周玉虎

摘 要：近年來，微信已經(jīng)融入人們生活的方方面面，微信公眾號逐漸成為檔案工作的重要平臺和工具。本文淺析了當(dāng)前檔案微信公眾號的服務(wù)功能以及存在的發(fā)展困境，并在此基礎(chǔ)上針對性提出了實(shí)現(xiàn)檔案微信公眾號服務(wù)功能的有效策略，為進(jìn)一步推動檔案微信公眾號服務(wù)功能向前發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案工作;微信公眾號;服務(wù)功能

隨著社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，檔案管理的重要性也越來越高，傳統(tǒng)的檔案管理工作存在一些局限，很難適應(yīng)現(xiàn)在化檔案管理工作，需要對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和改革。微信是現(xiàn)代化信息通訊工具，經(jīng)過多年發(fā)展，使用微信流通交流、獲取信息已成為主流的通信方式，基于微信龐大的用戶群體，越來越多政府部門、企事業(yè)單位、公司及個人利用微信公眾號進(jìn)行運(yùn)營和宣傳?；诖?，解析檔案微信公眾號服務(wù)功能，并探索實(shí)現(xiàn)策略，是改革和創(chuàng)新檔案管理工作以及提升檔案管理工作水平的重要路徑，是相關(guān)領(lǐng)域工作者的工作重點(diǎn)。

一、檔案微信公眾號服務(wù)功能解析

（一）檔案咨詢功能

在傳統(tǒng)檔案服務(wù)中，用戶在使用檔案過程中，往往會對相關(guān)檔案進(jìn)行咨詢，解答用戶咨詢功能是檔案服務(wù)中的一項(xiàng)關(guān)鍵功能，因此，使用微信公眾號提供檔案服務(wù)功能時，檔案咨詢功能也是必不可少的功能之一。通常，檔案微信公眾號會設(shè)置自動回復(fù)功能，用戶關(guān)注檔案微信公眾號后，向公眾號后臺發(fā)送關(guān)鍵詞，公眾號就會自動回復(fù)用戶咨詢的問題，相對于傳統(tǒng)的檔案咨詢功能，微信公眾號的咨詢功能，不僅方便快捷，還大大減少用戶咨詢的時間，提高了用戶體驗(yàn)以及檔案服務(wù)水平[1]。

（二）檔案檢索功能

檔案檢索功能是檔案微信公眾號的另一個重要功能，檔案管理部門將相關(guān)的檔案信息錄入到微信公眾號平臺中，并設(shè)置好目錄和關(guān)鍵字，用戶可以根據(jù)微信公眾號平臺預(yù)設(shè)的目錄進(jìn)行檢索，也可以輸入關(guān)鍵詞檢索。比如，某檔案微信公眾號設(shè)置了“在線檢索”的功能，用戶只需在檢索系統(tǒng)輸入自己的身份證號、題名等等關(guān)鍵信息，就能在微信公眾號平臺檢索并瀏覽相關(guān)檔案。因此，檔案微信公眾號平臺的檢索功能，能有效節(jié)省用戶的檢索時間以及提升檔案檢索質(zhì)量，使檔案管理部門辦事效率得到提升[2]。

（三）信息推送功能

相較于傳統(tǒng)檔案服務(wù)功能，信息推送功能是檔案微信公眾號特有的功能之一，信息推送是指檔案管理部門利用圖文、視頻等形式向用戶推送具有價值和意義的信息，比如檔案館運(yùn)營時間、檔案管理技巧等，當(dāng)前各檔案微信公眾號已逐漸開始發(fā)揮信息推送功能。檔案微信公眾號可以分為訂閱號和服務(wù)號兩種，服務(wù)號每月可向已關(guān)注公眾號的用戶推送4條消息，訂閱號每天可推送1條消息。檔案微信公眾號可以把相關(guān)的圖片、視頻、文字等素材編輯成一篇推文，然后使用群發(fā)功能把這篇推文信息推送給用戶。在推送之前，可以選擇特定接收信息的用戶。信息推送功能為檔案管理部門從被動提供檔案服務(wù)向主動提供檔案服務(wù)提供了平臺，是信息技術(shù)不斷發(fā)展背景下，檔案管理的一大優(yōu)勢，可以向用戶精準(zhǔn)推送相關(guān)信息，有助于檔案服務(wù)更加高效、更加精準(zhǔn)[3]。

二、當(dāng)前檔案微信公眾號發(fā)展困境

（一）定位不清晰，功能單一

目前，大部分檔案微信公眾號存在定位不清晰的問題，是以宣傳為主，還是互動為主，沒有明確的定位。很多檔案微信公眾號平臺以信息推送為主，且推送內(nèi)容多為自身開展的服務(wù)，往往忽視了將服務(wù)同步到微信公眾號上。部分檔案微信公眾號有提供線上服務(wù)功能，但只有一些基礎(chǔ)的功能，比如預(yù)約查檔、辦事指南，且缺乏用戶體驗(yàn)，一些重要的服務(wù)沒有融合到微信公眾號里，用戶無法做到掌上實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)，沒有深層次利用微信公眾號平臺。

（二）推送內(nèi)容生澀，更新頻率較低

部分檔案微信公眾號把這個平臺當(dāng)作宣傳本單位信息的平臺，往往推送一些專業(yè)性強(qiáng)、普通用戶閱讀起來存在困難的生澀文章，甚至部分公眾號原創(chuàng)低，內(nèi)容較為同質(zhì)化，無法激發(fā)用戶對檔案的興趣。一些公眾號推送信息只有簡單的文字，且排版較為簡單，既不美觀，又缺乏新意，不利于引起用戶的共鳴。另外，存在部分公眾號推送信息頻率極低，內(nèi)容更新不及時，公眾號的活躍程度較低，影響力不足。

