張超

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足醫(yī)院實(shí)際工作的需要，對(duì)此，醫(yī)院的檔案管理部門(mén)需要以創(chuàng)新理念為驅(qū)動(dòng)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為支撐，著手檔案管理的信息化建設(shè)。本文在簡(jiǎn)要闡述了檔案信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容后，以檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題為基礎(chǔ)，提出了幾點(diǎn)提高檔案信息化建設(shè)水平的措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化建設(shè);檔案管理

檔案信息化建設(shè)不僅有利于醫(yī)院管理者管理檔案信息，也有利于使用者快速查詢(xún)所需信息，所以，應(yīng)當(dāng)加快醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的步伐，以其帶動(dòng)其他工作的進(jìn)行。因此，本篇文章主要是探究關(guān)于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)與檔案管理重要性的分析，并且對(duì)信息化以及檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行了詳細(xì)的探討，通過(guò)分析建議能夠達(dá)到一定的目的。

一、檔案信息化建設(shè)概述

（一）內(nèi)涵

檔案信息化建設(shè)也即運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，將醫(yī)院內(nèi)部的各類(lèi)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，以保證檔案信息的準(zhǔn)確性，提高檔案資源的利用率，讓檔案資源為醫(yī)院的發(fā)展貢獻(xiàn)更多的力量。實(shí)際上，對(duì)于檔案管理工作是目前醫(yī)院管理工作中重要的一部分，因?yàn)樗軌蚋玫乇Ｕ厢t(yī)院正常運(yùn)行，并且能夠促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展具有非常重要的關(guān)鍵作用，因?yàn)橥ㄟ^(guò)醫(yī)院檔案，可以更好地反映出醫(yī)院進(jìn)行醫(yī)療活動(dòng)的真實(shí)情況，并且能夠更好地連接現(xiàn)代醫(yī)療設(shè)備，進(jìn)行更好的進(jìn)步與發(fā)展，對(duì)于進(jìn)行醫(yī)院檔案管理以及信息化建設(shè)的過(guò)程中是非常重要的。

（二）原則

檔案信息化建設(shè)需遵循以下原則：第一，規(guī)范性，也即在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)必須要嚴(yán)格按照各項(xiàng)規(guī)定進(jìn)行，不能任意妄為，無(wú)論是系統(tǒng)建設(shè)、人員管理，還是文件處理、保密工作等，都要嚴(yán)格依照相應(yīng)的制度，將其落到實(shí)處：第二，安全性。網(wǎng)絡(luò)管理雖有人力管理所不能及的優(yōu)點(diǎn)。在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作時(shí)，必須要重視安全問(wèn)題，通過(guò)加強(qiáng)安全技術(shù)防范等措施，做好保密工作，以應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)中存在的潛在危險(xiǎn)：第三，效益性。檔案信息化建設(shè)不僅涉及醫(yī)院各個(gè)部的信息，且需投入大量的人、財(cái)、物力，短期內(nèi)難見(jiàn)成效但這部分工作又不可或缺，對(duì)此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持效益性原則，優(yōu)先處理較為重要或是利用率高的檔案信息，讓其能服務(wù)于醫(yī)院的其他工作。

二、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)與檔案管理重要性

為了能夠更好的建設(shè)醫(yī)院檔案信息化管理，就需要不斷的適應(yīng)當(dāng)下時(shí)代的發(fā)展，在經(jīng)濟(jì)技術(shù)發(fā)展的背景下，要能夠更好地建設(shè)完善新的信息化建設(shè)優(yōu)勢(shì)，只有能夠通過(guò)利用新技術(shù)才能夠更好地開(kāi)展醫(yī)院檔案管理工作，這樣能夠在一定的程度上減少一些不必要的問(wèn)題出現(xiàn)，這實(shí)際上給工作質(zhì)量以及效率帶來(lái)了一定的影響。另外，對(duì)于信息技術(shù)與醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的相結(jié)合，能夠更好的進(jìn)行資料的收集，并且能夠通過(guò)醫(yī)院檔案，對(duì)鎖具有價(jià)值的東西進(jìn)行充分的挖掘，凸顯能夠?yàn)獒t(yī)院的決策發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、醫(yī)院實(shí)行檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)

