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        淺析基層機關(guān)單位檔案管理現(xiàn)狀與對策

        2021-11-10 02:37:32茍曉
        科學與生活 2021年17期
        關(guān)鍵詞:基層單位檔案管理現(xiàn)狀

        茍曉

        摘要:本文以《機關(guān)檔案管理規(guī)定》最新要求為出發(fā)點,針對目前基層單位在制度建設(shè)、機構(gòu)及人員設(shè)置、基礎(chǔ)設(shè)施配備等方面存在的問題進行了深入的剖析,并結(jié)合基層單位檔案管理的現(xiàn)狀提出具體可行的改進措施和建議。

        關(guān)鍵詞:基層單位;檔案管理;現(xiàn)狀;對策

        2019年1月1日國家檔案局正式施行了第13號令即《機關(guān)檔案管理規(guī)定》,規(guī)定從機構(gòu)設(shè)置、人員配備、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案形成與收集、檔案整理與歸檔、檔案保管與保護、檔案統(tǒng)計與移交、檔案利用與開發(fā)、檔案信息化建設(shè)等方面提出了最新的要求。盡管該規(guī)定主要是針對各級黨和國家機關(guān)、人民團體的檔案工作,但是在其附則中也指出事業(yè)單位可參照執(zhí)行,本文從《機關(guān)檔案管理規(guī)定》(以下簡稱《規(guī)定》)解讀的角度來具體分析基層單位在檔案管理過程中存在的問題,并提出粗淺的建議,對于基層單位檔案管理來說具有一定的借鑒意義。

        一、基層單位檔案管理的現(xiàn)狀

        (一)機構(gòu)和人員不健全

        對于基層單位來說,檔案工作人員主要分為兩個部分,一部分為正式在編人員,一部分為聘用制人員。聘用制人員主要負責最基礎(chǔ)的檔案整理,在編人員負責對檔案進行規(guī)范化整理。但是從從事檔案工作的人員素養(yǎng)來看,正式在編人員素質(zhì)相對較高,部分人員參加過相關(guān)檔案培訓,而聘用制人員檔案素養(yǎng)較低,沒有受過專門檔案培訓,檔案人員素養(yǎng)參差不齊。同時,從事檔案工作的在編正式人員,知識結(jié)構(gòu)也局限在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理層面,信息化知識相對欠缺,已不能適應新時代檔案工作的需要。

        (二)檔案工作機制不規(guī)范

        從目前檔案行政管理部門反饋來看,由于市縣兩級檔案行政管理部門在業(yè)務指導和執(zhí)法檢查方面人員較少,在監(jiān)督指導基層單位檔案工作上存在一定的缺位現(xiàn)象,對基層單位檔案工作的監(jiān)督指導幾乎空白,導致基層單位往往沒有嚴格執(zhí)行年度報告制度,部分單位的檔案保存在本單位本部門,沒有及時向檔案館進行移交,檔案工作機制不規(guī)范。

        (三)檔案功能用房基礎(chǔ)設(shè)施不完善

        通過對基層單位檔案管理的調(diào)查來看,由于主客觀原因的限制,市縣兩級單位一般有專門的房間作為檔案庫房,檔案閱覽用房與檔案辦公用房局限在一個房間內(nèi),展覽、數(shù)字化等技術(shù)用房幾乎沒有設(shè)置。同時,檔案庫房內(nèi)部各種類型檔案混合存放在一起,沒有根據(jù)載體類型做到分區(qū)設(shè)置,涉密檔案和非涉密檔案沒有滿足分區(qū)閱覽的需要,檔案管理比較混亂。

        (四)檔案安全存在隱患

        基層單位的檔案庫房多設(shè)置在頂層或地下,地面沒有經(jīng)過特殊處理,防潮和承重大多不符合相關(guān)要求,部分檔案庫房內(nèi)部明線裸露在外,堆放有與檔案保護無關(guān)的雜物,在“八防”上僅配備有簡單的滅火器、防蟲藥等,沒有配備防盜、監(jiān)控、空調(diào)、遮光等設(shè)施設(shè)備,“八防”要求不達標,檔案安全難以保障。

        (五)檔案管理不規(guī)范

        由于基層單位的檔案散存在各業(yè)務科室,且沒有指定專門的人員負責整理檔案,很多檔案還存放在傳統(tǒng)的牛皮紙袋里保存,并且聘用制人員檔案素養(yǎng)較差,檔案案卷質(zhì)量不符合相關(guān)要求,檔案整理不規(guī)范。根據(jù)基層單位檔案管理的現(xiàn)狀,結(jié)合地方行政管理部門在行政執(zhí)法檢查過程中反饋的情況,由于檔案工作人員多為聘用人員,流動性較大,穩(wěn)定性差,且素質(zhì)檔案工作臺賬不完善,底數(shù)不清的狀況在基層單位尤為突出。

        (六)信息化建設(shè)滯后

        隨著信息技術(shù)的發(fā)展,對檔案工作提出了新的要求,存量數(shù)字化、增量電子化已逐步提上日程。在基層單位的檔案管理還停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式上,有的單位的檔案管理室環(huán)境差,設(shè)備不全,硬件和軟件設(shè)施都更新不及時不到位,缺乏現(xiàn)代電子設(shè)備,一些光盤檔案或者電子檔案得不到有效處理,致使檔案管理工作的效率不高。

