涂曉韋

摘 要：外貿(mào)英文函電是一種主要用于溝通國內(nèi)外商業(yè)信息、聯(lián)系跨國商業(yè)事務(wù)的國際通用交流媒介。5G時(shí)代背景下，外貿(mào)英文函電顯示出較強(qiáng)的智能化、即時(shí)性、生動化特征。然而在當(dāng)前外貿(mào)英文函電寫作實(shí)踐工作中，受機(jī)器翻譯準(zhǔn)確性不高、智能錄入工具易造成依賴、數(shù)據(jù)分析結(jié)果存在適用性問題等原因影響，函電寫作存在表述不專業(yè)、遺漏觀點(diǎn)想法和業(yè)務(wù)性錯(cuò)誤等問題?；诖耍岢?G時(shí)代外貿(mào)英文函電寫作的實(shí)用技巧，包括使用專業(yè)詞匯翻譯工具、運(yùn)用智能語句篩選系統(tǒng)、借助句式自動轉(zhuǎn)化技術(shù)、利用數(shù)字化檢測手段，提高函電寫作專業(yè)性、準(zhǔn)確性、禮貌感和完整性，推進(jìn)對外貿(mào)易活動穩(wěn)步高效開展。

關(guān)鍵詞：5G時(shí)代;對外貿(mào)易;英文函電;常見問題;寫作技巧

外貿(mào)英文函電的溝通內(nèi)容多樣，包括詢價(jià)、報(bào)盤、簽約、訂貨、裝運(yùn)、保險(xiǎn)、支付、索賠。在跨國貿(mào)易活動順利開展過程中，外貿(mào)英文函電發(fā)揮著重要溝通作用。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，跨國貿(mào)易合作溝通方式開始實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化，外貿(mào)英文函電寫作也開始運(yùn)用先進(jìn)信息手段。尤其是2020年全球新冠肺炎疫情以來，跨國貿(mào)易數(shù)字化溝通方式進(jìn)一步加速。然而在當(dāng)前5G時(shí)代背景下，很多外貿(mào)企業(yè)在英文函電寫作時(shí)，常會因機(jī)器翻譯、智能錄入、數(shù)據(jù)分析等方面的問題降低函電寫作質(zhì)量，進(jìn)而影響企業(yè)與國外合作方的溝通效率。因此在實(shí)踐業(yè)務(wù)操作中，企業(yè)外貿(mào)英文函電寫作需要結(jié)合5G時(shí)代的多樣化信息技術(shù)手段，有效解決外貿(mào)英文函電寫作問題，從總體上提高雙邊業(yè)務(wù)溝通效率與質(zhì)量，推進(jìn)跨國合作長期穩(wěn)步開展。

一、5G時(shí)代外貿(mào)英文函電的特征

（一）智能化與便利化

隨著計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)的普及應(yīng)用與更新?lián)Q代，外貿(mào)英文函電內(nèi)容的撰寫方式也先后實(shí)現(xiàn)多次“換筆”，即由手寫轉(zhuǎn)變?yōu)殒I盤輸入，再轉(zhuǎn)為掃描輸入以及語音輸入。在此過程中，外貿(mào)英文函電的數(shù)字化水平逐漸提高，呈現(xiàn)出典型的智能化特征。具體而言，5G時(shí)代背景下，外貿(mào)英文函電的文字可借助先進(jìn)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)智能錄入，大幅提高寫作靈活性。例如，寫作人員可以利用智能獲取軟件，復(fù)制、添加或刪除外貿(mào)英文函電中的開頭寒暄與介紹背景等不重要介紹性內(nèi)容;對于函電的主體部分內(nèi)容，如產(chǎn)品單價(jià)、技術(shù)支持、運(yùn)輸方式和索賠流程等，可運(yùn)用智能掃描、語音輸入、數(shù)據(jù)板輸入技術(shù)等人機(jī)接口技術(shù)，進(jìn)行詳細(xì)準(zhǔn)確描述;對于函電中專業(yè)性較強(qiáng)、記載貿(mào)易交易的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，則可借助機(jī)器翻譯技術(shù)或“眼球跟蹤器”等電腦視覺系統(tǒng)進(jìn)行輸入。通過多樣化智能技術(shù)的聯(lián)合運(yùn)用，外貿(mào)英文函電寫作智能化水平得以大幅提高。

