劉曉華

(山東工商學(xué)院 計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)學(xué)院，山東 煙臺(tái) 264005)

一、引言

隨著以計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代通信為代表的信息技術(shù)的普及，以及大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和人工智能為首的新興技術(shù)的不斷涌現(xiàn)與發(fā)展，全球各個(gè)行業(yè)的業(yè)務(wù)形態(tài)數(shù)字化轉(zhuǎn)型不斷深化。對(duì)于企業(yè)文檔管理而言，外部社會(huì)和技術(shù)環(huán)境的快速變遷推動(dòng)了文檔管理工作平臺(tái)轉(zhuǎn)向數(shù)字化文檔管理系統(tǒng)，世界各國(guó)掀起了持續(xù)升溫的文檔數(shù)字化管理熱潮，逐漸打破了文檔流轉(zhuǎn)的部門壁壘，進(jìn)一步推進(jìn)企業(yè)文檔一體化管理。在這一背景下，學(xué)者圍繞數(shù)字化建設(shè)與文檔管理的融合進(jìn)行了大量研究工作，產(chǎn)生了許多應(yīng)用性研究成果。但在很多實(shí)際工作中，我國(guó)許多企業(yè)尤其是中小型企業(yè)在數(shù)字化辦公環(huán)境中仍然手工管理文檔，不僅文檔管理效率低下，還嚴(yán)重影響了文檔利用率，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生了不良影響。在這種背景下，立足企業(yè)文檔管理現(xiàn)狀，開展企業(yè)數(shù)字文檔的形成與管理研究緊迫而必要。

本文在引入前端控制的基礎(chǔ)上，分析企業(yè)數(shù)字文檔的本質(zhì)以及前端控制的必要性、要求及實(shí)施中存在的問(wèn)題，制定了基于前端控制的企業(yè)數(shù)字文檔的形成與管理策略，即在整個(gè)文檔的生命周期中,將文檔管理工作提前到文檔形成的初期階段,對(duì)數(shù)字文檔的形成從源頭開始進(jìn)行全程控制，以確保文檔的真實(shí)性、完整性和可靠性，為企業(yè)文檔數(shù)字化建設(shè)和管理工作提供指導(dǎo)。

二、文檔管理的前端控制及數(shù)字化

前端控制的基本思想是結(jié)合文檔生命周期理論，將文檔形成、永久保存和銷毀等階段視為完整的過(guò)程[1]。進(jìn)行前端控制必須從數(shù)字文檔特點(diǎn)出發(fā)，以文檔全生命周期理論為基礎(chǔ)，系統(tǒng)分析與科學(xué)管理過(guò)程各目標(biāo)、要求以及規(guī)劃，遵循全程控制原則，按需要捕獲控制相關(guān)文檔信息，確保形成的數(shù)字文檔具有足以說(shuō)明其原始性和真實(shí)性的記錄信息，為后續(xù)數(shù)字化文檔的管理工作提供有效保障。在文檔生命周期理論和全程控制下，文檔管理前端控制將文檔事后管理轉(zhuǎn)化為事前管理，達(dá)到對(duì)文檔的超前控制和全程管理，提升文檔管理效率。數(shù)字文檔生命周期如圖1所示。

圖1 數(shù)字文檔生命周期示意圖

(一)數(shù)字文檔

數(shù)字文檔是利用數(shù)字設(shè)備或模數(shù)轉(zhuǎn)換設(shè)備生成、傳送和維護(hù)的以二進(jìn)制代碼(0或1)形式存在的記錄的集合。一份完整的數(shù)字文檔，不僅僅是簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)記錄，而是由內(nèi)容信息、各類描述信息和封裝信息構(gòu)成的集合體，即對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行組織和整理形成信息；對(duì)信息組織和固化形成記錄；對(duì)記錄進(jìn)行規(guī)范處理形成文檔。

