李 云

江西衛(wèi)生職業(yè)學(xué)院

目前，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛普及對(duì)各行各業(yè)都帶來(lái)了一定的影響，高校的檔案管理體系也受到了一定的影響。在新時(shí)期的背景下，高校檔案在其快速發(fā)展的整個(gè)過(guò)程中，也應(yīng)積極認(rèn)識(shí)和了解檔案管理工作創(chuàng)新的重要性，引用各種現(xiàn)代技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)采集處理，提高檔案信息采集、檢索以及處理效率，為高校檔案管理工作提供更多的便利性。因此，加強(qiáng)相關(guān)的檔案管理工作，提供準(zhǔn)確的信息成為目前高校檔案管理工作中的重要目標(biāo)。

一、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.高校檔案管理工作的效率低、任務(wù)重。

在傳統(tǒng)的高校檔案管理校對(duì)工作中，以筆墨形式為主，對(duì)高校檔案進(jìn)行管理和記錄。在高校檔案的校正和分類中，以紙質(zhì)形式對(duì)高校檔案進(jìn)行管理和記錄是非常困難的，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案很容易被破壞，且工作量較大，在高校檔案信息管理的過(guò)程中，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間、材料成本以及大量的人力資源成本。盡管目前高校檔案管理工作中，有大量的管理人員進(jìn)行相關(guān)的檔案校對(duì)、分類、整理，但隨著每一年高校學(xué)生數(shù)量的擴(kuò)招，檔案數(shù)量也在隨之增加，這就造成已有的高校檔案管理人員較難迅速、準(zhǔn)確地做完高校檔案管理各項(xiàng)工作。

2.高校檔案管理工作者的整體素質(zhì)比較低。

不少高校的檔案管理工作僅局限制在檔案的復(fù)印、查詢各種紙質(zhì)檔案材料，很少高校應(yīng)用發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)信息管理技術(shù)，比如高校應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段來(lái)收集、整理、保存信息管理資源。為此，需要檔案管理工作者必須具備較高的檔案職業(yè)技能素養(yǎng)、較強(qiáng)的檔案業(yè)務(wù)能力，這樣才能夠切實(shí)掌握高水平的檔案信息系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)。然而，針對(duì)當(dāng)今的實(shí)際工作情況而言，不少高校從事檔案管理的專業(yè)團(tuán)隊(duì)成員整體素質(zhì)不高，這主要是因?yàn)楦咝n案管理工作者本身缺少豐富的專業(yè)管理知識(shí)。再者，掌握的網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理技術(shù)有限，較難有效提升高校檔案管理和信息服務(wù)水平，對(duì)于建設(shè)高校檔案管理質(zhì)量保障體系而言十分不利。

3.管理者的政治思想文化準(zhǔn)備不足，行動(dòng)力非常缺乏。

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，我國(guó)需要繼續(xù)加強(qiáng)高校學(xué)生服務(wù)管理工作，尤其高校需要繼續(xù)加強(qiáng)檔案信息化體系建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生服務(wù)管理的信息集成。大部分高校已初步完善了校園網(wǎng)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理業(yè)務(wù)的信息化和學(xué)校辦公室信息的整合。但目前高校校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)以及信息化服務(wù)平臺(tái)的建立仍然存在較多的問(wèn)題，如缺乏科學(xué)合理的信息管理制度，信息化服務(wù)平臺(tái)的建立缺少一定的合理性和全面性等。很多高校都在信息化管理方面，信息系統(tǒng)的運(yùn)行十分緩慢，同時(shí)對(duì)于高校管理信息系統(tǒng)常常缺乏有效的更新和日常維護(hù)，導(dǎo)致高校信息系統(tǒng)管理水平以及服務(wù)質(zhì)量相對(duì)都比較差。之所以會(huì)造成這樣的情況，在于當(dāng)前高校整體管理人員普遍缺乏進(jìn)行大數(shù)據(jù)綜合管理，同時(shí)學(xué)校缺乏做好市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)準(zhǔn)備以及學(xué)校缺乏管理執(zhí)行力，導(dǎo)致當(dāng)前學(xué)校整體管理水平以及服務(wù)質(zhì)量偏低，因此，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取有效管理措施加以進(jìn)行管理完善。

