索日婭

摘要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位的專門檔案記錄著單位某些專業(yè)方面的工作活動(dòng)情況，在整個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理中占據(jù)著重要的作用。專門檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)有一定的差異性，其相對于文書檔案來講在收集和管理上更具有獨(dú)立性，因此在查閱和利用起來也會更加的便捷化。本文對進(jìn)行檔案管理的重要性進(jìn)行了闡述，并探究了如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位專門檔案管理工作，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作人員帶來一定的借鑒意義

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;專門檔案;管理框架

檔案是人類文明發(fā)展的產(chǎn)物，其連接著過去、現(xiàn)在以及未來，是人類歷史記憶的一種延續(xù)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的專門檔案包含出版刊物、基建工程檔案、科研檔案等，其可以說是機(jī)關(guān)事業(yè)單位無形資產(chǎn)的重要載體，在無形資產(chǎn)的增值當(dāng)中有著一定的法律憑證作用，因此說一定要做好對專門檔案的收集、歸檔以及管理工作。

一、檔案管理的作用

（一）憑證作用

檔案是一種具有一定法律效用的真憑實(shí)據(jù)，這也是其與其他文獻(xiàn)之間的不同點(diǎn)。檔案形成及自身特點(diǎn)決定了其具有一定的憑證作用，其是在自然中形成的各種資料，因此能夠客觀地記錄歷史情況。檔案保留了當(dāng)事人的影像、親筆書稿等歷史真跡，或者是當(dāng)事人的形象、聲音等，因此說檔案具有一定的憑證作用。

（二）參考作用

除具有憑證作用之外檔案還有一定的參考作用。檔案中對人類社會實(shí)踐活動(dòng)進(jìn)行了真實(shí)的記錄和反映，也對實(shí)踐活動(dòng)的廣度進(jìn)行了反映，可以提供豐富的經(jīng)驗(yàn)，以便人類更好地進(jìn)行自然的認(rèn)識和改造。檔案具有一定的廣泛性和可靠性，因此說其也具有一定的參考作用。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位專門檔案的概述

專門檔案并不是特指某種檔案種類，其是一種群體的概念，涉及的種類是非常多的，包含訴訟、審計(jì)、工程、藝術(shù)項(xiàng)目等內(nèi)容。機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的專門檔案是非常重要的歸檔類別，主要有出版刊物、聲像、學(xué)習(xí)、基建工程、科研成果以及財(cái)會檔案等。專門檔案形成規(guī)律較為特定，因此和文書檔案相比具有一定的獨(dú)立性。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位專門檔案管理框架

（一）歸檔要靈活

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中文書檔案歸檔一般是以年度為界限，專門檔案主要用于記錄某些專業(yè)工作活動(dòng)，因此不同專門檔案之間的特點(diǎn)以及規(guī)律也會存在一定差異性，所以說相關(guān)人員在歸檔時(shí)一定要注重時(shí)間的靈活性。比如說在對科研成果檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，要按照項(xiàng)目完成時(shí)間來進(jìn)行，科研項(xiàng)目從立項(xiàng)到完成少則一年，多則數(shù)年;基建工程項(xiàng)目在進(jìn)行歸檔時(shí)要嚴(yán)格按照竣工時(shí)間來進(jìn)行，一般來講基建工程從項(xiàng)目報(bào)批再到最后竣工，至少需要一年以上時(shí)間。因此在對專門檔案進(jìn)行歸檔時(shí)一定要嚴(yán)格按照完成時(shí)間來進(jìn)行，如項(xiàng)目和工程需要較長的時(shí)間，管理人員也可以分階段對其進(jìn)行歸檔，比如說按照工程進(jìn)度或是研究程序。

聲像檔案是保存在光盤、膠片等載體上的聲音，影像中真實(shí)地記載著機(jī)關(guān)事業(yè)單位一些實(shí)時(shí)階段或瞬間，其是機(jī)關(guān)事業(yè)單位重大事件活動(dòng)以及人物真實(shí)面貌的一種記載和反映。聲像檔案和文書檔案相比較而言會更加的生動(dòng)化、形象化以及真實(shí)化。為了避免在檔案歸檔時(shí)出現(xiàn)丟失影像數(shù)據(jù)的問題，在進(jìn)行聲像檔案歸檔時(shí)一定要及時(shí)，在某項(xiàng)工作或活動(dòng)完成之后就要及時(shí)對各項(xiàng)資料進(jìn)行歸檔。