(二)企業(yè)數(shù)字文檔

企業(yè)數(shù)字文檔是在數(shù)字環(huán)境下，企業(yè)在業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類電子文檔，是企業(yè)各類活動(dòng)過(guò)程中形成的對(duì)企業(yè)有意義的、可靠的和真實(shí)的信息記錄。如生產(chǎn)工藝圖紙、各種憑證、合同書、計(jì)劃書、賬單等。這些數(shù)字文檔的形成一方面是為了滿足現(xiàn)實(shí)活動(dòng)的需要記錄和傳遞信息，另一方面是為了留存證據(jù)，以便為行動(dòng)的執(zhí)行提供憑證和參考。企業(yè)數(shù)字文檔不僅僅包括本企業(yè)內(nèi)部形成的數(shù)字文檔，還包括企業(yè)從外界接收到的數(shù)字文檔。目前企業(yè)數(shù)字文檔大體可歸為四大類：由辦公應(yīng)用軟件所生成的文檔、在線或基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的文檔、由業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)所生成的文檔以及數(shù)字通信系統(tǒng)產(chǎn)生的文檔[2]。企業(yè)數(shù)字文檔的分類如表1所示。

表1 企業(yè)數(shù)據(jù)文檔的分類

(三)企業(yè)數(shù)字文檔的形成

數(shù)字文檔是通過(guò)對(duì)信息進(jìn)行捕獲、審計(jì)跟蹤、集成、固化、登記等過(guò)程而形成的。它包含內(nèi)容和形式兩個(gè)方面，其中文檔內(nèi)容記錄了文檔所要傳達(dá)的主要信息；文檔形式包含存儲(chǔ)文檔的載體和文檔的表現(xiàn)方式等[3]。一個(gè)真實(shí)、可靠和完整地反應(yīng)企業(yè)活動(dòng)的數(shù)字文檔是內(nèi)容和形式兩者的結(jié)合體。內(nèi)容信息只有依附于一定的載體，并以一定的方式表現(xiàn)出來(lái)，才能被人們所接受；文檔形式除了集成和固化文檔內(nèi)容信息外，同時(shí)也在傳達(dá)著文檔內(nèi)容以外的背景和結(jié)構(gòu)信息，例如，文檔來(lái)源、文檔生成日期、簽發(fā)人、傳送的目的地、所使用的數(shù)據(jù)格式以及載體等，以便在企業(yè)管理中能夠追根朔源。因此，企業(yè)數(shù)字文檔的形成是由內(nèi)容信息、各類描述信息和各種封裝信息相融合的過(guò)程，其形成過(guò)程如圖2所示。

圖2 企業(yè)數(shù)字文檔形成過(guò)程示意圖

三、企業(yè)數(shù)字文檔形成的前端控制

(一)前端控制的必要性

企業(yè)文檔是記錄、傳遞和留存企業(yè)的各類活動(dòng)中直接形成信息的重要承載體，是企業(yè)文檔數(shù)字化管理的對(duì)象。在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)時(shí)代，超高速資源、資本、信息、技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，徹底顛覆了傳統(tǒng)的企業(yè)行業(yè)業(yè)態(tài)發(fā)展模式，企業(yè)運(yùn)營(yíng)數(shù)字化持續(xù)升溫與深化，同時(shí)也伴隨著大量電子文件的產(chǎn)生。電子文件具有動(dòng)態(tài)性、可操作性及可重復(fù)性等特點(diǎn)，因而，在整個(gè)企業(yè)活動(dòng)流程中有遭到內(nèi)容或載體被破壞或者丟失的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)文檔管理的接入點(diǎn)必須是在企業(yè)電子文件的生成階段，通過(guò)前端控制，對(duì)文檔生命周期各個(gè)階段實(shí)施全面的過(guò)程控制，完整的保留電子文檔的元數(shù)據(jù)，確保文檔的檔案屬性不丟失，利于后期知識(shí)挖掘與再利用。同時(shí)，通過(guò)前端控制，對(duì)大量電子文件進(jìn)行統(tǒng)一的收集、整理以及歸檔利用，可以加強(qiáng)數(shù)字文檔管理的統(tǒng)籌規(guī)劃，解決企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)各自為政及信息孤島現(xiàn)象。此外，通過(guò)前端控制，還可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)電子文檔的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，有利于企業(yè)信息的整合，便于文檔的管理和歸檔利用[3]。

(二)前端控制的實(shí)施要求

企業(yè)數(shù)字文檔的形成不僅要全面反映企業(yè)內(nèi)部各種業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理的全過(guò)程，還要記錄各個(gè)活動(dòng)之間的聯(lián)系。任何記錄不但要真實(shí)可信，還要滿足企業(yè)的各種需求，以便更好地為企業(yè)服務(wù)，因此，對(duì)企業(yè)的各種需求進(jìn)行詳細(xì)的分析是非常必要的，否則就是紙上談兵，使形成的數(shù)字文檔達(dá)不到預(yù)期的效果。企業(yè)數(shù)字文檔管理的前端控制實(shí)施要達(dá)到以下幾個(gè)方面的要求。

