趙元昊

摘 要：伴隨著我國高校教學(xué)改革的持續(xù)深入與科學(xué)技術(shù)快速進(jìn)步，信息時代已經(jīng)悄然來臨，自由市場經(jīng)濟(jì)競爭逐漸激烈，高校若想提升學(xué)生畢業(yè)就業(yè)能力與競爭力實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)，必須加強(qiáng)學(xué)生各方面管理。而學(xué)生學(xué)籍檔案作為記錄學(xué)生平時各項數(shù)據(jù)的有效載體從自身學(xué)籍檔案管理出發(fā)。但是，學(xué)籍檔案管理作為高校日常管理重要組成部分，校方領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視對其管理水平的提升，尤其是在新時代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用背景下，更應(yīng)該加快網(wǎng)絡(luò)信息化校園學(xué)籍檔案管理工作，進(jìn)而滿足高校改革發(fā)展的實(shí)際需求?；诖耍P者結(jié)合自身數(shù)年高校文學(xué)籍檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，在查閱大量信息化檔案管理文獻(xiàn)基礎(chǔ)上，對當(dāng)下高校學(xué)籍檔案建設(shè)存在的問題進(jìn)行細(xì)致描繪，總結(jié)其中工作特點(diǎn)問題，提出全新的優(yōu)化改進(jìn)意見。

關(guān)鍵詞：高校教學(xué);學(xué)籍檔案;檔案管理;信息技術(shù);創(chuàng)新

學(xué)籍檔案是學(xué)?；蚱渌块T直接獲取學(xué)生個人信息重要途徑，學(xué)籍檔案管理工作是一種系統(tǒng)且復(fù)雜的管理工作需要真實(shí)記錄下學(xué)生在校個人行為與接受教育的過程，其中不僅包括了學(xué)生的個人成績、學(xué)籍異動記錄、學(xué)生個人信息、家庭信息等個人基本信息，還包含學(xué)生在校期間的信用記錄、懲罰獎勵記錄、學(xué)生校外表現(xiàn)評分記錄、學(xué)生參與社會公益記錄、黨團(tuán)組織關(guān)系等信息，這些信息能夠充分地彰顯出學(xué)生的個性愛好與人格特點(diǎn)，對于教師與招聘企業(yè)了解學(xué)生有著極為重要的作用。因此，強(qiáng)化學(xué)生學(xué)籍檔案管理及信息化建設(shè)，對于促進(jìn)教學(xué)管理與學(xué)生管理工作規(guī)范化、信息化、科學(xué)化、現(xiàn)代化有著極為重要的意義。

一、高校學(xué)籍檔案的特點(diǎn)

學(xué)籍檔案管理工作一般是由學(xué)生、任課教師、輔導(dǎo)員、班主任、學(xué)生處工作人員、教務(wù)處工作人員、招生就業(yè)處工作人員等互相配合，共同完成的信息收集、整理工作，隨著時間推進(jìn)校園學(xué)籍檔案管理也逐漸形成了全新的規(guī)律與特點(diǎn)。

其一，數(shù)量龐大。隨著我國高校在近幾年招生人數(shù)不斷增多，招生范圍也逐漸擴(kuò)大，學(xué)生畢業(yè)人數(shù)也隨著增多，在大學(xué)教育開始轉(zhuǎn)變成普通高校的教育的同時，學(xué)生檔案數(shù)量也越來越多，直接嚴(yán)重影響了高校傳統(tǒng)檔案管理工作，無形中增加了高校檔案管理的負(fù)擔(dān)。尤其是在傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)無法滿足新時代發(fā)展需求，而且紙質(zhì)檔案占地面積較大，還容易發(fā)霉、變質(zhì)，十分不方便保存。

其二，來源分散。學(xué)籍檔案形成與學(xué)生日常表現(xiàn)與各項管理活動中，由于多個不同部門組成的匯報材料構(gòu)成。很多情況下，高校都會為學(xué)生辦理校園一卡通，一卡通的信息涵蓋了學(xué)生自身信息內(nèi)容，寢室情況、專業(yè)分院情況等基本信息，但是這種一卡通的信息一般來源于教務(wù)系統(tǒng)、輔導(dǎo)員工作系統(tǒng)、專業(yè)學(xué)科系統(tǒng)，這些系統(tǒng)在信息核對過程中，一旦存在偏差問題，勢必會給學(xué)生日常生活帶來不良的影響。而且隨著高校招生的范圍逐漸擴(kuò)大，學(xué)生的個人信息也變得復(fù)雜很多，學(xué)生的家庭背景與學(xué)習(xí)經(jīng)歷差異較大，信息采集工作也更為復(fù)雜，若以單一的信息采集方式，無法建立完善的學(xué)生學(xué)籍檔案。

