羅怡珍 陳大平

摘要：我國(guó)社會(huì)已經(jīng)步入全面信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，使得社會(huì)各界都引入了信息技術(shù)和多媒體手段。檔案管理于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著重要意義，而傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無(wú)法滿足信息化背景下檔案管理工作的需求，檔案機(jī)構(gòu)和有關(guān)部門應(yīng)積極創(chuàng)新檔案管理工作模式，來(lái)提高工作效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案管理;電子檔案管理;融合策略

我國(guó)的檔案信息管理工作模式隨著科學(xué)信息技術(shù)的進(jìn)步發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變，但由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案作為主要資源多年出現(xiàn)在檔案管理工作中，傳統(tǒng)管理方法和觀念根深蒂固，因此電子檔管理模式想要全面性替代紙質(zhì)檔案短期內(nèi)是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。檔案管理部門應(yīng)開(kāi)拓創(chuàng)新，發(fā)揮兩種管理模式的優(yōu)點(diǎn)并加以融合，這種結(jié)合式的新型管理方法取長(zhǎng)補(bǔ)短，不僅保證了檔案資源的真實(shí)性和信息安全，也能夠高效便利的對(duì)資源進(jìn)行儲(chǔ)存管理，是目前對(duì)于檔案管理工作方式最好的創(chuàng)新和優(yōu)化。本文首先對(duì)兩種檔案管理方法的特點(diǎn)進(jìn)行概述，并提出相對(duì)優(yōu)勢(shì)和將其合理融合的對(duì)應(yīng)策略。

一、紙質(zhì)檔案管理工作和電子檔案管理工作概述

（一）紙質(zhì)檔案管理工作特點(diǎn)

紙質(zhì)檔案仍然是目前檔案管理工作中主要的儲(chǔ)存和查閱的方式。紙質(zhì)檔案往往能夠?qū)n案資源信息最直觀的表現(xiàn)出來(lái)，便于管理人員檢索。因其不需要太多現(xiàn)代化科技，對(duì)于檔案管理就業(yè)人員的專業(yè)要求也不高，所以目前我國(guó)大部分檔案管理部門和單位仍然選用這一方法作為主要工作模式。紙質(zhì)檔案文件的另一大特點(diǎn)在于能夠安全存儲(chǔ)非常久的時(shí)間，我國(guó)的四大發(fā)明之一造紙術(shù)，使得紙?jiān)诔霈F(xiàn)時(shí)便主要應(yīng)用在文字載體方面，替代了當(dāng)時(shí)將文字記錄于竹簡(jiǎn)或石壁的記載方式。紙張雖然會(huì)隨著時(shí)間出現(xiàn)變化，但如果對(duì)其做好相應(yīng)保護(hù)措施，紙張還是有著很強(qiáng)的耐久度的。

（二）電子檔案管理工作特點(diǎn)

電子檔案管理核心即是以數(shù)字化檔案信息作為檔案資源來(lái)管理，能夠?qū)Ω黝愋畔①Y源進(jìn)行統(tǒng)一式、規(guī)范性的處理。電子檔案管理受網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和多媒體設(shè)備依托，能夠以占據(jù)空間小而存儲(chǔ)量大的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行檔案資源存儲(chǔ)。電子檔案管理以計(jì)算機(jī)為主要處理器，對(duì)大量信息的搜集整理和遠(yuǎn)距離傳輸都提供很好的便利。

二、紙質(zhì)檔案和電子檔案的互相優(yōu)勢(shì)

從檔案信息資源管理方面來(lái)看，數(shù)字化電子檔案對(duì)于檔案資源容納量相對(duì)較大，以多媒體設(shè)施為主流操作手段，資源存儲(chǔ)空間不受限制，而且方便于收集、整理和傳輸，極大提升了管理工作的效率。信息時(shí)代數(shù)字化檔案管理于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比有更突出的快捷、便利、安全等特點(diǎn)，而且可以完成紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)無(wú)法做到的遠(yuǎn)距離傳輸?shù)娜蝿?wù)。從檔案信息多元化方向來(lái)說(shuō)，電子檔案還可以在記載文字的同時(shí)，加入圖片，視頻等豐富的內(nèi)容，便于檔案管理部門向社會(huì)大眾通過(guò)多媒體網(wǎng)絡(luò)信息傳播檔案文化。但從另一方向來(lái)看，在我國(guó)部分檔案管理部門和單位中，對(duì)檔案資源更注重其原始資料的完整性。確切來(lái)講，最原始的檔案資源往往有著很重要的存在意義和保護(hù)價(jià)值，這些檔案文件一旦書(shū)寫完成并進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)之后就形成了不容易更改且真實(shí)性強(qiáng)的特點(diǎn)，同時(shí)還可以作為真實(shí)有力的法律證據(jù)，這一點(diǎn)是電子檔案無(wú)法替代。

