王巍威 張明 徐瀟

摘要：當(dāng)前，企業(yè)對文秘崗位的重視程度逐漸提升，主要原因是一名能力素質(zhì)過硬的文秘可以切實(shí)提高企業(yè)的辦公效率，并且能夠在企業(yè)各個(gè)部門之間的溝通聯(lián)系中發(fā)揮橋梁作用。然而，多數(shù)企業(yè)只是把文秘等同于文職人員，并未充分發(fā)揮文秘崗位在行政管理工作中的作用。出現(xiàn)這種情況的原因主要有兩點(diǎn)：首先，文秘的行政管理能力不夠高;其次，企業(yè)在一定程度上缺乏對文秘行政管理能力的培訓(xùn)。

關(guān)鍵詞：提高辦公室文秘;工作質(zhì)量;水平;有效策略分析

引言

辦公室是一個(gè)企業(yè)的窗口，集文字、行政、公文管理、信息等工作于一體，主要負(fù)責(zé)管理事務(wù)、參與政務(wù)、綜合服務(wù)。在辦公室中，文秘工作質(zhì)量直接影響著辦公室整體工作質(zhì)量。文章分析了辦公室文秘工作對企業(yè)的重要性，針對新時(shí)期企業(yè)辦公室文秘工作存在的不完善因素，探討做好辦公室文秘工作的對策。希望可以有效提升文秘工作水平，促進(jìn)企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展。

1文秘的含義和職業(yè)特點(diǎn)

本文所闡述的文秘工作人員，具體的工作主要有文字的書寫和日常事務(wù)的接待。文秘的職業(yè)性特點(diǎn)是非常強(qiáng)的，對于文書的寫作能力有特別專業(yè)的要求。文秘職業(yè)還具有能力多樣性的特點(diǎn)。文秘工作人員必須具備極強(qiáng)的語言表達(dá)能力，以及出眾的社會(huì)交際能力。此外，文秘職業(yè)具有公共性特點(diǎn)，文秘的工作涵蓋了企業(yè)的全部方面，包括各項(xiàng)對外事務(wù)的處理、公關(guān)及接待、各個(gè)部門工作之間的溝通和組織協(xié)調(diào)等，因此體現(xiàn)了明顯的公共性。

2提高行政秘書人員綜合素養(yǎng)

綜合素養(yǎng)顧名思義是具有綜合性的能力素養(yǎng)，包括知識素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、職業(yè)素養(yǎng)等，不同的行業(yè)和崗位對于人員素養(yǎng)都具有一定的要求，只有具備足夠的綜合素養(yǎng)才能更好地勝任本職崗位，并在本職工作中獲得良好發(fā)展。對于行政秘書工作來說也是如此，綜合素養(yǎng)直接決定了行政秘書工作的開展質(zhì)量，因此需要在選拔或聘用時(shí)重點(diǎn)考查其綜合素養(yǎng)水平，并對現(xiàn)有人員開展培訓(xùn)活動(dòng)，為現(xiàn)有的行政文秘人員搭建能力提升平臺。企業(yè)可以選擇實(shí)用性較強(qiáng)的輪崗培訓(xùn)制，輪崗培訓(xùn)制指的是讓行政文秘人員在各部門各崗位輪崗實(shí)踐，在實(shí)踐過程中積累工作經(jīng)驗(yàn)和業(yè)務(wù)水平，并通過輪崗作業(yè)發(fā)現(xiàn)其中可能存在的問題并及時(shí)上報(bào)，對該部門人員的思想、行為信息進(jìn)行收集并反饋，針對企業(yè)現(xiàn)行的薪資制度、管理制度、晉升通道等進(jìn)行改善，設(shè)定科學(xué)的輪崗培訓(xùn)目標(biāo)，加強(qiáng)行政文秘人員的理論知識水平和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，為人員綜合素養(yǎng)的提升提供幫助。最后，輪崗培訓(xùn)期間，若行政人員在績效考核中的表現(xiàn)未達(dá)預(yù)期，那么企業(yè)可以改變一下思路，發(fā)掘人員在其他崗位可能存在的優(yōu)勢和身上的亮點(diǎn)，經(jīng)過人力資源調(diào)配來發(fā)掘并發(fā)揮人員潛力，保證人員的能力與特征可以與崗位充分契合，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展打下人才資源基礎(chǔ)，讓各部門人員都能為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮自身的作用。