（一）檢索快捷，提高了工作效率

對(duì)于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能夠更加方便工作，因?yàn)樗哂幸欢ǖ墓芾硎侄魏蜋z索工具，在進(jìn)行檔案歸整的時(shí)候，從整體上減輕了管理檔案人員的壓力，增強(qiáng)了歸納的質(zhì)量，并且提高了一定的準(zhǔn)確率，使總體質(zhì)量達(dá)到了要求。通常情況下，在進(jìn)行手工操作的時(shí)候，會(huì)出現(xiàn)檔案堆積的現(xiàn)象，并且有遺漏的事情經(jīng)常發(fā)生。另外，和傳統(tǒng)紙質(zhì)文件進(jìn)行相比，電子文件具有一定的載體分離性，其中包含的信息內(nèi)容較為廣泛，儲(chǔ)存能力較大，從整體上使每個(gè)檔案之間建立了一定的相互聯(lián)系，從而實(shí)現(xiàn)了資源共享。

（二）電子文件保密性能弱化

在進(jìn)行檔案文件儲(chǔ)存的過(guò)程中，通常會(huì)通過(guò)內(nèi)容總和的方式進(jìn)行反復(fù)的剪裁、粘貼，那么在此過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)一定的操作失誤，從而使電子文件缺失或者是不能修改的現(xiàn)象，保密性能比較差。

（三）實(shí)現(xiàn)信息共享，提供高效服務(wù)

在之前進(jìn)行傳統(tǒng)手工操作檔案規(guī)整的過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)很多信息閑置在文件柜中，并且對(duì)具體所要的文件以及信息，進(jìn)行查找時(shí)，能夠節(jié)約一定的時(shí)間，從而提升工作效率。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作得到了進(jìn)一步的提升，通常會(huì)將檔案以文件的方式，進(jìn)行合理的分類(lèi)管理。在進(jìn)行查找的時(shí)候，直接搜索關(guān)鍵詞就可以找到，這樣在整體上可以提高工作效率。另外，在醫(yī)院處理緊急突發(fā)事件的時(shí)候，對(duì)醫(yī)院檔案處理能夠及時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，完成各部門(mén)之間的資源共享，從而提高一定的傳輸、處理效率。

（四）電子文檔較紙質(zhì)文件的優(yōu)越性

由于大容量移動(dòng)硬盤(pán)的使用，從而為電子文件進(jìn)行儲(chǔ)存成為了現(xiàn)實(shí)，在這樣的情況下，對(duì)于新文件運(yùn)用載體存取的方式會(huì)更加的方便，并且具有一定的復(fù)制性，而且傳播的速度較快，不會(huì)因?yàn)闀r(shí)間或者是距離受到一定的阻礙。對(duì)于電子文檔的方式具有一定的優(yōu)點(diǎn)，它的儲(chǔ)存時(shí)間周期較長(zhǎng)，并且對(duì)溫度的變化以及濕度或者氧化等外部條件都沒(méi)有特大的要求，而且容易進(jìn)行保存。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件存檔相比，儲(chǔ)藏占地也極大壓縮。

（五）成本節(jié)約

實(shí)際上對(duì)于醫(yī)院文書(shū)檔案，擔(dān)負(fù)著各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)公文分類(lèi)、轉(zhuǎn)遞、歸檔以及醫(yī)院重大事件、重要活動(dòng)原始資料記載收集等工作，是醫(yī)院管理歷程的見(jiàn)證和有效憑據(jù)。由于之前傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件進(jìn)行傳閱的方式，具有一定的阻礙性，并且是進(jìn)行手工操作浪費(fèi)一定的時(shí)間，并且不能夠提升整體的工作效率，而且儲(chǔ)存時(shí)間較短，紙質(zhì)文件進(jìn)行保養(yǎng)的時(shí)間也會(huì)變長(zhǎng); 在此過(guò)程中，容易將文件檔案進(jìn)行損壞或者是丟失，這樣就會(huì)在一定程度上造成非常大的風(fēng)險(xiǎn);還要相應(yīng)地建設(shè)大規(guī)模的檔案館并配備恒溫恒濕設(shè)備以及防護(hù)措施。網(wǎng)絡(luò)電子收發(fā)文、微機(jī)建檔立卷則大大提高了辦公效率，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的“串行"傳閱變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的“并行”甚至是“放射狀”模式，這樣不僅可以節(jié)約時(shí)間，而且減少了工作人員的壓力以及紙張等成本支出，極大地方便各部門(mén)之間公文的傳送與信息共享，醫(yī)院各部門(mén)門(mén)的聯(lián)系更加簡(jiǎn)便快捷，高效低耗。