1.滿足企業(yè)內(nèi)部控制需求。企業(yè)內(nèi)部控制包括組織結(jié)構(gòu)控制、職權(quán)控制、業(yè)務(wù)控制、資產(chǎn)控制、審計(jì)控制和人員控制等。由于企業(yè)活動(dòng)是一個(gè)復(fù)雜的共振系統(tǒng)，人力、財(cái)力、物力等均處在一個(gè)生動(dòng)的綜合作用過(guò)程中，企業(yè)運(yùn)營(yíng)和業(yè)務(wù)開展具有開放性和動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，因此，為了快速應(yīng)對(duì)動(dòng)態(tài)復(fù)雜的業(yè)務(wù)環(huán)境變化，需要進(jìn)行基于證據(jù)的內(nèi)部控制和業(yè)務(wù)治理。例如，企業(yè)內(nèi)部必須制定各種規(guī)章制度，不同的部門不同的崗位都有明確的分工和責(zé)任，這些規(guī)章制度就是以文檔的形式固化企業(yè)規(guī)則和明確責(zé)任的憑證。另外，數(shù)字環(huán)境下，人與人之間的信息傳遞和交流方式多種多樣，例如電子郵件、短信平臺(tái)、即時(shí)通訊系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)社交等數(shù)字化信息交流方式，這些交流方式中產(chǎn)生的信息本質(zhì)上都是記錄，對(duì)這些企業(yè)管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)中而產(chǎn)生記錄都應(yīng)釆用規(guī)范化的形式實(shí)施控制[4]。

2.滿足企業(yè)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)需求。在企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)行和管理過(guò)程中會(huì)形成大量的業(yè)務(wù)報(bào)告和業(yè)務(wù)報(bào)表等，它們記錄著企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)行的重要信息，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要承載體，通常都是以文檔的形式來(lái)捕獲和留存這些業(yè)務(wù)活動(dòng)及事務(wù)處理的事實(shí)和憑證，可以說(shuō)，文檔伴隨業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理而生。數(shù)字文檔的形成與管理是確保數(shù)字壞境下企業(yè)活動(dòng)真實(shí)面貌的有效手段。建立完善的企業(yè)數(shù)字文檔形成與管理系統(tǒng)，可以在形成文檔的同時(shí)，確保業(yè)務(wù)活動(dòng)執(zhí)行的質(zhì)量和維護(hù)業(yè)務(wù)活動(dòng)的連續(xù)性，完整地記錄企業(yè)業(yè)務(wù)和管理活動(dòng)全過(guò)程，從而維護(hù)數(shù)字環(huán)境下的企業(yè)形象和企業(yè)利益。

3.滿足信息治理及數(shù)字取證的需求。 在企業(yè)內(nèi)只有來(lái)源可靠、背景完整、內(nèi)容足夠清晰而且能夠完整地描述事實(shí)的信息才能最終形成文檔。沒有控制的信息是無(wú)法滿足這些條件的，因此，數(shù)字文檔的形成要符合信息治理中信息采集的所有要求，這樣形成的文檔才能避免無(wú)用信息、虛假信息等垃圾信息進(jìn)入企業(yè)文檔管理系統(tǒng)。另外，文檔的記錄方式、傳遞和保存，都要維護(hù)信息的完整、真實(shí)和有效。數(shù)字文檔的形成對(duì)支持?jǐn)?shù)字取證也具有十分重要意義，目前不少國(guó)家在一定程度上都已經(jīng)承認(rèn)數(shù)字文檔的法律效力，只要提供的數(shù)字文檔真實(shí)可靠，就可以在法律糾紛中作為證據(jù)。因此數(shù)字環(huán)境下，為維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，企業(yè)建立可信的數(shù)字文檔系統(tǒng)也是非常必要的。