（二）即時(shí)性與實(shí)效性

外貿(mào)英文函電的主要作用是傳遞信息，而5G技術(shù)改變了信息傳遞形式和工具，使外貿(mào)英文函電凸顯出即時(shí)性特征。具體而言，5G時(shí)代，電子郵件與即時(shí)通訊軟件等現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，使得傳統(tǒng)外貿(mào)溝通方式進(jìn)一步多元。外貿(mào)英文函電借助多樣化的現(xiàn)代溝通方式，能夠?qū)崿F(xiàn)合作意愿的即時(shí)溝通，快速推進(jìn)跨國企業(yè)合作。并且，外貿(mào)企業(yè)利用計(jì)算機(jī)中超文本結(jié)構(gòu)，可幫助函電寫作人員快速篩選關(guān)鍵信息，加快外貿(mào)英文函件的核對與處理效率。例如，外貿(mào)企業(yè)借助計(jì)算機(jī)中超文本結(jié)構(gòu)，可以凸顯外貿(mào)英文函電內(nèi)容的核心“關(guān)鍵詞”或“關(guān)鍵部分”，從而明確寫出函電發(fā)送的主旨內(nèi)容。對于海外合作企業(yè)而言，其運(yùn)用超文本結(jié)構(gòu)分析外貿(mào)英文函電，可直接跳過開頭寒暄、原因說明等部分內(nèi)容，快速挑揀主題表達(dá)內(nèi)容進(jìn)行閱讀，從而有效節(jié)省時(shí)間和精力，加快信函處理效率，精準(zhǔn)把握商機(jī)。

（三）生動化與場景化

5G時(shí)代，各類信息泛濫，數(shù)據(jù)海量。為了讓海外合作方在短時(shí)間內(nèi)從海量信息數(shù)據(jù)中快速跳出，受到自身吸引，接受跨國貿(mào)易業(yè)務(wù)合作意愿，外貿(mào)企業(yè)開始運(yùn)用多樣化5G技術(shù)撰寫生動形象的函電。例如，部分外貿(mào)企業(yè)開始在外貿(mào)英文函電中加入行業(yè)專業(yè)符號，在索賠流程方面配有具體流程圖，供海外合作方直觀了解;藝術(shù)與先進(jìn)制造業(yè)外貿(mào)企業(yè)開始在外貿(mào)英文函電的產(chǎn)品介紹部分，加入產(chǎn)品展示三維動畫、聲音以及視頻。這種生動化的“多媒體”表現(xiàn)形式，一方面可以充分展示外貿(mào)企業(yè)產(chǎn)品細(xì)節(jié)與特色，另一方面可以展示外貿(mào)企業(yè)自身技術(shù)實(shí)力，使海外合作方充分了解外貿(mào)企業(yè)與產(chǎn)品，進(jìn)而加速推進(jìn)雙方貿(mào)易合作效率。

二、5G時(shí)代外貿(mào)英文函電寫作的常見問題

（一）智能化工具缺乏人性化和準(zhǔn)確的專業(yè)化表述

5G時(shí)代背景下，不少外貿(mào)企業(yè)為提高效率，均在采用翻譯機(jī)器進(jìn)行外貿(mào)英文函電撰寫，常用翻譯機(jī)器有谷歌、百度、微軟。然而現(xiàn)階段，翻譯機(jī)器在對外貿(mào)函電內(nèi)容進(jìn)行英文翻譯時(shí)，時(shí)常出現(xiàn)翻譯不準(zhǔn)確問題，主要表現(xiàn)為外貿(mào)業(yè)務(wù)用詞不專業(yè)、中式英語、語言啰嗦等。產(chǎn)生這一問題的原因主要有兩點(diǎn)：一是在于翻譯機(jī)器中的詞匯、內(nèi)容均為事先設(shè)定好的固定詞庫內(nèi)容，其對于簡單詞匯、固定短語、常見對話的翻譯較為準(zhǔn)確，卻無法識別行業(yè)專業(yè)性詞匯與復(fù)雜語句。因此當(dāng)面對外貿(mào)英文函電中的專業(yè)用語與長句時(shí)，機(jī)器翻譯出的內(nèi)容往往會出現(xiàn)許多低級錯(cuò)誤。二是在于中國與海外其他國家與民族的語言、文化存在較大差異，但當(dāng)前市面上常見的翻譯軟件主要為中國發(fā)明，翻譯中常會受漢語思維方式、文化背景的干擾出現(xiàn)“中式英文”，造成句法錯(cuò)誤。如在還盤時(shí)，機(jī)器翻譯出的高價(jià)表述是“I am afraid that the price of your products is too expensive”，而在英文中則不能用expensive表示價(jià)格高，應(yīng)該使用high/unreasonable等詞匯，與expensive搭配的名詞大多是物品。外貿(mào)英文函電內(nèi)容不準(zhǔn)確會影響海外合作方對發(fā)信人及貿(mào)易合作的客觀感受，拉大合作雙方的心理距離，影響雙方商務(wù)貿(mào)易活動順利開展。因此為了避免這一問題，外貿(mào)企業(yè)還需要將機(jī)器翻譯好的函電內(nèi)容進(jìn)行人工核驗(yàn)，而這又進(jìn)一步增加了外貿(mào)企業(yè)的人工成本和時(shí)間成本。