        二、改進的措施

        (一)建立健全檔案管理機制

        檔案管理的根本目的是為了檔案的有效利用,必須要健全檔案管理機制,首先要清晰、準確和完整的采集信息,進行科學化和標準化的歸類。制定標準管理體系,保證每一個環(huán)節(jié)的規(guī)范,推動檔案的科學化、信息化、規(guī)范化管理。制約基層單位檔案工作發(fā)展滯后的根本原因就是體制機制不健全,為了更好地促進基層單位檔案工作的健康發(fā)展,首先就是要建立完善的檔案管理體制。要形成檔案工作領(lǐng)導小組、檔案負責部門、檔案工作人員的檔案管理網(wǎng)絡,由分管領(lǐng)導任檔案工作領(lǐng)導小組組長具體領(lǐng)導檔案工作并負責協(xié)調(diào)檔案工作的重大事項,辦公室室(或檔案綜合管理部門)具體負責檔案工作的日常管理和檔案工作人員的監(jiān)督指導,專門人員具體負責檔案的日常收集、積累和歸檔。將檔案工作納入到各科室的年度目標責任考核,促使各科室真正重視檔案工作,規(guī)范檔案管理。

        (二)檔案目錄集中統(tǒng)一管理

        按照《規(guī)定》要求,機關(guān)的全部檔案應當集中、統(tǒng)一管理?;诨鶎訂挝粰n案數(shù)量大、種類多、檔案庫區(qū)面積相對不足的管理的現(xiàn)狀,對檔案實體進行集中統(tǒng)一管理難度較大,短期內(nèi)難以實現(xiàn)??梢园凑諏嶓w分散,信息集中;責任分立,歸口統(tǒng)一的原則,制定一套科學的檔案管理制度,每個業(yè)務科室指定專人負責本部門檔案的收集、整理和保管,并定期將目錄移交給機關(guān)檔案管理部門,做到底數(shù)清晰。機關(guān)檔案綜合管理部門定期對各部門檔案管理的實時性進行檢查和檢查,確保目錄與單位兼容,實現(xiàn)檔案管理相對集中統(tǒng)一。

        (三)強化檔案人員素質(zhì)提升

        制約檔案工作發(fā)展除了制度層面的原因,另一個重要因素就是人員素質(zhì)較差?;鶎訂挝豢梢耘c地方檔案行政管理部門聯(lián)系,以聯(lián)合舉辦培訓班的形式,有計劃、有步驟、有重點地制定培訓計劃,針對檔案工作人員多為聘用制人員,檔案整理不規(guī)范、案卷質(zhì)量不達標的現(xiàn)狀,分層次、專業(yè)化、重實效地開展培訓,打造一支能夠適應新時代檔案發(fā)展需求的檔案人員隊伍。

        檔案管理過程信息化需要積極宣傳檔案法律和其他法律行為,提高依法檔案管理的廣度、深度和力度,以自覺、有效行動、落實到位。要在全體檔案工作者中樹立牢固的法制觀念,增強檔案法意識,提高檔案法質(zhì)量,形成自覺學法、學法、執(zhí)法的氛圍。各種形式的檔案法律法規(guī)的研究,使檔案法制的概念深入人心。

        (四)加強檔案信息化管理

        伴隨著信息化技術(shù)性的飛速發(fā)展,要把信息化技術(shù)性融進到檔案工作中管理方法中,以合理提升管理方法品質(zhì)和管理方法的工作效能。企業(yè)要提升信息機器設(shè)備資金投入,購置必不可少的硬件配置與軟件,運用互聯(lián)網(wǎng)與電子計算機進行檔案管理方法,利用電子計算機與掃描機做好文本與圖片檔案信息歸檔工作中,保證信息的精確傳送和有效運用。與此同時,要利用信息化提升對檔案的開發(fā)設(shè)計利用,給予一個隨時隨地讀取查閱檔案信息資源的服務平臺,合理提高檔案管理方面的服務質(zhì)量。信息化時期提升檔案信息化基本建設(shè)是檔案管理方面順利進行的基本,要在提高工作員的檔案觀念、塑造技術(shù)專業(yè)的檔案管理者團隊的基本上,提升檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)基本建設(shè),對檔案管理方法開展轉(zhuǎn)型,以方便快捷、高效率、高品質(zhì)為標準,提升檔案的歸類分類管理,簡單化復雜的檔案管理流程,達到檔案信息的搜集、歸類、儲存、查閱等作用,提升檔案資源的利用實際效果。

        (五)完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

        針對基層單位用房緊張的現(xiàn)狀,在保證檔案庫房單獨設(shè)置的前提下,庫房以外其他檔案用房時,可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區(qū)設(shè)置。加強檔案管理的信息化建設(shè),要應用性能優(yōu)良和先進的配套設(shè)備和硬件設(shè)備,引進信息管理軟件,將辦公自動化系統(tǒng)和檔案信息化建設(shè)有機融合,多層次、多角度、全方位地對檔案信息進行搜集,豐富檔案儲藏,增加信息的儲存量,實行一體化管理。同時,要嚴格按照“八防”的要求,配齊庫房設(shè)施設(shè)備,確保檔案處于一個安全保管的狀態(tài)。另外,要嚴格按照規(guī)定定期向當?shù)貦n案館移交檔案,確保檔案不散存、不積壓。

        三、結(jié)語

        目前,基層單位檔案管理工作存在著體制不暢、經(jīng)費不足、人員較少、制度不全、整理不規(guī)范、信息化建設(shè)滯后等方方面面的問題,本文從《機關(guān)檔案管理規(guī)定》嚴格要求的角度對這些問題進行了對比分析,并結(jié)合基層單位的現(xiàn)狀,提出了建立健全領(lǐng)導機制、規(guī)范檔案嚴格管理、提升檔案人員素質(zhì)和完善電子檔案管理等方面的對策和建議,以此促進基層單位檔案工作的健康發(fā)展。

        參考文獻

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