4.滿足企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化需求。企業(yè)一般的文檔應(yīng)包括業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，是具有保存價(jià)值的信息記錄，這些記錄大多是以獨(dú)立文檔的形式進(jìn)行存儲(chǔ)的。由于這些文檔產(chǎn)生的軟硬件環(huán)境不同、用途不同、保存期限不同等，導(dǎo)致了文檔的類型及格式多樣化，采用的存儲(chǔ)介質(zhì)和記憶方式也不盡相同，這就使得電子文檔的形式各種各樣。按照國(guó)家《電子文檔歸檔與電子檔案管理規(guī)范(GB/T 18894-2016)》的要求，電子文檔是不能直接歸檔的，而應(yīng)將此文檔有關(guān)的背景信息和描述信息與其集成在一起歸檔保存，這樣才能清晰地標(biāo)明這份文檔的下發(fā)時(shí)間、審批領(lǐng)導(dǎo)、執(zhí)行單位及執(zhí)行結(jié)果等。這對(duì)文檔的憑證作用具有要重要的價(jià)值[5]。因此，在形成數(shù)字文檔的各個(gè)環(huán)節(jié)都要制定規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)作為形成依據(jù)。

5.滿足企業(yè)安全性的需求。企業(yè)數(shù)字文檔的安全也會(huì)受到來(lái)自多方面的威脅，例如軟硬件的故障，由于設(shè)備硬件故障、通信線路終端、系統(tǒng)本身或軟件Bug會(huì)使業(yè)務(wù)活動(dòng)的高效穩(wěn)定運(yùn)行受到影響；如果管理不善，無(wú)法實(shí)時(shí)監(jiān)控文檔的安全，計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)的文檔信息可能遭到人為惡意篡改、刪除和復(fù)制等，從而降低了數(shù)字文檔的真實(shí)性和有效性；文檔載體受損會(huì)導(dǎo)致數(shù)字文檔原始信息丟失。并且隨著技術(shù)更新發(fā)展，存放數(shù)字文檔的載體技術(shù)也在不斷變化，一些老的存儲(chǔ)設(shè)備的淘汰也可能導(dǎo)致原來(lái)存儲(chǔ)的信息無(wú)法被識(shí)讀；如果網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)數(shù)字文檔系統(tǒng)進(jìn)行入侵和攻擊，則會(huì)造成信息的泄密和損壞；還有計(jì)算機(jī)病毒具有較高的隱蔽性和潛伏性，一旦時(shí)機(jī)成熟就會(huì)使其觸發(fā)，從而對(duì)數(shù)字文檔系統(tǒng)進(jìn)行破壞，給企業(yè)造成巨大的損失。

因此要實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)字文檔的形成與管理，必須建立管理流程的全程控制系統(tǒng)。采用前端控制策略，從數(shù)字文檔形成初始就進(jìn)行控制，排除數(shù)字文檔生成過(guò)程中的各類干擾，在管理過(guò)程中從文檔形成、流轉(zhuǎn)、收集、整理、保存、利用直至銷毀的整個(gè)生命周期都進(jìn)行全程控制。對(duì)每一項(xiàng)具體管理內(nèi)容采取全程監(jiān)控，使文檔流程和業(yè)務(wù)流程有機(jī)地結(jié)合在一起，從而保證數(shù)字文檔的形成質(zhì)量和形成安全。

(三)前端控制存在的問(wèn)題

1.前端控制認(rèn)知不足。前端控制是企業(yè)進(jìn)行文檔管理的一種理念，需要從企業(yè)戰(zhàn)略高度和全局出發(fā)，制定整體規(guī)劃。然而，現(xiàn)實(shí)中很多企業(yè)的文檔管理仍停留在文檔管理的末端，即文檔形成之后，只能被動(dòng)的接受文檔。在這種情況下，無(wú)論各業(yè)務(wù)部門給檔案管理部門提供何種形式的文件，檔案管理部門都得接受。至于業(yè)務(wù)部門提供的文檔是否符合歸檔要求，是否能長(zhǎng)期保存，能否被有效利用等問(wèn)題都堆積成歷史遺留問(wèn)題。由于缺乏文檔管理的前端控制，企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)各自為政，檔案管理部門被動(dòng)的管理文檔，處于文檔管理前端失控的狀態(tài)，部分企業(yè)需要文檔流程再造，無(wú)法提供高效的文檔管理服務(wù)。