3對策

3.1對辦公室文秘工作的理念進(jìn)行創(chuàng)新

身為企業(yè)文秘工作人員，需要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)原則，對工作理念進(jìn)行創(chuàng)新，提供給企業(yè)決策者先進(jìn)的經(jīng)營思路。首先，文秘工作人員應(yīng)樹立效益意識。在實(shí)際工作中，文秘工作人員需要從以往的單純行政意識轉(zhuǎn)變成為效益意識，需要在對行政命令進(jìn)行準(zhǔn)確傳達(dá)的同時(shí)，對行動(dòng)效果進(jìn)行關(guān)注，簡單來講就是關(guān)注經(jīng)濟(jì)效益，把調(diào)查結(jié)果及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)，保證企業(yè)決策可以帶來較好的經(jīng)濟(jì)效益。與此同時(shí)，文秘工作人員應(yīng)把經(jīng)濟(jì)效益作為核心內(nèi)容，充分發(fā)揮出自身的督導(dǎo)與助手作用，出謀劃策和提出建議。其次，文秘工作人員應(yīng)樹立超前意識。在思想方面，應(yīng)具備超前意識，把目光放在長遠(yuǎn)發(fā)展上，結(jié)合國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢，對市場動(dòng)向進(jìn)行預(yù)測，及時(shí)提出企業(yè)發(fā)展建議。再次，文秘工作人員應(yīng)樹立創(chuàng)新意識。文秘工作人員應(yīng)對先進(jìn)的管理理念和思想進(jìn)行學(xué)習(xí)，并結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，對管理理念進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。并且，還需要對工作模式進(jìn)行創(chuàng)新，提升工作質(zhì)量和效率。最后，文秘工作人員應(yīng)樹立信息大數(shù)據(jù)意識。在新時(shí)期，我國已經(jīng)步入了信息時(shí)代，有很多文秘工作需要依靠互聯(lián)網(wǎng)，因此文秘工作人員需要對信息技術(shù)進(jìn)行掌握，并可以做到熟練運(yùn)用到工作中，提升工作效率。

3.2對文秘工作人員政治素養(yǎng)進(jìn)行提升

首先，文秘工作人員應(yīng)堅(jiān)定自身的政治立場。文秘工作人員直接參與企業(yè)重大事件的決策，對相關(guān)制度和規(guī)定的貫徹落實(shí)進(jìn)行督導(dǎo)，因此其需要具備堅(jiān)定的政治立場，和企業(yè)行政領(lǐng)導(dǎo)和黨委保持一致，不能出現(xiàn)違背企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的言行，并且還需要嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)制度做好督導(dǎo)工作，避免制度貫徹落實(shí)走樣或不到位。其次，文秘工作人員應(yīng)擺正自身的位置，樹立服務(wù)意識。文秘工作人員負(fù)責(zé)上傳下達(dá)，其說話和辦事常常代表著領(lǐng)導(dǎo)的想法，在對指示精神進(jìn)行傳達(dá)時(shí)會(huì)受到下級的尊捧，進(jìn)而出現(xiàn)一些錯(cuò)誤的思想。因此，文秘工作人員應(yīng)不斷提升自身的修養(yǎng)，樹立良好的服務(wù)意識。再次，文秘工作人員應(yīng)樹立大局觀念。在企業(yè)中，辦公室屬于組織協(xié)調(diào)的一個(gè)部門，工作涉及范圍較廣，在實(shí)際工作需要充分調(diào)動(dòng)起相關(guān)部門，對工作任務(wù)進(jìn)行完成。因此，文秘工作人員需要具備奉獻(xiàn)和犧牲精神，起好帶頭作用。最后，文秘工作人員應(yīng)堅(jiān)守職業(yè)道德，對企業(yè)機(jī)密進(jìn)行保守。文秘工作人員常?？梢越佑|到企業(yè)高層，參加決策會(huì)議，對核心機(jī)密進(jìn)行掌握，因此其需要具備保密意識，杜絕出現(xiàn)以密謀私利的問題。

