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        新時(shí)期下檔案高效管理,更應(yīng)加強(qiáng)電子化應(yīng)用

        2021-11-10 04:55:53杜玉煙
        科學(xué)與生活 2021年21期
        關(guān)鍵詞:電子信息技術(shù)檔案管理應(yīng)用

        杜玉煙

        摘要:新時(shí)期,加強(qiáng)檔案管理的電子化信息技術(shù)應(yīng)用,其作用和意義是非常大的。一方面它能夠保證檔案管理工作的高效性,另外一反面也能夠保證管理的安全性。因此,本論文主要從檔案管理研究出發(fā),主要論述了新時(shí)期背景下,電子信息技術(shù)應(yīng)用對(duì)檔案管理的重要性,其次是我國(guó)電子檔案管理還存在的一些問(wèn)題?;诖耍岢鋈缦聦?duì)策:加強(qiáng)電子檔案安全管理,完善管理制度,提高工作人員素質(zhì)。以此,希望更多的檔案管理單位能夠重視電子信息技術(shù)在檔案管理方面的重要性,提高檔案管理的效率和安全性。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;電子信息技術(shù);應(yīng)用

        一、引言

        新時(shí)期背景下,檔案管理工作也有了巨大的變化,在檔案管理工作中,科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用也越來(lái)越多,比如說(shuō)電子信息技術(shù)的應(yīng)用。很多單位在檔案管理方面引用了先進(jìn)的電子信息技術(shù),從而提高了檔案管理的效率和安全性。所以,本輪的主要是對(duì)檔案管理電子化應(yīng)用研究,結(jié)合我國(guó)檔案管理電子信息化的具體情況來(lái)展開研究,對(duì)于提高檔案管理的效率和安全性都是非常有意義的。

        二、新時(shí)期背景下,檔案管理電子化應(yīng)用的重要性

        1、確保檔案的安全

        檔案管理最重要的是保證資料的安全,防止信息的泄露。檔案管理通過(guò)對(duì)電子信息技術(shù)的應(yīng)用,很好地保護(hù)了檔案的安全,很多管理單位根據(jù)實(shí)際情況構(gòu)建了安全管理系統(tǒng)。在電子管理過(guò)程中工作人員能夠應(yīng)用電子信息工程技術(shù)來(lái)管理電子檔案,做好了數(shù)據(jù)備份工作。然后應(yīng)用防火墻、密鑰技術(shù)進(jìn)行電子檔案殺毒工作,從而為電子檔案管理提供了保護(hù)屏障,確保了電子檔案不受破壞和攻擊。

        2、提高檔案管理效率

        我國(guó)人口基數(shù)大,人口數(shù)量多,如果采用傳統(tǒng)人工的方式來(lái)管理檔案,難免會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤,而且效率非常低。而使用電子檔案能夠很好解決工作效率的問(wèn)題。在儲(chǔ)存過(guò)程中,只需要將紙質(zhì)檔案掃描存入電腦,然后將其分類,就能夠?qū)n案進(jìn)行保存。也極大地方便了后期人民調(diào)查檔案,為人民提供了便利,而且這在很大程度上減少了工作人員的工作強(qiáng)度。工作人員只要在電腦中輸入相關(guān)信息就能夠查找到個(gè)人檔案的具體信息,也能夠在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的存檔關(guān)管理。

        3、更加經(jīng)濟(jì)

        電子信息化技術(shù)的應(yīng)用使得檔案管理工作更加簡(jiǎn)便,能夠有效提高工作效率,所以也就減少了對(duì)人力資源的使用,從另外一個(gè)層面講,也就節(jié)約了很多的人工成本。其次,電子信息化技術(shù)的應(yīng)用減少了對(duì)紙質(zhì)文件的使用,減少了對(duì)自然環(huán)境的損害。而且節(jié)約了在紙張方面的費(fèi)用,節(jié)約了紙張成本。因此,對(duì)比傳統(tǒng)檔案管理來(lái)看,在檔案管理中應(yīng)用電子信息技術(shù)將更加經(jīng)濟(jì)。

        4、提高了檔案的存儲(chǔ)容量

        傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)存檔為基礎(chǔ),需要用到更多的空間儲(chǔ)存。傳統(tǒng)檔案管理需要建設(shè)庫(kù)房來(lái)保存檔案,一方面占用了更多的空間,而且也增加了很多不安全因素。而通過(guò)電子信息技術(shù)的應(yīng)用,能夠方便電子檔案的管理。因?yàn)樵谔摂M空間其容量非常大,能夠提供更大的空間方便對(duì)檔案的管理,為檔案管理的存儲(chǔ)工作提供了方便。

