整合，為有關部門的檔案管理提供了便捷的手段。干部人事檔案管理有利于保證地方的整體運作秩序，與地方的發(fā)展息息相關。在新的媒體環(huán)境下，地方人事檔案管理必須順應信息化發(fā)展趨勢，不斷開展檔案管理信息化建設，促進地方檔案管理的有效運行。

1.2 地方人事檔案管理信息化建設的價值與意義

人事檔案管理是人力資源管理的重要內(nèi)容，是相關單位正常運作的前提。干部人事檔案管理不僅是有關政策的要求，也是地方政府正常工作的前提。開展干部人事檔案管理信息化建設具有重要意義，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：①人事檔案信息化建設有利于相關人事工作的正常發(fā)展。人事檔案包含地方干部的各種信息。地方可以根據(jù)檔案進行人員調(diào)動，實現(xiàn)地方人力資源的科學配置，提高整體工作效率。②人事檔案管理的信息化建設符合工作開展的要求。隨著地方規(guī)模的擴大，地方人事檔案數(shù)量迅速增長。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件不利于文件的存儲和保存，甚至可能被人為篡改，無法滿足地方的管理需求。因此，促進人事檔案信息建設有利于地方干部管理現(xiàn)代化。

綜上所述，干部人事檔案管理信息化建設既是時代的要求，也是地方自身發(fā)展的要求，這是歷史發(fā)展的必然趨勢。

1.3 地方干部人事檔案管理的實驗研究

為了保證研究結果的準確性，地方干部人事檔案管理的信息化建設必須結合當前地方干部人事檔案管理的實際情況，并有足夠的調(diào)查數(shù)據(jù)支持。筆者采用問卷調(diào)查和文檔記錄的方法，對我國地方人事檔案管理的現(xiàn)狀進行了調(diào)查和分析。①進行問卷調(diào)查的數(shù)據(jù)收集。問卷調(diào)查的對象是赤峰地區(qū)各區(qū)縣政府的檔案管理人員和部門領導。問卷調(diào)查的內(nèi)容與人員檔案管理的信息化程度，方法以及現(xiàn)有檔案管理中存在的缺陷有關?？偣舶l(fā)出了100份問卷，并收集了93份有效問卷。問卷調(diào)查后，使用SPSS軟件對問卷調(diào)查數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析。②數(shù)據(jù)比較分析。通過查閱相關資料，將地方干部人事檔案管理數(shù)據(jù)與問卷調(diào)查數(shù)據(jù)進行比較和分析，得出高校人事檔案管理的相關結論。③在以上分析的基礎上，提出了新媒體環(huán)境下干部人事檔案管理信息化建設的具體策略。

2 結果與分析

通過以上對地方干部人事檔案管理的實驗研究，獲得了地方干部人事檔案的管理數(shù)據(jù)。具體數(shù)據(jù)如下表1和圖1所示。

圖1 干部人事檔案管理問題數(shù)據(jù)

表1 傳統(tǒng)檔案管理與信息化檔案管理之間的數(shù)據(jù)比較

從表1的數(shù)據(jù)可以看出，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理方式相比，信息文件管理具有很大的優(yōu)勢。在文件處理效率方面，傳統(tǒng)方式遠遠落后約70%，傳統(tǒng)文件管理中數(shù)據(jù)丟失的概率為31.59%，而信息管理方法僅為0.79%，幾乎可以忽略不計。從圖1的數(shù)據(jù)可以發(fā)現(xiàn)，當前地方干部人事檔案管理存在的問題主要表現(xiàn)在3個方面：信息化重視度低，管理人員信息素質(zhì)低，信息化設備落后。鑒于以上實驗結果，筆者提出以下3種解決方案。

3 策略

3.1 要樹立人事檔案管理信息化建設意識，加大相關投入

①地方政府有關檔案管理部門負責人要有促進信息化建設的意識，高度重視人事檔案的信息化管理，并在這方面進行資金投入。②檔案管理信息化建設需要硬件和軟件技術的支持。因此，必須以新媒體技術為基礎，促進硬件和軟件設施的不斷完善。硬件設施，例如掃描儀、打印機等，軟件設施，例如文件管理系統(tǒng)。完善的軟硬件設施可以為地方人事檔案信息化建設提供堅實的物質(zhì)和技術支持。③要不斷提升部門檔案管理人員的水平，特別是新媒體技術水平的使用，為此必須進行相關的職業(yè)培訓。

3.2 充分利用新媒體技術，提高檔案管理效率

為了促進有效提高人事檔案管理效率，必須充分發(fā)揮新媒體技術的優(yōu)勢，實現(xiàn)二者的有機結合。①科學規(guī)劃檔案的信息管理。部門負責人要對地方檔案信息化建設中存在的問題有清醒的認識，深入探索檔案管理信息化建設的主要規(guī)律，實事求是，制定與之相適應的發(fā)展規(guī)劃。②充分發(fā)揮新媒體技術的優(yōu)勢，如新媒體技術的共享性，及時性和大眾優(yōu)勢，實現(xiàn)人事檔案信息的存儲。這不僅有利于檔案信息的分類，方便檔案的搜索和查詢，也最大限度地確保人事檔案的完整性。

3.3 以新媒體技術為載體，加大信息化建設的宣傳力度

①借助網(wǎng)絡查詢技術的便利性，實現(xiàn)人事檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)的建設，以不斷促進文件信息的數(shù)字化，為用戶查詢?nèi)耸聶n案信息數(shù)據(jù)提供方便。在此基礎上可以有效地提高人們對檔案管理信息化建設的重視。②借助新媒體技術開展檔案管理的網(wǎng)絡宣傳。例如，借助微信，微博等流行的新媒體軟件，可以不斷加深大學和其他群體對檔案管理信息化建設的認識，促進信息化水平的不斷提高。

4 結束語

目前我國地方檔案管理工作存在很多問題。為了有效解決這一問題，地方政府必須抓住新媒體快速發(fā)展的機遇，適應未來社會的發(fā)展趨勢，利用新媒體技術，實現(xiàn)檔案管理方法和手段的快速創(chuàng)新，為地方未來的發(fā)展奠定堅實的基礎。