4.高校缺少完善的檔案管理體系。

近年來(lái)，各高校為了實(shí)現(xiàn)自身檔案管理質(zhì)量的穩(wěn)步提升，常常拆分與合并多個(gè)院系，這樣就導(dǎo)致高校教育檔案管理相關(guān)工作開展存在一定的困難，具體表現(xiàn)可分為下面兩點(diǎn)：一是管理的具體職責(zé)劃分不清晰。各個(gè)高校的檔案管理質(zhì)量體系的建設(shè)缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，不能建立一致性、清晰化、專業(yè)性的檔案管理工作體系，造成由學(xué)校團(tuán)委每個(gè)老師負(fù)責(zé)一部分學(xué)生檔案、學(xué)院團(tuán)委招生處老師負(fù)責(zé)另一部分的學(xué)生檔案，這樣管理檔案的模式，十分容易導(dǎo)致重復(fù)整理、采集學(xué)生檔案或者重復(fù)整理信息材料的不良現(xiàn)象逐漸形成，不僅浪費(fèi)了大量的時(shí)間，同時(shí)也浪費(fèi)了大量的資源。二是不具備安全、高效化的檔案管理工作模式。絕大部分高校都會(huì)在臨近畢業(yè)前，學(xué)院進(jìn)行移交和分散式的管理學(xué)生的個(gè)人檔案，然后，在學(xué)生即將畢業(yè)的時(shí)候，會(huì)讓學(xué)校有關(guān)管理部門對(duì)其進(jìn)行一致性的傳遞與檔案移交。這樣一來(lái)，臨時(shí)的學(xué)生檔案工作者們就會(huì)對(duì)學(xué)生的檔案信息進(jìn)行隨機(jī)性的整理與分配，這樣就會(huì)大大降低學(xué)生檔案管理員的工作效率與管理質(zhì)量，經(jīng)常出現(xiàn)學(xué)生檔案信息殘缺、亂放、丟棄各類檔案的異常情況，對(duì)于高校檔案質(zhì)量保障體系的構(gòu)建而言十分不利。

二、加強(qiáng)高校檔案管理工作的對(duì)策

1.完善信息檔案管理制度。

想要切實(shí)提升高校檔案管理的工作效率，就要從規(guī)章制度這個(gè)根本基礎(chǔ)條件上入手，通過(guò)完善的檔案管理制度進(jìn)一步加以規(guī)范和完善提高我國(guó)信息化高校檔案管理的有效狀態(tài)。第一，高校部門要重新對(duì)高校檔案管理工作進(jìn)行研究分析以及總結(jié)，構(gòu)建完善的檔案管理制度，對(duì)高校信息技術(shù)檔案管理工作進(jìn)行制度規(guī)范化及制度標(biāo)準(zhǔn)化。從高校檔案庫(kù)和信息庫(kù)中收集、分類、整理、修改、查詢等各個(gè)程序都需要對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格細(xì)化制定標(biāo)準(zhǔn)，以有效促進(jìn)和推動(dòng)高校信息化時(shí)代檔案管理服務(wù)工作的健康發(fā)展。第二，高校干部要盡快確立完善檔案管理的績(jī)效獎(jiǎng)懲考核方法及制度責(zé)任分明，讓高校全體管理員工積極參與投入到高校檔案管理各項(xiàng)工作中，提高運(yùn)用信息化參與檔案管理的高校整體工作積極性，以利于高校信息化和檔案管理的不斷健康發(fā)展。第三，高校檔案要及時(shí)組織專門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理者對(duì)其進(jìn)行檔案監(jiān)督檢查審核，確保我國(guó)信息化高校檔案管理的真實(shí)準(zhǔn)確性，推動(dòng)我國(guó)信息化高校檔案管理的良性健康發(fā)展。