2.前端控制管理制度缺乏。在企業(yè)傳統(tǒng)的文檔管理流程中，并沒有對(duì)文檔形成的全過(guò)程尤其是形成前端進(jìn)行規(guī)劃與制約，造成目前企業(yè)文檔數(shù)字化管理的前端控制無(wú)章可循。在前端控制的實(shí)施過(guò)程中，管理的職責(zé)不明確，管理對(duì)象混淆，無(wú)統(tǒng)一化管理標(biāo)準(zhǔn)，缺乏領(lǐng)導(dǎo)的支持，前端控制有效手段缺失，使得前端控制理念更多地停留在口號(hào)層面，沒有在企業(yè)實(shí)際文檔管理中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3.前端控制效果不明顯。前端控制需要在企業(yè)數(shù)字文檔管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)就考慮并規(guī)劃數(shù)字文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，這是企業(yè)進(jìn)行前端控制的必備條件。但在企業(yè)數(shù)字文檔管理前端控制實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中，由于企業(yè)前端控制意識(shí)薄弱，又缺乏有效的前端控制管理機(jī)制，傳統(tǒng)的文檔管理思想根深蒂固，文檔管理人員專業(yè)技能不足，制約了數(shù)字化時(shí)代企業(yè)數(shù)字文檔管理前端控制的推進(jìn)。

四、提升企業(yè)文檔數(shù)字化管理的前端控制策略

為實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)字文檔形成的前端控制管理，必須建立全程有效的管控機(jī)制和制定全面系統(tǒng)的前端控制管理策略，構(gòu)建企業(yè)數(shù)字文檔形成總體管理框架；統(tǒng)一規(guī)劃企業(yè)數(shù)字文檔的形成需求；制定企業(yè)數(shù)字文檔形成管理標(biāo)準(zhǔn)體系和設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字文檔形成的自動(dòng)管控系統(tǒng)[6]。它們之間既獨(dú)立又相互聯(lián)系，彼此緊密結(jié)合共同實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)字文檔的形成與管理。前端控制的企業(yè)數(shù)字文檔形成策略如圖3所示。

圖3 前端控制的企業(yè)數(shù)字文檔形成策略

(一)構(gòu)建企業(yè)數(shù)字文檔形成管理體系框架

從企業(yè)實(shí)際情況出發(fā)，以國(guó)家《電子文檔歸檔與電子檔案管理規(guī)范(GB/T 18894-2016)》的要求為基礎(chǔ)，以企業(yè)數(shù)字文檔管理基礎(chǔ)和發(fā)展需要為核心，構(gòu)建一套包括指導(dǎo)方針、管理策略、操作規(guī)程和流程以及實(shí)現(xiàn)工具在內(nèi)的全面基礎(chǔ)框架。指導(dǎo)方針是用來(lái)指導(dǎo)企業(yè)數(shù)字文檔形成工作的總體方向和目標(biāo)，它是整個(gè)文檔形成與管理工作的基礎(chǔ)；管理策略是為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而制定的所有管理和協(xié)調(diào)方案的集合，是指導(dǎo)方針的具體細(xì)化方案，是對(duì)企業(yè)數(shù)字文檔形成所涉及到的有關(guān)部門、人員和設(shè)備等所進(jìn)行的綜合管理措施；操作規(guī)程和流程是針對(duì)包括企業(yè)決策層、管理層和操作層在內(nèi)的所有相關(guān)人員，在涉及數(shù)字文檔形成的每一個(gè)具體環(huán)節(jié)，都能順利、合法合規(guī)地完成相關(guān)工作而必須遵循的程序或步驟；實(shí)現(xiàn)工具包括計(jì)算機(jī)管理軟件和硬件，管理軟件能夠使企業(yè)文檔管理工作自動(dòng)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化等，避免文檔形成的隨意性，保障數(shù)字文檔的安全性，硬件則是數(shù)字環(huán)境下數(shù)字文檔形成與管理的物質(zhì)載體。除此之外，還可通過(guò)制定管理制度的方式來(lái)促進(jìn)和規(guī)范企業(yè)數(shù)字文檔的形成和管理，為支持?jǐn)?shù)字文檔形成系統(tǒng)的運(yùn)行和滿足其功能需求服務(wù)。