三、紙質(zhì)檔案和電子檔案的融合措施

（一）二者合理共存

紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種模式的融合是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，如何做到二者合理共存是這項(xiàng)工作開(kāi)展的基礎(chǔ)。眾所周知，電子檔案管理工作往往都是以紙質(zhì)檔案為前提來(lái)開(kāi)展的，電子檔案實(shí)際為紙質(zhì)檔案的另一種形式，想實(shí)現(xiàn)兩者之間的共存，要在電子檔案和紙質(zhì)檔案之間的平衡轉(zhuǎn)化方面來(lái)入手。首先，檔案管理部門或單位應(yīng)該在收到相關(guān)機(jī)構(gòu)的工作要求或者部分社會(huì)大眾的請(qǐng)求后，再將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為信息檔案。而在部分情況下，電子檔案也需要轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案，比如，當(dāng)某一些計(jì)算機(jī)設(shè)備或存儲(chǔ)設(shè)備出現(xiàn)故障和問(wèn)題時(shí)，需要及時(shí)將當(dāng)天所需整理工作文件導(dǎo)出，通過(guò)打印機(jī)復(fù)刻機(jī)等轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件。再有，一些需要上級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字或者開(kāi)會(huì)所利用的紙質(zhì)檔案文件，也需要將電子信息資源進(jìn)行打印來(lái)轉(zhuǎn)換成文字檔案。在目前網(wǎng)絡(luò)水平迅速發(fā)展的時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息也存在著相對(duì)的安全隱患，紙質(zhì)檔案雖然不便于收集管理，但因其實(shí)質(zhì)性較強(qiáng)，倘若采用正確的保護(hù)措施，紙質(zhì)檔案相對(duì)于電子檔案有著更高的安全性。一些極為重要的檔案資料，就需要轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案進(jìn)行封存，并且在計(jì)算機(jī)中也要進(jìn)行加密處理和備份，兩種方式同時(shí)存儲(chǔ)更加有效的保障其安全性。由此可見(jiàn)，通過(guò)對(duì)電子信息和紙質(zhì)文件的適時(shí)轉(zhuǎn)換，可以達(dá)到實(shí)現(xiàn)兩者同時(shí)共存的目的。

（二）兩者之間的聯(lián)系

在結(jié)合紙質(zhì)檔案和電子檔案的工作中，想要得到更好的融合效果，應(yīng)當(dāng)先對(duì)其建立自然合理的聯(lián)系。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，在工作過(guò)程中必須要有規(guī)范性和紀(jì)律性，所以無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案工作都是較為復(fù)雜的，此時(shí)若能找出這兩大方法的平衡點(diǎn)和共通點(diǎn)，便可以達(dá)到互相配合且互相促進(jìn)發(fā)展的作用。確切來(lái)說(shuō)就是要取長(zhǎng)補(bǔ)短，在準(zhǔn)確把握住兩種形式各自優(yōu)勢(shì)與不足的前提下，對(duì)電子信息和紙質(zhì)文件進(jìn)行配合利用。比如在檔案文化宣傳工作中便可結(jié)合二者各自優(yōu)缺點(diǎn)來(lái)開(kāi)展工作，首先以多媒體技術(shù)來(lái)對(duì)以電子檔案為基礎(chǔ)形成的科普片，檔案專欄等進(jìn)行宣傳，吸引社會(huì)群體對(duì)檔案文化的探索興趣，再開(kāi)放檔案館，讓人民群眾能夠更直觀的對(duì)檔案館中儲(chǔ)藏的紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行閱覽，進(jìn)一步體會(huì)了檔案文化于當(dāng)代社會(huì)發(fā)展的重要性。在建立兩種方式的聯(lián)系的過(guò)程中，一定要堅(jiān)持揚(yáng)長(zhǎng)避短，要多次轉(zhuǎn)變視角通過(guò)不同方面來(lái)分析兩者的優(yōu)缺點(diǎn)，思考其在哪些方面能夠盡展所長(zhǎng)。從而實(shí)現(xiàn)兩者整合利用和共存發(fā)展的目的。

結(jié)論：

從上述分析可以得知，關(guān)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理和新時(shí)代電子檔案管理方法的融合，首先要清楚認(rèn)識(shí)到兩種管理模式的優(yōu)缺點(diǎn)以及相互優(yōu)勢(shì)，在這一基礎(chǔ)上，建立兩者之間自然合理的配合關(guān)系，并在面對(duì)日常工作中的不同情況進(jìn)行適當(dāng)轉(zhuǎn)化，做到能夠互補(bǔ)共存，共同發(fā)展，使得各個(gè)檔案部門和單位的管理工作能夠滿足社會(huì)發(fā)展需求。

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