2.加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)。

檔案管理工作人員一般是高校運(yùn)行檔案管理的主要決策者和執(zhí)行者，因此高校需要積極順應(yīng)信息化產(chǎn)業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)需求，加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理工作人員的相關(guān)專業(yè)知識(shí)能力培訓(xùn)，提高其專業(yè)技術(shù)水平及相關(guān)專業(yè)技能，從而能夠更好地應(yīng)對(duì)高校信息化和檔案管理發(fā)展過(guò)程工作中的各種難題。高校還可以通過(guò)內(nèi)部技術(shù)人才隊(duì)伍梯隊(duì)化的建設(shè)，構(gòu)建一支相對(duì)專業(yè)化的技術(shù)人才團(tuán)隊(duì)，帶動(dòng)高校其他工作人員，提高工作人員的工作學(xué)習(xí)積極性及專業(yè)學(xué)習(xí)熱情，構(gòu)建高校從事信息化檔案管理的專業(yè)整體隊(duì)伍建設(shè)。讓高校檔案管理工作人員能夠進(jìn)行人際互動(dòng)溝通交流，促進(jìn)檔案管理人員團(tuán)隊(duì)的人際合作性及互動(dòng)積極性，有效提升高校信息化檔案管理的人際互動(dòng)，為日后檔案管理工作帶來(lái)一定的保障。另外，可以考慮采取外聘的方式，引進(jìn)一些相關(guān)專業(yè)的高?，F(xiàn)代化檔案管理技術(shù)人才，加強(qiáng)高校檔案管理的相關(guān)專業(yè)技術(shù)力量。

3.緊跟時(shí)代以及實(shí)現(xiàn)全面數(shù)據(jù)化。

對(duì)于當(dāng)前高校學(xué)生教育管理人員而言，為了有效促使高校教育信息化工程建設(shè)管理水平、質(zhì)量都能得到比較大幅度上的提升，應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)學(xué)生管理指導(dǎo)力度以及及時(shí)采取有效的管理辦法，建立健全位于校園內(nèi)的學(xué)生教育管理信息平臺(tái)，同時(shí)也要促使高校信息化學(xué)生管理體系得到進(jìn)一步優(yōu)化完善。與此同時(shí)，對(duì)財(cái)務(wù)管理人員而言，應(yīng)當(dāng)在整個(gè)校園之中首先建立財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)，通過(guò)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)將其在學(xué)校當(dāng)中包括財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)、教務(wù)工作管理信息系統(tǒng)、教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)考核管理信息系統(tǒng)以及學(xué)校事務(wù)管理信息系統(tǒng)等多個(gè)管理方面同時(shí)進(jìn)行功能統(tǒng)一優(yōu)化管理，同時(shí)學(xué)校信息資源可以隨時(shí)實(shí)現(xiàn)相互開放共享。通過(guò)頂層整合管理的子系統(tǒng)將這些多個(gè)子系統(tǒng)全部管理融合在一個(gè)統(tǒng)一管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了大數(shù)據(jù)的良好整合管理。另外，工作人員還非常需要對(duì)于這些信息已經(jīng)管理好的系統(tǒng)能夠進(jìn)行有效率的維護(hù)和及時(shí)更新，避免已經(jīng)管理好的系統(tǒng)及時(shí)出現(xiàn)使用不當(dāng)或者是發(fā)生系統(tǒng)故障等等問(wèn)題，保證系統(tǒng)具有安全性以及穩(wěn)定性的運(yùn)行，緊跟信息時(shí)代同步發(fā)展，做好系統(tǒng)更新，從而真正實(shí)現(xiàn)全面的信息數(shù)據(jù)化。