        三、新時(shí)期背景檔案管理電子化應(yīng)用存在問(wèn)題

        1、缺乏電子檔案管理制度

        電子檔案管理也需要制度作為保障,但是我國(guó)在這方面還是有所欠缺的。單位的員工在工作時(shí)沒有受到限制,這樣就很容易造成信息泄露。而且在單位中,缺乏完善制度,就很難對(duì)管理行為進(jìn)行規(guī)范,也很難在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)追求具體責(zé)任。

        2、工作人員素質(zhì)不高

        檔案管理電子化應(yīng)用,在提供工作效率的同時(shí),也提高了對(duì)工作人員的要求。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,高科技技術(shù)的應(yīng)用要求檔案管理工作人員也必須要熟練掌握技術(shù),才能做好檔案管理工作。但是很多檔案管理單位管理人員對(duì)電子信息化技術(shù)應(yīng)用不熟悉,缺乏實(shí)操經(jīng)驗(yàn),很容易在電子檔案存檔管理中出現(xiàn)問(wèn)題,進(jìn)而出現(xiàn)管理安全問(wèn)題。

        四、解決對(duì)策

        1、加強(qiáng)電子檔案的安全管理

        相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)該要加強(qiáng)軟件的維護(hù)工作,保護(hù)軟件的安全性能是保障檔案管理的基礎(chǔ)工作,它能夠預(yù)防因?yàn)檐浖?wèn)題出現(xiàn)的檔案管理安全問(wèn)題,而且保證軟件的安全運(yùn)行也能夠確保工作人員的工作效率。其次在電子檔案管理中,要設(shè)置管理人員的工作職責(zé)和權(quán)限,防止內(nèi)部人員將信息泄露。還要嚴(yán)格要求工作人員做好安全管理工作,比如設(shè)置必要的安全密鑰,按單位管理程序做好檔案管理工作。

        2、加強(qiáng)工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)

        新時(shí)期背景下,檔案管理工作要與電子信息化技術(shù)要聯(lián)系起來(lái),才能做好管理工作。而且科技速度發(fā)展之快,技術(shù)更新的速度讓很多工作人員感到為難。因此,為了提高檔案管理工作效率和安全性則必須要加強(qiáng)工作人員的技術(shù)培訓(xùn)。單位可以在規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行技能培訓(xùn),已提高工作人員的技能水平。其次是可以開展電子化技術(shù)講座,鞏固工作人員的知識(shí)基礎(chǔ),進(jìn)而保障其管理工作的效率。最重要的是加強(qiáng)工作人員的服務(wù)意識(shí)、職業(yè)道德的培養(yǎng),提高工作人員的服務(wù)質(zhì)量和責(zé)任心,為檔案管理工作的安全提供保障。

        五、展望

        互聯(lián)網(wǎng)和電子信息化技術(shù)是國(guó)際非常重視的技術(shù),而且世界的競(jìng)爭(zhēng)焦點(diǎn)也放在了互聯(lián)網(wǎng)和電子信息技術(shù)的發(fā)展方面,因?yàn)檫@兩者對(duì)于國(guó)家的發(fā)展來(lái)說(shuō)有決定性的作用。相信,未來(lái)的檔案管理工作中隨處都可以看到電子化技術(shù)的影子。而且在未來(lái)通過(guò)科學(xué)研究,將能夠提供更加方便、更加高效的科學(xué)技術(shù),這就為未來(lái)的檔案管理效率和安全提供了保障。因此,在未來(lái)檔案管理中電子信息技術(shù)的應(yīng)用也會(huì)更加廣泛,工作人也會(huì)更加熟悉對(duì)于電子信息技術(shù)應(yīng)用,檔案管理也將會(huì)成為一件非常簡(jiǎn)單的事情。

        六、結(jié)束語(yǔ)

        總而言之,在新時(shí)期下,檔案管理的高效管理,更應(yīng)加強(qiáng)電子化技術(shù)應(yīng)用。無(wú)論是在管理工作的效率方面,還是在檔案管理工作的安全性方面,電子信息化技術(shù)的應(yīng)用都有非常重要的意義。所以,本論文從檔案管理電子信息化技術(shù)應(yīng)用的重要性入手,對(duì)電子化信息技術(shù)應(yīng)用的重要性作了相關(guān)說(shuō)明,并以問(wèn)題為導(dǎo)向,提出現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理電子化應(yīng)用存在的問(wèn)題,并針對(duì)性提出對(duì)策。以此,希望更多的企業(yè)和單位更加重視電子信息化技術(shù)在檔案管理方面的應(yīng)用,進(jìn)而提高檔案管理效率,提高檔案的安全性。

        參考文獻(xiàn):

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