(二)規(guī)劃企業(yè)數(shù)字文檔形成的管理要求

1.企業(yè)數(shù)字文檔形成要求。在數(shù)字技術(shù)廣泛應(yīng)用、信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)活動(dòng)多樣的環(huán)境下，數(shù)字文檔的生成途徑也各不相同，既有由辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、地理信息系統(tǒng)等直接生成的數(shù)字文檔，也有利用鍵盤、筆繪板、數(shù)碼攝像機(jī)等輸入設(shè)備通過(guò)模數(shù)轉(zhuǎn)換而成的數(shù)字文檔；企業(yè)運(yùn)行中不同活動(dòng)而形成的數(shù)字文檔所能發(fā)揮的作用不同；不同文檔證明其可靠性和真實(shí)性的方式不同；具有法律效力的數(shù)字文檔和一般數(shù)字文檔的制作目的不同，不同保存期限的文檔制作要求不同。對(duì)這些不同的需求，要以企業(yè)職能和法律的需求為基礎(chǔ)，正確有效地分析企業(yè)活動(dòng)中哪些信息需要形成文檔，形成目的、形成文檔的類型，以及每類文檔的格式要求、元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和技術(shù)處理要求如何，因此，數(shù)字文檔的形成既要考慮數(shù)字文檔的內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)信息如何進(jìn)行組合，同時(shí)還要考慮以何種形式來(lái)呈現(xiàn)文檔信息。與每類事項(xiàng)、每類活動(dòng)相關(guān)的文檔都應(yīng)具有該類別的文檔特定的形式和結(jié)構(gòu)[7]。

2.企業(yè)數(shù)字文檔分類和處置方案。由于各類文檔生成平臺(tái)及生成軟件間的差異，導(dǎo)致了形成的文檔在格式、編碼、讀取方式各方面都有諸多不同。企業(yè)常用的數(shù)字文檔格式如表2所示。

表2 企業(yè)常用數(shù)字文檔的格式

數(shù)字文檔的形成是個(gè)多維的動(dòng)態(tài)構(gòu)建過(guò)程，分類是企業(yè)數(shù)字文檔形成前的準(zhǔn)備工作，即按照企業(yè)需求和職能，在文檔形成前期規(guī)劃企業(yè)外來(lái)文檔、內(nèi)部制作文檔的分類、處理和收集范圍，形成企業(yè)文檔分類表及其處置方案表，具體包括標(biāo)題、分類層次、內(nèi)容描述、處置方案和分類標(biāo)識(shí)等。通過(guò)文檔分類，可以明確企業(yè)數(shù)字文檔的種類，并結(jié)合企業(yè)的主要職能活動(dòng)、重要工作內(nèi)容和關(guān)鍵的工作步驟設(shè)置文檔的處置方案表。文檔處置方案表是從企業(yè)活動(dòng)需求角度對(duì)現(xiàn)行文檔的處理安排，除了文檔留存時(shí)間表外，還包括涉密文檔、臨時(shí)文檔的處理辦法。根據(jù)文檔分類及按照文檔分類制定的處置方案，可以有助于文檔的捕獲和后續(xù)文檔規(guī)范化處理。

3.設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字文檔制作方案和模板。由于不同類文檔的制作需求存在差異，因此應(yīng)該按照文檔的分類方案，逐級(jí)分層分析各類數(shù)字文檔的制作要求，設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字文檔制作方案。該方案應(yīng)包括數(shù)字文檔格式、支持性或輔助性軟件、專用軟件、壓縮算法和文檔形成模板的設(shè)置等。各類數(shù)字文檔的制作模板是文檔制作方案的微觀表示?？梢越⒁粋€(gè)模板庫(kù)，將不同形式的模板存于其中，當(dāng)制作常用文檔時(shí)就可以從庫(kù)中選擇相應(yīng)的模板，然后只需要點(diǎn)擊選定的模板，再選擇相應(yīng)的文檔格式，填入相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料，文檔制作者就可以按照系統(tǒng)引導(dǎo)一步步完成文檔的制作，從而提高工作效率，減少操作人員的失誤率。