四、檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）檔案信息方面

在檔案信息化建設(shè)中，檔案信息存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：第一，缺乏整合。目前醫(yī)院對(duì)檔案信息的數(shù)字化處理還處于信息化建設(shè)的初步階段，也即錄入與使用，還缺少科學(xué)有效的管理，表現(xiàn)在檔案信息比較零散，缺乏體系，無(wú)形中增大了醫(yī)院使用檔案資源的難度：第二，缺乏結(jié)構(gòu)。目前醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)還不成熟，所以多數(shù)醫(yī)院的內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)缺少統(tǒng)一的檔案編制標(biāo)準(zhǔn)，加之電子檔案信息的內(nèi)容來(lái)源于各個(gè)科室，所以在進(jìn)行數(shù)字化處理的時(shí)候，就出現(xiàn)了數(shù)據(jù)的“異構(gòu)性" "也即數(shù)據(jù)在屬性、內(nèi)容等方面出現(xiàn)了較大的差異，反而增大了檔案管理工作人員的整合難度：第三，缺乏時(shí)效。進(jìn)行檔案信息數(shù)字化工作的前提是收集各個(gè)科室的信息，這些信息多存在重復(fù)與交叉，所以檔案管理工作人員還需要對(duì)其進(jìn)行挖掘與加工，在延長(zhǎng)工作時(shí)間之余，也降低了檔案信息資源的時(shí)效性。

（二）人員素養(yǎng)方面

檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)不足，也是拖慢檔案信息化建設(shè)步伐的關(guān)鍵因素。具體表現(xiàn)是：第一，業(yè)務(wù)技能不足。檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能不足主要體現(xiàn)在管理知識(shí)儲(chǔ)備不夠與信息技術(shù)運(yùn)用能力不強(qiáng)兩方面，有這兩點(diǎn)能力缺陷的管理人員，往往難以滿足具體管理工作的需要，所以工作效率也就比較低，不利于檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展：第二，職業(yè)素養(yǎng)不足。在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，檔案管理人員存在的問(wèn)題是：工作熱情度不夠、不能積極參與信息化建設(shè)、對(duì)于檔案資源服務(wù)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)的認(rèn)識(shí)不足，這些問(wèn)題都嚴(yán)重制約了醫(yī)院信息化建設(shè)的發(fā)展，造成了信息資源的浪費(fèi)，急需醫(yī)院采取相關(guān)措施予以要普解決。

（三）醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的維護(hù)不足

實(shí)際上，對(duì)于醫(yī)院檔案的建設(shè)管理具有一定的復(fù)雜流程性，現(xiàn)在很多網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的兼容性會(huì)存在很多不足的現(xiàn)象，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)平臺(tái)缺少一定的專(zhuān)業(yè)管理人員，檔案的具體分化并不能夠進(jìn)行詳細(xì)的分類(lèi)，從而使整體的檔案管理系統(tǒng)措施得不到完全的維護(hù)。在此過(guò)程中可能會(huì)使計(jì)算機(jī)黑客進(jìn)入到檔案信息中，造成非常大的危害。

（四）醫(yī)院檔案管理工作的更具復(fù)雜性。

由于醫(yī)院各部門(mén)分工明確，對(duì)于檔案的管理需要進(jìn)行一定的操作流程，對(duì)檔案的規(guī)整需要進(jìn)行詳細(xì)的分明，那么對(duì)檔案管理是一項(xiàng)具有復(fù)雜性的工作，因?yàn)樗粌H需要管理整體的文書(shū)檔案，還需要對(duì)一檔案以及病理的詳細(xì)資料、查找圖文資料等都需要進(jìn)行詳細(xì)的分工明確，并且門(mén)類(lèi)較多。雖然目前的微機(jī)存儲(chǔ)性能有較高的容量，但這種容量終有用盡之時(shí)。通過(guò)對(duì)檔案的深層次處理，實(shí)際上帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)性，因?yàn)槿绻幚聿缓玫那闆r下，會(huì)使效率得不到提升，從而使整體的建檔質(zhì)量有所下降。

