鄒巧蓮

摘要：基于現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作新需求，本文檔案管理和知識管理之間的關(guān)系進行簡要分析，以此為基礎(chǔ)嘗試針對事業(yè)單位檔案管理工作中知識管理的應(yīng)用思路展開分析，旨在構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理工作模式。

關(guān)鍵詞：知識管理;事業(yè)單位;檔案管理

引言：

檔案是企事業(yè)單位重要的知識資源，是各項業(yè)務(wù)、管理工作實施的證明文件，同時也是知識共享不可或缺的重要組成部分。開發(fā)檔案中的知識，不僅能夠發(fā)現(xiàn)企事業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營中存在的問題，還能夠總結(jié)、挖掘、積累單位業(yè)務(wù)開展、經(jīng)營經(jīng)驗，實現(xiàn)知識共享目標。作為事業(yè)單位檔案管理工作人員，我們需要客觀認識目前的檔案管理工作新形勢，把檔案管理和知識管理有機結(jié)合起來，不斷提升檔案資料的應(yīng)用價值。

1.知識管理與檔案管理

1.1知識管理

知識管理分為兩代，第一代主要是挖掘與傳統(tǒng)意義上的顯性知識相對的隱性知識;第二代是從用戶角度出發(fā)，挖掘用戶信息。知識管理克服了信息管理的缺陷，屬于一種重視與人打交道的信息管理活動，將結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化信息相鏈

接的一種管理模式。對于知識管理來說，其重視的是學習、知識資產(chǎn)創(chuàng)造、競爭優(yōu)勢和創(chuàng)新能力的挖掘，具有一定的靈活性和獨創(chuàng)性。

1.2知識管理與檔案管理的關(guān)系

機關(guān)、組織和個人在社會活動中直接產(chǎn)生的保存查備的文字、圖標、聲像及以其他方式為載體的歷史記錄，都可以統(tǒng)稱為檔案。而檔案管理就是以檔案為中心所進行的管理活動。檔案屬于重要的信息資源，同時也是貯存信息的形式之一。檔案管理與知識管理，既有區(qū)別又有相同之處。相同之處在于兩者的目的相同，都是為了更好地為社會各方面提供便捷。同時，兩者的管理對象有重疊部分。再者，兩者的管理技術(shù)和管理流程相近，均需要借助集中化的方式處理信息，并都能用到搜索引擎、元數(shù)據(jù)、信息推送和信息安全技術(shù)等。

2.基于知識管理的事業(yè)單位檔案管理工作策略

在新形勢下，事業(yè)單位推行檔案管理改革，知識管理運用可謂勢在必行。在檔案管理改革中，知識管理改革為重中之重。為了應(yīng)用好知識管理，需要從以下幾方面入手：

2.1提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員的工作能力、職業(yè)素養(yǎng)與其檔案管理能力是直接相關(guān)的，新時期，面對知識管理融入事業(yè)單位檔案管理工作的新需求，提高檔案管理人員的素質(zhì)能力是關(guān)鍵。事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)該具備充足的專業(yè)知識儲備和先進的檔案管理技能，面臨新的工作環(huán)境，要具備自我提升和專業(yè)成長的意識，同時強化崗位責任意識，為檔案管理工作提供人力資源保障。事業(yè)單位要給老員工提供充足的培訓學習機會，同時做好新入職員工的崗前培訓和考核工作，此外，培訓內(nèi)容應(yīng)該更具針對性，針對檔案分類管理以及新載體檔案的具體管理辦法進行培訓指導，并強化檔案管理工作人員的法律意識。

2.2知識管理組織架構(gòu)

