亓鳳蘭

摘 要：對于會計人員而言，實現(xiàn)會計檔案管理工作的有效落實，能夠在經(jīng)濟總結工作中，以當前發(fā)展為基礎來實現(xiàn)滿足未來各項工作的運轉，因此它能夠有效規(guī)避貪污腐敗問題的出現(xiàn)，并且也能為企業(yè)的長期發(fā)展做好準備。與此同時，在信息時代下，電子技術以及信息技術的普及，使得電子會計檔案管理工作的開展能夠進一步優(yōu)化會計檔案工作開展的實效性，但是在進行轉變的過程中，必然會使過去的應用模式與現(xiàn)行應用方式存有沖突。對此，本文主要探討了電子會計檔案管理工作開展的現(xiàn)狀，同時對其問題進行分析并給予相應的解決對策，希望能夠以此來提高電子會計檔案應用的有效性。

關鍵詞：電子檔案管理;會計檔案管理;現(xiàn)狀

對于會計檔案工作開展，它是在會計核算工作開展中，以各項工作運行為主所形成的一種數(shù)據(jù)記錄，它能夠有效反映出企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務實際情況，并且能夠以文字保留的形式來實現(xiàn)對會計資料的統(tǒng)計，這時就能夠以現(xiàn)有統(tǒng)計內容為主來滿足企業(yè)后期的運行與發(fā)展。在當前階段中，電子技術以及信息技術的應用能夠進一步加快對會計檔案管理工作的落實，同時也能在數(shù)據(jù)整合上，提高數(shù)據(jù)應用的真實性。對此，對于企業(yè)的運行與發(fā)展來看，實現(xiàn)優(yōu)化電子會計檔案管理，就是確保企業(yè)正常運行的一種手段。

一、電子會計檔案管理工作的目標與內容

1.電子會計檔案管理工作的目標

對于會計管理工作的開展來看，在各項基本工作運行時，必須按照我國檔案法的內容來實現(xiàn)依法管理，更要以企業(yè)發(fā)展為重點，實現(xiàn)將各項具體業(yè)務進行系統(tǒng)化建設，這樣才能通過信息化建設工作的落實來實現(xiàn)以信息化技術為主進行基本操作，以此通過管理組織體系的建立，并通過財務工作的全面落實，就能加強會計檔案管理工作的開展力度，從而才能保證企業(yè)的長久運行。與此同時，在基本工作運行上，也要明確財務部門的內部工作流程，并通過權責機制的有效應用來匹配內控制度，進而才能以管理體系的建設為主來保證為企業(yè)的各項經(jīng)營活動提供全方位的服務。

2.電子會計檔案管理工作的內容

從會計檔案管理工作的開展來看，它包括了基礎會計內容，同時也要以檔案收集模式來實現(xiàn)對所有經(jīng)濟運行中所產生的數(shù)據(jù)進行全面應用，這樣通過定期的收集、整理，并通過利用與保管，就能夠為企業(yè)的運行做好保障。與此同時，針對企業(yè)的會計檔案管理工作開展，也需要通過定期銷毀來實現(xiàn)滿足對數(shù)據(jù)的更新與保護，所以對于會計檔案管理工作的落實而言，它是會計工作當中的重要組成部分之一，必須要遵循相關準則制度的應用來滿足各項基本工作的運轉。畢竟，對于檔案管理工作的開展而言，需要通過統(tǒng)一執(zhí)行國家的法律法規(guī)來實現(xiàn)滿足基本工作的運轉，更要以企業(yè)發(fā)展為主來實現(xiàn)結合企業(yè)實際情況進行會計檔案的統(tǒng)一整合，這樣才能保證在各項基本業(yè)務流轉的過程中，既能夠實現(xiàn)滿足企業(yè)的長久運行，又能通過監(jiān)督、檢查工作的落實來確保會計數(shù)據(jù)應用的真實性。除此以外，對于可以持有會計檔案資料的單位，也需要對會計檔案的管理工作進行全面落實，并通過信息化建設來滿足電子化發(fā)展，這樣才能以全新的技術模式進行會計檔案的利用與分析，并通過妥善保存與應用來避免出現(xiàn)會計檔案泄露的問題。

