茍曉

摘要：本文以《機關(guān)檔案管理規(guī)定》最新要求為出發(fā)點，針對目前基層單位在制度建設(shè)、機構(gòu)及人員設(shè)置、基礎(chǔ)設(shè)施配備等方面存在的問題進(jìn)行了深入的剖析，并結(jié)合基層單位檔案管理的現(xiàn)狀提出具體可行的改進(jìn)措施和建議。

關(guān)鍵詞：基層單位;檔案管理;現(xiàn)狀;對策

2019年1月1日國家檔案局正式施行了第13號令即《機關(guān)檔案管理規(guī)定》，規(guī)定從機構(gòu)設(shè)置、人員配備、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案形成與收集、檔案整理與歸檔、檔案保管與保護(hù)、檔案統(tǒng)計與移交、檔案利用與開發(fā)、檔案信息化建設(shè)等方面提出了最新的要求。盡管該規(guī)定主要是針對各級黨和國家機關(guān)、人民團(tuán)體的檔案工作，但是在其附則中也指出事業(yè)單位可參照執(zhí)行，本文從《機關(guān)檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）解讀的角度來具體分析基層單位在檔案管理過程中存在的問題，并提出粗淺的建議，對于基層單位檔案管理來說具有一定的借鑒意義。

一、基層單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）機構(gòu)和人員不健全

對于基層單位來說，檔案工作人員主要分為兩個部分，一部分為正式在編人員，一部分為聘用制人員。聘用制人員主要負(fù)責(zé)最基礎(chǔ)的檔案整理，在編人員負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行規(guī)范化整理。但是從從事檔案工作的人員素養(yǎng)來看，正式在編人員素質(zhì)相對較高，部分人員參加過相關(guān)檔案培訓(xùn)，而聘用制人員檔案素養(yǎng)較低，沒有受過專門檔案培訓(xùn)，檔案人員素養(yǎng)參差不齊。同時，從事檔案工作的在編正式人員，知識結(jié)構(gòu)也局限在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理層面，信息化知識相對欠缺，已不能適應(yīng)新時代檔案工作的需要。

（二）檔案工作機制不規(guī)范

從目前檔案行政管理部門反饋來看，由于市縣兩級檔案行政管理部門在業(yè)務(wù)指導(dǎo)和執(zhí)法檢查方面人員較少，在監(jiān)督指導(dǎo)基層單位檔案工作上存在一定的缺位現(xiàn)象，對基層單位檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)幾乎空白，導(dǎo)致基層單位往往沒有嚴(yán)格執(zhí)行年度報告制度，部分單位的檔案保存在本單位本部門，沒有及時向檔案館進(jìn)行移交，檔案工作機制不規(guī)范。

（三）檔案功能用房基礎(chǔ)設(shè)施不完善

通過對基層單位檔案管理的調(diào)查來看，由于主客觀原因的限制，市縣兩級單位一般有專門的房間作為檔案庫房，檔案閱覽用房與檔案辦公用房局限在一個房間內(nèi)，展覽、數(shù)字化等技術(shù)用房幾乎沒有設(shè)置。同時，檔案庫房內(nèi)部各種類型檔案混合存放在一起，沒有根據(jù)載體類型做到分區(qū)設(shè)置，涉密檔案和非涉密檔案沒有滿足分區(qū)閱覽的需要，檔案管理比較混亂。

（四）檔案安全存在隱患

基層單位的檔案庫房多設(shè)置在頂層或地下，地面沒有經(jīng)過特殊處理，防潮和承重大多不符合相關(guān)要求，部分檔案庫房內(nèi)部明線裸露在外，堆放有與檔案保護(hù)無關(guān)的雜物，在“八防”上僅配備有簡單的滅火器、防蟲藥等，沒有配備防盜、監(jiān)控、空調(diào)、遮光等設(shè)施設(shè)備，“八防”要求不達(dá)標(biāo)，檔案安全難以保障。

（五）檔案管理不規(guī)范

由于基層單位的檔案散存在各業(yè)務(wù)科室，且沒有指定專門的人員負(fù)責(zé)整理檔案，很多檔案還存放在傳統(tǒng)的牛皮紙袋里保存，并且聘用制人員檔案素養(yǎng)較差，檔案案卷質(zhì)量不符合相關(guān)要求，檔案整理不規(guī)范。根據(jù)基層單位檔案管理的現(xiàn)狀，結(jié)合地方行政管理部門在行政執(zhí)法檢查過程中反饋的情況，由于檔案工作人員多為聘用人員，流動性較大，穩(wěn)定性差，且素質(zhì)檔案工作臺賬不完善，底數(shù)不清的狀況在基層單位尤為突出。

（六）信息化建設(shè)滯后

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，對檔案工作提出了新的要求，存量數(shù)字化、增量電子化已逐步提上日程。在基層單位的檔案管理還停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式上，有的單位的檔案管理室環(huán)境差，設(shè)備不全，硬件和軟件設(shè)施都更新不及時不到位，缺乏現(xiàn)代電子設(shè)備，一些光盤檔案或者電子檔案得不到有效處理，致使檔案管理工作的效率不高。