(三)設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字文檔形成的管理標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)字文檔前端控制，需要管理和業(yè)務(wù)規(guī)范的支持，這些規(guī)范包括具體的業(yè)務(wù)流程、規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)等。只有將具體的業(yè)務(wù)流程、規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)等沉淀到標(biāo)準(zhǔn)體系中，才能形成符合企業(yè)需要的、真實(shí)可靠的數(shù)字文檔。企業(yè)數(shù)字文檔形成管理標(biāo)準(zhǔn)體系是指由企業(yè)數(shù)字文檔形成系統(tǒng)內(nèi)的所有標(biāo)準(zhǔn)，包括法規(guī)及相關(guān)法令、條例、規(guī)章、辦法、制度等形式發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)。這種標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建需要遵循系統(tǒng)性原則、可持續(xù)發(fā)展原則、實(shí)用性原則、通用性原則和權(quán)威性原則，既要滿足一般標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建原則，還要強(qiáng)調(diào)與國(guó)際相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)接軌；既要符合本企業(yè)系統(tǒng)及所處環(huán)境的特點(diǎn)，建立具有自身特色的標(biāo)準(zhǔn)體系，又要兼顧標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)用性和適用性。

綜合分析標(biāo)準(zhǔn)體系的建立可以包含業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)四個(gè)方面。業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)確定了數(shù)字文檔形成的相關(guān)術(shù)語(yǔ)、數(shù)據(jù)收集和整理等標(biāo)準(zhǔn)，在制定其它標(biāo)準(zhǔn)時(shí)會(huì)得到廣泛應(yīng)用；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)文檔形成的各個(gè)環(huán)節(jié)中涉及的重復(fù)性的技術(shù)工作所做的統(tǒng)一規(guī)定，是專門針對(duì)某一方面的管理對(duì)象所制訂的工作標(biāo)準(zhǔn)；管理標(biāo)準(zhǔn)包含了文檔形成工作中涉及的具有特定管理功能的標(biāo)準(zhǔn)；評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)文檔形成與管理建設(shè)成果及效用進(jìn)行評(píng)估和考核的標(biāo)準(zhǔn)。四類標(biāo)準(zhǔn)相互關(guān)聯(lián)，相互補(bǔ)充，共同構(gòu)成數(shù)字文檔形成管理標(biāo)準(zhǔn)體系。

(四)設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字文檔形成的自動(dòng)管控系統(tǒng)

企業(yè)數(shù)字文檔形成自動(dòng)管控系統(tǒng)是利用計(jì)算機(jī)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)通信以及其它數(shù)字辦公設(shè)備等對(duì)數(shù)字文檔的形成進(jìn)行集中控制，并支持?jǐn)?shù)字文檔在形成階段實(shí)行全程監(jiān)控和跟蹤的集成化人機(jī)交互系統(tǒng)，是企業(yè)數(shù)字文檔綜合管理系統(tǒng)的重要組成部分。企業(yè)數(shù)字文檔形成自動(dòng)管控系統(tǒng)負(fù)責(zé)集中控制數(shù)字文檔在形成階段的所有運(yùn)作，其主要功能模塊應(yīng)依循數(shù)字文檔在形成階段的管理程序來(lái)設(shè)置，即分類——捕獲——跟蹤——集成[8]。企業(yè)數(shù)字文檔形成自動(dòng)管控系統(tǒng)功能框架如圖4所示。

圖4 數(shù)字文檔形成自動(dòng)管控系統(tǒng)功能框架

1.企業(yè)數(shù)字文檔分類子系統(tǒng)。數(shù)字文檔分類子系統(tǒng)依據(jù)文檔形成前期規(guī)劃的企業(yè)數(shù)字文檔分類和處置方案，對(duì)企業(yè)外來(lái)數(shù)字文檔和企業(yè)內(nèi)部制作數(shù)字文檔進(jìn)行分類，以指導(dǎo)數(shù)字文檔的識(shí)別。文檔管理者按照各類文檔與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的關(guān)系，細(xì)化企業(yè)信息系統(tǒng)生成文檔的規(guī)則，將這些規(guī)則和文檔分類與處置方案錄入系統(tǒng)。該系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)由人機(jī)交互完成。

