王馥瑤

摘要：檔案資料主要來自于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)研發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)等多方面的業(yè)務(wù)項(xiàng)目，其不僅是企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展過程的直接體現(xiàn)，同時(shí)也是對(duì)企業(yè)核心知識(shí)資源和文化信息的總結(jié)。尤其對(duì)于大型國(guó)有企業(yè)，規(guī)模業(yè)務(wù)大、涉及范圍廣，在此過程中更會(huì)產(chǎn)生大量檔案信息資料，通過對(duì)檔案信息資源的整合分析，能夠充分挖掘檔案信息資源中的有效信息，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策的制定提供準(zhǔn)確可靠的信息資料參考。但是在現(xiàn)階段國(guó)有企業(yè)檔案信息資源中存在關(guān)聯(lián)性缺乏、技術(shù)要素不成熟等問題，嚴(yán)重影響了檔案信息資源整合工作的開展，因此在現(xiàn)階段需要從硬件建設(shè)、強(qiáng)化信息安全保障、合理應(yīng)用整合方法、統(tǒng)一整合標(biāo)準(zhǔn)等方面入手，加強(qiáng)大型國(guó)有企業(yè)檔案信息資源的整合，不斷提高檔案信息資源利用率。

關(guān)鍵詞：開發(fā)與管理;必要性;整合;問題及原因;途徑

1大型國(guó)有企業(yè)檔案信息資源整合的必要性

檔案信息資源整合能夠從以下兩方面為大型國(guó)有企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供幫助。第一，服務(wù)企業(yè)管理。檔案信息來自于企業(yè)各個(gè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)環(huán)節(jié)，與企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門都直接相關(guān)，通過檔案信息資源整合能夠?qū)⑵髽I(yè)各環(huán)節(jié)、各部門所產(chǎn)生的信息進(jìn)行整合共享，從而為企業(yè)的一體化管理奠定良好基礎(chǔ)，提高企業(yè)內(nèi)部信息管理的規(guī)范性和時(shí)效性，更好地服務(wù)于國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展[1]。第二，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供指導(dǎo)。檔案信息資源整合是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，依托于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，不僅能夠全方位多渠道的進(jìn)行信息檔案資源的采集、整理和分析，還能夠結(jié)合國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展需求和現(xiàn)階段的市場(chǎng)形勢(shì)深入挖掘檔案資料內(nèi)部所蘊(yùn)含的信息，為企業(yè)決策制定和戰(zhàn)略部署提供有效信息。

2大型國(guó)有企業(yè)檔案信息資源整合存在的問題

在當(dāng)下大型國(guó)企檔案信息資源整合中主要存在下述問題：（1）缺乏關(guān)聯(lián)性。

大型國(guó)有企業(yè)組織規(guī)模非常大，企業(yè)內(nèi)部存在多個(gè)不同部門，在以往檔案管理中，基本上都是按照規(guī)定要求進(jìn)行檔案資料信息的登記記錄，并沒有將檔案管理與企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)相結(jié)合，缺乏對(duì)檔案信息資源整合方面的開發(fā)和研究。同時(shí)各相關(guān)部門間也相對(duì)獨(dú)立，并且部分檔案信息機(jī)密性較強(qiáng)，檔案信息共享難度較大，這都會(huì)阻礙檔案信息資源整合工作的開展。（2）整合與保密、利益間的矛盾。檔案信息整合需要建立在信息公開共享的基礎(chǔ)之上，然而大型國(guó)有企業(yè)由于其性質(zhì)決定其必須加強(qiáng)信息安全防護(hù)和保密，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)都會(huì)利用物理隔離來實(shí)現(xiàn)對(duì)各種信息資料的保護(hù)保密，而在檔案信息整合中就需要拓寬外部網(wǎng)絡(luò)，這就會(huì)增加內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全風(fēng)險(xiǎn)，易發(fā)生信息泄露，威脅國(guó)家和企業(yè)的利益。與此同時(shí)，大型國(guó)有企業(yè)下屬存在多個(gè)不同子公司，不同子公司間的技術(shù)資料和經(jīng)營(yíng)指標(biāo)都存在一定的保密性，一旦技術(shù)資料和經(jīng)營(yíng)指標(biāo)被公開，這就會(huì)影響相關(guān)子公司的利益，阻礙了檔案信息資源整合工作的開展[2]。（3）檔案信息整合技術(shù)要素不成熟。國(guó)有企業(yè)檔案信息資料不僅種類多，而且數(shù)量大，要想實(shí)現(xiàn)對(duì)其的全面整合分析，就必須建立在先進(jìn)管理和傳輸技術(shù)的基礎(chǔ)之上?，F(xiàn)階段所用的信息化管理系統(tǒng)和軟件中有部分系統(tǒng)軟件過于落后，在安全傳輸、兼容性、穩(wěn)定性、分析處理能力方面都存在較大問題。隨著檔案信息整合工作難度和復(fù)雜性的提升，極易會(huì)因技術(shù)問題而發(fā)生信息丟失、錯(cuò)亂。

3大型國(guó)有企業(yè)檔案信息資源整合的措施

3.1加強(qiáng)硬件、軟件建設(shè)