五、提高檔案信息化建設(shè)水平的措施

（一）建立健全檔案管理制度

在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作時(shí)，需要先行完善相關(guān)的管理制度，以制度為指導(dǎo)，引導(dǎo)具體管理工作的開(kāi)展，對(duì)此，醫(yī)院一方面要加強(qiáng)各科室間的聯(lián)動(dòng)，讓各科室都參與到檔案信息化建設(shè)中，對(duì)信息資源進(jìn)行全程監(jiān)管，提升檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性：另一方面，在管理制度中要明確崗位職責(zé)、人員責(zé)任、完成時(shí)限等內(nèi)容，分解信息化建設(shè)工作，讓信息化建設(shè)工作能有序開(kāi)展、逐步推進(jìn)：另外，在管理制度中還應(yīng)包含績(jī)效評(píng)估部分，將檔案管理工作與管理人員的績(jī)效掛鉤，調(diào)動(dòng)管理人員的工作熱情，使其能將更多的時(shí)間與精力放在檔案信息化建設(shè)工作中，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作的有效落實(shí)。

（二）提升管理人員素養(yǎng)

管理人員綜合素養(yǎng)的提高要從兩方面展開(kāi)：第一，人才引進(jìn)方面。在進(jìn)行人才招聘工作時(shí)，招聘人員要嚴(yán)格按照醫(yī)院的招聘要求對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行考核，優(yōu)先錄用“德才兼?zhèn)洹钡膹?fù)合型人才，以確保其有過(guò)硬的計(jì)算機(jī)技能與管理技能，在入職后能勝任崗位需求，帶動(dòng)檔案信息化建設(shè)：第二，人才培養(yǎng)方面。人才培養(yǎng)主要針對(duì)的是現(xiàn)有管理人員。根據(jù)管理人員目前存在的問(wèn)題，在對(duì)管理人員進(jìn)行培養(yǎng)時(shí)，首先要改變管理人員的管理理念，使其能夠與時(shí)俱進(jìn)，愿意改變工作態(tài)度、革新工作方式：其次需要培養(yǎng)管理人員的服務(wù)意識(shí)，因?yàn)闄n案信息的最大價(jià)值在于為醫(yī)院提供決策依據(jù)，若是管理人員不具備服務(wù)意識(shí)，那么檔案信息資源的利用率就得不到提升，將會(huì)影響醫(yī)院的正常運(yùn)營(yíng)，所以培養(yǎng)管理人員的服務(wù)意識(shí)也必不可少：再次，需要醫(yī)院組織培訓(xùn)活動(dòng)，為管理人員提供學(xué)習(xí)信息技術(shù)的渠道與機(jī)會(huì)，以提高其業(yè)務(wù)技能：最后，需要建立考評(píng)機(jī)制，定期考察管理人員對(duì)信息化建設(shè)中所需知識(shí)與技術(shù)的掌握情況，督促管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)，提升自我，以個(gè)體的發(fā)展帶動(dòng)整體管理水平的提高。

（三）完善檔案信息資源

檔案信息資源的完善，一方 面需要從檔案信息資源數(shù)字化處理著手，加大人財(cái)物方面的投入，促進(jìn)良好工作格局的形成，為編制工作計(jì)劃、建立檔案信息的數(shù)字化目錄、監(jiān)督檢查奠定基礎(chǔ)：另一方面需要實(shí)行雙歸檔機(jī)制，也即歸檔工作要涵蓋紙質(zhì)文件與電子文件，保障檔案信息的完整性與準(zhǔn)確性：另外，圖文并聯(lián)并存機(jī)制也不可缺少口，實(shí)行這一機(jī)制的必要性在于：此種方式能夠讓檔案信息的使用者進(jìn)行全文檢索，除以上三點(diǎn)之外，檔案信息資源的完善，還實(shí)現(xiàn)了信息共享，也即通過(guò)建立統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)，將檔案信息與辦公信息都納入進(jìn)來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的融合，提高信息生成與整理的工作效率，保障信息資源的時(shí)效性。

六、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在檔案管理中進(jìn)行信息化建設(shè)是不可逆轉(zhuǎn)的時(shí)代趨勢(shì)，所以檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視，以基礎(chǔ)設(shè)施與人才為支撐，促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，提升管理水平，讓檔案資源的價(jià)值能得到充分發(fā)揮。

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