劉筱瞳　喬鳴喆

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案管理;信息化建設(shè)

檔案管理工作傳統(tǒng)的管理模式和方法之下，管理的效率和查找檔案和檔案利用的速度都比較慢，在滿足實際的工作需求方面存在一定的困難?；诖髷?shù)據(jù)時代帶來的深刻變化，各種信息、數(shù)據(jù)和資料等內(nèi)容的作用變得越來越大，這為其信息化建設(shè)指引了發(fā)展的道路。在檔案管理的發(fā)展過程中，出現(xiàn)的問題也層出不窮，如管理的安全性問題、管理的體系和制度不夠健全的問題以及管理人員的能力和實際的工作需求不相匹配等。為了有效的處理相關(guān)問題，最大限度地降低或者消除這些問題帶來的不良影響，巧妙地運用大數(shù)據(jù)是其中的可行策略之一。緊跟現(xiàn)代化社會發(fā)展的步伐，促進檔案管理工作走向信息化建設(shè)的發(fā)展道路。

一、健全檔案管理信息化建設(shè)的各種機制和體系。檔案管理本身就具有比較強的專業(yè)性、保密性和系統(tǒng)性，因此這項工作對檔案管理的機制必須具備完整性和系統(tǒng)性的特點。檔案管理的內(nèi)部體系完整性包括的內(nèi)容很多，如檔案管理的責(zé)任機制、對檔案管理工作人員的激勵機制和績效考核機制以及對檔案管理信息化建設(shè)的監(jiān)督機制等。從健全檔案管理責(zé)任機制的角度來說，檔案管理工作需要責(zé)任機制作為保證，對檔案管理人員的責(zé)任、義務(wù)以及相應(yīng)的權(quán)利進行明確的劃分和落實，保障檔案管理部門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和基層工作人員的責(zé)任意識都能夠得到提升。這樣一來，檔案管理部門和相關(guān)的工作人員能夠在明確自身權(quán)利和責(zé)任的基礎(chǔ)上，做好自身的工作，全面提升檔案管理相關(guān)人員的責(zé)任感和使命感;從健全檔案管理工作人員的激勵和績效考核機制角度來說，要想保證檔案管理工作人員的工作積極性，需要檔案管理機制發(fā)揮作用。對檔案管理的相關(guān)人員進行績效考核，將檔案管理工作的質(zhì)量納入到績效考核的指標(biāo)體系當(dāng)中。綜合考慮檔案管理工作人員的指標(biāo)狀況和檔案管理工作人員的績效狀況，將兩者結(jié)合起來進行檔案管理人員的總體評估。對于在檔案管理的績效考核評價指標(biāo)體系中，完成了相關(guān)的指標(biāo)和要求的工作人員，相關(guān)部門要對其進行獎勵。對于考核結(jié)果低于考核的標(biāo)準(zhǔn)和要求的工作人員，給予一定的薪酬懲罰。在這兩個機制的共同作用下，能夠確保信息化建設(shè)的有效性;監(jiān)督機制作用的發(fā)揮主要依靠有效的監(jiān)督方式和手段。實施分層監(jiān)督的方式和層層管理的手段，積極引導(dǎo)和鼓勵檔案管理的相關(guān)人員進行相互之間的監(jiān)督，有助于預(yù)防和組織檔案管理工作人員的不良工作行為，保證檔案管理部門的發(fā)展。

二、加大對檔案管理信息化建設(shè)的重視性和重視力度。檔案管理信息化建設(shè)重視程度的提升，需要檔案管理的相關(guān)工作人員樹立科學(xué)的檔案管理信息化理念。當(dāng)檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)意識到檔案管理信息化建設(shè)帶來的有利作用之后，掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案管理工作的內(nèi)涵，最大限度的提升自身和相關(guān)工作人員的檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用能力。保證檔案管理有一個良好的環(huán)境，為檔案管理部門裝配專業(yè)且完善的檔案管理信息處理設(shè)備，確保為檔案管理的信息化建設(shè)奠定發(fā)展的基礎(chǔ)。檔案管理的信息化建設(shè)得到重視，就會獲得相應(yīng)的建設(shè)資金投入，這樣一來就能夠建立檔案管理信息化的服務(wù)平臺和數(shù)據(jù)庫。信息服務(wù)平臺能夠幫助工作人員更快的進行檔案的整理、歸納和保存，有助于檔案管理工作更好的開展。數(shù)據(jù)庫的建立有助于提升對檔案資源的利用率，保證檔案資源能夠發(fā)揮出最大的價值。

三、制定科學(xué)完善的檔案管理安全防護制度。檔案管理的信息化建設(shè)中安全性問題已經(jīng)嚴(yán)重威脅了檔案管理工作生存和發(fā)展的重要因素之一，因此必須要采取相應(yīng)的措施去解決。制定科學(xué)完善的檔案管理安全防護制度就是一個很好的解決方法，將系統(tǒng)安全保障加入到具體的信息化建設(shè)之中。不斷地對檔案管理安全防護制度進行完善和優(yōu)化調(diào)整，將相應(yīng)的技術(shù)、資金和具體的管理等內(nèi)容明確下來。檔案管理信息化建設(shè)涉及到很多比較機密性的檔案資料和信息，需要加大檔案管理安全風(fēng)險的管理和控制，增強檔案管理工作的保密性，盡可能的減少或者消除安全隱患帶來的影響。檔案管理的工作人員在進行檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)操作的時候，盡可能使用局域網(wǎng)，這樣能夠最大限度內(nèi)提升檔案信息的安全。適當(dāng)?shù)谋O(jiān)督也是相當(dāng)必要的，明確檔案管理工作的具體責(zé)任人。同時，在大數(shù)據(jù)的時代背景下，隨著檔案管理信息系統(tǒng)的不斷發(fā)展和完善，信息系統(tǒng)的使用能夠在很大程度上解決網(wǎng)絡(luò)的安全性問題。檔案的及時備份和加密以及防火墻等等的建立等，都是為了應(yīng)對黑客的惡意攻擊所采取有效的防護措施，提升檔案管理的安全性。打造檔案管理的信息數(shù)據(jù)庫也是保證檔案管理安全性的有效方式之一，能夠使檔案管理工作更加具有科學(xué)性和規(guī)范性。

總而言之，大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作必須要向信息化建設(shè)的方向發(fā)展，健全檔案管理信息化建設(shè)的各種機制和體系，加大對檔案管理信息化建設(shè)的重視性和重視力度，制定科學(xué)完善的檔案管理安全防護制度，強化檔案管理的人才隊伍建設(shè)，充分將檔案管理的內(nèi)在價值發(fā)揮出來，推動實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：山東省淄博市淄川區(qū)公共就業(yè)和人才服務(wù)中心）