王盛

摘要：在互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理工作的開展是機遇也是挑戰(zhàn)，運用互聯(lián)網(wǎng)技術可有效提高檔案管理工作的效率，但相應的制度體系以及管理理念建設必須貼合互聯(lián)網(wǎng)技術應用的要求。在現(xiàn)代檔案管理工作開展過程中，需要從理念、體系建設、管理服務等方面內(nèi)容入手，來提升檔案管理工作的效率。

關鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+;檔案管理;提升策略

引言

在經(jīng)濟高速發(fā)展的背景下，檔案工作的管理效率必須適應企業(yè)發(fā)展的需求，通過運用互聯(lián)網(wǎng)技術，能夠從技術層面打破傳統(tǒng)管理方式的制約，可以有效提升檔案管理的服務質(zhì)量效益?；诖耍疚耐ㄟ^對“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案管理的效率進行分析探討，提出相應的舉措以供借鑒。

1“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案管理現(xiàn)狀

1.1檔案管理工作人員管理意識較為欠缺

受多種因素影響，大多數(shù)企業(yè)檔案管理工作在開展過程中未能形成良好的管理工作意識，使得企業(yè)檔案管理工作開展的質(zhì)量與效益難以滿足實際需求。通過相關數(shù)據(jù)分析，當前在國內(nèi)大多數(shù)企業(yè)從事檔案管理工作的人員，并未受過專業(yè)教育掌握相應的專業(yè)技能和系統(tǒng)化檔案管理的理論知識，部分企業(yè)的檔案管理工作人員甚至由其他部門人員兼任。這樣的運行管理方式，使得員工難以養(yǎng)成專業(yè)的檔案管理意識，無法按照各項規(guī)定制度來規(guī)范檔案管理業(yè)務，嚴重制約了檔案管理工作的效率。

1.2檔案管理工作人員的基本素質(zhì)和能力有待提升

當前，大多數(shù)企業(yè)對于檔案管理工作的重要性認識不夠。受企業(yè)發(fā)展、以及思想觀念等多種因素的影響，企業(yè)管理人員并未重視檔案管理工作的質(zhì)量效率，在對于管理人員的任命工作安排上并未招聘具有較高綜合素養(yǎng)的辦公室的管理人員，導致相關人員的能力素質(zhì)，無法勝任崗位需求，甚至會影響整體檔案工作的開展。

1.3檔案管理工作缺乏科學性和規(guī)范性

在我國，相當多的企業(yè)單位對于檔案管理工作未能形成統(tǒng)一、系統(tǒng)性的規(guī)章制度，在業(yè)務開展過程中存在較大的漏洞，特別是管理方法和管理流程不夠科學、不夠規(guī)范，難以形成統(tǒng)一高效的管理體系，在實際運行過程中會導致檔案管理工作出現(xiàn)各種問題，對檔案管理工作開展造成了不良影響。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案高效管理對策

2.1完善和建構數(shù)字化管理理念

“互聯(lián)網(wǎng)+”是信息化管理的一種手段，在當今各行各業(yè)的發(fā)展過程中受到了普遍的重視。在推進檔案信息化管理建設的過程中，從管理領導崗位來講必須具備信息化管理的意識，注重檔案工作管理效益，善于將互聯(lián)網(wǎng)技術應用融入檔案管理工作中。重視對于檔案管理工作人員的能力素養(yǎng)培訓，針對信息化檔案管理應用的要求，提升管理人員的信息化素養(yǎng)。例如，運用互聯(lián)網(wǎng)技術建立軟件管理系統(tǒng)、資源數(shù)據(jù)庫等，要求管理人員能夠從軟件和硬件兩個方面來提升企業(yè)檔案管理工作信息化水平，完成檔案信息數(shù)字化建設，能夠運用網(wǎng)絡系統(tǒng)直接調(diào)取電子檔案數(shù)據(jù)信息，便于檔案數(shù)據(jù)資源在網(wǎng)絡平臺上傳輸交流，對于有條件的企業(yè)單位可通過構建數(shù)字檔案館，來提升檔案運用的質(zhì)量效率。

2.2構建信息化檔案資源管理體系

“互聯(lián)網(wǎng)+”技術的應用減少了檔案信息資源在使用過程中的壁壘。傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)信息通常是以館藏數(shù)量衡量，在各級檔案管理部門來講，檔案數(shù)據(jù)資源并未形成共享，在數(shù)據(jù)運營過程中存在著明顯的壁壘，需要經(jīng)過多部門手續(xù)簽批才能完成答案調(diào)閱，這種方式使得檔案資源的運用效率十分低下，甚至造成了資源的浪費。運用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術開展檔案資源管理工作，可利用大數(shù)據(jù)技術構建檔案信息資源平臺，實現(xiàn)資源的共享，完成整體檔案資源管理體系的建設，該過程重點是要完成檔案信息資源的收集整理、存儲借閱等體系制定，實現(xiàn)了快速調(diào)用讀取的目的。現(xiàn)如今，社會的發(fā)展已步入信息化時代，各部門都在講究質(zhì)量效率，檔案資源共享平臺的建設，必須要朝著規(guī)范化和制度化的方向開展，特別是當前數(shù)據(jù)信息呈幾何量增長的情況下，使用部門呈現(xiàn)交叉管理的狀態(tài)，因此必須形成規(guī)范化和制度化的管理體系，便于大數(shù)據(jù)管理工作的開展。例如，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎上以音頻、視頻、網(wǎng)盤等數(shù)據(jù)信息作為載體，構建網(wǎng)絡信息化檔案資源管理系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)上遠程調(diào)取借閱，服務好用戶的使用需求。