其三，內(nèi)容復(fù)雜。學(xué)生學(xué)籍檔案一般都會包括學(xué)生基本情況、家庭情況、考試成績，以及學(xué)生的專業(yè)名稱、學(xué)分內(nèi)容、學(xué)時情況、學(xué)位等級等等。但是隨著高校檔案管理工作改革需求發(fā)展，檔案建設(shè)工作必須包含更多的學(xué)生信息，如學(xué)生學(xué)年評價、自我鑒定、班級考評建議、各類榮譽(yù)登記表、處分登記表、黨團(tuán)發(fā)展記錄以及輔修專業(yè)等信息內(nèi)容。這些檔案信息在需要情況下必須在第一時間就找到全部內(nèi)容，這對于傳統(tǒng)檔案管理而言，基本是不可能實(shí)現(xiàn)的，只有利用信息技術(shù)的便捷性與高效性才能滿足此類需求問題。

其四，形式多樣性。從新生到入學(xué)再到畢業(yè)，這一系列過程會形成多樣性檔案內(nèi)容，記錄形式必然也有不同之處，有的學(xué)校采用的A3紙記錄學(xué)生檔案，而有的學(xué)校用的卻是普通A4紙，而各個學(xué)生檔案采集部門采用的檔案記錄模板也各不相同，而這對校園檔案整合管理工作有著極為重要的意義。

其五，保密性與專指性。學(xué)生學(xué)籍檔案所涉及其個人隱私，與其獎勵、處分、自我考評有關(guān)的某些事件在相當(dāng)長時期內(nèi)是保密的，不能對外開放。而個人學(xué)籍檔案內(nèi)的文件應(yīng)反映特定的情況，其中不能夾雜或混入別人的材料，也不能將一個人的材料分散割裂。

二、高校學(xué)籍檔案信息化管理的意義

伴隨著高校招生規(guī)模的進(jìn)一步擴(kuò)大，招生人數(shù)持續(xù)增加，學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作難度日益增加，檔案類型也愈加復(fù)雜，面對這種情況，高校檔案管理人員必須重視檔案管理工作，創(chuàng)新管理模式，從而提升高校檔案信息利用率。

1.便于整理查閱

學(xué)籍檔案管理所需要的信息材料是來自不同部門采集人員，資源整合與信息收集難度較大，而且學(xué)生學(xué)習(xí)檔案內(nèi)容是學(xué)生在校期間所有行為的具體記錄形式，時間橫跨長度一般為3～4年，若沒有科學(xué)式的檔案管理辦法，檔案建設(shè)工作將會變得極為復(fù)雜，信息精準(zhǔn)性與實(shí)效性會持續(xù)下降。為此，高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作人員若通過信息技術(shù)，建立線上學(xué)生檔案收集、展示系統(tǒng)，可以及時實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案編著、糾正、標(biāo)引等工作內(nèi)容，而且管理人員還可以向?qū)W生開放檔案瀏覽權(quán)限，讓學(xué)生對自身檔案內(nèi)容進(jìn)行及時的審核，這樣就可以顯著提升學(xué)籍檔案的精準(zhǔn)性與實(shí)效性，實(shí)現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍檔案現(xiàn)代化發(fā)展變革，增強(qiáng)學(xué)生學(xué)籍檔案的影響力與利用力，突破傳統(tǒng)檔案管理的“期限歸檔”問題，及時反映出學(xué)生在校學(xué)習(xí)的狀態(tài)。

2.提升使用效率

根據(jù)有關(guān)數(shù)據(jù)調(diào)查顯示，學(xué)生學(xué)籍檔案信息是高校學(xué)生信息使用頻率最高的檔案內(nèi)容，使用利用率高達(dá)88%以上。但是傳統(tǒng)學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作十分復(fù)雜，人力、物力資源消耗巨大，查詢方法與查詢手段十分落后，嚴(yán)重制約了學(xué)生學(xué)籍檔案的適用范圍，很多高校導(dǎo)員甚至不會去學(xué)校檔案部門收集學(xué)生信息，而是采用班級統(tǒng)計的方式，讓學(xué)生親自錄入學(xué)籍檔案，逐漸形成以班級為個體的檔案信息形式，校園檔案系統(tǒng)也將逐漸被忽視，無法滿足時代發(fā)展進(jìn)步，最終被學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)所拋棄。但是，放棄校園檔案管理工作也勢必會降低學(xué)校對于學(xué)生的掌控力度，賦予班主任更多責(zé)任之外的權(quán)利，出現(xiàn)很多其他形式的問題，為此，校園檔案管理工作必須得到應(yīng)有的重視。