楊伶俐

摘要：自建數(shù)據(jù)庫（self-built database ）是2019年公布的圖書館·情報(bào)與文獻(xiàn)學(xué)名詞。機(jī)構(gòu)通過信息采集、加工、組織，以及服務(wù)平臺(tái)開放等方式自己建立的數(shù)據(jù)庫。不管是公共圖書館還是專業(yè)圖書館都有自己獨(dú)特的館藏特色，發(fā)展方向，因此可以利用單位或者圖書館所收集到的特色文獻(xiàn)資料來建立本市、本省乃至全國，全世界唯一的、專有的特色庫。本文針對(duì)建庫過程中遇到的一些問題，提出可行性的建議。

關(guān)鍵詞：圖書館;自建數(shù)據(jù)庫;管理平臺(tái);問題分析

自建數(shù)據(jù)庫是當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下數(shù)字圖書館資源發(fā)展的重要內(nèi)容。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，圖書館將越來越網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化、智慧化、倉儲(chǔ)化等等。為了更好的服務(wù)大眾、圖書館著力打造互聯(lián)網(wǎng)+數(shù)字閱讀的云端平臺(tái)，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，采用多渠道、多形式的文獻(xiàn)資源向大眾傳播優(yōu)秀文化，是時(shí)代發(fā)展的必然，通過自建數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，可以為大眾提供更便捷的文化傳播方式，使大家充分利用碎片化的時(shí)間，享受閱讀，從而突破傳統(tǒng)紙質(zhì)閱讀所帶來的使用人群有限、使用地點(diǎn)有限、使用環(huán)境有限、閱讀時(shí)間有限、閱讀手續(xù)繁瑣等缺點(diǎn)，突破了實(shí)體圖書館的諸多限制。

本文以圖書館自建數(shù)據(jù)庫項(xiàng)目為例，結(jié)合實(shí)際，論述了項(xiàng)目溝通管理的過程，主要從項(xiàng)目溝通計(jì)劃編制，信息分發(fā)，績效報(bào)告，項(xiàng)目干系人管理這幾個(gè)方面進(jìn)行了論述，提出了溝通管理中的常見問題和一些方法，針對(duì)溝通管理存在的不足，提出了今后的改進(jìn)思想。

某單位經(jīng)過九年的努力，在信息資源建設(shè)方面積累了大量的成果，整個(gè)項(xiàng)目總預(yù)算投資400萬元，建設(shè)工期為長期，因?yàn)闀?huì)根據(jù)收集的數(shù)據(jù)不斷地增加。某館通過自建數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文本、圖像、音頻、視頻等各種類型資源的管理，具有檢索功能強(qiáng)大、操作簡(jiǎn)單、管理功能規(guī)范、發(fā)布靈活多樣、穩(wěn)定性強(qiáng)等特點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)紙質(zhì)資源與數(shù)字資源管理得當(dāng)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)資源共建共享，實(shí)現(xiàn)了資源的廣泛傳播。目前項(xiàng)目平臺(tái)已搭建好了，該專業(yè)資源建設(shè)管理平臺(tái)是某公司自主研制的基于非結(jié)構(gòu)化文檔管理的大型智能化內(nèi)容管理系統(tǒng)，它是一套基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上用于知識(shí)倉庫創(chuàng)建、生產(chǎn)、管理、維護(hù)和內(nèi)容發(fā)布的全面解決方案。該管理系統(tǒng)項(xiàng)目包括以下幾個(gè)部分：電子圖書制作工具、通用文檔轉(zhuǎn)換工具、分類標(biāo)引工具、內(nèi)容管理與發(fā)布系統(tǒng)、光盤出版工具、文檔提交系統(tǒng)。該管理系統(tǒng)是基于當(dāng)代圖書館發(fā)展方向而開發(fā)的大型圖書館文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。是專業(yè)的文檔管理系統(tǒng)，基于非結(jié)構(gòu)化文檔管理的大型智能化內(nèi)容管理系統(tǒng)，它是一套基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上用于知識(shí)倉庫創(chuàng)建、生產(chǎn)、管理、維護(hù)和發(fā)布的全面解決方案。該系統(tǒng)以KBase全文數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為核心，采用流行的B/S瀏覽器檢索方式和先進(jìn)的三層C/S架構(gòu)，能夠同時(shí)管理文字、圖片、多媒體等信息，并提供全文檢索服務(wù)，支持網(wǎng)頁的動(dòng)態(tài)發(fā)布，是一個(gè)面向內(nèi)容管理、發(fā)布、增值利用的工具，是各類機(jī)構(gòu)建設(shè)數(shù)字圖書館、文獻(xiàn)信息系統(tǒng)、開展信息服務(wù)的理想平臺(tái)。提供全文檢索、電子書制作、文檔統(tǒng)一轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)標(biāo)引、文檔分類管理、內(nèi)容動(dòng)態(tài)發(fā)布等功能，支持幾乎所有格式的轉(zhuǎn)換，如WORD、PDF、HTML、PS、S2、S72、PS2、PSD、TXT、PPT，轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的CAJ或PDF格式。該系統(tǒng)是基于Internet網(wǎng)絡(luò)，城域網(wǎng)、教育網(wǎng)、校園網(wǎng)、體系開發(fā)、適應(yīng)云計(jì)算環(huán)境下的圖書館的服務(wù)。多層結(jié)構(gòu)（數(shù)據(jù)庫核心層，數(shù)據(jù)庫后臺(tái)處理層，應(yīng)用服務(wù)層和Web用戶界面），使系統(tǒng)的伸縮性和安全性得到極大提高。該系統(tǒng)是圍繞圖書館自建數(shù)據(jù)庫的總體建設(shè)內(nèi)容設(shè)計(jì)的，實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化、智能化的服務(wù)。該系統(tǒng)設(shè)計(jì)建立在以用戶為中心，以人為本的基礎(chǔ)上，采用簡(jiǎn)單、高效、可視化的工作方式，檢索界面用戶體驗(yàn)差，解決了讀者大眾不能進(jìn)行混合檢索，無法對(duì)數(shù)據(jù)庫的訪問情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，不能進(jìn)行智能提示，不能對(duì)知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行相似推薦等問題;與業(yè)務(wù)緊密結(jié)合，操作流程便捷實(shí)用，充分考慮到了工作人員的工作習(xí)慣及特點(diǎn)，解決了大部分圖書館計(jì)算機(jī)專業(yè)人員少，系統(tǒng)操作使用復(fù)雜等問題。