3.3以高標(biāo)準(zhǔn)要求做好辦公室的文秘工作

第一，文秘工作人員應(yīng)管好公文，做好會(huì)務(wù)工作，保證指令傳達(dá)通暢。在企業(yè)辦公室文秘工作中，公文與會(huì)議是傳統(tǒng)指令的重要途徑。做好公文管理工作，主要包括撰寫重要文件、管理各種公文這兩個(gè)方面。針對文秘工作人員來講，撰寫重要文件屬于基本素養(yǎng)要求，在撰寫時(shí)需要具備較強(qiáng)文字運(yùn)用技巧的同時(shí)，還需要突出鮮明的政治觀點(diǎn)，保證文件具有較強(qiáng)執(zhí)行性與可操作性，使其可以更好地指導(dǎo)企業(yè)工作。而在公文管理工作中，需要對相關(guān)管理制度進(jìn)行制定，對公文質(zhì)量與政治政策進(jìn)行嚴(yán)格審核，做好登記發(fā)放工作，保證公文及時(shí)傳送，并妥善保存。第二，應(yīng)做好調(diào)查研究工作，做好企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的助手。文秘工作人員可以深入到生產(chǎn)一線，或者是組織基層座談會(huì)議，進(jìn)行調(diào)查研究工作，針對具有普遍性和傾向性的問題，要找出其中的影響因素，突出工作重難點(diǎn)問題與熱點(diǎn)問題，利用編輯政務(wù)信息的形式，完成上報(bào)下發(fā)任務(wù)。并且，文秘工作人員可以結(jié)合實(shí)際情況，提出科學(xué)合理的意見與設(shè)想，提供給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策可靠的參考。第三，做好督導(dǎo)反饋工作。企業(yè)可以創(chuàng)建完善的重點(diǎn)工作督導(dǎo)反饋制度，制定科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲方法。文秘工作人員應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)督導(dǎo)反饋制度，做到督導(dǎo)工作，對工作進(jìn)度進(jìn)行現(xiàn)場跟蹤督導(dǎo)，協(xié)調(diào)各個(gè)部門，對存在的問題進(jìn)行及時(shí)解決，進(jìn)而有效提升工作質(zhì)量。與此同時(shí)，需要把工作的落實(shí)情況及時(shí)反饋給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，針對工作完成較好的人員應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。

結(jié)語

對于企業(yè)來說，長遠(yuǎn)發(fā)展和提高經(jīng)濟(jì)效益都是其主要目標(biāo)，而現(xiàn)代化的企業(yè)需要用現(xiàn)代化的理念及方法來指導(dǎo)運(yùn)營。行政文秘工作也要適應(yīng)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，積極轉(zhuǎn)變自身的觀念，不斷提高自身、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，發(fā)揮崗位的綜合價(jià)值。行政文秘需要了解市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的動(dòng)態(tài)，結(jié)合自身工作與市場經(jīng)濟(jì)變化，為企業(yè)提供參考性的決策意見，推助企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]楊向國.企業(yè)管理與行政文秘工作的綜合作用研究[J].現(xiàn)代商業(yè)，2019（14）：109-110.

[2]鄭雷蕾.企業(yè)管理與行政文秘工作的綜合作用研究[J].中外企業(yè)家，2017（14）：127+129.

[3]王少雙.試論企業(yè)管理與行政文秘工作的綜合作用[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2012（12）：244.