二、企業(yè)電子會計檔案管理的工作流程

對于電子會計檔案工作開展來看，在前期制作流程過程中，必須要實現(xiàn)以下幾點工作的落實：首先，在進行原始憑證確認上，必須要進行統(tǒng)一格式的確認，更要以電子表格進行應用來保證各項工作的流轉可以更具統(tǒng)一性。同時，在進行發(fā)票粘貼的過程中，必須要與原始憑證相一致，還要保證發(fā)票的重要信息與原始憑證相一致，這樣才能保證數(shù)據(jù)在應用的過程中，可以避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致的問題。對于紙質發(fā)票的應用，必須要保證在體現(xiàn)重要信息的前提下進行原始憑證的粘貼，更要保證在裝訂線區(qū)域內進行整理，以此才能規(guī)避后續(xù)裝訂后產生的視覺影響。除此之外，對于支票存根等一系列粘貼內容，也需要按照既有規(guī)定進行裝訂，并以掃描形式進行電子數(shù)據(jù)儲存，這樣才能確保各項數(shù)據(jù)的應用具有真實性。其次，檔案管理人員在基本工作完畢后，需要確認會計賬戶信息的完整性，更要將已確認完畢的資料進行流轉，這樣由監(jiān)管人員進行統(tǒng)一處理，并通過對賬簿的封面來保證數(shù)據(jù)的真實性與有效性才能進入下一環(huán)節(jié)工作。與此同時，在此過程中也需要實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)上傳，這樣才能確保電子數(shù)據(jù)的應用與現(xiàn)實數(shù)據(jù)相一致。對于已核對完畢的賬簿，要由財務人員進行審核，并在審核之后由專門管理人員實現(xiàn)對內容的確認與裝訂，這樣才能有效避免數(shù)據(jù)不真實的現(xiàn)象出現(xiàn)。最后，在報表確認與裝訂工作的開展上，必須要確認信息的真實性與準確性，并且也要保證所有記錄內容的數(shù)量與名稱相一致，更要以序號對應為主實現(xiàn)對排序的確認，而此時也要實現(xiàn)與電子數(shù)據(jù)進行同步存儲，這樣才能有效保證數(shù)據(jù)應用的安全性與保障性。

對于電子會計檔案的后期管理工作開展來看，需要保證在基本工作中，按照現(xiàn)有法律法規(guī)內容來實現(xiàn)基本操作的執(zhí)行。同時，在管理工作開展上，除電子檔案以外，也要實現(xiàn)對紙質檔案的保存，這樣由專人進行看管并收藏，以此才能保證由專人進行負責，并降低由于多人經(jīng)手而帶來的數(shù)據(jù)丟失問題。除此以外，對于電子檔案管理與紙質檔案管理工作開展來看，既要保證紙質檔案管理的規(guī)范性，也要保證電子管理時要實現(xiàn)權限設置，這樣才能有效避免由于越級查看而帶來的數(shù)據(jù)丟失等問題出現(xiàn)。值得注意的是，對于財會負責人與管理負責人而言，在會計檔案銷毀工作開展上，必須要實現(xiàn)在各項基本工作運行后進行確認與簽字，這樣才能有效保證在銷毀材料時，可以避免出現(xiàn)對重要文件的銷毀，并且也能實現(xiàn)為追責工作做好保障。

三、當前電子會計檔案管理工作的現(xiàn)狀與問題

1.電子會計檔案管理的現(xiàn)狀

依據(jù)我國會計行業(yè)當前的發(fā)展情況來看，在基本工作開展中，即使實現(xiàn)了現(xiàn)代化信息建設，并通過電子會計檔案管理工作的落實來加快企業(yè)的運轉，但是在基本工作開展中，仍然只能夠以過去的模式進行運轉，這就會導致在基本工作開展時，會忽略對電子數(shù)據(jù)的收集與管理。同時，在各項工作開展上，由于在進行文件資料交接時，需要以數(shù)據(jù)保存與傳遞來實現(xiàn)向財務部進行轉交，而這時由于財務部在進行工作開展中，只認為此類檔案資料是一些普通的數(shù)據(jù)資料，這就會導致在基本工作運行中，也忽視了對于數(shù)據(jù)的管理。因此，這就會導致在后續(xù)工作運行上，一旦出現(xiàn)需要閱讀此類資料時，卻無法實現(xiàn)對資料的應用，甚至由于系統(tǒng)設置等問題會導致原始資料的消失。