（二）智能錄入工具缺少針對性和靈活性

外貿(mào)英文函電寫作屬于言語交際范疇，因此需要在書面交流中清晰、準(zhǔn)確地表達(dá)出自身意圖和想法。現(xiàn)階段，許多外貿(mào)企業(yè)已經(jīng)開始運(yùn)用5G時(shí)代的智能掃描、語音輸入、數(shù)據(jù)板輸入等人機(jī)交互技術(shù)工具，錄入外貿(mào)英文函電的主要內(nèi)容與事項(xiàng)。以語音輸入為例，外貿(mào)企業(yè)工作人員為了提高函電撰寫效率，會根據(jù)以往撰寫經(jīng)驗(yàn)，自己用英文表述其他外貿(mào)函電的內(nèi)容，并使用語音識別工具記錄、自動生成外貿(mào)英文函電內(nèi)容。這種智能錄入方式雖在一定程度上減輕了函電撰寫工作人員的工作量，提高了外貿(mào)合作溝通效率，但也容易造成依賴。一方面，外貿(mào)英文函電撰寫人員可能會過度依賴以往經(jīng)驗(yàn)，遺漏企業(yè)對新合作項(xiàng)目的新觀點(diǎn)的想法;另一方面，外貿(mào)企業(yè)會過分依賴互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，不注重合作信息傳輸質(zhì)量與效率，導(dǎo)致合作內(nèi)容想法表達(dá)出現(xiàn)遺漏。例如，很多外貿(mào)英文函電如國內(nèi)裝運(yùn)通知中，會根據(jù)過往慣例自動錄入“The glassware was dispatched yesterday”。這句話雖告知了買方貨物已發(fā)運(yùn)，卻并沒有清晰地表達(dá)出到底有多少數(shù)量的玻璃器皿被運(yùn)出，沒有注明玻璃器皿的訂單、合同，沒寫清楚發(fā)貨時(shí)間、預(yù)計(jì)到港時(shí)間，沒明確裝運(yùn)港位置等內(nèi)容，一定程度會影響跨國貿(mào)易活動的穩(wěn)定開展。

（三）數(shù)據(jù)分析結(jié)果適用性問題易造成業(yè)務(wù)性錯(cuò)誤

作為外貿(mào)企業(yè)與海外合作方溝通的書面形式，外貿(mào)英文函電中必然會涉及各方面的實(shí)務(wù)專業(yè)知識，如國際慣例、貿(mào)易程序與操作規(guī)范。而當(dāng)前在運(yùn)用現(xiàn)代信息手段分析數(shù)據(jù)，并根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果進(jìn)行外貿(mào)英文函電撰寫過程中，常出現(xiàn)分析結(jié)果與實(shí)際外貿(mào)業(yè)務(wù)不適用的問題，即寫作出錯(cuò)誤的專業(yè)、實(shí)務(wù)知識。這一錯(cuò)誤主要表現(xiàn)為信用證函中的業(yè)務(wù)性錯(cuò)誤。例如，很多企業(yè)在外貿(mào)英文函電寫作過程中，會借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)，分析海外合作企業(yè)的需求特征，并為了給不同企業(yè)提供個(gè)性化的信息，對外貿(mào)英文函電進(jìn)行修改，包括將保險(xiǎn)索賠地點(diǎn)由國外改回國內(nèi)，受益人由賣方改為買方，付款銀行從開證行改為出口地銀行，匯票金額由發(fā)票金額的100%改為110%等。但其中許多修改均較為多余，不僅增加了雙方合作復(fù)雜性，還顯得外貿(mào)英文函電寫作人員貿(mào)易實(shí)務(wù)知識不扎實(shí)、不專業(yè)，一定程度會影響海外合作方的合作意愿。

三、5G時(shí)代規(guī)避外貿(mào)英文函電寫作問題的實(shí)用技巧

（一）使用專業(yè)詞匯翻譯工具，提高函電寫作專業(yè)性

正式規(guī)范的語言表達(dá)可以凸顯外貿(mào)英文函電發(fā)送方的專業(yè)性、規(guī)范性，體現(xiàn)出外貿(mào)企業(yè)對海外合作方的尊重。因此，在外貿(mào)英文函電寫作時(shí)，外貿(mào)企業(yè)相關(guān)工作人員應(yīng)結(jié)合5G時(shí)代特點(diǎn)，使用行業(yè)專業(yè)的英文詞匯翻譯工具，增加正式規(guī)范的語言詞匯使用。如offer（報(bào)盤）、insurance policy（保險(xiǎn)單）、insurance coverage（保險(xiǎn)險(xiǎn)別）、clean bill of lading（清潔提單）、d/a（承兌后交單）、b/d（銀行匯票）、f.o.b.（船上交貨價(jià)）。通過這些專業(yè)詞匯翻譯工具翻譯出的外貿(mào)專業(yè)術(shù)語，準(zhǔn)確描述跨國合作雙方的責(zé)任與權(quán)利，提高外貿(mào)英文函電寫作的專業(yè)性，為跨國貿(mào)易合作開展打下良好基礎(chǔ)。