事業(yè)單位檔案管理工作中涉及的知識內(nèi)容復雜，專業(yè)性特點突出，相當一部分檔案資料的回檔形式為部門資料報送，在知識挖掘方面存在一定難度和局限性。面對上述問題，事業(yè)單位要思考知識管理組織架構(gòu)問題，檔案管理部門主導，構(gòu)建以專項項目為核心的三維矩陣式知識管理中心，為項目決策管理提供支持。例如，在日常管理中，各部門、檔案管理部門保持原職能、組織結(jié)構(gòu)運作，但是針對特殊業(yè)務(wù)領(lǐng)域，可以成立獨立的項目組，專職專崗承擔項目運行相關(guān)的數(shù)據(jù)、信息的分類報送、歸檔、移交等工作，將項目中相關(guān)知識以電子文檔、視頻、圖片、紙質(zhì)文檔等形式報送信息管理和檔案管理部門，實現(xiàn)各類信息的收集和分類存儲，減少檔案資料報送層級，提高信息傳遞速度，降低檔案管理部門工作量，提高檔案管理人員知識挖掘的效率[1]。

2.3檔案知識共享與應(yīng)用

通過收集、整理、總結(jié)單位顯性、隱性知識，研究在建項目與已完成項目之間的聯(lián)系，并整理形成圖表、文本，基于單位信息化平臺（如 OA 平臺、知識管理系統(tǒng)等），建立健全單位檔案知識庫，并結(jié)合各類知識關(guān)鍵要點提煉知識描述，單位各部門可通過檢索知識類別、知識描述等方式，了解關(guān)鍵技術(shù)應(yīng)用情況、財務(wù)風險超預(yù)算原因分析及控制要點等內(nèi)容[2]。在各業(yè)務(wù)管理活動中，檔案管理部門應(yīng)積極參與到單位重點工作中，根據(jù)各類工程項目管理情況，結(jié)合已完成項目實施經(jīng)驗，分別從進度、質(zhì)量、成本控制和安全管理等方面形成分析報告，并通過與項目組、管理人員、技術(shù)人員溝通，了解項目管理偏差原因，為項目管理工作和決策提供直觀化、可量化的參考依據(jù)。

此外，除挖掘隱性知識外，結(jié)合單位特點，檔案管理部門還應(yīng)當積極梳理各類技術(shù)、管理標準等應(yīng)用情況，形成單位施工技術(shù)體系，闡明各類技術(shù)適用條件、應(yīng)用優(yōu)勢、不足和控制要點，可用于項目技術(shù)管理和員工培訓，實現(xiàn)知識共享目標。

2.4以項目為核心的知識管理評價

檔案管理工作中知識挖掘是一項系統(tǒng)性工程，是各部門協(xié)作的結(jié)果，涉及信息技術(shù)、施工技術(shù)、財務(wù)管理、項目管理等專業(yè)知識[3]。為保障單位知識管理工作有序開展，強化檔案管理部門開展知識管理的積極性，督促各部門密切配合協(xié)調(diào)檔案管理部門知識挖掘工作，應(yīng)以項目管理成效為導向，通過項目組管理者評價、效果評估等方式，建立可量化的知識管理評價指標，對檔案知識管理情況進行測度，推動檔案管理工作專業(yè)化、體系化發(fā)展[4]。

結(jié)束語：

事業(yè)單位檔案管理部門服務(wù)于其它組織部門，知識管理導向下的事業(yè)單位檔案管理工作需要深入單位行政管理、業(yè)務(wù)活動、項目管理等各項工作實踐活動中去，提煉、挖掘檔案資料中的顯性、隱性知識，形成知識管理成果后，為單位的行政管理、教育培訓、決策工作提供參考。在知識管理背景下，事業(yè)單位檔案管理工作面臨新環(huán)境，樹立全新的檔案管理思路、開闊檔案管理工作視野，要轉(zhuǎn)變思想認識，提高檔案管理的重視度，加大檔案管理的投入，這是我們創(chuàng)新檔案管理模式的有效路徑。

參考文獻：

[1]馬云霞.淺析知識管理對事業(yè)單位檔案管理的啟示[J].才智，2018，（07）：214-216.

[2]門勝偉.知識管理在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用[J].人才資源開發(fā)，2017，（06）：77-78.

[3]崔家山.事業(yè)單位檔案管理要點及知識管理的植入分析[J].才智，2018，（16）：205.

[4]張麗.知識管理對事業(yè)單位檔案管理的啟示[J].農(nóng)家參謀，2017（24）：243.