（二）檔案收集要完整

專門檔案如果專業(yè)內(nèi)容性質(zhì)不同的話，歸檔時(shí)間也會存在一定的差異性;在形成一些專門檔案時(shí)也需要很長的時(shí)間才能完成，如檔案人員自身并沒有較強(qiáng)的歸檔意識，就會導(dǎo)致檔案出現(xiàn)內(nèi)容缺失的問題。所以說在對專門檔案進(jìn)行收集的過程當(dāng)中一定要確保內(nèi)容的完整性。比如說基建工程檔案在歸檔的過程中需要很長的時(shí)間，基建工程會涉及到很多部門，工期的階段是比較多的，需要較長的工程周期，因此其檔案也具有一定的復(fù)雜性以及系統(tǒng)性?；üこ虣n案中涉及的內(nèi)容和程序眾多，從項(xiàng)目前期文件到施工技術(shù)文件再到竣工驗(yàn)收、審批招標(biāo)等程序都要包含在基建項(xiàng)目檔案當(dāng)中，再加上基建項(xiàng)目各個(gè)部門之間缺乏溝通和交流，人員流動(dòng)性相對較大，且大多數(shù)工作人員并不是很了解工程檔案管理的知識，因此特別容易出現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案和管理檔案內(nèi)容被損壞的問題。因此說在進(jìn)行檔案收集的過程當(dāng)中一定要按照基建工程建設(shè)形成的規(guī)律來進(jìn)行，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性以及完整性。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在聲像檔案的管理過程中，也存在著不夠完整的問題。在聲像存儲的過程中本身就具有很強(qiáng)的隨意性，因此也容易出現(xiàn)電子照片丟失的問題。如果相關(guān)工作人員并不具備及時(shí)保存和備份的良好習(xí)慣，是很容易導(dǎo)致電子照片出現(xiàn)丟失的。所以說機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案部門一定要做好監(jiān)督聲像檔案歸檔的工作。在對聲像檔案進(jìn)行收集時(shí)不但要確保其在形成的過程當(dāng)中具有一定的完整性，還要確保其歸檔的全面性，要詳細(xì)的說明單位重大活動(dòng)或某項(xiàng)工作的人物、時(shí)間、內(nèi)容以及名稱、地點(diǎn)等，這樣在今后對其進(jìn)行查閱和利用時(shí)也會更加的方便。

（三）專門檔案管理要具有實(shí)效性

專門檔案從外觀上來講并沒有一個(gè)固定的格式，也并沒有統(tǒng)一規(guī)定檔案載體，因此說專門檔案具有內(nèi)容單一、形式特殊、歸檔固定等特征，所以在進(jìn)行專門檔案管理時(shí)一定要和文書檔案區(qū)分開來。機(jī)關(guān)事業(yè)單位一般可以統(tǒng)一的對文書檔案按照保管期限年代進(jìn)行管理，但對專門檔案進(jìn)行管理時(shí)一定要重視實(shí)效性，要根據(jù)專門檔案的特點(diǎn)單獨(dú)對其進(jìn)行管理。比如說在進(jìn)行出版刊物檔案管理時(shí)，就可以按照其保管期限和年份來進(jìn)行收集整理以及上架;在對聲像檔案科研以及基建檔案等進(jìn)行管理時(shí)，只要根據(jù)檔案的載體形式以及內(nèi)容分別來進(jìn)行管理;在進(jìn)行學(xué)籍檔案的管理時(shí)可以按照一學(xué)年為單位。專門檔案的管理模式較為獨(dú)立，因，在對其進(jìn)行查考核利用的時(shí)候就會非常的方便，歸檔人員可直接進(jìn)行專業(yè)檔案的查閱。

（四）利用信息化技術(shù)進(jìn)行專門檔案管理

過去機(jī)關(guān)事業(yè)單位的專業(yè)檔案主要是紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的弊端是進(jìn)行調(diào)閱時(shí)比較困難，需要耗費(fèi)較多的時(shí)間。且容易出現(xiàn)分布松散以及冗雜的問題，單位內(nèi)不同機(jī)構(gòu)的專門檔案也被分散存放在不同的部門里，這樣機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案統(tǒng)籌管理的時(shí)候就會比較困難，也不能對檔案的內(nèi)容進(jìn)行有效的利用。將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理當(dāng)中，可以使得單位的檔案能夠被統(tǒng)一管理，并在一定程度上保護(hù)了專門檔案資源，尤其是機(jī)關(guān)單位內(nèi)檔案銷毀機(jī)制的建立，使得機(jī)關(guān)單位內(nèi)的檔案安全性得到很大的提升，同時(shí)還解決了紙質(zhì)檔案存放需要較大空間的問題。

此外，數(shù)字化檔案管理能夠使專門檔案的資料及時(shí)歸檔，在進(jìn)行查閱利用的時(shí)候也會更加的快捷。科研項(xiàng)目檔案為例，科研檔案項(xiàng)目中涉及的內(nèi)容和程序是比較多的，想要對這些情況準(zhǔn)確的進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和了解，如果只是依照傳統(tǒng)管理方法的話則需要在檔案全部歸檔之后才能夠進(jìn)行查閱，但通過數(shù)字化檔案管理便可以及時(shí)對這些資料進(jìn)行查詢，相關(guān)工作人員不用再專門跑去檔案室，通過計(jì)算機(jī)便可以知曉機(jī)關(guān)單位的科研項(xiàng)目內(nèi)容，減少了先關(guān)工作人員的工作量。

結(jié)束語

總之，檔案是我國的寶貴歷史資源，因此說有必要對其管理工作進(jìn)行加強(qiáng)。對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來講，如何做好專門檔案管理工作是現(xiàn)階段檔案管理部門面臨的一個(gè)重要工作，一定要做到歸檔靈活，歸檔收集完整，檔案管理時(shí)效性高，并將信息技術(shù)應(yīng)用在專門檔案管理當(dāng)中，通過科學(xué)化的檔案管理促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理的高效化。

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