檔案信息資源整合工作量大，復(fù)雜性強(qiáng)，對(duì)于檔案信息管理設(shè)備設(shè)施的要求相對(duì)較高，因此在現(xiàn)階段必須加強(qiáng)在硬件和軟件方面的建設(shè)，為檔案信息資源整合工作的開展奠定良好基礎(chǔ)。首先，結(jié)合國(guó)企發(fā)展情況配置相應(yīng)性能的計(jì)算機(jī)設(shè)備設(shè)施，并盡可能設(shè)置專用服務(wù)器，統(tǒng)一做好對(duì)國(guó)企檔案信息的管理維護(hù)，提高檔案信息資源整合效率，降低檔案信息管理風(fēng)險(xiǎn);其次，積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)和程序，并定期進(jìn)行軟件程序的升級(jí)完善，不斷提升檔案信息資源整合的自動(dòng)化和智能化程度。

3.2做好對(duì)邏輯整合和物理整合的融合，提高信息資源整合效率

物理整合和邏輯整合是常用的檔案資料整合方法，物理整合指的是將相關(guān)檔案資料統(tǒng)一儲(chǔ)存在某一庫(kù)房?jī)?nèi)，而邏輯整合指的是在不改變存放位置的同時(shí)，只進(jìn)行目標(biāo)檔案電子信息的整合。在國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，應(yīng)該在條件允許的前提下，將各不同部門的檔案資料進(jìn)行匯總，由總檔案管理部門統(tǒng)一管理。同時(shí)對(duì)于下屬子公司的紙質(zhì)檔案，由于整合難度相對(duì)較大，并且利用較為頻繁，所以可以通過邏輯整合出相應(yīng)的電子目錄，然后再對(duì)其中的重點(diǎn)、常用實(shí)物檔案資料進(jìn)行物理整合。電子檔案管理中的重點(diǎn)在于數(shù)據(jù)庫(kù)的互聯(lián)互通和共享融合[3]。在大型國(guó)有企業(yè)中可以將總部檔案管理系統(tǒng)，與人事、財(cái)務(wù)、OA等各相關(guān)系統(tǒng)相連接，實(shí)時(shí)進(jìn)行各相關(guān)信息資源的采集整合和分析。同時(shí)，子公司和總公司間的檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)也會(huì)存在一定差異，此時(shí)就需要構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)，通過企業(yè)藍(lán)網(wǎng)和統(tǒng)一接口實(shí)現(xiàn)對(duì)各子公司數(shù)據(jù)庫(kù)的有效連接和統(tǒng)一管理，以便使用者能夠隨時(shí)檢索所需的檔案信息。

3.3統(tǒng)一檔案信息整合標(biāo)準(zhǔn)

檔案資源整合主要針對(duì)信息數(shù)據(jù)的整合，只有科學(xué)合理地進(jìn)行整合，才能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息的共享利用，這必須建立在統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)體系之上。首先，必須結(jié)合檔案信息整理工作特點(diǎn)和內(nèi)容統(tǒng)一基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，比如名詞術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、著錄標(biāo)準(zhǔn)、原數(shù)據(jù)處理標(biāo)準(zhǔn)等等;其次，統(tǒng)一技術(shù)軟件標(biāo)準(zhǔn)，各子公司和部門盡可能采用相同的整合技術(shù)和軟件，以便于實(shí)現(xiàn)不同部門和公司間信息系統(tǒng)軟件的融合統(tǒng)一，同時(shí)為了進(jìn)一步規(guī)范信息數(shù)據(jù)傳輸，還需要對(duì)數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一要求;最后，明確數(shù)據(jù)整合流程，為信息資源整合業(yè)務(wù)工作的開展，提供明確規(guī)范的指導(dǎo)和參考。

3.4加強(qiáng)信息安全防護(hù)

信息安全防護(hù)是信息資源整合中的重中之重，與國(guó)有企業(yè)和國(guó)家的利益和安全直接相關(guān)。第一，提升檔案管理部門和管理人員的信息安全意識(shí)，共建安全可靠的信息安全網(wǎng)絡(luò)和防護(hù)系統(tǒng)，盡可能避免檔案信息的泄露丟失。第二，結(jié)合檔案管理工作要求以及相關(guān)檔案保密法律法規(guī)，制定全面科學(xué)的檔案信息安全管理制度，明確管理部門以及各個(gè)崗位工作人員的工作責(zé)任，并加強(qiáng)安全技術(shù)培訓(xùn)和安全教育，提升檔案管理人員的技術(shù)水平和安全意識(shí)[4]。第三，做好對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全防御技術(shù)的應(yīng)用，及時(shí)升級(jí)和優(yōu)化防火墻和殺毒軟件，確保防火墻和殺毒軟件的先進(jìn)性，并不定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行殺毒清理，及時(shí)排查檔案信息中的木馬和病毒。第四，落實(shí)備份機(jī)制。所有檔案信息數(shù)據(jù)不僅需要按照要求做好脫機(jī)備份、異地備份等備份操作，同時(shí)還需要利用光盤、移動(dòng)硬盤等進(jìn)行備份，有效應(yīng)對(duì)各種檔案信息丟失、損壞風(fēng)險(xiǎn)。

結(jié)束語(yǔ)

隨著全面深化改革工作的不斷深入，為大型國(guó)有企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展?fàn)I造了良好條件，但是市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇和時(shí)代、市場(chǎng)趨勢(shì)的變化，對(duì)大型國(guó)有企業(yè)也提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求，只有做好對(duì)檔案信息資源的整合，全面整合分析國(guó)有企業(yè)在經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的各種信息資料，深入挖掘與企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展相關(guān)的信息數(shù)據(jù)，才能夠?yàn)榇笮蛧?guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策的制定和技術(shù)產(chǎn)品的創(chuàng)新提供信息資料支撐，確保國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策的前瞻性、正確性和科學(xué)性，實(shí)現(xiàn)大型國(guó)有企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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