4.信息化管理隊(duì)伍的建設(shè)。

在如今信息時(shí)代背景下，為了能夠有效提高高校檔案質(zhì)量保障體系的建設(shè)質(zhì)量，全面提高高校的綜合管理能力，應(yīng)當(dāng)明確要求高校積極采取創(chuàng)新信息化學(xué)生管理模式。其中，信息化學(xué)校管理發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，為了不斷提升學(xué)校信息化的管理工作質(zhì)量以及管理效率，應(yīng)當(dāng)努力促使管理隊(duì)伍素質(zhì)全面得到提升，為了進(jìn)行科學(xué)管理，應(yīng)當(dāng)做好以下兩個(gè)方面的管理工作：一方面，應(yīng)當(dāng)針對(duì)學(xué)校人員管理進(jìn)行學(xué)校統(tǒng)一隊(duì)伍管理，其中主要包括了學(xué)校后勤安全管理人員、圖書館財(cái)務(wù)管理人員、教務(wù)中心管理人員等；另一方面，加強(qiáng)學(xué)校輔導(dǎo)員隊(duì)伍管理。高校之中，輔導(dǎo)員常常能夠扮演品德引導(dǎo)者的角色，對(duì)于不斷加強(qiáng)高校學(xué)生身體健康成長(zhǎng)以及發(fā)展品德教育工作具有重要性的指導(dǎo)意義。不僅能在學(xué)生的日常生活和其他日常生活中，教師能及時(shí)給予各種必要的教育指導(dǎo)，還能有效地調(diào)節(jié)廣大學(xué)生的日常學(xué)習(xí)思想和其他學(xué)習(xí)習(xí)慣，如果學(xué)生在日常生活中突然出現(xiàn)學(xué)習(xí)困難或其他不良學(xué)習(xí)行為，輔導(dǎo)員或老師也可以及時(shí)對(duì)大多數(shù)學(xué)生進(jìn)行指導(dǎo)，針對(duì)廣大在校學(xué)生不良學(xué)習(xí)思想、行為習(xí)慣情況進(jìn)行有效性的教育引導(dǎo)，幫助廣大在校學(xué)生快速健全建立正確的思想人生觀，世界觀以及黨的核心思想價(jià)值觀，促進(jìn)廣大在校學(xué)生健康、穩(wěn)定的學(xué)習(xí)成長(zhǎng)。除此之外，學(xué)校有關(guān)方面認(rèn)為應(yīng)當(dāng)繼續(xù)加強(qiáng)人才培訓(xùn)，促使學(xué)校信息化企業(yè)管理人才隊(duì)伍素質(zhì)全面得到提升。另外，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取培訓(xùn)報(bào)告會(huì)或講座等多種形式，制定并提出適合本次培訓(xùn)指導(dǎo)方案，定期組織開展本次培訓(xùn)指導(dǎo)工作以及研究確定好本次培訓(xùn)主要內(nèi)容，促進(jìn)培訓(xùn)管理人員隊(duì)伍素質(zhì)以及培訓(xùn)質(zhì)量不斷提高。

5.構(gòu)建大數(shù)據(jù)大學(xué)平臺(tái)。

目前，大數(shù)據(jù)在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)各個(gè)行業(yè)中都發(fā)揮了重要作用，同時(shí)作為社會(huì)主義生產(chǎn)力在生活當(dāng)中已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用，大數(shù)據(jù)也充分展現(xiàn)了它的社會(huì)應(yīng)用價(jià)值、科學(xué)研究?jī)r(jià)值。高校學(xué)生教育管理工作當(dāng)中同樣的也可以通過(guò)運(yùn)用高校大數(shù)據(jù)，促進(jìn)高校信息化體系建設(shè)，使管理工作質(zhì)量以及學(xué)生管理水平大幅度上的提升。信息化體系建設(shè)發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)個(gè)人信息源的收集整理以及研究構(gòu)建適合大數(shù)據(jù)學(xué)工作的平臺(tái)，從而有效促進(jìn)高校學(xué)生個(gè)人得到有效率的管理。

與此同時(shí)，大數(shù)據(jù)分析平臺(tái)還希望能夠?qū)υ诖髮W(xué)生近年校園信用卡消費(fèi)發(fā)展情況實(shí)時(shí)進(jìn)行有效跟蹤分析，從而學(xué)生可以及時(shí)得出在大學(xué)生日常生活伙食消費(fèi)情況，找到家庭生活上確實(shí)存在嚴(yán)重困難的大學(xué)生，這樣，校方就同樣可以及時(shí)給予這些家庭生活上確實(shí)困難的大學(xué)生家長(zhǎng)提供必要性的幫扶，從而學(xué)生可以由此充分體現(xiàn)和看出這所學(xué)校對(duì)華人文化的關(guān)懷，使學(xué)生的人文歸屬感也會(huì)在較大程度上有所提升，增強(qiáng)學(xué)生對(duì)學(xué)校管理工作的認(rèn)可程度。

三、結(jié)語(yǔ)

在如今新時(shí)代的背景下，高校檔案管理工作也應(yīng)積極創(chuàng)新自身的檔案管理模式，建立信息化的檔案管理模式，從而不斷提高高校檔案管理的工作質(zhì)量，更好地為師生服務(wù)。