對(duì)于這樣一個(gè)專業(yè)性強(qiáng)，涉及面廣，同期性較以及客戶密合度高的項(xiàng)目，要使項(xiàng)目能夠順利實(shí)施，執(zhí)行嚴(yán)格的溝通管理至關(guān)重要，同時(shí)也為提高項(xiàng)目干系人的滿意度打下良好基礎(chǔ)。

在項(xiàng)目溝通管理中，主要通過建立溝通管理計(jì)劃，以工作績效信息績效報(bào)告等形式強(qiáng)化內(nèi)部溝通，建立項(xiàng)目干系人管理機(jī)制來開展項(xiàng)目工作。下面分別對(duì)項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃，工作績效信息，績效報(bào)告，干系人管理等幾個(gè)方面加以簡(jiǎn)要論述。

一、項(xiàng)目溝通計(jì)劃編制

本次項(xiàng)目過程中，通過頭腦風(fēng)暴法和溝通分析法確定的主要項(xiàng)目干系人為圖書館領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)服務(wù)部、采編部、讀者服務(wù)部、文獻(xiàn)服務(wù)部、網(wǎng)絡(luò)數(shù)字服務(wù)中心，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)提供商、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備供應(yīng)商、云服務(wù)器提供商以及監(jiān)理方。同時(shí)把各個(gè)干系人需要得到信息進(jìn)行了羅列，繪制成表格寫入計(jì)劃中。例如對(duì)圖書館館長發(fā)送的信息包括項(xiàng)目進(jìn)度，項(xiàng)目質(zhì)量狀況等，以及與數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)提供商、網(wǎng)絡(luò)數(shù)字服務(wù)中心等隨時(shí)交流軟件使用方法和對(duì)自建數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作的建議等。同時(shí)我們還確定了如何將這些信息分發(fā)給項(xiàng)目干系人，如備忘錄，電子郵件，項(xiàng)目列會(huì)等。

通過廣泛的調(diào)查和會(huì)議，制定了項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃，假話中不但包括了溝通的目的，頻率、還給團(tuán)隊(duì)的每個(gè)成員制定了溝通的職責(zé)，該計(jì)劃成了后期實(shí)施項(xiàng)目溝通的關(guān)鍵。

二、信息分發(fā)