2.企業(yè)數(shù)字文檔捕獲子系統(tǒng)。數(shù)字文檔的捕獲子系統(tǒng)是利用計(jì)算機(jī)智能搜索技術(shù)和數(shù)字文檔分類與形成規(guī)則，對(duì)企業(yè)信息系統(tǒng)中形成的“裸文檔”或分散記錄進(jìn)行捕捉和獲取的過(guò)程。不是所有的記錄都能形成文檔，對(duì)傳入企業(yè)的外來(lái)信息記錄和內(nèi)部生成記錄按規(guī)則進(jìn)行篩選，只有符合企業(yè)要求的記錄才能被捕捉，同時(shí)還要捕捉、獲取和收集與目標(biāo)記錄相關(guān)的內(nèi)容信息(如文檔的標(biāo)題、主題詞、摘要、圖片等內(nèi)容說(shuō)明)、結(jié)構(gòu)信息(如數(shù)據(jù)格式、媒體格式、代碼和段落安排等)和背景信息(如文檔的編號(hào)、生成日期、生成者、審核者、密級(jí)等)等描述信息，將這些描述信息以元數(shù)據(jù)的方式添加到目標(biāo)記錄中。此時(shí)的文檔內(nèi)容和形式已經(jīng)被固定，根據(jù)分類方案及分類代碼表對(duì)記錄添加分類標(biāo)記，同時(shí)將分類代碼添加到元數(shù)據(jù)中。記錄有了留存下來(lái)的“標(biāo)記”就有了歸屬，為日后文檔的形成與管理提供方便。

3.企業(yè)數(shù)字文檔跟蹤子系統(tǒng)。數(shù)字文檔跟蹤子系統(tǒng)是根據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)則對(duì)已標(biāo)記的數(shù)字記錄進(jìn)行實(shí)時(shí)定位和流動(dòng)監(jiān)控，控制準(zhǔn)文檔在企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的操作和流轉(zhuǎn)的過(guò)程，其實(shí)質(zhì)就是跟蹤數(shù)字文檔的運(yùn)動(dòng)軌跡，全程跟蹤、收集和記錄數(shù)字文檔的流轉(zhuǎn)、增刪、修改和簽署等信息。為了確保文檔的安全性，在這個(gè)過(guò)程中不僅要對(duì)文檔實(shí)施訪問(wèn)權(quán)限控制，還要跟蹤記錄文檔的流轉(zhuǎn)痕跡，對(duì)生成的重要信息以添加元數(shù)據(jù)和自動(dòng)采集的方式盡行留存。通過(guò)對(duì)數(shù)字文檔運(yùn)動(dòng)軌跡的追蹤，實(shí)現(xiàn)對(duì)準(zhǔn)文檔的操作權(quán)限的控制，從而保證準(zhǔn)文檔的安全和完善準(zhǔn)文檔的元數(shù)據(jù)。

4.企業(yè)數(shù)字文檔集成子系統(tǒng)。企業(yè)數(shù)字文檔集成子系統(tǒng)是對(duì)管理和業(yè)務(wù)系統(tǒng)中收到或制作完畢的數(shù)字文檔及其有關(guān)信息內(nèi)容和元數(shù)據(jù)進(jìn)行集成封裝，使它們成為一個(gè)密不可分的整體，并對(duì)其實(shí)施邏輯集中的過(guò)程。集成是數(shù)字文檔形成的最后一步，此時(shí)的數(shù)字文檔具有完整和穩(wěn)定的內(nèi)容和形式，不能再被修改，而是被以標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行固化封裝，之后利用數(shù)字簽名等技術(shù)對(duì)固化后的文檔正式登記，賦予其在整個(gè)數(shù)字文檔管理系統(tǒng)中的唯一文檔標(biāo)識(shí)標(biāo)明其身份，一份具有檔案意義的數(shù)字文檔就形成了。

數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)文檔管理的設(shè)計(jì)、形成與維護(hù)各個(gè)階段面臨著新的形勢(shì)與挑戰(zhàn)。本文以企業(yè)數(shù)字文檔為研究對(duì)象，在前端控制思想的指引下，分析了企業(yè)如何有效進(jìn)行文檔的數(shù)字化管理。首先分析了文檔管理前端控制實(shí)施的必要性和實(shí)施的要求，并分析了現(xiàn)階段企業(yè)實(shí)施文檔管理前端控制過(guò)程中存在的問(wèn)題，最后，本文從企業(yè)實(shí)際需求出發(fā)，提出了提升企業(yè)文檔數(shù)字化管理前端控制的管理策略，具體包括：構(gòu)建企業(yè)數(shù)字文檔形成的管理體系框架，規(guī)劃企業(yè)數(shù)字文檔形成的管理要求，設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字文檔形成的管理標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字文檔形成的自動(dòng)管控系統(tǒng)，進(jìn)而使得企業(yè)文檔數(shù)字化管理前端控制有章可依。本研究為企業(yè)文檔管理的數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展提供了指導(dǎo)意義。