（三）交流互動性不強(qiáng)

檔案微信公眾號交流互動性不強(qiáng)是普遍遇到的困境，更多的微信公眾號側(cè)重信息推送，提供部分功能，往往忽視了與用戶互動、交流，比如借閱咨詢、在線討論、在線答疑等明顯不足。較多推文的評論區(qū)要么沒有精選評論，要么精選了評論但缺乏互動，服務(wù)提供者和用戶沒有進(jìn)一步溝通交流，不利用檔案管理部門了解用戶的真正需求，進(jìn)而影響檔案微信公眾號服務(wù)功能的發(fā)揮[4]。

三、檔案微信公眾號服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)策略

（一）準(zhǔn)確定位公眾號功能

現(xiàn)階段檔案微信公眾號在進(jìn)行檔案信息管理時，存在著資金短缺、技術(shù)不足、工作人員專業(yè)技能不足等問題，公眾號后繼的運(yùn)營和管理工作也具有一定的困難。為了更好地解決這些問題，進(jìn)一步優(yōu)化檔案微信公眾號平臺的功能和發(fā)揮公眾號的作用，各級檔案管理部門需要對關(guān)注檔案管理公眾號的用戶以及服務(wù)群體進(jìn)行精確定位，制定針對性強(qiáng)的服務(wù)，使服務(wù)內(nèi)容更加符合、貼切用戶特征和需求。比如，某市檔案管理部門利用微信公眾號平臺為群眾提供檔案檢索和查詢等功能，根據(jù)用戶們的操作習(xí)慣和使用頻率，對該公眾號的用戶進(jìn)行了分類，然后根據(jù)不同類型的用戶，針對性地為用戶推送相關(guān)信息。對于老年用戶群體，針對其身體不便等情況，在開展針對老年人的業(yè)務(wù)之時，利用面部識別技術(shù)進(jìn)行面部識別，在系統(tǒng)判斷確實(shí)是本人的情況下，便可以為老年用戶提供檔案檢查和查詢等相關(guān)業(yè)務(wù)，在降低檔案管理工作的成本的同時，也為市民業(yè)務(wù)辦理檔案業(yè)務(wù)提供了便利條件。

（二）推送高質(zhì)量推文

傳統(tǒng)的檔案管理部門給群眾一種嚴(yán)肅、刻板、沉悶印象，檔案管理部門應(yīng)盡量避免推送生澀、專業(yè)術(shù)語過多、大眾難以理解的文章。文章內(nèi)容要有多學(xué)科知識支撐，比如歷史、地理等。推文可以結(jié)合館藏檔案多推送涉及民生、社會熱點(diǎn)相關(guān)的文章，根據(jù)一些熱點(diǎn)事件中的人物、事件關(guān)聯(lián)、分析相關(guān)文獻(xiàn)，然后推送能吸引用戶、且有內(nèi)涵、有溫度的推文，滿足讀者對信息多元化的需求。

（三）增強(qiáng)線上服務(wù)功能

檔案微信公眾號的目的是服務(wù)群眾，通過增加線上便民服務(wù)功能，提高公眾號人氣。一是增加在線查檔功能，開通預(yù)約查詢檔案業(yè)務(wù)，或者在得到授權(quán)后，快速查閱對外公布的文件、資料等，既可以減少群眾前往線下檔案館的次數(shù)，又能減輕線下工作人員的工作量，提高公眾號熱度。二是增加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)功能，在公眾號平臺里增加檔案教育培訓(xùn)等專業(yè)學(xué)習(xí)資料，如某省檔案管理部門開通了線上學(xué)習(xí)欄目，不僅吸引了從事檔案工作的人員關(guān)注，方便用戶線上學(xué)習(xí)，也讓更多的人關(guān)注了這個檔案微信公眾號。三是開設(shè)微展廳，結(jié)合當(dāng)?shù)貧v史文化、發(fā)展水平、館藏資源等，利用圖片、文字、微視頻等形式展示館藏特色檔案。除此之外，當(dāng)?shù)貦n案管理部門還可利用微信公眾號平臺里的評論板塊，廣泛收集和了解用戶普遍關(guān)注的問題，并整理相關(guān)信息，以此為依據(jù)，進(jìn)而改善檔案管理工作方式，優(yōu)化工作內(nèi)容，促使檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。

結(jié)束語：

綜上所述，微信公眾號平臺作為信息技術(shù)不斷發(fā)展的產(chǎn)物，對推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化有重要作用，有助于進(jìn)一步提升檔案管理工作水平。因此，各檔案管理部門要準(zhǔn)確定位公眾號功能，優(yōu)化內(nèi)容，提升用戶體驗(yàn)，真正發(fā)揮公眾號服務(wù)功能，為廣大用戶提供更好的檔案服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]米東榮.檔案微信公眾號服務(wù)功能解析及實(shí)現(xiàn)探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（06）：181+185.

[2]周淑萍.試論檔案微信公眾號服務(wù)功能的解析及其實(shí)現(xiàn)[J].中文科技期刊數(shù)據(jù)庫（全文版）圖書情報(bào)，2017（11）：82-82+85.

[3]趙彥昌，張樂樂.檔案微信公眾號服務(wù)功能解析及其實(shí)現(xiàn)[J].蘭臺世界，2016（23）：26-29.

[4]陳海燕.高校檔案微信公眾號應(yīng)用現(xiàn)狀及對策分析[J].蘭臺世界，2018（12）：46-49.