二、改進(jìn)的措施

（一）建立健全檔案管理機制

檔案管理的根本目的是為了檔案的有效利用，必須要健全檔案管理機制，首先要清晰、準(zhǔn)確和完整的采集信息，進(jìn)行科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的歸類。制定標(biāo)準(zhǔn)管理體系，保證每一個環(huán)節(jié)的規(guī)范，推動檔案的科學(xué)化、信息化、規(guī)范化管理。制約基層單位檔案工作發(fā)展滯后的根本原因就是體制機制不健全，為了更好地促進(jìn)基層單位檔案工作的健康發(fā)展，首先就是要建立完善的檔案管理體制。要形成檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、檔案負(fù)責(zé)部門、檔案工作人員的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，由分管領(lǐng)導(dǎo)任檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長具體領(lǐng)導(dǎo)檔案工作并負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)檔案工作的重大事項，辦公室室（或檔案綜合管理部門）具體負(fù)責(zé)檔案工作的日常管理和檔案工作人員的監(jiān)督指導(dǎo)，專門人員具體負(fù)責(zé)檔案的日常收集、積累和歸檔。將檔案工作納入到各科室的年度目標(biāo)責(zé)任考核，促使各科室真正重視檔案工作，規(guī)范檔案管理。

（二）檔案目錄集中統(tǒng)一管理

按照《規(guī)定》要求，機關(guān)的全部檔案應(yīng)當(dāng)集中、統(tǒng)一管理?；诨鶎訂挝粰n案數(shù)量大、種類多、檔案庫區(qū)面積相對不足的管理的現(xiàn)狀，對檔案實體進(jìn)行集中統(tǒng)一管理難度較大，短期內(nèi)難以實現(xiàn)?？梢园凑諏嶓w分散，信息集中;責(zé)任分立，歸口統(tǒng)一的原則，制定一套科學(xué)的檔案管理制度，每個業(yè)務(wù)科室指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和保管，并定期將目錄移交給機關(guān)檔案管理部門，做到底數(shù)清晰。機關(guān)檔案綜合管理部門定期對各部門檔案管理的實時性進(jìn)行檢查和檢查，確保目錄與單位兼容，實現(xiàn)檔案管理相對集中統(tǒng)一。

（三）強化檔案人員素質(zhì)提升

制約檔案工作發(fā)展除了制度層面的原因，另一個重要因素就是人員素質(zhì)較差?；鶎訂挝豢梢耘c地方檔案行政管理部門聯(lián)系，以聯(lián)合舉辦培訓(xùn)班的形式，有計劃、有步驟、有重點地制定培訓(xùn)計劃，針對檔案工作人員多為聘用制人員，檔案整理不規(guī)范、案卷質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的現(xiàn)狀，分層次、專業(yè)化、重實效地開展培訓(xùn)，打造一支能夠適應(yīng)新時代檔案發(fā)展需求的檔案人員隊伍。

檔案管理過程信息化需要積極宣傳檔案法律和其他法律行為，提高依法檔案管理的廣度、深度和力度，以自覺、有效行動、落實到位。要在全體檔案工作者中樹立牢固的法制觀念，增強檔案法意識，提高檔案法質(zhì)量，形成自覺學(xué)法、學(xué)法、執(zhí)法的氛圍。各種形式的檔案法律法規(guī)的研究，使檔案法制的概念深入人心。

（四）加強檔案信息化管理

伴隨著信息化技術(shù)性的飛速發(fā)展，要把信息化技術(shù)性融進(jìn)到檔案工作中管理方法中，以合理提升管理方法品質(zhì)和管理方法的工作效能。企業(yè)要提升信息機器設(shè)備資金投入，購置必不可少的硬件配置與軟件，運用互聯(lián)網(wǎng)與電子計算機進(jìn)行檔案管理方法，利用電子計算機與掃描機做好文本與圖片檔案信息歸檔工作中，保證信息的精確傳送和有效運用。與此同時，要利用信息化提升對檔案的開發(fā)設(shè)計利用，給予一個隨時隨地讀取查閱檔案信息資源的服務(wù)平臺，合理提高檔案管理方面的服務(wù)質(zhì)量。信息化時期提升檔案信息化基本建設(shè)是檔案管理方面順利進(jìn)行的基本，要在提高工作員的檔案觀念、塑造技術(shù)專業(yè)的檔案管理者團(tuán)隊的基本上，提升檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)基本建設(shè)，對檔案管理方法開展轉(zhuǎn)型，以方便快捷、高效率、高品質(zhì)為標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案的歸類分類管理，簡單化復(fù)雜的檔案管理流程，達(dá)到檔案信息的搜集、歸類、儲存、查閱等作用，提升檔案資源的利用實際效果。

（五）完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

針對基層單位用房緊張的現(xiàn)狀，在保證檔案庫房單獨設(shè)置的前提下，庫房以外其他檔案用房時，可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區(qū)設(shè)置。加強檔案管理的信息化建設(shè)，要應(yīng)用性能優(yōu)良和先進(jìn)的配套設(shè)備和硬件設(shè)備，引進(jìn)信息管理軟件，將辦公自動化系統(tǒng)和檔案信息化建設(shè)有機融合，多層次、多角度、全方位地對檔案信息進(jìn)行搜集，豐富檔案儲藏，增加信息的儲存量，實行一體化管理。同時，要嚴(yán)格按照“八防”的要求，配齊庫房設(shè)施設(shè)備，確保檔案處于一個安全保管的狀態(tài)。另外，要嚴(yán)格按照規(guī)定定期向當(dāng)?shù)貦n案館移交檔案，確保檔案不散存、不積壓。

三、結(jié)語

目前，基層單位檔案管理工作存在著體制不暢、經(jīng)費不足、人員較少、制度不全、整理不規(guī)范、信息化建設(shè)滯后等方方面面的問題，本文從《機關(guān)檔案管理規(guī)定》嚴(yán)格要求的角度對這些問題進(jìn)行了對比分析，并結(jié)合基層單位的現(xiàn)狀，提出了建立健全領(lǐng)導(dǎo)機制、規(guī)范檔案嚴(yán)格管理、提升檔案人員素質(zhì)和完善電子檔案管理等方面的對策和建議，以此促進(jìn)基層單位檔案工作的健康發(fā)展。

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