有了切實(shí)可行的溝通管理計(jì)劃和干系人分析作為基礎(chǔ)，可以針對(duì)已識(shí)別的項(xiàng)目干系人的不同特點(diǎn)，制定相應(yīng)的信息分發(fā)渠道和溝通方式。例如：書面的方式主要面向工作分派或者項(xiàng)目信息匯報(bào)時(shí);與項(xiàng)目組成員進(jìn)行工作方式的指導(dǎo)或者一些非正式的溝通，則用口頭方式進(jìn)行，當(dāng)然對(duì)于項(xiàng)目組內(nèi)部以及與外部客戶的溝通也采用不同的溝通方式，因人而異。項(xiàng)目中，要求組員嚴(yán)格按照變更控制流程及時(shí)將變更信息提交至配置管理庫，以保證項(xiàng)目所有信息及時(shí)更新，使得其他項(xiàng)目成員能及時(shí)獲得最新項(xiàng)目信息。

三、績效報(bào)告

建立有效信息分布渠道才能將項(xiàng)目績效信息及時(shí)有效地傳遞到各項(xiàng)目干系人手中。傳遞內(nèi)容績效報(bào)告就是積極收集項(xiàng)目進(jìn)度，成本和質(zhì)量狀況等項(xiàng)目干系人關(guān)心的信息，并以分析總結(jié)和預(yù)測(cè)，形成項(xiàng)目績效報(bào)告，分發(fā)給項(xiàng)目干系人。項(xiàng)目實(shí)施中，通常采用掙值分析方法，收集項(xiàng)目目前成本是否超支，進(jìn)度是否落后，并和質(zhì)量保證員一同檢測(cè)項(xiàng)目質(zhì)量情況，然后形成詳細(xì)信息報(bào)告，并據(jù)此對(duì)項(xiàng)目完工概算和完工時(shí)間進(jìn)行預(yù)測(cè)，評(píng)估造成的影響，并給出相應(yīng)的應(yīng)急措施，最后將這些績效信息和分級(jí)結(jié)果反饋至項(xiàng)目開發(fā)人員，并分發(fā)給其他項(xiàng)目干系人。期間，還注重對(duì)項(xiàng)目績效信息，發(fā)現(xiàn)的問題及改進(jìn)措施進(jìn)行詳細(xì)的記錄，形成項(xiàng)目的組織過程資產(chǎn)，為以后的項(xiàng)目開展提供更好的支持。

四、項(xiàng)目干系人管理

項(xiàng)目實(shí)施中最怕溝通不及時(shí)，問題暴露得遲。通常會(huì)由于在最后時(shí)刻才得知壞消息而感到憤怒和沮喪，但此時(shí)已經(jīng)來不及對(duì)項(xiàng)目做進(jìn)一步的調(diào)整，而這種情況的出現(xiàn)會(huì)給項(xiàng)目的開展帶來很大的問題。

在項(xiàng)目溝通中，堅(jiān)持把握“早溝通、主動(dòng)溝通”的溝通原則，遇到問題盡早溝通，積極主動(dòng)溝通。如果不能把握溝通原則，則很容易導(dǎo)致問題失控，風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。比如在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部，團(tuán)隊(duì)成員既有新人，也有多年豐富經(jīng)驗(yàn)的骨干，人員的績效結(jié)果也參差不齊;項(xiàng)目進(jìn)行了兩個(gè)月后，有組員出現(xiàn)了情緒不高的情況，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行了溝通，了解和分析，發(fā)現(xiàn)由于熟悉業(yè)務(wù)和技術(shù)的人員都關(guān)心自己的績效完成情況，對(duì)于新人的請(qǐng)教和學(xué)習(xí)沒有耐心解答和幫助。針對(duì)這樣的情況，各負(fù)責(zé)人商議，定期組織項(xiàng)目成員進(jìn)行培訓(xùn)或者經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)議，為期一天，由項(xiàng)目技術(shù)骨干進(jìn)行主持，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的整體能力提升。

由于在項(xiàng)目過程中做了有效的溝通管理和質(zhì)量管理。系統(tǒng)目前運(yùn)行正常，得到館領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門的好評(píng)。由于項(xiàng)目的獨(dú)特性，還是存在一些不足，如前期需求分析時(shí)沒有充分考慮到規(guī)劃業(yè)務(wù)審批流程存在差異性，導(dǎo)致需求開發(fā)里程碑進(jìn)度成本偏差較大問題。在今后的工作中，必須要重視在項(xiàng)目干系人之間建立有效的溝通和信息共享機(jī)制，從而最大限度地滿足用戶的需求，帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)開發(fā)出優(yōu)秀的信息系統(tǒng)項(xiàng)目。

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