2.3構建信息化檔案硬件基礎管理建設

信息化建設質(zhì)量水平直接關系著“互聯(lián)網(wǎng)+”技術的應用，互聯(lián)網(wǎng)技術本質(zhì)是通過信息化手段加強檔案管理工作，其硬件基礎設施的質(zhì)量水平，直接關系到信息技術應用的效率，因此必須加強對信息化檔案硬件基礎設施的管理。當前，企業(yè)在信息化硬件基礎設施建設過程中積極探索出了電子賬戶、網(wǎng)絡云、辦公自動化 APP 應用、網(wǎng)上系統(tǒng)等信息化手段，通過此類技術手段的應用，可有效提升檔案管理的專業(yè)化水平，促使整體檔案管理工作朝著智能化的方向發(fā)展，而加強檔案硬件基礎設施建設是信息技術應用的保障。對于信息化檔案硬件建設首先要做到檔案管理框架機制的建設，可通過構建智能檔案管理系統(tǒng)將現(xiàn)有的掃描技術、計算機數(shù)據(jù)結構技術、數(shù)據(jù)庫儲存技術等技術方案融入到管理系統(tǒng)，構建完整的信息系統(tǒng)體系，提升數(shù)據(jù)庫的智能化水平。其次，在現(xiàn)有信息基礎應用的前提下，檔案管理人員要善于創(chuàng)新，將傳統(tǒng)的檔案管理方式中的保存、研究、保管等功能與數(shù)據(jù)展示、學習培訓、信息交流等功能相結合，豐富檔案管理信息系統(tǒng)的服務功能，能夠主動引導員工使用檔案管理信息系統(tǒng)，可以實現(xiàn)整體軟件設施的靈活使用來滿足用戶對相關答案信息的收集調(diào)取。其三，加強檔案數(shù)據(jù)庫的建設，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，數(shù)據(jù)資源是網(wǎng)絡技術應用的基礎，對于檔案管理工作開展必須推進紙質(zhì)資料文件轉化為電子檔案，以豐富數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)資源，拓寬整個數(shù)據(jù)庫的種類，增強數(shù)據(jù)資源的共享。而對于檔案信息數(shù)據(jù)化的過程，需要重點關注網(wǎng)絡信息安全技術的應用，做好網(wǎng)絡安全保密工作，針對有密級的資料文件可通過設置專業(yè)的密鑰完成數(shù)據(jù)資源的傳輸存儲，提升數(shù)據(jù)運用的安全性能，避免因數(shù)據(jù)丟失盜竊對企業(yè)的發(fā)展造成重大的影響。

2.4推動多元化檔案管理服務

多元化的檔案管理服務工作是提升檔案管理工作效率的重要手段，檔案管理工作人員在運用“互聯(lián)網(wǎng)+”為技術的網(wǎng)絡信息技術是必須要具備網(wǎng)絡思維理念，能夠依據(jù)大數(shù)據(jù)管理應用的方法經(jīng)驗構建檔案網(wǎng)絡管理的工作模式，通過豐富檔案管理功能來實現(xiàn)資源共享。第一，對于檔案管理中的數(shù)據(jù)資源，相關人員要論證分析，確保檔案資源的準確性和全面性。在信息化背景下，工作人員可利用大數(shù)據(jù)技術，對相關檔案資源數(shù)據(jù)進行挖掘分析，提升檔案資源的準確性，提供高質(zhì)量的服務保障。第二，能夠根據(jù)用戶的需求精準匹配檔案數(shù)據(jù)資源，主要是通過對檔案使用目的、路徑和服務的內(nèi)容等方面進行論證，來實現(xiàn)在服務方法和服務模式上的精準匹配。第三，對于檔案管理工作可建立相應的獎勵懲罰機制，主要是通過職責劃分來明確各部門的職責，便于檔案管理體系的建設應用，通過定期梳理的方式優(yōu)化檔案管理服務質(zhì)量。

結語

在新時代，傳統(tǒng)的檔案管理工作的方法理念無法適應當前檔案使用的實際需求，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”技術信息化手段應用，必須在思維理念、管理模式以及體系建設上進行深入研究，依照當前企業(yè)檔案管理應用的特點，以提高服務保障的質(zhì)量水平為目標，建設信息化檔案管理應用模式，以此提升檔案數(shù)據(jù)資源使用的質(zhì)量效率。

參考文獻

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