（二）運(yùn)用智能語句篩選系統(tǒng)，提高函電寫作準(zhǔn)確性

外貿(mào)英文函電中任何一個(gè)詞語的使用，都涉及貿(mào)易雙方的權(quán)利和義務(wù)，關(guān)乎利益歸屬方面諸多問題。錯(cuò)誤的表述不僅會造成海外合作方誤解，還會引起各種不必要的糾紛。而嚴(yán)謹(jǐn)、專業(yè)、準(zhǔn)確的表述會給海外合作方一種踏實(shí)、靠譜的感覺，有利于推進(jìn)雙邊貿(mào)易合作業(yè)務(wù)開展。因此5G時(shí)代，在進(jìn)行外貿(mào)英文函電寫作時(shí)，相關(guān)人員需要運(yùn)用智能語句篩選系統(tǒng)，對智能錄入和翻譯工具寫出的英文函電中各種細(xì)節(jié)問題進(jìn)行嚴(yán)格審查。如審查函電內(nèi)容是否用“with regards to”代替“about”、“inquiry”代替“ask”、“duplicate”代替“copy”、“deliver”代替“send”、“in reply to”代替“answer”。在運(yùn)用智能語句篩選系統(tǒng)時(shí)，尤其是要核查函電中關(guān)于商品的價(jià)格、尺碼、顏色、到港時(shí)間等問題，以此保護(hù)貿(mào)易雙方權(quán)益，推進(jìn)跨國商品交易穩(wěn)步開展。

（三）借助句式自動轉(zhuǎn)化技術(shù)，提高函電寫作禮貌感

被動語態(tài)有三大優(yōu)勢，一是可以豐富外貿(mào)英文函電的格式，避免單調(diào)問題;二是可以顯示出委婉的語氣，體現(xiàn)對合作方的尊重;三是可以突顯出要說明對象的重要性。在5G時(shí)代外貿(mào)英文函電寫作中，相關(guān)工作人員可以借助句式自動轉(zhuǎn)化技術(shù)，將主動語句轉(zhuǎn)換為被動語態(tài)表達(dá)形式，提高函電寫作禮貌感。如運(yùn)用句式自動轉(zhuǎn)化技術(shù)將催收欠款的時(shí)間、金額和方式，轉(zhuǎn)換為更加委婉、容易讓收信人接受的表達(dá)方式，即“The unpaid balance of US $ 2000 for the goods supplied during September will be telegraphed by our bankers on or before November 15”。此外，相關(guān)工作人員在寫作時(shí)，需要借助句式自動轉(zhuǎn)化技術(shù)，將多個(gè)小短句轉(zhuǎn)換翻譯成完整語句以及帶正式語體色彩的語言，如介詞短語、后置定語、非謂語動詞，以此凸顯函電內(nèi)容重要性，促進(jìn)交易活動順利完成。

（四）利用數(shù)字化檢測手段，提高函電表達(dá)完整性

精簡凝練、直奔主題的語句符合西方人思維方式，可以幫助海外收件方準(zhǔn)確理解函電內(nèi)容。因此在外貿(mào)英文函電寫作時(shí)，相關(guān)工作人員應(yīng)運(yùn)用數(shù)字化檢測手段，對函電語句進(jìn)行嚴(yán)格審查，提高函電表達(dá)完整性。一方面要通過數(shù)據(jù)檢測手段核查、壓縮長篇累牘的句子，盡量直奔主題，完整表達(dá)合作觀點(diǎn)和意圖。在此方面需要注意的是，要重點(diǎn)核查不加任何標(biāo)點(diǎn)和停頓的長句。另一方面要運(yùn)用數(shù)據(jù)檢測手段檢測并刪減函電中重復(fù)性、原因類型的語句，盡量在完整表達(dá)基礎(chǔ)上做到簡潔明確。此外，在表達(dá)禮貌且表述完整前提下，企業(yè)相關(guān)工作人員應(yīng)盡量在外貿(mào)英文函電中使用簡單句子和簡短詞語，如Free on Board用FOB代表，在縮短寫作時(shí)間的同時(shí)，減輕海外收件人的閱讀壓力，減少長句帶來不必要的麻煩。

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