賀曉歐

山東省體育訓(xùn)練中心

檔案具有保密性，故而一直以來其收集、篩選、歸檔、利用都是具有封閉性的。但是隨著信息社會來臨，檔案的利用頻率在不斷增加，故而國家對檔案的利用越來越重視，檔案管理工作也開始向開放式轉(zhuǎn)變。這其中的信息技術(shù)具體應(yīng)用也越來越受檔案管理部門以及管理者的關(guān)注。

一、檔案管理工作中融入信息技術(shù)的必要性

1.降低檔案管理費用。最直接的體現(xiàn)就是通過云技術(shù)融入可以提高檔案的存儲量，無需擔心大量的電子文件、電子文檔、檔案等擠占有限的硬件空間，不用為紙質(zhì)檔案的管理而投入過多的檔案柜、檔案夾、檔案袋等，可以明顯節(jié)約費用。

2.提高檔案利用效率。利用信息技術(shù)來對文件進行掃描，將其轉(zhuǎn)化為圖片上傳到管理空間，實現(xiàn)了檔案信息化管理。檔案利用者不必從海量的檔案文件中去篩選自己所學(xué)的檔案，只需輸入檔案編號，便可以獲得檔案。檔案管理者也會通過信息技術(shù)將檔案準確地提供給檔案需要者。這些讓檔案的利用效率明顯提升。

3.實現(xiàn)了無紙化辦公。檔案管理信息化之后，大部分檔案都轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字形式，在傳輸、使用過程里無需打印，實現(xiàn)了無紙化辦公，具有明顯的環(huán)保特性。

二、檔案管理當中信息技術(shù)的具體應(yīng)用

電子檔案的產(chǎn)生都是對電子文件的廣泛搜集、篩選，最后將完整有利用價值的文件歸檔形成了電子檔案。而信息技術(shù)在這個過程里始終發(fā)揮著巨大作用，甚至于在后續(xù)的檔案工作宣傳、檔案的利用都具有不可代替的作用。信息技術(shù)在檔案管理當中的具體應(yīng)用如下：

1.收集。在體育訓(xùn)練中心這樣的部門里，需要面對社會采集與體育有關(guān)的包括政府和體育事業(yè)有關(guān)的政策、民間體育活動、各單位體育訓(xùn)練情況在內(nèi)的所有信息。這些都要全面的搜集，以確保山東省體育訓(xùn)練情況得到全面的反映。這個過程里需要針對當?shù)馗黝惷襟w、自媒體、新媒體進行關(guān)注，并將有關(guān)信息抄錄、轉(zhuǎn)載、儲存起來，需要用到自媒體技術(shù)以及一些終端數(shù)據(jù)采集器。后者本身就屬于信息技術(shù)的硬件產(chǎn)品。另外，對于體育訓(xùn)練中心而言，其本身內(nèi)部各部門也存在諸多電子文件需要并入檔案，這一環(huán)工作同樣需要信息技術(shù)的參與，甚至于需要中心建立電子文件與檔案一體化管理平臺，能夠做到動態(tài)搜集。

2.篩選。面對搜集而來的大量文件、數(shù)據(jù)，檔案管理者需要進行深入的篩選，這一環(huán)工作在之前是非?？菰锏?，工作壓力較大。而運用大數(shù)據(jù)技術(shù)來對搜集的信息進行篩選，能夠輕松將符合指標的信息選取出來，并將其放在對應(yīng)的統(tǒng)計科目之下形成對應(yīng)的報告文件。或者將不同類的文件整理出來分別存放。

3.歸檔。檔案編目分組，將對應(yīng)的文件按照對應(yīng)的要求一一存放完成歸檔。在傳統(tǒng)工作中檔案編目分組工作比較繁瑣，歸檔工作壓力較大。但是融入信息技術(shù)之后，這種情況得到了很好的改善。例如二維碼技術(shù)融入，可以提高檔案信息整理效率，并且能夠利用其來對檔案進行識別。同時也能通過掃描二維碼夠識別使用者身份，保證了檔案歸檔管理的快捷性。

4.利用。檔案利用環(huán)節(jié)的信息技術(shù)包括二維碼、條碼、面部掃描、指紋錄取等等，這些都可以對使用者進行身份印證，保證了檔案的安全性。換言之，當使用者身份不能通過便不能獲得檔案。另外在電子檔案利用當中，需要對其提供嚴密的保護謹防黑客篡改，通過對路由器等設(shè)置防火墻，可以有效防止黑客侵入，避免了信息被篡改。

5.宣傳。檔案管理工作當中為了擴大檔案利用效率，需要讓更多人知道檔案管理的重要性，這其中涉及到了宣傳工作。傳統(tǒng)工作當中這一環(huán)比較薄弱，只是在內(nèi)部存在通知等文件以及一些技術(shù)培訓(xùn)，缺乏和外界的互動、交流。信息技術(shù)融入之后，可以讓宣傳工作變得簡單起來，例如微信公眾號、微博、博客等，這些都可以成為宣傳平臺，讓大眾進一步了解檔案管理，對檔案具體作用能夠有清晰認識，知道在什么情況下需要什么檔案，并知道檔案獲取途徑。

三、檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的注意事項

1.安全性。指的是管理者必須要有安全意識，因為檔案涉及到了企業(yè)和個人信息。一般可以采用計算機防火墻、網(wǎng)絡(luò)防火墻以及平臺殺毒等方式來提升安全指數(shù)。再者還需要有內(nèi)部安全制度，防止內(nèi)部體系的檔案信息泄露。

2.精細性。檔案信息多而且很多檔案類似，若是缺乏精細化管理很容易導(dǎo)致檔案歸檔錯誤。對于這一點需要構(gòu)建嚴格的管理制度，對歸檔的準確率、檔案完整性、檔案的系統(tǒng)性進行評價。

四、總結(jié)

在檔案管理當中應(yīng)用信息技術(shù)是大勢所趨，故此我們不能故步自封，必須要跟上形勢創(chuàng)新方法，盡可能地融入信息技術(shù)，利用其來提升檔案信息采集速度、分類歸檔以及利用效率，確保檔案的價值得到全面發(fā)揮。誠然，過程里也要注重檔案的保護，而該種保護也是信息技術(shù)的一種。由此可見，信息技術(shù)已經(jīng)成為檔案管理不可或缺的一環(huán)。